【正文】 與會者1——“蟬”說：迪廳，又說到迪廳，迪廳有什么好的？又像去年一樣。與會者2——“鯊魚”：這個事情里面，不能沒有一點點失誤或一點點小插曲呀，搞節(jié)目的不求十全十美，而是說通過晚會來使大家產(chǎn)生一種團隊的凝聚力，這是最主要的。與會者4——“驢”說：我覺得去年搞的挺好的啊，我們大家就照去年的活動那樣模式就行，在節(jié)目上做一下改變就可以了。主持人說：坐在最旁邊那位女士同意嗎?你同意嗎?你剛才有沒有聽到他說什么，他要請誰？與會者5——“螃蟹”：同意。主持人說：好，那我最后再總結(jié)一下，我們這位先生的意思是說請一些名人啊，比如宋祖英呀，我提議，因為我們會議只有一個小時，我建議大家不做其他的事情，我們集中精力把這件事情來定一下，剛才時間、地點我們基本上已經(jīng)確定了，現(xiàn)在是節(jié)目單，最后一個議程是抽獎和發(fā)放禮品，稍微集中一下精力，還有什么看法，關(guān)于節(jié)目單最后再討論1分鐘。這主要得力于這次會議主持人的會議技巧，從“評議”我們可以清楚地認(rèn)識到會議中可能出現(xiàn)的各種意外，這主要是由一些比較有特色的發(fā)言者造成的，他們的表現(xiàn)特征在這個小情景劇中均有展示，主持人針對這些意外表現(xiàn)出了極高的處理技巧，值得從事會議管理的每個人認(rèn)真學(xué)習(xí)。每一類特殊的發(fā)言者，都有其明顯的表現(xiàn)特征；每一種由他們引發(fā)的意外情況，都有相應(yīng)的對策，這些對策掌握程度的深淺，會直接影響會議的效果。1．具體的守則與責(zé)任2．主持人作為矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn)參會者的守則與責(zé)任(1)營造和諧氣氛(2)積極發(fā)表自己的見解(3)尊重別人，避免出現(xiàn)會中意見一邊倒的情況(4)依據(jù)提供的資料準(zhǔn)備論證的材料(5)根據(jù)個人的觀點研究問題(6)保持中立態(tài)度◆見參考答案81它反映了沖突發(fā)生時，個人的選擇情況。◆暴力型?！暨w就型?！魠f(xié)作型。妥協(xié)型處于坐標(biāo)的中間，屬于“和事佬”。在會議中難免會出現(xiàn)沖突，一定要了解解決沖突的幾種模式，了解主持人和參會者如何用不同的沖突類型來共同解決矛盾、處理沖突，達(dá)成會議的最終結(jié)果。會議記錄者的功能◆會議記錄者的一個主要功能是記錄和維持議程所設(shè)計的程序。比較落后的工作方法是指派秘書或普通的文員去做會議記錄，現(xiàn)在則流行指派那些有潛力做主持人的員工去做這項工作。會議記錄者的觀察預(yù)防功能是比較容易被忽視的一大功能。以會議為例，許多會議決議的產(chǎn)生通常都要使用“全體通過”這個名詞，其實這個名詞代表的意義并不是真正的全體意見一致，而是一種群體性的漠視結(jié)果。參會者之所以會用一種聲音說話，不是因為站在真理的角度上，而主要是因為規(guī)范性的從眾壓力。無論是哪種情況，都不利于形成客觀的決議。如何克服這種情況？為什么？__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________◆見參考答案91所以，一名會議記錄者需要同時具有多項才能：◆反應(yīng)快?！糁R面廣。會議記錄者要能記住發(fā)言者所說事情的前因后果，遇到一個很復(fù)雜又冗長的問題時，更需要超強的記憶力，否則，很可能記到最后已經(jīng)不知發(fā)言者所云了。因花費時間記下的詳細(xì)發(fā)言內(nèi)容，可能毫無用武之地。會議記錄者的筆記最好要流暢，易于了解，同時不失真。向與會者確認(rèn)各議案的排序是否無誤。使用列點或簡短的一段文字，名數(shù)與會者重點工作分派情形及完成日期記錄無誤。只有如此，會議記錄者才能在會議中充分發(fā)揮自己的作用。團隊會議的誤區(qū)主要有以下三點：1：社會性懈怠2：團隊思維3：團隊極化例如會議核對單的條款如下：1：你認(rèn)為這會議有必要嗎？2：你認(rèn)為你作為參會者，你的出席有必要嗎？作為參會者的會后跟進(jìn)【自檢】在實際工作中，很少有人會在開會之后繼續(xù)跟進(jìn)工作，人們只是把開會當(dāng)作開會而已。最好這樣提問：“你們覺得我說清楚了嗎？”其實這樣的問話暗含著你是否聽懂的意思，但是由于語氣非常委婉得體，所以，既可以鼓勵別人提問，又充分顧及了別人的自尊心，可謂一舉兩得。所以，你要養(yǎng)成一種習(xí)慣，在你發(fā)言的時候，首先介紹這些詞語的意思。召集會議之前及早著手準(zhǔn)備是有效會議的關(guān)鍵。經(jīng)常加以歸納,有意識地把握會議的方向。注重結(jié)果，但更強調(diào)實施所有的決定。無論是主持人還是參會者，都要學(xué)會使用自我評定單，以此來檢查自己工作中的得失，從而為下一次會議質(zhì)量的提高準(zhǔn)備條件?！颈局v總結(jié)】會后的跟進(jìn)工作既可以說是一次會議的收尾工作，在一定意義上也是下一次會議的準(zhǔn)備工作，因此必不可少。會議記錄應(yīng)闡明最后的結(jié)論。時間是寶貴的，開會是要花錢的。怎樣提高下次會議的質(zhì)量一般來說，你可以先將這些內(nèi)容作個解釋，然后不斷重復(fù)說明，這樣既可以節(jié)省溝通時間，又能讓別人很快領(lǐng)會你的真意。主持人及參會者自我評定單具體表現(xiàn)是否存在以下問題（1）別的員工曾誤會我的意思有□ 無□（2）與別人談話時我經(jīng)常離開話題本意跳到別的話題有□ 無□（3）如果主持一個會議，我會讓參會人員先了解會議內(nèi)容有□ 無□（4）面對一些人說話時我很緊張有□ 無□（5）在會上，總是只有我一個人說話，沒有成員參與有□ 無□（6）談話結(jié)束時，我會問員工是否明白我的意思有□ 無□（7）我分派工作后他們從不提問有□ 無□（8）我總是把一件事的前因后果澄清給別人有□ 無□（9）如果我表達(dá)的意思很復(fù)雜，令人難以明白，我會事先考慮有□ 無□（10）我總是會問：大家還有什么問題嗎？有□ 無□◆以自我評定單中的第6條為例主持人一定要詢問大家是否都已明白自己的意思。作為一名會議主持人，在具體工作中不能有任何閃失。其實，會后的回顧能幫助自己反思并澄清一些事情，從會議中得到更多的收獲，這是一種良好的習(xí)慣。2：開會的目的清楚嗎？3：會議記錄者有沒有？4：會議議程照章進(jìn)行了嗎？5：是否適時整合了與會者的意見呢？6：工作分配是否得當(dāng)呢？引言【本講重點】參會者如何進(jìn)行會后跟進(jìn)主持人如何進(jìn)行會后跟進(jìn)會后自我評定如何提高下次會議的質(zhì)量第10講 會后跟進(jìn)團隊會議的誤區(qū)會議記錄者除了記錄會議的內(nèi)容外，還必須負(fù)責(zé)監(jiān)督整個會議的過程，保證會議決策的正確性和規(guī)范性。會議記錄者的作用僅次于會議主持人，要想成為一名合格會議記錄者一定要具有多項技能。會議記錄者應(yīng)與主席共同修正會議記錄者錯誤的部分。會議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容，盡可能維持在一頁的長度。會議記錄者的責(zé)任還包括：要及時指出令人困惑的發(fā)言，請該發(fā)言人解釋清楚。主席最好不要兼任此項工作。對會議記錄的十大建議：重要的會議應(yīng)錄音下來，從而使整理會議記錄時有依據(jù)?！魞A聽能力強。這屬于一個會議記錄者的硬件能力?！魧懽挚?。會議記錄者在現(xiàn)代會議中是僅次于會議主持人的一個重要角色。這種誤區(qū)也需要類似會議記錄者這樣的第三者來觀察發(fā)現(xiàn)，并幫助大家及時預(yù)防。對于這種會議誤區(qū)，身在其中的主持人和對答者均不易察覺，只有站在第三者角度上的會議記錄者可以清楚看到，因此，它可以針對此種情況適時做出提醒，避免會議作出少數(shù)人的決議，從而失去了開會的真正價值。例如，可以清楚地觀察在會議中哪些人發(fā)言過長，哪些人尚未發(fā)言，并對這些情況做好相關(guān)紀(jì)錄，以此來提醒主持人。而且，在這個問題上，主張要由不同的員工輪流擔(dān)任會議記錄者，而不是由固定的部門秘書來專職擔(dān)任，因為這一做法有助于鍛煉一群人，而不是一個人。會議記錄者在會議的過程中主要負(fù)責(zé)記錄、維持會議的議程所設(shè)計的程序，可以起到“和事佬”的作用?！魰h記錄者特別重要。第9講 會議記錄【本講總結(jié)】主持人和參會者的守則和責(zé)任是不同的，各有側(cè)重點，對會議而言都不可或缺。發(fā)生了沖突，促使大家合作，共同解決沖突?！艋乇苄汀１┝︻愋偷娜艘晃兜臐M足自己的要求，類似暴君。根據(jù)這個坐標(biāo)，介紹5種處理沖突的方法。圖81 沖突的二維模式圖81是一個坐標(biāo)系，反映了面對沖突時人們各種各樣的反應(yīng)。表81 參會者責(zé)任一覽表時間參會者的責(zé)任開會前根據(jù)個人的觀點研究問題依據(jù)提供的資料準(zhǔn)備論證的材料記下開會的日期、時間、地點做好在會議中盡量表達(dá)的心理準(zhǔn)備開會中傾聽他人的意見積極發(fā)表自己的見解關(guān)注正在討論的事項與主持人密切配合以達(dá)到會議目的開會后會議達(dá)成了什么結(jié)果還有哪些事情未完成分配給自己的任務(wù)如何完成【本講重點】主持人的守則與責(zé)任參會者的守則與責(zé)任如何處理會議中的沖突【本講總結(jié)】主持人在會議中往往會遇到一些意外情況，這些情況主要是由5種具有典型特征的發(fā)言者所引起的。評議：與會者5是典型的“螃蟹”性格的發(fā)言者。主持人說：好，那最那邊的那位，怎么樣看？與會者5——“螃蟹”：就按你們說的辦吧。我們想聽聽這位怎么看呢，一直沒有說話的這位。與會者2——“鯊魚”：他是太高興了扭的腳吧。主持人說：我明白你的意思，可是我知道小王特別有表演天才，所以他更看重節(jié)目，是嗎?如果我是你的話我跟你一樣的心情，我特別想把節(jié)目定下來，那我想不妨把時間、地點確定一下，時間大家有沒有異議，就是元旦，新年的一月一號那一天，小王你覺得呢？與會者1——“蟬”說：我同意，我覺得元旦那天可以。與會者3——“兔子”：咱們現(xiàn)在討論一下禮品發(fā)放的問題。主持人說：謝謝，那其他人有什么看法。我建議去一個比較遠(yuǎn)的，高雅一點的，我想比如說什么中央電視臺梅地亞賓館，或者是去清華紫光國際會議中心，那個地方才與我們的身份相符嘛，是吧!評議：像“蟬”一樣的與會者1，說話漫無邊際，滔滔不絕，符合蟬的本性。與會者1——“蟬”說：我先說吧，我覺得像節(jié)目方面，還是由各小組自己報上來，然后由誰負(fù)責(zé)匯總，再從中挑一些好的，最后把節(jié)目確定下來。( )(3)“鯊魚”性格的發(fā)言者習(xí)慣于給予消極的、否定的意見。與“Shark 鯊魚”相遇第7講 如何對待會議中的意外情況聽和說是主持人必不可少的兩項技能。顯而易見，在這樣的主持人的“統(tǒng)領(lǐng)”之下，會議一定是節(jié)節(jié)敗退，無法挽回。“行行”評議：面對與會者1和與會者2的爭論，主持人只能隨聲附和?！澳銈兙腿f了。情景小案例◆就程序提出建議?！芭懦钡木唧w方法是：“您這個觀點太好了，那么您對下一個問題怎么看？”或是“你這個問題回答得非常好，您旁邊那位有什么見解呀？后邊那位有什么見解呀？”用這種問話可以達(dá)到一舉兩得的效果，其一是可以把你想排除的人排除出去，其二則可以讓那些還沒發(fā)言的人得到發(fā)言的機會。在測試完理解情況之后，就需要總結(jié)，即把大家的意見集中，例如：“剛才大家討論非常好，我來總結(jié)一下你們說的是一、二、三……”。“建立”經(jīng)常使用的問話是“我們討論完第一個問題了，接著我們再進(jìn)一步，第二個問題您怎么看？”“那我們再深一步，你如何看待這個問題的成因呢？”“我們進(jìn)一步具體怎么解決這個方案呢？”◆測試?yán)斫馇闆r。與會者回答完主持人的探詢問話之后，主持人將對與會者的回答作出評論，如“我明白你的意思了”“我認(rèn)