高效會(huì)議管理技巧(doc8)-會(huì)議管理-閱讀頁(yè)
2024-09-06 09:27本頁(yè)面
【正文】 意見(jiàn)。 ◆有些“必須到會(huì)”的員工，因爲(wèi)已經(jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會(huì)議討論很難進(jìn)行。 時(shí)下有一句很流行的話 —— “最近比較煩”，對(duì)太多像小王一樣的職場(chǎng)人士來(lái)說(shuō)，這句話可以改爲(wèi)“開(kāi)會(huì)比較煩”。因此，尋找致使會(huì)議效率不高的 原因就顯得格外重要。在這 7種原因中，有 3種原因是會(huì)議的 “ 致命傷 ” ，需要格外警惕。 表 21 會(huì)議效率不高的原因及具體表現(xiàn) 項(xiàng) 次 原因 具體表現(xiàn) （ 1） 時(shí)間 會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無(wú)心開(kāi)會(huì)。 （ 3） 開(kāi)會(huì)物件的選擇 必須出席會(huì)議的人未到，通知來(lái)的是一些可有可無(wú)的參加者。 （ 5） 參會(huì)者的技能 參會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會(huì)議失敗。 （ 7） 開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果 開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無(wú)意義、宣告失敗。高效會(huì)議具有 8大特徵。 會(huì)議規(guī)範(fàn) 會(huì)議規(guī)範(fàn)包含 3個(gè)部分：會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)範(fàn)、固定的會(huì)議流程規(guī)範(fàn)以及會(huì)議規(guī)範(fàn)本身。這個(gè)時(shí)候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。 ◆上午 910 點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)入工作狀態(tài)。 ◆上午 1012點(diǎn)或下午 13點(diǎn)之間，最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益。 ◆下午 35 點(diǎn)之間，最好不要安排會(huì)議。 2．會(huì)議規(guī)範(fàn)本身 會(huì)議規(guī)範(fàn)是指大家達(dá)成共識(shí)的會(huì)議守則。 8 ◆超過(guò) 1小時(shí)的會(huì)議應(yīng)有書(shū)面通知、議程表及相關(guān)資料。 ◆準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。 ◆所有與會(huì)者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán)，不在會(huì)中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。 ◆會(huì)議結(jié)束 23天後，所有與會(huì)者應(yīng)拿到會(huì)議記錄。 ◆必要時(shí)請(qǐng)第三方監(jiān)控，以保證會(huì)議質(zhì)量。 （ 1）一個(gè)中心 一個(gè)中心是指整個(gè)會(huì)議的議程。 ■ 進(jìn)行會(huì)議討論，可以分爲(wèi)不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。 ■ 結(jié)束會(huì)議，具體包括：總結(jié)；安排下次會(huì)議。但是，它們卻是保證會(huì)議成敗的關(guān)鍵。會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)後的跟蹤工作具體包括寫(xiě)、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計(jì)劃，以及安排下次做彙報(bào)的人選等。因此，找出會(huì)議效率低下的原因就顯得格外重要。 與此同時(shí)，清楚瞭解什麼是高效會(huì)議、會(huì)議規(guī)範(fàn)有哪些也至關(guān)重要，只有掌握了這些，才能從正面引導(dǎo)我們?nèi)绾翁岣邥?huì)議的
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