【導(dǎo)讀】《會議管理》不僅教你全面主持會議以及充分參與會議，而且為你提供實(shí)用。方法使會議達(dá)到預(yù)定目的。生動有力的提示幫助你處理實(shí)際工作中發(fā)生的情況，并掌握一流。的會議管理技巧，從而使你大大提高管理會議的效率及果斷性。蒂姆·欣德爾是倫敦商業(yè)語言咨詢機(jī)構(gòu)“WorkingWords”的創(chuàng)建人。正式會議還是非正式會議，本書將提供給你相關(guān)的各種實(shí)用建議，例如如何作好基本的準(zhǔn)備，如何進(jìn)行恰當(dāng)?shù)淖话才?，如何保持預(yù)定計(jì)劃，如何結(jié)束仁義等。散見于全書的101個(gè)簡明。自我評估練習(xí)使你能系統(tǒng)地評估你的進(jìn)步及明。確以后的努力方向。大多數(shù)經(jīng)理人員對花費(fèi)在開會上的時(shí)間之多感到有壓力。商業(yè)會議由若干人參加，他們聚到一起是為了解決問題或做出決定。里偶然相遇，也可以說是一個(gè)會議。然而，大多數(shù)工作會議比較正式，有預(yù)先確定的時(shí)間和。這些會議可以是與高級經(jīng)理、同事或客戶一對一的會議，但通常有兩人以上參加。型的會議有一個(gè)明確的目標(biāo)，并概括于方程上，議程預(yù)先在與會者中傳閱。

　　

【正文】 主席不讓事實(shí)本身講話。 不斷地催促與會者考慮一件事，可能是試圖操縱會議結(jié)果。然而 ，這也可能是為了獲得正確的決定而做出的誠懇的努力。 發(fā)怒 主席表現(xiàn)不夠果斷，并顯得不冷靜。 主席公然表露的發(fā)怒很容易識別，但是壓抑著的怒火卻只能從語調(diào)和姿勢中被微妙地識別出來。 如果主席濫用職權(quán)或失職，你可能需要采取行動 —— 不論是正式會議或是非正式會議。 33 最好的方法是指出主席的職責(zé)范圍及未盡到職責(zé)的情況，明確指出你對主席的期望，并讓他有機(jī)會改進(jìn)當(dāng)時(shí)狀況。 小提示 58： 若你拒絕一個(gè)動議，至少找出其中一個(gè)可取得一致的領(lǐng)域。 非正式的方法：以團(tuán)隊(duì)名義，拒絕在會議上 進(jìn)行合作；向與會者指出主席的行為不合理； 請求在場的上級任命新主席。 正式的方法：重新召集會議，任命新主席；告戒會議主席，他沒有正確履行其職責(zé)；建議進(jìn)行一次不信任投票。 其他一些問題會妨礙會議事務(wù)，如個(gè)別成員可能表現(xiàn)不好，關(guān)鍵成員缺席，重要的信息丟失，等等。主席的職責(zé)是：實(shí)施一個(gè)可接受的方案；在混亂的情形下恢復(fù)秩序；若未到法定人數(shù)，可以休會；需要時(shí)可尋求更多的信息。主席可獨(dú)自迅速實(shí)施諸如驅(qū)逐鬧事者之類的解決辦法，而收集信息可能需同與會者合作。 小提示 59： 作為主席，應(yīng)該讓大 家講出所有的觀點(diǎn)。 會議的備忘錄（描述會議過程的簡短記錄）是由會議秘書做出的關(guān)于討論內(nèi)容的書面記錄。如果你負(fù)責(zé)做備忘錄，應(yīng)保證它們準(zhǔn)確而清晰。 小提示 60： 保證備忘錄的順序與議程上的順序一致。 ? 備忘錄應(yīng)當(dāng)簡短，并應(yīng)寫成筆記形式。 ? 及時(shí)遞交備忘錄可以促進(jìn)對討論的事項(xiàng)采取果斷行動。 ? 若會議秘書對一個(gè)問題不太明了，他應(yīng)當(dāng)與主席進(jìn)行討論。 ? 備忘錄應(yīng)能讓缺席者完全理解。 34 在備忘錄中，你應(yīng)當(dāng)記錄會議的時(shí)間和地點(diǎn)、與會者姓名（如果適當(dāng)）、提出的全部項(xiàng)目（但 不必包括討論的細(xì)節(jié)）以及做出的全部決定、協(xié)議和任命。在會議過程中做筆記，然后再據(jù)其寫出完整的備忘錄。備忘錄必須公正、風(fēng)格簡明、清晰準(zhǔn)確。準(zhǔn)確是很重要的，特別當(dāng)備忘錄可能作為以后辯論的依據(jù)時(shí)。 寫備忘錄時(shí)，必須確保簡短、準(zhǔn)確，并且字跡清楚。用數(shù)字標(biāo)出每一個(gè)新要點(diǎn)，這樣就可以明確顯示出一個(gè)要點(diǎn)的結(jié)束及下一個(gè)要點(diǎn)的開始。如果備忘錄特別長，應(yīng)為其做索引。舉例： 7月 6日會議備忘錄 綠龍飯店，上午 11： 00 出席： EW， LS， RD， KS， FM， SR， DW， ST。 缺席： AR。 1． 任命主席： SR。 2． 備忘錄：得到批準(zhǔn)。 3． 主席關(guān)于最近六個(gè)月業(yè)績的回顧：情況看上去很好，然而收入下降令人失望。 4． 秋季銷售計(jì)劃：留待下次會議表決。 5． 小組委員作報(bào)告。 ?? （列出會議日期和地點(diǎn)，記錄出席者姓名，記錄缺席者姓名，記錄任命，提出議項(xiàng)的摘要） 小提示 61： 在備忘錄最后定稿前建議主席閱讀一遍。 一旦做好備忘錄，應(yīng)迅速將它們分發(fā)給有關(guān)人員。如果會上取得一致的行動沒有進(jìn)一步實(shí)施，匯編備忘錄就毫無意義。備忘錄應(yīng)清楚指出每個(gè)項(xiàng)目應(yīng)完成的最后期限，以及由誰負(fù)責(zé)執(zhí)行。經(jīng)過一段適當(dāng)?shù)臅r(shí)間，但必須在下次會議之 前，追蹤備忘錄上所記錄項(xiàng)目的進(jìn)展情況，并且將最新的情況呈報(bào)給主席。如果必要，檢查這些是否列入下次會議的備忘錄中。 35 1． 確保主席批準(zhǔn)備忘錄。 2． 會議結(jié)束的一兩天內(nèi)分發(fā)備忘錄。 3． 在兩個(gè)會議之間跟蹤那些要采取的行動。 4． 利用備忘錄就一個(gè)正在進(jìn)行的事項(xiàng)編一個(gè)情況報(bào)告，與下次會議的議程一起傳閱。 5． 每次會議上，批準(zhǔn)上次會議的備忘錄，與出席者一起核實(shí)它們的正確性。 協(xié)調(diào)備忘錄是會議秘書的工作。秘書的作用是重要的。每次會議可由同一個(gè)人擔(dān)任這個(gè)工作，或者由不同的人擔(dān)任（主席除外，因?yàn)槊貢?直接向他負(fù)責(zé)）。如果你被要求承擔(dān)這個(gè)工作，可以委派其他人擔(dān)任寫作和打印備忘錄等事務(wù)，你只需細(xì)心監(jiān)督他們。 記錄：會議期間作詳細(xì)記錄，為最后的備忘錄做準(zhǔn)備。 小提示 63： 寫備忘錄時(shí)，句子要簡短并抓住要點(diǎn)。 評估與會技巧 根據(jù)下列陳述，標(biāo)出最接近于你的情況的選項(xiàng)，評估你出席會議時(shí)表現(xiàn)得有多好。你盡可能地按真實(shí)情況回答：若你回答“從不”，選 1；如果是“總是”，選 4；依次類推。將你的得分相加，參考“分析”部分，看你得分多少。利用你的回答，找出你最需要改進(jìn)的方面。 選項(xiàng) 1 從不； 2 有時(shí)； 3 常常； 4 總 是 1 我讓發(fā)言者講完他們的觀點(diǎn)后才發(fā)言。 1 2 3 4 2 當(dāng)我發(fā)表一個(gè)主張或觀點(diǎn)時(shí)，我是自信的。 1 2 3 4 3 當(dāng)我出錯(cuò)時(shí)，我能承認(rèn)。 1 2 3 4 4 我緊張時(shí)能控制自己的語調(diào)。 1 2 3 4 5 我的身體語言顯示自信。 1 2 3 4 6 每次參加會議我穿著得體。 1 2 3 4 7 會上我仔細(xì)傾聽他人說些什么。 1 2 3 4 8 我為每次所參加的會議作好全面的準(zhǔn)備。 1 2 3 4 9我仔細(xì)地回顧以前地會議備忘錄。 1 2 3 4 10我預(yù)先調(diào)查其他與會者的看法。 1 2 3 4 11出席會議前，我知道我的目標(biāo)是什么。 1 2 3 4 12我與其他與會者擁有共同的目的。 1 2 3 4 36 分析 現(xiàn)在你已經(jīng)完成自我評估，把你總的得分加起來，查閱相應(yīng)的分析來檢查你的能力。不論你參加會議的技巧水準(zhǔn) 有多高，重要的是要記住總有需改進(jìn)的地方。找出你的薄弱方面并參考本書的有關(guān)章節(jié)，你會找到實(shí)用的指導(dǎo)與提示，幫助你建立和磨練參加會議的技巧。 1224：需要全面注意你的技巧。當(dāng)你參加會議時(shí)，始終要有明確的目的，并爭取達(dá)到目的。 2636：你在會議中表現(xiàn)的比較好，但某些技巧需要進(jìn)一步改進(jìn)。 3748：在會議中你表現(xiàn)的很好，但不要自滿，繼續(xù)為你參加的每個(gè)會議作好準(zhǔn)備。 第 4 章 主持會議 每個(gè)會議需要一個(gè)主席去主持會議的進(jìn)行。作為主席，你必須充分發(fā)揮重要作用，保證會議順利進(jìn)行，并成功完成。 主席是負(fù)責(zé)推進(jìn)會議的人。他有權(quán)控制會議，負(fù)責(zé)遵守規(guī)則，控制會議的進(jìn)行，維持秩序，并成功的完成各項(xiàng)事務(wù)。 ? 主席負(fù)責(zé)保證任何討論都與會議議程上的諸點(diǎn)有關(guān)。 ? 主席應(yīng)當(dāng)重復(fù)那些與會者提出的動議，并保證每個(gè)人都聽到并理解。 ? 主席可驅(qū)逐破壞會議者。 ? 主席負(fù)責(zé)在會議結(jié)束時(shí)總結(jié)討論。 ? 理想的主席應(yīng)當(dāng)掌握多種個(gè)人技巧，主持會議之前復(fù)習(xí)這些基本技巧。 ? 堅(jiān)持正點(diǎn)開會及處理問題時(shí)的堅(jiān)定性。 ? 簡明總結(jié)要點(diǎn)的能力。 37 ? 應(yīng)付不同風(fēng)格和類型與會者的靈活性。 ? 傾聽不同意見時(shí)的坦誠和寬容。 不是所有非正式會議都有一個(gè)“正式”主席。設(shè)有主席的會議，主席通常是由與會者選舉，或由會議組織者指派的。這里主席的作用主要是保持對會議的餓控制，并保證大家得以各抒己見。一般，主席必須表現(xiàn)的不偏不倚，所以不能充分參加討論。然而，主席仍可通過允許詳細(xì)討論某些問題，限制討論另外一些問題，來影響會議的結(jié)果。必要情況下，主席也常投決定性的一票。 主席可對正式或非正式會議的結(jié)果施加巨大的影響，他在會議中保持中立是極為重要的。例如： 阻止任何消極的策略 傾聽別人的觀點(diǎn) 保證所 有出席者做出貢獻(xiàn) 總結(jié)觀點(diǎn)和決定 對難對付的人要堅(jiān)定 小提示 65： 詢問與會者對你作為主席的真誠看法。 正式會議主席的選擇有一些特殊的規(guī)則。例如在一個(gè)上市公司里，選擇應(yīng)遵循公司章程。而政府委員會則根據(jù)法規(guī)選擇它的主席。主席的主要職責(zé)之一是保證恰當(dāng)?shù)恼偌瘯h：至少有一定的人數(shù)，即所謂的法定人數(shù)出席會議；會議按照議程舉行；有充分時(shí)間討論各項(xiàng)議程。若不能滿足這些條件，所作的決定會沒有約束力。 1． 會議的目的和議程作一個(gè)簡短的概述，以此開始開會。 2． 允許所有派別對正在討論的主 題發(fā)表他們的觀點(diǎn)。 3． 阻止無關(guān)的爭論。 38 4． 保證選舉程序正確進(jìn)行。 5． 必要時(shí)，投決定性的一票。 作為會議主席，你應(yīng)當(dāng)熟悉出席會議的人，雖然不可能研究大會上所有的出席者，但應(yīng)了解是否有不同的派別，并準(zhǔn)備好應(yīng)付他們。 小提示 66： 開會前了解新的出席者。 小提示 67： 開會前研究一些重要觀點(diǎn)的領(lǐng)頭人。 會議中常會出現(xiàn)危機(jī)，討論可能升溫。施壓集團(tuán)可能會支配公眾會議，而關(guān)系到某個(gè)有爭議的問題，如工資時(shí)，幾乎每一個(gè)會議上都有直言不諱的支持者和反對者。作為主席，你必須為任何潛在的問題 作好準(zhǔn)備，并準(zhǔn)備好平靜地處理問題，給所有的利益集團(tuán)一個(gè)公正的說法，使會議不至陷入困境。 害羞類型 盡量估計(jì)會議中是否有與會者感到緊張而缺乏信心。先花時(shí)間與他們交談，鼓勵(lì)他們，不使他們感到拘束。 盛氣凌人類型 個(gè)性很強(qiáng)的盛氣凌人的與會者在會上很有破壞性，會前必須清楚的地加以識別，這樣，如果他們開始處于支配地位，你就可以限制他們。 作為會議主席，你應(yīng)當(dāng)利用個(gè)人技巧，花時(shí)間搞清并妥善處理與會者們各種不同的個(gè)性。害羞的與會者需要鼓勵(lì)參與會議，而盛氣凌人的與會者要加以限 制。記住，作為主席，你應(yīng)保證每個(gè)與會者在討論中有一個(gè)公平的發(fā)言機(jī)會。 在一個(gè)具有重要戰(zhàn)略意義的會議之前，關(guān)鍵與會者會籌劃他們的戰(zhàn)略，以求達(dá)到其目的。通過仔細(xì)研究關(guān)鍵出席者的背景情況，預(yù)先找出他們的目的，這樣，你會處于一個(gè)較有利的 39 位置，去預(yù)料和面對任何可能會被用于促成這些目標(biāo)的負(fù)面的策略。出席者采用的這類策略有時(shí)包括：通過轉(zhuǎn)換討論的主題來改變議程；暗中破壞持相反意見者的信心；空話連篇，浪費(fèi)時(shí)間，推遲表決。 1． 找出誰是關(guān)鍵與會者。 2． 研究關(guān)鍵與會者以前所用的策略。 3． 識別會 議中可能的派別。 4． 了解各種個(gè)性類型。 5． 熟悉那些相反的觀點(diǎn)。 與會者的策略 主席的對策 各個(gè)擊破 這種手段是會前在與會者中散布矛盾沖突的信息，試圖制造對抗。 簡要說明事實(shí)真相 找出誰散布錯(cuò)誤信息，準(zhǔn)備在會議中重新確立事實(shí)以消除誤解。 支配策略 盛氣凌人者打斷別人講話并大聲發(fā)言，企圖破壞不太強(qiáng)硬的與會者的信心。 挑戰(zhàn)挑釁者 了解誰是盛氣凌人的與會者，在會上通過強(qiáng)調(diào)紀(jì)律性來對付他們。 空洞的大話 這種浪費(fèi)時(shí)間的做法包括有人對與討論內(nèi)容無關(guān)的題目作大聲的 夸夸其談的講話。 使大聲講話者安靜下來 在其他人講話之前避免與潛在的大聲說話者進(jìn)行目光接觸，準(zhǔn)備孤立他們。 發(fā)怒 有些人在會上利用發(fā)怒作為戰(zhàn)術(shù)武器以求阻止討論，并讓會議延期。 保持平靜 找出那個(gè)利用這種高度破壞性的策略的與會者，如果必要，沉著地講他們逐出會議。 準(zhǔn)確掌握會議的節(jié)奏是主席的一個(gè)重要任務(wù)。始終要保證有一個(gè)議程且按照議程進(jìn)行，并且既能讓發(fā)言人有充分的時(shí)間講述他們的論點(diǎn)，又不會使會議超過預(yù)定時(shí)間。 小提示 68： 將會議安排在午餐之前，這樣會議就更有可能準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。 40 小提示 69： 會 議開始時(shí)，告訴與會者會議將開多久。 當(dāng)你主持會議時(shí)，要提出準(zhǔn)時(shí)開會這一點(diǎn)，并在預(yù)定開會時(shí)間之前抵達(dá)會議地點(diǎn)。若有些與會者遲到了，不等他們趕到就先開始。然而若一個(gè)關(guān)鍵的發(fā)言人遲到，等他到來再開始會議是可以接受的，或者改變議程順序以免延誤會議。如果延遲開會時(shí)間無法避免，一定要在會議記錄中注明延遲的原因。不要浪費(fèi)時(shí)間去為遲到者作扼要重述，而讓他們在會議結(jié)束后，自己去弄清他們所遺漏的內(nèi)容，除非他們需要信息以便迅速作處決定。 如果會議的節(jié)奏拖拖拉拉，應(yīng)采取補(bǔ)救措施， 盡量在會議的其余部分作得最好。 ? 改變位置和聲調(diào) —— 起立，講得更響一點(diǎn)，更快一點(diǎn)，以振奮與會者。 ? 選擇你所知道的健談?wù)咴跁习l(fā)言，產(chǎn)生一些討論的契機(jī)。 ? 考慮越過議程上一些非重要事項(xiàng)，但要保證全體與會者事先同意你這樣做。 ? 如果議程上某些部分實(shí)際上要用更長時(shí)間，可就未盡事宜再安排一次后續(xù)會議。 就完成會議所有議程來講，對總的時(shí)間進(jìn)行分配是很重要的。研究表明，大多數(shù)與會者注意力集中時(shí)段為開頭 10 到 15 分鐘，然后注