【正文】 2. B時(shí)代光華課件——高效會(huì)議管理技巧學(xué)習(xí)課程：高效會(huì)議管理技巧單選題？ 回答：正確 1. A 給小組分派任務(wù) 3. C 無異議決策 ，如果一個(gè)人心里想的是100%的東西，別人具體行動(dòng)時(shí)，變?yōu)榱耍? 回答：正確 1. A 四個(gè) 3. C 努力達(dá)成目標(biāo) ，開會(huì)頻率應(yīng)為： 回答：正確 1. A 回避型 3. C 效率損失成本 ，屬于會(huì)議的哪種成本： 回答：正確 1. A 階梯教室的形式 3. C1．會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道圖11 集思廣益圖如上圖11，會(huì)議是一個(gè)集合的載體。3．會(huì)議是一種群體溝通的方式開會(huì)很少是一對(duì)一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通?！舯O(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾許多公司或部門的常規(guī)會(huì)議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對(duì)工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解員工的工作進(jìn)度；同時(shí)，借助會(huì)議這種“集合”的、“面對(duì)面”的形式，來有效協(xié)調(diào)上下級(jí)以及員工之間的矛盾。會(huì)議的種類至少每年1次效率損失成本包括以下3種情況：【本講重點(diǎn)】會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理高效會(huì)議的八大特征會(huì)議規(guī)范而到場的人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，所以準(zhǔn)備不充分或者根本來不及準(zhǔn)備。主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)任主持人一職。主持人毫無影響力□是 □否高效會(huì)議的八大特征◆下午35點(diǎn)之間，最好不要安排會(huì)議。◆準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。3．固定的會(huì)議流程規(guī)范圖21 固定的會(huì)議規(guī)范流程固定的會(huì)議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)。所以，一個(gè)規(guī)范的會(huì)議流程必須包含會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作。第3講 開會(huì)前的準(zhǔn)備工作定時(shí)交書面報(bào)告往往會(huì)流于形式，往往會(huì)使公司上下形成為了交報(bào)告而交報(bào)告的不良風(fēng)氣，使公司內(nèi)部缺乏溝通，使問題和建議無法順暢流通，長此以往，后果不堪設(shè)想?！咀詸z】請(qǐng)你回答下列問題：一家合資工廠著火了，經(jīng)過調(diào)查，原因在于一名員工違反了操作條例，在車間內(nèi)吸煙，所以導(dǎo)致火災(zāi)發(fā)生。良好的會(huì)議準(zhǔn)備工作能夠幫助你節(jié)省會(huì)議時(shí)間，同時(shí)減少會(huì)議中可能出現(xiàn)的各種沖突，使會(huì)議井然有序、卓有成效。1．主持人的4個(gè)準(zhǔn)備工作第4講 成功會(huì)議的五種策略掌握議事進(jìn)度主要包括2種方式：語言方式與非語言方式。比如主持人把目光轉(zhuǎn)向別人，就可能是在提示正在說話的人可以停止說話了；不耐煩的敲桌子，也可以提示結(jié)束發(fā)言；用比較不禮貌的方式，如不停的看手表，也能達(dá)到同樣的效果。優(yōu)點(diǎn)：決策迅速高效；在急需行動(dòng)的情況下最實(shí)用；在權(quán)力界限明顯的地方最有效。團(tuán)隊(duì)成員投票選舉團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)。共識(shí)決策提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，能夠提高成員實(shí)施決策的積極性，體現(xiàn)平等之風(fēng)。缺點(diǎn)：因?yàn)闆]有哪兩個(gè)人的思想完全合拍，達(dá)成無異議決策也許會(huì)花費(fèi)很長的時(shí)間。保證大多數(shù)獲勝。策略是決定會(huì)議成敗的關(guān)鍵因素之一，一定要深刻理解并靈活運(yùn)用成功會(huì)議的5種策略。而當(dāng)這80%的東西進(jìn)入別人的耳朵時(shí)，由于文化水平、知識(shí)背景的關(guān)系，只存活了60%。由圖52所示，在三角形的底端， “自己”和“對(duì)方”在兩邊說話，你談你的事兒，我談我的事兒，這種溝通只是在對(duì)話，是不會(huì)成功的；只有在金三角的頂端，只有開會(huì)溝通的雙方采用換位思考的方式，使談話雙方都站在對(duì)方的角度上，設(shè)身處地的為對(duì)方考慮，才能真正體會(huì)彼此的意思，也才能實(shí)現(xiàn)成功的溝通，所以溝通的關(guān)鍵在于換位思考。3．反饋時(shí)的特征4．如何接受反饋是□ 否□◆見參考答案51傾聽的技巧經(jīng)理乙說：沒關(guān)系的，你說吧。2．傾聽的具體方法傾聽時(shí)最好保持點(diǎn)頭且微笑的精神面貌，你的眼神要與交談?wù)呦嗷ソ佑|，要使交談?wù)哂幸环N被重視、在溝通的感覺。評(píng)論之后需要采用“建立”的說話技巧。排除是指拒絕某些與會(huì)者繼續(xù)發(fā)言，引進(jìn)指邀請(qǐng)某些與會(huì)者發(fā)言。一個(gè)會(huì)議進(jìn)行到一定時(shí)間時(shí)，主持人就要根據(jù)實(shí)際情況說：“好，這個(gè)程序我們現(xiàn)在進(jìn)行到第二步了，那我建議我們馬上轉(zhuǎn)入第三步的程序”、“我們討論這幾個(gè)方案到底哪個(gè)適用？”?！拔覀兪窃谥v今年的晚會(huì)，不是講上年的晚會(huì)，最重要的是先把今年晚會(huì)的事情定下來。與“Cicada蟬”相遇【自檢】請(qǐng)做以下判斷題：(1)“兔子般追蹤” 的發(fā)言者往往喜歡挑戰(zhàn)現(xiàn)有程序。下面請(qǐng)大家各抒己見。主持人說：好好，我明白你的意思了，你講的其實(shí)非常好，你想總結(jié)的是地點(diǎn)和抽獎(jiǎng)是非常重要的，其他是不重要的。主持人說：禮品的發(fā)放，你建議我們從禮品發(fā)放開始討論，我們看看能不能這樣，既然他們兩位都說到了時(shí)間、地點(diǎn)，我們不妨先按照這個(gè)順序討論，然后馬上討論這個(gè)禮品發(fā)放的問題，好嗎？評(píng)議：主持人要采取以下方式對(duì)付這樣的人：肯定他的貢獻(xiàn)或是重申可以先試用現(xiàn)在的程序，如不奏效，則馬上按他的方法實(shí)施。與會(huì)者2——“鯊魚”：這個(gè)事情里面，不能沒有一點(diǎn)點(diǎn)失誤或一點(diǎn)點(diǎn)小插曲呀，搞節(jié)目的不求十全十美，而是說通過晚會(huì)來使大家產(chǎn)生一種團(tuán)隊(duì)的凝聚力，這是最主要的。主持人說：坐在最旁邊那位女士同意嗎?你同意嗎?你剛才有沒有聽到他說什么，他要請(qǐng)誰？與會(huì)者5——“螃蟹”：同意。這主要得力于這次會(huì)議主持人的會(huì)議技巧，從“評(píng)議”我們可以清楚地認(rèn)識(shí)到會(huì)議中可能出現(xiàn)的各種意外，這主要是由一些比較有特色的發(fā)言者造成的，他們的表現(xiàn)特征在這個(gè)小情景劇中均有展示，主持人針對(duì)這些意外表現(xiàn)出了極高的處理技巧，值得從事會(huì)議管理的每個(gè)人認(rèn)真學(xué)習(xí)。1．具體的守則與責(zé)任2．主持人作為矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn)參會(huì)者的守則與責(zé)任它反映了沖突發(fā)生時(shí)，個(gè)人的選擇情況。◆遷就型。妥協(xié)型處于坐標(biāo)的中間，屬于“和事佬”。會(huì)議記錄者的功能比較落后的工作方法是指派秘書或普通的文員去做會(huì)議記錄，現(xiàn)在則流行指派那些有潛力做主持人的員工去做這項(xiàng)工作。以會(huì)議為例，許多會(huì)議決議的產(chǎn)生通常都要使用“全體通過”這個(gè)名詞，其實(shí)這個(gè)名詞代表的意義并不是真正的全體意見一致，而是一種群體性的漠視結(jié)果。無論是哪種情況，都不利于形成客觀的決議。所以，一名會(huì)議記錄者需要同時(shí)具有多項(xiàng)才能：◆反應(yīng)快。會(huì)議記錄者要能記住發(fā)言者所說事情的前因后果，遇到一個(gè)很復(fù)雜又冗長的問題時(shí)，更需要超強(qiáng)的記憶力，否則，很可能記到最后已經(jīng)不知發(fā)言者所云了。因花費(fèi)時(shí)間記下的詳細(xì)發(fā)言內(nèi)容，可能毫無用武之地。向與會(huì)者確認(rèn)各議案的排序是否無誤。團(tuán)隊(duì)會(huì)議的誤區(qū)主要有以下三點(diǎn)：1：社會(huì)性懈怠2：團(tuán)隊(duì)思維3：團(tuán)隊(duì)極化作為參會(huì)者的會(huì)后跟進(jìn)所以，你要養(yǎng)成一種習(xí)慣，在你發(fā)言的時(shí)候，首先介紹這些詞語的意思。經(jīng)常加以歸納,有意識(shí)地把握會(huì)議的方向。【本講總結(jié)】會(huì)后的跟進(jìn)工作既可以說是一次會(huì)議的收尾工作，在一定意義上也是下一次會(huì)議的準(zhǔn)備工作，因此必不可少。會(huì)議記錄應(yīng)闡明最后的結(jié)論。怎樣提高下次會(huì)議的質(zhì)量主持人及參會(huì)者自我評(píng)定單具體表現(xiàn)是否存在以下問題（1）別的員工曾誤會(huì)我的意思有□ 無□（2）與別人談話時(shí)我經(jīng)常離開話題本意跳到別的話題有□ 無□（3）如果主持一個(gè)會(huì)議，我會(huì)讓參會(huì)人員先了解會(huì)議內(nèi)容有□ 無□（4）面對(duì)一些人說話時(shí)我很緊張有□ 無□（5）在會(huì)上，總是只有我一個(gè)人說話，沒有成員參與有□ 無□（6）談話結(jié)束時(shí)，我會(huì)問員工是否明白我的意思有□ 無□（7）我分派工作后他們從不提問有□ 無□（8）我總是把一件事的前因后果澄清給別人有□ 無□（9）如果我表達(dá)的意思很復(fù)雜，令人難以明白，我會(huì)事先考慮有□ 無□（10）我總是會(huì)問：大家還有什么問題嗎？有□ 無□◆以自我評(píng)定單中的第6條為例主持人一定要詢問大家是否都已明白自己的意思。其實(shí)，會(huì)后的回顧能幫助自己反思并澄清一些事情，從會(huì)議中得到更多的收獲，這是一種良好的習(xí)慣。會(huì)議記錄者的作用僅次于會(huì)議主持人，要想成為一名合格會(huì)議記錄者一定要具有多項(xiàng)技能。會(huì)議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容，盡可能維持在一頁的長度。主席最好不要兼任此項(xiàng)工作?！魞A聽能力強(qiáng)?！魧懽挚臁?duì)于這種會(huì)議誤區(qū)，身在其中的主持人和對(duì)答者均不易察覺，只有站在第三者角度上的會(huì)議記錄者可以清楚看到，因此，它可以針對(duì)此種情況適時(shí)做出提醒，避免會(huì)議作出少數(shù)人的決議，從而失去了開會(huì)的真正價(jià)值。而且，在這個(gè)問題上，主張要由不同的員工輪流擔(dān)任會(huì)議記錄者，而不是由固定的部門秘書來專職擔(dān)任，因?yàn)檫@一做法有助于鍛煉一群人，而不是一個(gè)人?！魰?huì)議記錄者特別重要?！颈局v總結(jié)】主持人和參會(huì)者的守則和責(zé)任是不同的，各有側(cè)重點(diǎn)，對(duì)會(huì)議而言都不可或缺?！艋乇苄汀８鶕?jù)這個(gè)坐標(biāo)，介紹5種處理沖突的方法。表81 參會(huì)者責(zé)任一覽表時(shí)間參會(huì)者的責(zé)任開會(huì)前根據(jù)個(gè)人的觀點(diǎn)研究問題依據(jù)提供的資料準(zhǔn)備論證的材料記下開會(huì)的日期、時(shí)間、地點(diǎn)做好在會(huì)議中盡量表達(dá)的心理準(zhǔn)備開會(huì)中傾聽他人的意見積極發(fā)表自己的見解關(guān)注正在討論的事項(xiàng)與主持人密切配合以達(dá)到會(huì)議目的開會(huì)后會(huì)議達(dá)成了什么結(jié)果還有哪些事情未完成分配給自己的任務(wù)如何完成【本講總結(jié)】主持人在會(huì)議中往往會(huì)遇到一些意外情況，這些情況主要是由5種具有典型特征的發(fā)言者所引起的。評(píng)議：與會(huì)者5是典型的“螃蟹”性格的發(fā)言者。我們想聽聽這位怎么看呢，一直沒有說話的這位。主持人說：我明白你的意思，可是我知道小王特別有表演天才，所以他更看重節(jié)目，是嗎?如果我是你的話我跟你一樣的心情，我特別想把節(jié)目定下來，那我想不妨把時(shí)間、地點(diǎn)確定一下，時(shí)間大家有沒有異議，就是元旦，新年的一月一號(hào)那一天，小王你覺得呢？與會(huì)者1——“蟬”說：我同意，我覺得元旦那天可以。主持人說：謝謝，那其他人有什么看法。與會(huì)者1——“蟬”說：我先說吧，我覺得像節(jié)目方面，還是由各小組自己報(bào)上來，然后由誰負(fù)責(zé)匯總，再從中挑一些好的，最后把節(jié)目確定下來。( )(3)“鯊魚”性格的發(fā)言者習(xí)慣于給予消極的、否定的意見。與“Shark 鯊魚”相遇聽和說是主持人必不可少的兩項(xiàng)技能?！靶行小痹u(píng)議：面對(duì)與會(huì)者1和與會(huì)者2的爭論，主持人只能隨聲附和。情景小案例“排除”的具體方法是：“您這個(gè)觀點(diǎn)太好了，那么您對(duì)下一個(gè)問題怎么看？”或是“你這個(gè)問題回答得非常好，您旁邊那位有什么見解呀？后邊那位有什么見解呀？”用這種問話可以達(dá)到一舉兩得的效果，其一是可以把你想排除的人排除出去，其二則可以讓那些還沒發(fā)言的人得到發(fā)言的機(jī)會(huì)?！敖ⅰ苯?jīng)常使用的問話是“我們討論完第一個(gè)問題了，接著我們?cè)龠M(jìn)一步，第二個(gè)問題您怎么看？”“那我們?cè)偕钜徊剑闳绾慰创@個(gè)問題的成因呢？”“我們進(jìn)一步具體怎么解決這個(gè)方案呢？”◆測(cè)試?yán)斫馇闆r。會(huì)議中主持人要學(xué)會(huì)使用以下幾種說話技巧：◆展示。此外，身體前傾也是傾聽的有效技巧，這種往前傾的姿勢(shì)是保證精力充沛的良好方式，同時(shí)還可以保證你不走神，你的身體前傾時(shí)，會(huì)給被傾聽者其很受尊重的印象。經(jīng)理乙說：啊......員工甲聽到經(jīng)理乙的“啊......”之后，就此閉嘴不語。只有聽完別人完整的故事之后，你才能換一個(gè)角度，站在他人的立場上，充分理解他人的處境、他人當(dāng)時(shí)的心情，也才能幫助你做出正確的判斷，以免犯下無法彌補(bǔ)的錯(cuò)誤。溝通與反饋的良性進(jìn)行是極其重要又極