【正文】 2. B時代光華課件——高效會議管理技巧學習課程：高效會議管理技巧單選題？ 回答：正確 1. A 給小組分派任務 3. C 無異議決策 ，如果一個人心里想的是100%的東西，別人具體行動時，變?yōu)榱耍? 回答：正確 1. A 四個 3. C 努力達成目標 ，開會頻率應為： 回答：正確 1. A 回避型 3. C 效率損失成本 ，屬于會議的哪種成本： 回答：正確 1. A 階梯教室的形式 3. C1．會議是一個集思廣益的渠道圖11 集思廣益圖如上圖11，會議是一個集合的載體。3．會議是一種群體溝通的方式開會很少是一對一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通?！舯O(jiān)督員工、協(xié)調矛盾許多公司或部門的常規(guī)會議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對工作任務的執(zhí)行情況，了解員工的工作進度；同時，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協(xié)調上下級以及員工之間的矛盾。會議的種類至少每年1次效率損失成本包括以下3種情況：【本講重點】會議效率不高的原因及預防性管理高效會議的八大特征會議規(guī)范而到場的人往往并非與議題關系最密切的人，所以準備不充分或者根本來不及準備。主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔任主持人一職。主持人毫無影響力□是 □否高效會議的八大特征◆下午35點之間，最好不要安排會議?！魷蕰r開始，準時結束。3．固定的會議流程規(guī)范圖21 固定的會議規(guī)范流程固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點。所以，一個規(guī)范的會議流程必須包含會前的準備工作與會后的跟蹤工作。第3講 開會前的準備工作定時交書面報告往往會流于形式，往往會使公司上下形成為了交報告而交報告的不良風氣，使公司內部缺乏溝通，使問題和建議無法順暢流通，長此以往，后果不堪設想。【自檢】請你回答下列問題：一家合資工廠著火了，經(jīng)過調查，原因在于一名員工違反了操作條例，在車間內吸煙，所以導致火災發(fā)生。良好的會議準備工作能夠幫助你節(jié)省會議時間，同時減少會議中可能出現(xiàn)的各種沖突，使會議井然有序、卓有成效。1．主持人的4個準備工作第4講 成功會議的五種策略掌握議事進度主要包括2種方式：語言方式與非語言方式。比如主持人把目光轉向別人，就可能是在提示正在說話的人可以停止說話了；不耐煩的敲桌子，也可以提示結束發(fā)言；用比較不禮貌的方式，如不停的看手表，也能達到同樣的效果。優(yōu)點：決策迅速高效；在急需行動的情況下最實用；在權力界限明顯的地方最有效。團隊成員投票選舉團隊領導。共識決策提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，能夠提高成員實施決策的積極性，體現(xiàn)平等之風。缺點：因為沒有哪兩個人的思想完全合拍，達成無異議決策也許會花費很長的時間。保證大多數(shù)獲勝。策略是決定會議成敗的關鍵因素之一，一定要深刻理解并靈活運用成功會議的5種策略。而當這80%的東西進入別人的耳朵時，由于文化水平、知識背景的關系，只存活了60%。由圖52所示，在三角形的底端， “自己”和“對方”在兩邊說話，你談你的事兒，我談我的事兒，這種溝通只是在對話，是不會成功的；只有在金三角的頂端，只有開會溝通的雙方采用換位思考的方式，使談話雙方都站在對方的角度上，設身處地的為對方考慮，才能真正體會彼此的意思，也才能實現(xiàn)成功的溝通，所以溝通的關鍵在于換位思考。3．反饋時的特征4．如何接受反饋是□ 否□◆見參考答案51傾聽的技巧經(jīng)理乙說：沒關系的，你說吧。2．傾聽的具體方法傾聽時最好保持點頭且微笑的精神面貌，你的眼神要與交談者相互接觸，要使交談者有一種被重視、在溝通的感覺。評論之后需要采用“建立”的說話技巧。排除是指拒絕某些與會者繼續(xù)發(fā)言，引進指邀請某些與會者發(fā)言。一個會議進行到一定時間時，主持人就要根據(jù)實際情況說：“好，這個程序我們現(xiàn)在進行到第二步了，那我建議我們馬上轉入第三步的程序”、“我們討論這幾個方案到底哪個適用？”?！拔覀兪窃谥v今年的晚會，不是講上年的晚會，最重要的是先把今年晚會的事情定下來。與“Cicada蟬”相遇【自檢】請做以下判斷題：(1)“兔子般追蹤” 的發(fā)言者往往喜歡挑戰(zhàn)現(xiàn)有程序。下面請大家各抒己見。主持人說：好好，我明白你的意思了，你講的其實非常好，你想總結的是地點和抽獎是非常重要的，其他是不重要的。主持人說：禮品的發(fā)放，你建議我們從禮品發(fā)放開始討論，我們看看能不能這樣，既然他們兩位都說到了時間、地點，我們不妨先按照這個順序討論，然后馬上討論這個禮品發(fā)放的問題，好嗎？評議：主持人要采取以下方式對付這樣的人：肯定他的貢獻或是重申可以先試用現(xiàn)在的程序，如不奏效，則馬上按他的方法實施。與會者2——“鯊魚”：這個事情里面，不能沒有一點點失誤或一點點小插曲呀，搞節(jié)目的不求十全十美，而是說通過晚會來使大家產生一種團隊的凝聚力，這是最主要的。主持人說：坐在最旁邊那位女士同意嗎?你同意嗎?你剛才有沒有聽到他說什么，他要請誰？與會者5——“螃蟹”：同意。這主要得力于這次會議主持人的會議技巧，從“評議”我們可以清楚地認識到會議中可能出現(xiàn)的各種意外，這主要是由一些比較有特色的發(fā)言者造成的，他們的表現(xiàn)特征在這個小情景劇中均有展示，主持人針對這些意外表現(xiàn)出了極高的處理技巧，值得從事會議管理的每個人認真學習。1．具體的守則與責任2．主持人作為矛盾調停者的失敗表現(xiàn)參會者的守則與責任它反映了沖突發(fā)生時，個人的選擇情況?！暨w就型。妥協(xié)型處于坐標的中間，屬于“和事佬”。會議記錄者的功能比較落后的工作方法是指派秘書或普通的文員去做會議記錄，現(xiàn)在則流行指派那些有潛力做主持人的員工去做這項工作。以會議為例，許多會議決議的產生通常都要使用“全體通過”這個名詞，其實這個名詞代表的意義并不是真正的全體意見一致，而是一種群體性的漠視結果。無論是哪種情況，都不利于形成客觀的決議。所以，一名會議記錄者需要同時具有多項才能：◆反應快。會議記錄者要能記住發(fā)言者所說事情的前因后果，遇到一個很復雜又冗長的問題時，更需要超強的記憶力，否則，很可能記到最后已經(jīng)不知發(fā)言者所云了。因花費時間記下的詳細發(fā)言內容，可能毫無用武之地。向與會者確認各議案的排序是否無誤。團隊會議的誤區(qū)主要有以下三點：1：社會性懈怠2：團隊思維3：團隊極化作為參會者的會后跟進所以，你要養(yǎng)成一種習慣，在你發(fā)言的時候，首先介紹這些詞語的意思。經(jīng)常加以歸納,有意識地把握會議的方向?！颈局v總結】會后的跟進工作既可以說是一次會議的收尾工作，在一定意義上也是下一次會議的準備工作，因此必不可少。會議記錄應闡明最后的結論。怎樣提高下次會議的質量主持人及參會者自我評定單具體表現(xiàn)是否存在以下問題（1）別的員工曾誤會我的意思有□ 無□（2）與別人談話時我經(jīng)常離開話題本意跳到別的話題有□ 無□（3）如果主持一個會議，我會讓參會人員先了解會議內容有□ 無□（4）面對一些人說話時我很緊張有□ 無□（5）在會上，總是只有我一個人說話，沒有成員參與有□ 無□（6）談話結束時，我會問員工是否明白我的意思有□ 無□（7）我分派工作后他們從不提問有□ 無□（8）我總是把一件事的前因后果澄清給別人有□ 無□（9）如果我表達的意思很復雜，令人難以明白，我會事先考慮有□ 無□（10）我總是會問：大家還有什么問題嗎？有□ 無□◆以自我評定單中的第6條為例主持人一定要詢問大家是否都已明白自己的意思。其實，會后的回顧能幫助自己反思并澄清一些事情，從會議中得到更多的收獲，這是一種良好的習慣。會議記錄者的作用僅次于會議主持人，要想成為一名合格會議記錄者一定要具有多項技能。會議結束后重新整理所記錄的內容，盡可能維持在一頁的長度。主席最好不要兼任此項工作。◆傾聽能力強?！魧懽挚?。對于這種會議誤區(qū)，身在其中的主持人和對答者均不易察覺，只有站在第三者角度上的會議記錄者可以清楚看到，因此，它可以針對此種情況適時做出提醒，避免會議作出少數(shù)人的決議，從而失去了開會的真正價值。而且，在這個問題上，主張要由不同的員工輪流擔任會議記錄者，而不是由固定的部門秘書來專職擔任，因為這一做法有助于鍛煉一群人，而不是一個人。◆會議記錄者特別重要。【本講總結】主持人和參會者的守則和責任是不同的，各有側重點，對會議而言都不可或缺?！艋乇苄?。根據(jù)這個坐標，介紹5種處理沖突的方法。表81 參會者責任一覽表時間參會者的責任開會前根據(jù)個人的觀點研究問題依據(jù)提供的資料準備論證的材料記下開會的日期、時間、地點做好在會議中盡量表達的心理準備開會中傾聽他人的意見積極發(fā)表自己的見解關注正在討論的事項與主持人密切配合以達到會議目的開會后會議達成了什么結果還有哪些事情未完成分配給自己的任務如何完成【本講總結】主持人在會議中往往會遇到一些意外情況，這些情況主要是由5種具有典型特征的發(fā)言者所引起的。評議：與會者5是典型的“螃蟹”性格的發(fā)言者。我們想聽聽這位怎么看呢，一直沒有說話的這位。主持人說：我明白你的意思，可是我知道小王特別有表演天才，所以他更看重節(jié)目，是嗎?如果我是你的話我跟你一樣的心情，我特別想把節(jié)目定下來，那我想不妨把時間、地點確定一下，時間大家有沒有異議，就是元旦，新年的一月一號那一天，小王你覺得呢？與會者1——“蟬”說：我同意，我覺得元旦那天可以。主持人說：謝謝，那其他人有什么看法。與會者1——“蟬”說：我先說吧，我覺得像節(jié)目方面，還是由各小組自己報上來，然后由誰負責匯總，再從中挑一些好的，最后把節(jié)目確定下來。( )(3)“鯊魚”性格的發(fā)言者習慣于給予消極的、否定的意見。與“Shark 鯊魚”相遇聽和說是主持人必不可少的兩項技能?！靶行小痹u議：面對與會者1和與會者2的爭論，主持人只能隨聲附和。情景小案例“排除”的具體方法是：“您這個觀點太好了，那么您對下一個問題怎么看？”或是“你這個問題回答得非常好，您旁邊那位有什么見解呀？后邊那位有什么見解呀？”用這種問話可以達到一舉兩得的效果，其一是可以把你想排除的人排除出去，其二則可以讓那些還沒發(fā)言的人得到發(fā)言的機會。“建立”經(jīng)常使用的問話是“我們討論完第一個問題了，接著我們再進一步，第二個問題您怎么看？”“那我們再深一步，你如何看待這個問題的成因呢？”“我們進一步具體怎么解決這個方案呢？”◆測試理解情況。會議中主持人要學會使用以下幾種說話技巧：◆展示。此外，身體前傾也是傾聽的有效技巧，這種往前傾的姿勢是保證精力充沛的良好方式，同時還可以保證你不走神，你的身體前傾時，會給被傾聽者其很受尊重的印象。經(jīng)理乙說：啊......員工甲聽到經(jīng)理乙的“啊......”之后，就此閉嘴不語。只有聽完別人完整的故事之后，你才能換一個角度，站在他人的立場上，充分理解他人的處境、他人當時的心情，也才能幫助你做出正確的判斷，以免犯下無法彌補的錯誤。溝通與反饋的良性進行是極其重要又極