【正文】 你可以允許討論，也可以就提出的問(wèn)題進(jìn)行表決，還可以將這個(gè)問(wèn)題列入下次會(huì)議的議程，以便在做出決定之前能夠進(jìn)行。與會(huì)者有時(shí)策略性的應(yīng)用“其他事宜”向會(huì)議提出有爭(zhēng)議的問(wèn)題，或引入驚人的或未曾預(yù)料到的項(xiàng)目。4． 所有重要的事項(xiàng)都被記下并列入下次會(huì)議中。2． 總結(jié)討論并扼要重述決定。小提示83：全體與會(huì)者在場(chǎng)時(shí)安排下一次會(huì)議。當(dāng)議程上的全部事項(xiàng)均已討論過(guò)，并一致同意采取必要的行動(dòng)時(shí)，主席該履行其結(jié)束會(huì)議的職責(zé)了。對(duì)于更加嚴(yán)重的混亂情形，會(huì)議可無(wú)限期延期。然而，當(dāng)你決定休會(huì)長(zhǎng)短時(shí)，你可運(yùn)用你的處理權(quán)。如果某些與會(huì)者因妨礙治安的行為而被排斥，因而達(dá)不到法定人數(shù)（正式會(huì)議所要求的最少人數(shù)），則可以休會(huì)。積極結(jié)果 消極結(jié)果鬧事者立刻安靜下來(lái)鬧事者停止無(wú)禮行為鬧事者自愿退出會(huì)場(chǎng)鬧事者被住處后平靜地離開(kāi)鬧事者以擾亂治安而被控告鬧事者拒絕離開(kāi)并引起混亂鬧事者進(jìn)一步引起混亂鬧事者繼續(xù)挑起混亂要求鬧事者安靜正式要求鬧事者遵守規(guī)則要求鬧事者退出會(huì)場(chǎng)強(qiáng)制鬧事者離開(kāi)小提示81：通過(guò)改變會(huì)議的主題來(lái)改變會(huì)議的氣氛。然而在美國(guó)，與會(huì)者希望主席用個(gè)人魅力和領(lǐng)導(dǎo)才能加與會(huì)以來(lái)取得一致意見(jiàn)。在日本，主席的作用是取得意見(jiàn)的一致。法律程序可以規(guī)范與會(huì)者的行為，規(guī)則能夠限制某些言行舉止。如果一場(chǎng)激烈的爭(zhēng)辯將會(huì)失控，你可以堅(jiān)持通過(guò)投票解決問(wèn)題。會(huì)前你必須充分了解有關(guān)法律程序，這樣，你就能有效地主持會(huì)議。小提示80：把與會(huì)者中的大多數(shù)爭(zhēng)取到自己一邊，孤立會(huì)議中的擾亂者。l 法律程序可用于阻止或促進(jìn)一個(gè)會(huì)議的事宜。l 會(huì)議的規(guī)章會(huì)隨會(huì)議的地點(diǎn)和參加者不同而變化。恢復(fù)大型會(huì)議的秩序，是困難的，尤其當(dāng)破壞是有預(yù)謀的時(shí)候。會(huì)議的性質(zhì)決定用于恢復(fù)會(huì)議局面的最佳方法。小提示79：你必須明確每次會(huì)議的規(guī)章。l 要求該與會(huì)者離開(kāi)，或趕他出去。嚴(yán)重混亂與會(huì)者開(kāi)始罵人，不守規(guī)則，甚至進(jìn)行人身攻擊，將會(huì)議搞得混亂不堪。l 緊扣事實(shí)，鼓勵(lì)與會(huì)者以平靜的態(tài)度進(jìn)行討論。對(duì)抗與會(huì)者對(duì)會(huì)議中所提出的觀(guān)點(diǎn)會(huì)采取一種不必要的消極態(tài)度和敵對(duì)態(tài)度，并挑起爭(zhēng)論。l 若與會(huì)者繼續(xù)試圖阻撓會(huì)議，則休會(huì)。設(shè)伏與會(huì)者試圖暗中破壞會(huì)議，所以會(huì)議沒(méi)有達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)。l 約請(qǐng)某人監(jiān)督這位與會(huì)者，并保證他完成此項(xiàng)工作。問(wèn)題可行的處理方法借口當(dāng)談及一項(xiàng)未完成的工作時(shí)，與會(huì)者會(huì)找借口，如“我忘了”，“這不是我的責(zé)任”。）當(dāng)辯論趨于白熱化時(shí)，不加思考的或者針對(duì)個(gè)人的評(píng)論往往成為火藥庫(kù)，導(dǎo)致摩擦和爭(zhēng)論進(jìn)一步加劇。使用一種平靜的有分寸的語(yǔ)調(diào)。若雙方的討論過(guò)于激烈，就站起來(lái)重新控制局面并使他們鎮(zhèn)靜下來(lái)。直視講話(huà)的人，邀請(qǐng)他們給大家談?wù)勊麄兊南敕?。不按照次序講話(huà)是一種常見(jiàn)的混亂。公眾會(huì)議每個(gè)人開(kāi)放，會(huì)議在公共場(chǎng)所舉行，可能受地方法律或法令條例支配；而若在私人聚會(huì)地點(diǎn)進(jìn)行，則受組織者定下的規(guī)則約束。有兩類(lèi)會(huì)議：秘密會(huì)議和公眾會(huì)議。小提示77：充分了解會(huì)議中正式的紀(jì)律程序。 程序混亂，興趣各異，甚至故意搗亂，會(huì)導(dǎo)致會(huì)議秩序發(fā)生問(wèn)題。確保你的評(píng)論特別過(guò)分，而不僅僅是做表面文章。或者，試著自己表達(dá)一種有爭(zhēng)議的意見(jiàn)，以引起進(jìn)一步的爭(zhēng)論。為此，試著向在場(chǎng)的與會(huì)者提一個(gè)開(kāi)放性、有多個(gè)答案的問(wèn)題，例如：“讓我問(wèn)一下在場(chǎng)的各位，在那種情況下你會(huì)怎么做？”不要問(wèn)一個(gè)只要回答是或否的問(wèn)題。估計(jì)會(huì)議的氣氛，如果你看到與會(huì)者對(duì)某一特定行動(dòng)都一致贊同，可不需投票而做出決定。若你要達(dá)到一致通過(guò)，則可進(jìn)行多次投票。與會(huì)者經(jīng)過(guò)表決，或者主席利用所掌握的權(quán)威而做出決定，均可達(dá)成協(xié)議。這些行為通常是一些手法，并不構(gòu)成破壞。小提示76：點(diǎn)到個(gè)人，并直接向他們提問(wèn)題，以激起辯論。主席的責(zé)任是保證各個(gè)與會(huì)者以整個(gè)團(tuán)體的利益為重，必要時(shí)個(gè)人利益放在一邊，會(huì)上的每個(gè)人為著同一個(gè)目的工作。在非正式會(huì)議上，你也可以充當(dāng)提問(wèn)或爭(zhēng)論的協(xié)調(diào)人來(lái)維持秩序。在正式會(huì)議上，保證所有問(wèn)題和提議的提出都通過(guò)你，以此來(lái)維持對(duì)會(huì)議的控制。若必要，建議進(jìn)行一次最后的表決。若氣氛緊張，應(yīng)趕快行動(dòng)，改善狀況。主席正確到評(píng)估會(huì)議的氣氛是很重要的。抬起手以獲得注意害羞地躲避：這位男士不想被人注意，他抱著手臂，并且避免目光接觸。若你感覺(jué)到那些害羞的與會(huì)者不會(huì)通過(guò)他們的發(fā)言來(lái)促進(jìn)討論，就不要強(qiáng)迫他們發(fā)言。采取行動(dòng)抑制破壞性的信號(hào)，例如，企圖主宰討論的與會(huì)者發(fā)出的信號(hào)。當(dāng)與會(huì)者來(lái)自不同的文化背景時(shí)，你要熟悉身體語(yǔ)言的差異。類(lèi)似地，在印度，搖頭可以表示“是的”，而不是“不”。例如在中東。密切注意的姿勢(shì)。揚(yáng)起眉毛并微笑是鼓勵(lì)性的。小提示74：尋找表明與會(huì)者感興趣的積極信號(hào)。如果你自己能敏銳覺(jué)察到這些信號(hào)，就能利用這些積極的身體語(yǔ)言來(lái)估計(jì)一個(gè)或多個(gè)與會(huì)者何時(shí)已做出決定，這能幫助你把握結(jié)束討論或付諸表決的正確時(shí)機(jī)。手臂放松且身體前傾或朝向發(fā)言人表示熱情和鼓勵(lì)參與。挑釁性地用手指著小提示72：請(qǐng)與會(huì)者表明他們發(fā)怒的原因，以打消怒氣。好爭(zhēng)辯的姿勢(shì)：這位男士舉起他的手吸引主席的注意。表示不感興趣：與會(huì)者內(nèi)省的樣子清楚地表明對(duì)會(huì)議缺少興趣，注意力不集中。表露憤怒：一種不愉快的表情表示出這個(gè)人對(duì)會(huì)議進(jìn)行的方式感到不高興。排外的姿勢(shì)如雙肩聳起并避免目光接觸，表示不想交流，并可能提示沒(méi)有興趣，但也可能表示自信心不足。小提示71：阻止任何次要爭(zhēng)論或個(gè)人談話(huà)。避免凌亂的小吃，不提倡會(huì)議上吃東西。中間不休息的會(huì)議要獲得最佳效果，開(kāi)會(huì)時(shí)間不要超過(guò)90分鐘。一個(gè)長(zhǎng)會(huì)的議程中應(yīng)當(dāng)留有休息和吃點(diǎn)心的時(shí)間。如果討論開(kāi)始離題，可以講“今天我們這里不討論那件事，讓我們回到主題”這樣的話(huà)，把會(huì)議拉回到主要問(wèn)題上來(lái)。主席應(yīng)當(dāng)使每個(gè)與會(huì)者清楚地了解會(huì)議的目的，這很重要。l 不能準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議會(huì)招致與會(huì)者反感。l 每隔一段時(shí)間總結(jié)一下會(huì)議的進(jìn)展。這樣，就能在會(huì)議進(jìn)程中建立并維持一種急迫感和動(dòng)力。45分鐘的開(kāi)會(huì)時(shí)間較理想，可使思想不集中的時(shí)間最少。就完成會(huì)議所有議程來(lái)講，對(duì)總的時(shí)間進(jìn)行分配是很重要的。l 考慮越過(guò)議程上一些非重要事項(xiàng)，但要保證全體與會(huì)者事先同意你這樣做。l 改變位置和聲調(diào)——起立，講得更響一點(diǎn)，更快一點(diǎn)，以振奮與會(huì)者。不要浪費(fèi)時(shí)間去為遲到者作扼要重述，而讓他們?cè)跁?huì)議結(jié)束后，自己去弄清他們所遺漏的內(nèi)容，除非他們需要信息以便迅速作處決定。然而若一個(gè)關(guān)鍵的發(fā)言人遲到，等他到來(lái)再開(kāi)始會(huì)議是可以接受的，或者改變議程順序以免延誤會(huì)議。 當(dāng)你主持會(huì)議時(shí)，要提出準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)這一點(diǎn)，并在預(yù)定開(kāi)會(huì)時(shí)間之前抵達(dá)會(huì)議地點(diǎn)。小提示68：將會(huì)議安排在午餐之前，這樣會(huì)議就更有可能準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。準(zhǔn)確掌握會(huì)議的節(jié)奏是主席的一個(gè)重要任務(wù)。發(fā)怒有些人在會(huì)上利用發(fā)怒作為戰(zhàn)術(shù)武器以求阻止討論，并讓會(huì)議延期?？斩吹拇笤?huà)這種浪費(fèi)時(shí)間的做法包括有人對(duì)與討論內(nèi)容無(wú)關(guān)的題目作大聲的夸夸其談的講話(huà)。支配策略盛氣凌人者打斷別人講話(huà)并大聲發(fā)言，企圖破壞不太強(qiáng)硬的與會(huì)者的信心。與會(huì)者的策略主席的對(duì)策各個(gè)擊破這種手段是會(huì)前在與會(huì)者中散布矛盾沖突的信息，試圖制造對(duì)抗。4． 了解各種個(gè)性類(lèi)型。2． 研究關(guān)鍵與會(huì)者以前所用的策略。出席者采用的這類(lèi)策略有時(shí)包括：通過(guò)轉(zhuǎn)換討論的主題來(lái)改變議程；暗中破壞持相反意見(jiàn)者的信心；空話(huà)連篇，浪費(fèi)時(shí)間，推遲表決。在一個(gè)具有重要戰(zhàn)略意義的會(huì)議之前，關(guān)鍵與會(huì)者會(huì)籌劃他們的戰(zhàn)略，以求達(dá)到其目的。害羞的與會(huì)者需要鼓勵(lì)參與會(huì)議，而盛氣凌人的與會(huì)者要加以限制。盛氣凌人類(lèi)型個(gè)性很強(qiáng)的盛氣凌人的與會(huì)者在會(huì)上很有破壞性，會(huì)前必須清楚的地加以識(shí)別，這樣，如果他們開(kāi)始處于支配地位，你就可以限制他們。害羞類(lèi)型盡量估計(jì)會(huì)議中是否有與會(huì)者感到緊張而缺乏信心。施壓集團(tuán)可能會(huì)支配公眾會(huì)議，而關(guān)系到某個(gè)有爭(zhēng)議的問(wèn)題，如工資時(shí)，幾乎每一個(gè)會(huì)議上都有直言不諱的支持者和反對(duì)者。小提示67： 開(kāi)會(huì)前研究一些重要觀(guān)點(diǎn)的領(lǐng)頭人。作為會(huì)議主席，你應(yīng)當(dāng)熟悉出席會(huì)議的人，雖然不可能研究大會(huì)上所有的出席者，但應(yīng)了解是否有不同的派別，并準(zhǔn)備好應(yīng)付他們。4． 保證選舉程序正確進(jìn)行。2． 允許所有派別對(duì)正在討論的主題發(fā)表他們的觀(guān)點(diǎn)。若不能滿(mǎn)足這些條件，所作的決定會(huì)沒(méi)有約束力。而政府委員會(huì)則根據(jù)法規(guī)選擇它的主席。正式會(huì)議主席的選擇有一些特殊的規(guī)則。主席可對(duì)正式或非正式會(huì)議的結(jié)果施加巨大的影響，他在會(huì)議中保持中立是極為重要的。然而，主席仍可通過(guò)允許詳細(xì)討論某些問(wèn)題，限制討論另外一些問(wèn)題，來(lái)影響會(huì)議的結(jié)果。這里主席的作用主要是保持對(duì)會(huì)議的餓控制，并保證大家得以各抒己見(jiàn)。不是所有非正式會(huì)議都有一個(gè)“正式”主席。l 應(yīng)付不同風(fēng)格和類(lèi)型與會(huì)者的靈活性。l 堅(jiān)持正點(diǎn)開(kāi)會(huì)及處理問(wèn)題時(shí)的堅(jiān)定性。l 主席負(fù)責(zé)在會(huì)議結(jié)束時(shí)總結(jié)討論。l 主席應(yīng)當(dāng)重復(fù)那些與會(huì)者提出的動(dòng)議，并保證每個(gè)人都聽(tīng)到并理解。他有權(quán)控制會(huì)議，負(fù)責(zé)遵守規(guī)則，控制會(huì)議的進(jìn)行，維持秩序，并成功的完成各項(xiàng)事務(wù)。作為主席，你必須充分發(fā)揮重要作用，保證會(huì)議順利進(jìn)行，并成功完成。3748：在會(huì)議中你表現(xiàn)的很好，但不要自滿(mǎn)，繼續(xù)為你參加的每個(gè)會(huì)議作好準(zhǔn)備。當(dāng)你參加會(huì)議時(shí)，始終要有明確的目的，并爭(zhēng)取達(dá)到目的。找出你的薄弱方面并參考本書(shū)的有關(guān)章節(jié)，你會(huì)找到實(shí)用的指導(dǎo)與提示，幫助你建立和磨練參加會(huì)議的技巧。 1 2 3 4分析現(xiàn)在你已經(jīng)完成自我評(píng)估，把你總的得分加起來(lái)，查閱相應(yīng)的分析來(lái)檢查你的能力。 1 2 3 411出席會(huì)議前，我知道我的目標(biāo)是什么。 1 2 3 49我仔細(xì)地回顧以前地會(huì)議備忘錄。 1 2 3 47 會(huì)上我仔細(xì)傾聽(tīng)他人說(shuō)些什么。 1 2 3 45 我的身體語(yǔ)言顯示自信。 1 2 3 43 當(dāng)我出錯(cuò)時(shí)，我能承認(rèn)。選項(xiàng) 1 從不；2 有時(shí)；3 常常；4 總是1 我讓發(fā)言者講完他們的觀(guān)點(diǎn)后才發(fā)言。將你的得分相加，參考“分析”部分，看你得分多少。評(píng)估與會(huì)技巧根據(jù)下列陳述，標(biāo)出最接近于你的情況的選項(xiàng)，評(píng)估你出席會(huì)議時(shí)表現(xiàn)得有多好。記錄：會(huì)議期間作詳細(xì)記錄，為最后的備忘錄做準(zhǔn)備。每次會(huì)議可由同一個(gè)人擔(dān)任這個(gè)工作，或者由不同的人擔(dān)任（主席除外，因?yàn)槊貢?shū)直接向他負(fù)責(zé)）。協(xié)調(diào)備忘錄是會(huì)議秘書(shū)的工作。4． 利用備忘錄就一個(gè)正在進(jìn)行的事項(xiàng)編一個(gè)情況報(bào)告，與下次會(huì)議的議程一起傳閱。2． 會(huì)議結(jié)束的一兩天內(nèi)分發(fā)備忘錄。如果必要，檢查這些是否列入下次會(huì)議的備忘錄中。備忘錄應(yīng)清楚指出每個(gè)項(xiàng)目應(yīng)完成的最后期限，以及由誰(shuí)負(fù)責(zé)執(zhí)行。一旦做好備忘錄，應(yīng)迅速將它們分發(fā)給有關(guān)人員。5． 小組委員作報(bào)告。3． 主席關(guān)于最近六個(gè)月業(yè)績(jī)的回顧：情況看上去很好，然而收入下降令人失望。1． 任命主席：SR。舉例：7月6日會(huì)議備忘錄綠龍飯店，上午11：00出席：EW，LS，RD，KS，F(xiàn)M，SR，DW，ST。用數(shù)字標(biāo)出每一個(gè)新要點(diǎn)，這樣就可以明確顯示出一個(gè)要點(diǎn)的結(jié)束及下一個(gè)要點(diǎn)的開(kāi)始。準(zhǔn)確是很重要的，特別當(dāng)備忘錄可能作為以后辯論的依據(jù)時(shí)。在會(huì)議過(guò)程中做筆記，然后再據(jù)其寫(xiě)出完整的備忘錄。l 備忘錄應(yīng)能讓缺席者完全理解。l 及時(shí)遞交備忘錄可以促進(jìn)對(duì)討論的事項(xiàng)采取果斷行動(dòng)。小提示60：保證備忘錄的順序與議程上的順序一致。會(huì)議的備忘錄（描述會(huì)議過(guò)程的簡(jiǎn)短記錄）是由會(huì)議秘書(shū)做出的關(guān)于討論內(nèi)容的書(shū)面記錄。主席可獨(dú)自迅速實(shí)施諸如驅(qū)逐鬧事者之類(lèi)的解決辦法，而收集信息可能需同與會(huì)者合作。 其他一些問(wèn)題會(huì)妨礙會(huì)議事務(wù)，如個(gè)別成員可能表現(xiàn)不好，關(guān)鍵成員缺席，重要的信息丟失，等等。非正式的方法：以團(tuán)隊(duì)名義，拒絕在會(huì)議上進(jìn)行合作；向與會(huì)者指出主席的行為不合理；請(qǐng)求在場(chǎng)的上級(jí)任命新主席。最好的方法是指出主席的職責(zé)范圍及未盡到職責(zé)的情況，明確指出你對(duì)主席的期望，并讓他有機(jī)會(huì)改進(jìn)當(dāng)時(shí)狀況。主席公然表露的發(fā)怒很容易識(shí)別，但是壓抑著的怒火卻只能從語(yǔ)調(diào)和姿勢(shì)中被微妙地識(shí)別出來(lái)。然而，這也可能是為了獲得正確的決定而做出的誠(chéng)懇的努力。操縱會(huì)議主席不讓事實(shí)本身講話(huà)。優(yōu)柔寡斷需要做出決定時(shí)，主席不能領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議。類(lèi)型如何識(shí)別偏袒一方主席在討論中支持某一方的要求。主席暴露弱點(diǎn)例如有偏見(jiàn)或發(fā)怒，則麻煩隨之而起。小提示57：鼓勵(lì)與會(huì)者在例行會(huì)議上輪流擔(dān)任主席。一個(gè)堅(jiān)定公正而又熟悉程序的主席應(yīng)當(dāng)能夠維持秩序。小會(huì)上出現(xiàn)的問(wèn)題通過(guò)坦誠(chéng)的方法可以得到最好的解決。若無(wú)不妥，稍為修改一下你自己的發(fā)言，以反映你已經(jīng)聽(tīng)到的內(nèi)容?！凹艚印蹦愕陌l(fā)言在會(huì)議上，不僅對(duì)講話(huà)內(nèi)容，并且對(duì)措辭也要很仔細(xì)地傾聽(tīng)。始終有禮貌地傾聽(tīng)他們的評(píng)論，尊重他們，而不管你對(duì)他們的想法有何看法。小提示54：用不同的詞匯使同一個(gè)觀(guān)點(diǎn)顯得更有趣味。表示不耐煩：身體后傾，遠(yuǎn)離講話(huà)者，表示她與發(fā)言者的觀(guān)點(diǎn)有差距。發(fā)言者傾聽(tīng)者用手遮掩面部表情發(fā)言者傾聽(tīng)者雙臂交叉構(gòu)成屏障表示不相信：傾聽(tīng)者微微張開(kāi)口表示她對(duì)所聽(tīng)到的不相信或驚訝。右邊的女士是一個(gè)很好的聆聽(tīng)者，她的身體語(yǔ)言顯示出她對(duì)談話(huà)很感興趣。避免打斷發(fā)言者，因?yàn)槿绻愕挠^(guān)點(diǎn)在稍后的發(fā)言中站不住腳，你就會(huì)顯得很愚蠢。不要在他們?cè)斒鍪虑闀r(shí)中途打斷或催促。l 傾聽(tīng)不僅用耳，“傾聽(tīng)”人們的身體語(yǔ)言也是重要的。l 與會(huì)者在會(huì)上交頭接耳和坐立不安，使想要傾聽(tīng)發(fā)言的人感到不快。小提示53：不要打斷別人的發(fā)言——