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高效會議管理技巧(doc8)-會議管理(參考版)

2024-08-21 09:27本頁面
  

【正文】 【心得體會】 ____________________________________________________________ 。通常有 7 大因素致使會議效率低下,針對這些因素,應(yīng)在會前充分做好預(yù)防性管理。 【本講總結(jié)】 會議效率不高是當(dāng)前許多會議的現(xiàn)狀。所以,一個規(guī)範(fàn)的會議流程必須包含會前的準(zhǔn)備工作與會後的跟蹤工作。 ( 2)兩個基本點 兩個基本點是指會議的一頭一尾,即會議開始前的準(zhǔn)備和會議結(jié)束後的跟蹤,這兩個基本點是最容 易被忽視的。具體包括:分享話題和目標(biāo);交流資訊;産生主意、做決定、確認(rèn)行動;總結(jié)。一個中心包括: ■ 會議的開始,具體包括:致歡迎詞;闡明會議目的;交流會議議程;介紹時間安排、相關(guān)規(guī)章制度;指定會議記錄人。 3.固定的會議流程規(guī)範(fàn) 圖 21 固定的會議規(guī)範(fàn)流程 固定的會議流程規(guī)範(fàn)主要包括一個中心、兩個基本點。 ◆所有與會者應(yīng)承擔(dān)起對會議質(zhì)量進行反饋的職責(zé)。 ◆意見不同是好事,議論才能面面俱到,甚至有人扮“黑臉”。 ◆各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。 ◆所有與會者都要準(zhǔn)備在會上發(fā)言。會議規(guī)範(fàn)主要包括以下條款: ◆所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人,以找出最適宜所有參 會人的開會時間。這個時段的員工開始進入一天當(dāng)中的倦怠期,人人希望馬上回家,在這個時段舉行會議往往會事倍功半。大家利用頭腦風(fēng)暴,不斷想出新點子、新方法。在這個時間段最適合進行一對一的會談,同樣也是進行業(yè)務(wù)會談的最佳時機。因此,試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工回應(yīng)會議提議或進行業(yè)務(wù)分析,從人的生理和心理角度來看,是不現(xiàn)實的。 1.會議時間安排的規(guī)範(fàn) ◆上午 89點之間,正是員工從家到公司,準(zhǔn)備開始一天工作的時候。 建議在正式召開會議之前,將高效會議的 8大特徵一一列出,並隨時檢驗,充分做好預(yù)防性管理,使即將召開的會議能夠成爲(wèi)真正意義上的高效會議。 7 高效會議的八大特徵 與低效率會議相對的就是高效會議,高效會議充分克服了致使會議效率不高的種種不利因素。 ( 6) 會議的準(zhǔn)備工作 開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜,致使會議拖遝而無成效。 ( 4) 主持人的技能 會議主持人缺乏影響力、說服力,被參會者牽著鼻子跑,無法達(dá)到會議意圖。 ( 2) 地點
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