【正文】 就完成會(huì)議所有議程來講，對(duì)總的時(shí)間進(jìn)行分配是很重要的。 ? 考慮越過議程上一些非重要事項(xiàng)，但要保證全體與會(huì)者事先同意你這樣做。 ? 改變位置和聲調(diào) —— 起立，講得更響一點(diǎn)，更快一點(diǎn)，以振奮與會(huì)者。不要浪費(fèi)時(shí)間去為遲到者作扼要重述，而讓他們?cè)跁?huì)議結(jié)束后，自己去弄清他們所遺漏的內(nèi)容，除非他們需要信息以便迅速作處決定。然而若一個(gè)關(guān)鍵的發(fā)言人遲到，等他到來再開始會(huì)議是可以接受的，或者改變議程順序以免延誤會(huì)議。 當(dāng)你主持會(huì)議時(shí)，要提出準(zhǔn)時(shí)開會(huì)這一點(diǎn)，并在預(yù)定開會(huì)時(shí)間之前抵達(dá)會(huì)議地點(diǎn)。 小提示 68： 將會(huì)議安排在午餐之前，這樣會(huì)議就更有可能準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。 準(zhǔn)確掌握會(huì)議的節(jié)奏是主席的一個(gè)重要任務(wù)。 發(fā)怒 有些人在會(huì)上利用發(fā)怒作為戰(zhàn)術(shù)武器以求阻止討論，并讓會(huì)議延期。 空洞的大話 這種浪費(fèi)時(shí)間的做法包括有人對(duì)與討論內(nèi)容無關(guān)的題目作大聲的 夸夸其談的講話。 支配策略 盛氣凌人者打斷別人講話并大聲發(fā)言，企圖破壞不太強(qiáng)硬的與會(huì)者的信心。 與會(huì)者的策略 主席的對(duì)策 各個(gè)擊破 這種手段是會(huì)前在與會(huì)者中散布矛盾沖突的信息，試圖制造對(duì)抗。 4． 了解各種個(gè)性類型。 2． 研究關(guān)鍵與會(huì)者以前所用的策略。出席者采用的這類策略有時(shí)包括：通過轉(zhuǎn)換討論的主題來改變議程；暗中破壞持相反意見者的信心；空話連篇，浪費(fèi)時(shí)間，推遲表決。 在一個(gè)具有重要戰(zhàn)略意義的會(huì)議之前，關(guān)鍵與會(huì)者會(huì)籌劃他們的戰(zhàn)略，以求達(dá)到其目的。害羞的與會(huì)者需要鼓勵(lì)參與會(huì)議，而盛氣凌人的與會(huì)者要加以限 制。 盛氣凌人類型 個(gè)性很強(qiáng)的盛氣凌人的與會(huì)者在會(huì)上很有破壞性，會(huì)前必須清楚的地加以識(shí)別，這樣，如果他們開始處于支配地位，你就可以限制他們。 害羞類型 盡量估計(jì)會(huì)議中是否有與會(huì)者感到緊張而缺乏信心。施壓集團(tuán)可能會(huì)支配公眾會(huì)議，而關(guān)系到某個(gè)有爭(zhēng)議的問題，如工資時(shí)，幾乎每一個(gè)會(huì)議上都有直言不諱的支持者和反對(duì)者。 小提示 67： 開會(huì)前研究一些重要觀點(diǎn)的領(lǐng)頭人。 作為會(huì)議主席，你應(yīng)當(dāng)熟悉出席會(huì)議的人，雖然不可能研究大會(huì)上所有的出席者，但應(yīng)了解是否有不同的派別，并準(zhǔn)備好應(yīng)付他們。 38 4． 保證選舉程序正確進(jìn)行。 2． 允許所有派別對(duì)正在討論的主 題發(fā)表他們的觀點(diǎn)。若不能滿足這些條件，所作的決定會(huì)沒有約束力。而政府委員會(huì)則根據(jù)法規(guī)選擇它的主席。 正式會(huì)議主席的選擇有一些特殊的規(guī)則。 主席可對(duì)正式或非正式會(huì)議的結(jié)果施加巨大的影響，他在會(huì)議中保持中立是極為重要的。然而，主席仍可通過允許詳細(xì)討論某些問題，限制討論另外一些問題，來影響會(huì)議的結(jié)果。這里主席的作用主要是保持對(duì)會(huì)議的餓控制，并保證大家得以各抒己見。 不是所有非正式會(huì)議都有一個(gè)“正式”主席。 37 ? 應(yīng)付不同風(fēng)格和類型與會(huì)者的靈活性。 ? 堅(jiān)持正點(diǎn)開會(huì)及處理問題時(shí)的堅(jiān)定性。 ? 主席負(fù)責(zé)在會(huì)議結(jié)束時(shí)總結(jié)討論。 ? 主席應(yīng)當(dāng)重復(fù)那些與會(huì)者提出的動(dòng)議，并保證每個(gè)人都聽到并理解。他有權(quán)控制會(huì)議，負(fù)責(zé)遵守規(guī)則，控制會(huì)議的進(jìn)行，維持秩序，并成功的完成各項(xiàng)事務(wù)。作為主席，你必須充分發(fā)揮重要作用，保證會(huì)議順利進(jìn)行，并成功完成。 3748：在會(huì)議中你表現(xiàn)的很好，但不要自滿，繼續(xù)為你參加的每個(gè)會(huì)議作好準(zhǔn)備。當(dāng)你參加會(huì)議時(shí)，始終要有明確的目的，并爭(zhēng)取達(dá)到目的。找出你的薄弱方面并參考本書的有關(guān)章節(jié)，你會(huì)找到實(shí)用的指導(dǎo)與提示，幫助你建立和磨練參加會(huì)議的技巧。 1 2 3 4 36 分析 現(xiàn)在你已經(jīng)完成自我評(píng)估，把你總的得分加起來，查閱相應(yīng)的分析來檢查你的能力。 1 2 3 4 11出席會(huì)議前，我知道我的目標(biāo)是什么。 1 2 3 4 9我仔細(xì)地回顧以前地會(huì)議備忘錄。 1 2 3 4 7 會(huì)上我仔細(xì)傾聽他人說些什么。 1 2 3 4 5 我的身體語言顯示自信。 1 2 3 4 3 當(dāng)我出錯(cuò)時(shí)，我能承認(rèn)。 選項(xiàng) 1 從不； 2 有時(shí)； 3 常常； 4 總 是 1 我讓發(fā)言者講完他們的觀點(diǎn)后才發(fā)言。將你的得分相加，參考“分析”部分，看你得分多少。 評(píng)估與會(huì)技巧 根據(jù)下列陳述，標(biāo)出最接近于你的情況的選項(xiàng)，評(píng)估你出席會(huì)議時(shí)表現(xiàn)得有多好。 記錄：會(huì)議期間作詳細(xì)記錄，為最后的備忘錄做準(zhǔn)備。每次會(huì)議可由同一個(gè)人擔(dān)任這個(gè)工作，或者由不同的人擔(dān)任（主席除外，因?yàn)槊貢?直接向他負(fù)責(zé)）。 協(xié)調(diào)備忘錄是會(huì)議秘書的工作。 4． 利用備忘錄就一個(gè)正在進(jìn)行的事項(xiàng)編一個(gè)情況報(bào)告，與下次會(huì)議的議程一起傳閱。 2． 會(huì)議結(jié)束的一兩天內(nèi)分發(fā)備忘錄。如果必要，檢查這些是否列入下次會(huì)議的備忘錄中。備忘錄應(yīng)清楚指出每個(gè)項(xiàng)目應(yīng)完成的最后期限，以及由誰負(fù)責(zé)執(zhí)行。 一旦做好備忘錄，應(yīng)迅速將它們分發(fā)給有關(guān)人員。 5． 小組委員作報(bào)告。 3． 主席關(guān)于最近六個(gè)月業(yè)績(jī)的回顧：情況看上去很好，然而收入下降令人失望。 1． 任命主席： SR。舉例： 7月 6日會(huì)議備忘錄 綠龍飯店，上午 11： 00 出席： EW， LS， RD， KS， FM， SR， DW， ST。用數(shù)字標(biāo)出每一個(gè)新要點(diǎn)，這樣就可以明確顯示出一個(gè)要點(diǎn)的結(jié)束及下一個(gè)要點(diǎn)的開始。準(zhǔn)確是很重要的，特別當(dāng)備忘錄可能作為以后辯論的依據(jù)時(shí)。在會(huì)議過程中做筆記，然后再據(jù)其寫出完整的備忘錄。 ? 備忘錄應(yīng)能讓缺席者完全理解。 ? 及時(shí)遞交備忘錄可以促進(jìn)對(duì)討論的事項(xiàng)采取果斷行動(dòng)。 小提示 60： 保證備忘錄的順序與議程上的順序一致。 會(huì)議的備忘錄（描述會(huì)議過程的簡(jiǎn)短記錄）是由會(huì)議秘書做出的關(guān)于討論內(nèi)容的書面記錄。主席可獨(dú)自迅速實(shí)施諸如驅(qū)逐鬧事者之類的解決辦法，而收集信息可能需同與會(huì)者合作。 其他一些問題會(huì)妨礙會(huì)議事務(wù)，如個(gè)別成員可能表現(xiàn)不好，關(guān)鍵成員缺席，重要的信息丟失，等等。 非正式的方法：以團(tuán)隊(duì)名義，拒絕在會(huì)議上 進(jìn)行合作；向與會(huì)者指出主席的行為不合理； 請(qǐng)求在場(chǎng)的上級(jí)任命新主席。 33 最好的方法是指出主席的職責(zé)范圍及未盡到職責(zé)的情況，明確指出你對(duì)主席的期望，并讓他有機(jī)會(huì)改進(jìn)當(dāng)時(shí)狀況。 主席公然表露的發(fā)怒很容易識(shí)別，但是壓抑著的怒火卻只能從語調(diào)和姿勢(shì)中被微妙地識(shí)別出來。然而 ，這也可能是為了獲得正確的決定而做出的誠(chéng)懇的努力。 操縱會(huì)議 主席不讓事實(shí)本身講話。 優(yōu)柔寡斷 需要做出決定時(shí)，主席不能領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議。 類型 如何識(shí)別 偏袒一方 主席在討論中支持某一方的要求。主席暴露弱點(diǎn)例如有偏見 或發(fā)怒，則麻煩隨之而起。 小提示 57： 鼓勵(lì)與會(huì)者在例行會(huì)議上輪流擔(dān)任主席。一個(gè)堅(jiān)定公正而又熟悉程序的主席應(yīng)當(dāng)能夠維持秩序。 小會(huì)上出現(xiàn)的問題通過坦誠(chéng)的方法可以得到最好的解決。若無不妥，稍為 32 修改一下你自己的發(fā)言，以反映你已經(jīng)聽到的內(nèi)容。 “剪接”你的發(fā)言 在會(huì)議上，不僅對(duì)講話內(nèi)容，并且對(duì)措辭也要很仔細(xì)地傾聽。始終有禮貌地傾聽他們的評(píng)論，尊重他們，而不管你對(duì)他們的想法有何看法。 小提示 54： 用不同的詞匯使同一個(gè)觀點(diǎn)顯得更有趣味。 表示不耐煩： 身體后傾，遠(yuǎn)離講話者，表示她與發(fā)言者的觀點(diǎn)有差距。 發(fā)言者 傾聽者 用手遮掩面部表情 發(fā)言者 傾聽者 雙臂交叉構(gòu)成屏障 表示不相信： 傾聽者微微張開口表示她對(duì)所聽到的不相信或驚訝。 31 右邊的女士是一個(gè)很好的聆聽者，她的身體語言顯示出她對(duì)談話很感興趣。避免打斷發(fā)言者，因?yàn)槿绻愕挠^點(diǎn)在稍后的發(fā)言中站不住腳，你就會(huì)顯得很愚蠢。 不要在他們?cè)斒鍪虑闀r(shí)中途打斷或催促。 ? 傾聽不僅用耳，“傾聽”人們的身體語言也是重要的。 ? 與會(huì)者在會(huì)上交頭接耳和坐立不安，使想要傾聽發(fā)言的人感到不快。 小提示 53： 不要打斷別人的發(fā)言 —— 讓他們把話講完。 清晰 簡(jiǎn)明 積極 在會(huì)議上，恰當(dāng)?shù)膬A聽與發(fā)言一樣重要 —— 有時(shí)甚至更重要。在任何規(guī)模的 會(huì)議中，若有人試圖打斷你或阻止你提出你的看法，就盯著他們的眼睛，提到他們的名字以引起他們的注意，并告訴他們，你尚未結(jié)束發(fā)言。如果會(huì)議有主席，用身體語言向他表示你想要發(fā)言。 30 一個(gè)會(huì)議中你的參與程度在很大程度上決定于會(huì)議的規(guī)模。 小提示 51： 開始發(fā)言前做一個(gè)深呼吸。 ? 變換語調(diào)（如熱情的、祝賀的、強(qiáng)有力的 、正式的，等等）會(huì)產(chǎn)生不同的效果。 ? 因?yàn)槟憧赡苤挥幸淮伟l(fā)言機(jī)會(huì)，所以要一次成功。 ? 第一印象很重要。注意要在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候發(fā)言并表達(dá)清楚，并注意遣詞造句和語音語調(diào)。一旦你感受到其他與 會(huì)者對(duì)你的信任，你的信心就會(huì)增強(qiáng)。 通過目光接觸顯示自信 前傾表示活躍而感興趣 服裝得體而整潔 書寫紙疊放有序 自信的建立是一個(gè)循環(huán)的過程。他渾身上下干凈利落，穿著一件合身的深色外套和一件挺括的白襯衫，系一條整潔的暗色領(lǐng)帶。不論你穿何種服裝，檢查并確保你的外表整潔，頭發(fā)干凈，指甲修剪整齊，皮鞋光亮。 當(dāng)你作演講時(shí)，職業(yè)性的外表能為你獲得更多的尊重，因?yàn)槿藗兺紫纫酝饷踩∪?，如果你將與另一個(gè)公司舉行會(huì)議，了解該公司的著裝準(zhǔn)則，這樣你就可以避免出現(xiàn)諸如所有 29 與會(huì)者都穿著牛仔服而只有你穿著西裝的情況。 小提示 49： 保持積極的面部表情和聲調(diào)。 為確保你的信息傳遞到其他與會(huì)者，你應(yīng)當(dāng)看著他們講話。傾聽別人發(fā)言會(huì)發(fā)現(xiàn)能夠取得一致的領(lǐng)域，或者發(fā)現(xiàn)在談判中你可利用的弱點(diǎn)。你的策略應(yīng)當(dāng)包括反對(duì)的理由以及可以妥協(xié)的范圍。談判的對(duì)象可能不是具體有形的物體，而可能是對(duì)特定行為過程給予的支持，或?qū)ν瓿梢粋€(gè)特定的任務(wù)給予的幫助。這種交流會(huì)幫助每一派別容忍甚至接受另一種意見。 小提示 48： 會(huì)前向其他與會(huì)者簡(jiǎn)單介紹議題的情況。要想成功地駁倒對(duì)方，理解對(duì)立的觀點(diǎn)是很重要的。 會(huì)議前你需要努力去了解其他與會(huì)者對(duì)議程上議題的觀點(diǎn)，他們的興趣所在，以及是否有足夠的權(quán)威在 背后支持這些觀點(diǎn)從而影響會(huì)議的結(jié)果而不管討論的結(jié)果如何。你的會(huì)前準(zhǔn)備還應(yīng)包括對(duì)其他與會(huì)者作些研究。 會(huì)前進(jìn)行一些基本而透徹的背景調(diào)查，能幫助你在會(huì)議中做出有見地且有效的發(fā)言。 ? 對(duì)于大的事 項(xiàng)，可能有必要預(yù)先游說以獲得支持。 ? 會(huì)前與其他與會(huì)者進(jìn)行接觸，從而消除隔閡，并交流信息。 小提示 47： 會(huì)議開始前擬定你的發(fā)言。通過預(yù)先閱讀議程和以前的備忘錄，你可以關(guān)注到會(huì)議的主題。每個(gè)與會(huì)者都需要預(yù)先準(zhǔn)備并積極做出貢獻(xiàn)，從而使每次會(huì)議更富成效。 小提示 46： 會(huì)前少飲酒，它極少能提高效率。利用休息，讓與會(huì)者在復(fù)會(huì)前以小組形式非正式地討論有關(guān)事宜。保證所有的發(fā)言者知道如何調(diào)整和操縱這些設(shè)備，并給他們提供技術(shù)支持或其他必需的幫助。檢查一下大批人員是否能夠容易進(jìn)出會(huì)場(chǎng)，是否已經(jīng)準(zhǔn)備了足夠的座位，與會(huì)者是否可以看到所有視聽設(shè)備的顯示。欠缺的計(jì)劃、技術(shù)故障、糟糕的設(shè)備，會(huì)造成與會(huì)者不能專注于會(huì)議的實(shí)質(zhì)內(nèi)容。 電子記事本 口述錄音機(jī) 拍紙簿和筆 作記錄 提供基本的書寫物品，如拍紙簿和筆，與會(huì)者可能帶有自己的口述錄音機(jī)或電子記事本。 為與會(huì)者提供作筆記用的拍紙簿和圓珠筆或鉛筆，以避免人們?yōu)閷ふ宜麄冏约簬淼倪@些物品而可能出現(xiàn)的延誤和干擾。在某些類型的會(huì)議（例如新聞發(fā)布會(huì)）中，與會(huì)者可能用筆記本電腦、電子記事本或口述錄音機(jī)來記錄信息。 小提示 45： 確保能夠滿足特殊的飲食要求。若有必要，爭(zhēng)取技術(shù)支持。 這些設(shè)備可以從基本的活動(dòng)紙板到精巧的背投式視頻熒光屏幕。檢查座位裝置是否適合你的需要，并且確保會(huì)議前后房間是整潔的。 如果使用一個(gè)確定的會(huì)議室，會(huì)前檢查那一天的會(huì)議室是否被雙重預(yù)定。 在會(huì)議場(chǎng)所，你可能只有有限的一點(diǎn)時(shí)間可以檢查設(shè)備，安排座位，準(zhǔn)備好視聽設(shè)備如投影儀和屏幕，以及分發(fā)議程和背景材料。 4． 多準(zhǔn)備一些書面背景材料，以防有些與會(huì)者遺失了這些材料。 2． 檢查休息室的設(shè)備是否夠用。 小提示 43： 會(huì)議開始之前檢查全部視聽設(shè)備是否都能工作。站在 離你的聽眾有一段距離的位置，坐在臺(tái)上或坐在桌子后邊，會(huì)提高你的權(quán)威性和風(fēng)度，但可能阻撓雙向討論，并且也較難評(píng)估他們的態(tài)度。巧妙地安排別人的座位，可使你更容易達(dá)到目標(biāo)。 坐這個(gè)位置有良好的視線，可以看到全體與會(huì)者 桌子中央位 置能讓與會(huì)者在會(huì)議上發(fā)揮積極作用 沒有什么意見的與會(huì)者選擇這個(gè)位置，希望不被卷入 強(qiáng)有力而且自信的發(fā)言者取與主席正面相對(duì)的位置 與自信心很強(qiáng)的發(fā)言者觀點(diǎn)相同的與會(huì)者坐這個(gè)位置 主席的右邊是傳統(tǒng)的優(yōu)先位置 主席或主要發(fā)言者為控制會(huì)議選擇的強(qiáng)有力的位置 25 小提示 42： 不要用太舒適