高效會議管理技巧(doc8)-會議管理(完整版)
【正文】 準(zhǔn)備工作與會後的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計劃，以及安排下次做彙報的人選等。 （ 1）一個中心 一個中心是指整個會議的議程。 ◆準(zhǔn)時開始，準(zhǔn)時結(jié)束。 ◆上午 1012點或下午 13點之間，最適合調(diào)動員工集思廣益。高效會議具有 8大特徵。 表 21 會議效率不高的原因及具體表現(xiàn) 項 次 原因 具體表現(xiàn) （ 1） 時間 會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。 ◆有些“必須到會”的員工，因爲(wèi)已經(jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會議討論很難進(jìn)行。 A、固定的部門會議 ① 至少每兩月一次 B、一對一會議 ② 隨時 C、處理突發(fā)事件的會議 ③ 按需要 D、全體會議 ④ 至少每月一次 ◆見參考答案 11 【本講總結(jié)】 從某種角度而言，世界是一個時時處處充滿會議的世界。 ◆鞏固主管地位 經(jīng)理或主管爲(wèi)了體現(xiàn)自身的存在價值，更爲(wèi)了鞏固自己的地位，經(jīng)常會召開一 些上下協(xié)調(diào)會議，以此來強(qiáng)化自己的地位。 ◆傳達(dá)資訊 通過會議可以向員工通報一些決定及新決策，也就是說向員工傳達(dá)來自上級或其他部門的相關(guān)資訊。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會期間不同觀念相互碰撞的産物。如何能在會議中高效率且有效果地解決問題，是“高效會議管理技巧”的中心議題。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過Ｅ mail、多媒體等種種形式進(jìn)行溝通，但是，群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替 代的。通過舉行會議，形成新的構(gòu)思，並且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。 5 開會時，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體 管理效率的下降。許多重要的會都安排在周五下午開，或非要安排在事務(wù)繁忙的周一開。 2．會議效率不高的原因 會議效率不高通常由以下 7種原因造成。 （ 6） 會議的準(zhǔn)備工作 開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖遝而無成效。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工回應(yīng)會議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實的。會議規(guī)範(fàn)主要包括以下條款： ◆所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參 會人的開會時間。
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