【正文】 會后的跟進(jìn)包括主持人的會后跟進(jìn)和參會者的會后跟進(jìn)。關(guān)于習(xí)慣會議成功只有用結(jié)果來衡量。準(zhǔn)時開會，才能準(zhǔn)時結(jié)束。怎樣提高下次會議的質(zhì)量：只有必要時才開會。例如做人力資源管理工作經(jīng)常會使用到一些術(shù)語，這些術(shù)語可能有很多人不太熟悉，諸如H2D（人力資源管理）、H2M（人力資源開發(fā)）等。值得注意的問題是：詢問要注意方式，最好不要直接問“你們聽明白了嗎？”這樣容易給人造成一種高人一等的感覺，對成年人而言，這顯然會傷及別人的自尊。即使是會后的跟進(jìn)工作，也要環(huán)環(huán)相扣，一步一個腳印的認(rèn)真完成，只有這樣才能給自己和別人不斷創(chuàng)造新的機(jī)會?！颈局v重點】作為參會者的會后跟進(jìn)作為主持人的會后跟進(jìn)自我評定怎樣提高下次會議的質(zhì)量關(guān)于習(xí)慣 在會議結(jié)束之前，主席發(fā)言5到7分鐘總結(jié)之后，會議記錄者發(fā)給參會人會議評估單，評估這個會質(zhì)量的好與壞。會議記錄者還要充分重視有關(guān)會議記錄的10大建議。將此份會議記錄發(fā)送給與會者。會議記錄應(yīng)有組織地整理如下：標(biāo)題，會議目標(biāo)，主席名字，缺席及出席人名單應(yīng)列在會議記錄起頭處。適時做總結(jié)，協(xié)助討論進(jìn)行。此外，會議記錄者最好由與會者輪流擔(dān)任。除非有必要，定期召開的會議通常不用錄音?！艨偨Y(jié)能力強(qiáng)。◆記憶力特別強(qiáng)。做會議記錄，寫字速度當(dāng)然有一定要求。因為，一名好的會議記錄者可以增進(jìn)議事效率，而一名不好的會議記錄者不僅徒增誤會，還浪費時間；一名稱職的會議記錄者不僅能仔細(xì)傾聽發(fā)言，而且能準(zhǔn)確陳述聽到的內(nèi)容，同時記錄好幾項發(fā)言而不失誤。【自檢】會議中非常容易出現(xiàn)社會性懈怠，即許多參會者始終沒有進(jìn)入會議狀態(tài)，始終不發(fā)表意見，因此，往往影響會議決策的客觀性。第三誤區(qū) 團(tuán)體極化團(tuán)體極化指的是會議的討論有時會趨于極端化，或者極好或者極壞。第二誤區(qū) 從眾心理從眾心理就是大家都用一種聲音說話。當(dāng)然，最主要的觀察預(yù)防功能體現(xiàn)在他可以警醒主持人避免走入以下3大會議誤區(qū)：第一誤區(qū) 社會性懈怠社會性懈怠是一個心理學(xué)上的名詞，它指的是一種群體的無所謂狀態(tài)?！粲^察預(yù)防功能?！魰h記錄者還有協(xié)助主持人做好會議總結(jié)與歸納的功能。會議記錄在會議中的重要性僅次于主持人，他也是導(dǎo)致一個會議成敗的關(guān)鍵?！颈局v重點】會議記錄者的功能誰能勝任會議記錄者對會議記錄的10大建議二者的權(quán)責(zé)劃分一定要分明，這樣才能更好的發(fā)揮其作用。◆妥協(xié)型。回避型既不決斷，又不合作，而是回避矛盾。但是在一些特別緊急的情況下，暴力型的處理者也是必不可少。從而了解主持人和參會者如何用不同的沖突類型來共同解決矛盾，處理沖突，達(dá)成會議的最終結(jié)果。這個圖的縱坐標(biāo)分為決斷和不決斷，橫坐標(biāo)則是合作與不合作。【自檢】請將下列命題歸類，分別放入各自所屬的圈內(nèi)。主持人的守則與責(zé)任因此，要熟悉這5種發(fā)言者的具體表現(xiàn)，要掌握應(yīng)對這些意外情況的對策。總結(jié)：會議還沒有結(jié)束，但是最終取得了成功，形成了令大家都滿意的決議。是會議中的跑題者，習(xí)慣于自己做自己的事情。主持人說：按照我們這個討論，就是說按照去年的模式，一會兒在會議的結(jié)束時大家做一個表決，你們各位思考一下是迪廳還是梅地亞賓館，最后以少數(shù)服從多數(shù)來決定，好不好？那下面呢我們要定一下節(jié)目，大家有什么高見沒有？與會者1——“蟬”說：節(jié)目的話，我覺得還是搞傳統(tǒng)藝術(shù)，比如京劇呀，我們公司那么多京劇票友，那這個機(jī)會應(yīng)該讓他們露一手吧，或者是來一個什么獨唱呀，或者是請幾個比較有名的人，比如什么宋祖英啊什么的，從觀眾席里面拉一個男同志起來對唱一段什么情歌啊那種節(jié)目，這樣的方式比較好，互動性強(qiáng)。評議：主持人及時打斷了與會者1和與會者2的爭吵，避免了大會開成小會。與會者1——“蟬”說：扭腳就是破壞了氣氛。主持人說：好，那么地點，梅地亞賓館？與會者2——“鯊魚”：迪廳。評議：與會者3是屬于“兔子”性格的發(fā)言者，總是提議不同的程序。與會者2——“鯊魚”：我不同意他的看法，地點和抽獎這些都是次要的，既然是一個晚會，主題應(yīng)該是節(jié)目，節(jié)目搞得好與壞能決定整個晚會質(zhì)量如何，是不是能夠引起大家的興趣。一定要控制其發(fā)言時間。抽獎活動是晚會重要的一環(huán)，我們一定要抽的讓大家都開心。會議內(nèi)容如下主持人說：今天會議的主要議題是即將舉行的員工晚會，會議時間局限在1小時之內(nèi)，我們要決定4項內(nèi)容，即晚會的時間、地點、節(jié)目單和抽獎內(nèi)容。( )(4)保持短暫的沉默可以對付在會議中打瞌睡的人。與“Crab 螃蟹（跑題者）”相遇【本講重點】與“Cicada蟬”相遇與“Shark鯊魚”相遇與“Donkey驢”相遇遭遇“Rabbit Tracking兔子般追蹤”與“Crab螃蟹(跑題者)”相遇對聽來說，要掌握傾聽的禮節(jié)、傾聽的具體方法，要識別傾聽的誤區(qū)。所以，主持人一定要掌握高超的談話技巧，這樣才能有效控制會場，使會議盡在你的掌握之中。“今天先別討論這個問題了，會議先到此結(jié)束，我們下次再通知一個會議，再開一個吧，我覺得今天的會議沒結(jié)果?！痹u議：當(dāng)25句其他人的發(fā)言之后，主持人方才說了這么一句簡短無力的話。人物——主持人；與會者1；與會者2；與會者3；與會者4會議主題——關(guān)于新年晚會地點、時間、節(jié)目和抽獎禮品的討論會議特色——主持人說話技巧太差，無法控制會場，致使會議完全失敗。主持人就會議程序提出一些建議，主要的目的是掌控會議時間。這其二“把別人帶進(jìn)來”就是所謂的“引進(jìn)”?！襞懦c引進(jìn)。在會議中總有一些人表示反對意見，對于這些反對意見作為主持人的你可能沒聽明白，或者你認(rèn)為大家可能沒有聽明白，這時候就要采用“測試”的問話方式，來測試一下大家的理解情況。◆建立。即主持人使用流利的話語把自己的想法展示給大家。其實，這兩句話的作用在于它可以使你置身于一種既合適表達(dá)自己感受，又能與別人融洽溝通的情境中，如此一來，身為主持人的你，當(dāng)然能夠在會議主持中游刃有余。傾聽的關(guān)鍵則是重復(fù)和總結(jié)，當(dāng)然也要做好相關(guān)的記錄。這次溝通以失敗告終。經(jīng)理乙說：別太著急，大家可以幫你湊足首付，你還差多少錢？員工甲說：不好意思，我還差很多錢。傾聽是有一定禮節(jié)的行為，一定要充分重視。所以，要深刻理解溝通的特征，溝通會遇到的障礙，也要學(xué)會如何進(jìn)行巧妙的表揚和批評，如何理性的接受反饋，這樣才能有效提高會議的效率。是□ 否□(2)這就是最佳解決方法。下面介紹2種效果較好的建設(shè)性反饋：圖54 反饋的兩種類型◆正面指導(dǎo)反饋——積極的反饋是一種正面的強(qiáng)化指導(dǎo)，即一般意義上的表揚。只有掌握了這些溝通原則，才能促進(jìn)溝通的順利進(jìn)行。冰山露出水面的部分只占整個冰山體積的5%～20%，隱含在水面以下的冰山體積，即對方真正想說卻沒說出的內(nèi)容則占到80%～95%。2．溝通金三角圖52 溝通金三角溝通金三角反映的是一種換位思考的思維模式。這就是所謂的溝通漏斗，它的吞并功能可謂強(qiáng)大。對溝通者來說，是指如果一個人心里想的是100%的東西，當(dāng)你在眾人面前、在開會的場合用語言表達(dá)心里100%的東西時，這些東西已經(jīng)漏掉了20%，你說出來的只剩80%了。會議中的溝通需要特別引起注意的是達(dá)成協(xié)議的具體步驟和做好決策的一些科學(xué)方法?！粢妳⒖即鸢?1 (3)少數(shù)服從多數(shù)決策 C、允許多數(shù)人對問題發(fā)表自己的意見。4種團(tuán)隊決策法優(yōu)點：確保團(tuán)隊每個人都認(rèn)為所達(dá)成的決議是最佳的，并公開支持它；意見不和和沖突最低。注意：無論團(tuán)隊具備什么樣的經(jīng)驗，無異議決策都很難達(dá)成。而且需要大量的溝通、耐心的聆聽并理解他人觀點；為確保所有團(tuán)隊成員有機(jī)會發(fā)表意見和分享其見解，必須進(jìn)行有效的推動?！九e例】全體工作人員同意支持新的程序變動，團(tuán)隊制定了一套工作方針。3．共識決策共識決策產(chǎn)生于所有成員都不同程度地支持某項提議，每一團(tuán)隊成員均有否決權(quán)。決議可通過簡單唱票，相對迅速和高效做出。【舉例】團(tuán)隊成員投票接受一項新的工作程序。2．少數(shù)服從多數(shù)決策少數(shù)服從多數(shù)決策出現(xiàn)于多數(shù)成員同意提案時，它以民主原則為基礎(chǔ)。經(jīng)理決定工作日程表，然后通知該小組。適宜使用：當(dāng)組織授權(quán)團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)人作最終決策并全權(quán)負(fù)責(zé)時。通過這些步驟的有效執(zhí)行，能夠順利達(dá)成協(xié)議。2．非語言方式更有效的掌控議事進(jìn)度的方式是用非語言性的方式，即通過眼神、手勢等面部表情告訴發(fā)言人說多了或者別說了，或者是說得不夠接著說等。例如，面對一些非常容易滔滔不絕的發(fā)言者，主持人可以憑借對其的了解，讓其先發(fā)言，使其盡量縮短發(fā)言的時間?？貓鲆簿统蔀橐粋€主持人最應(yīng)訓(xùn)練的技巧之一。如何分配發(fā)言時間好的準(zhǔn)備是成功的一半，一定要做好會議的準(zhǔn)備工作。主持人的準(zhǔn)備工作將這些具體的工作一一列出就是一張會議準(zhǔn)備工作核對單。當(dāng)然，會議的合適人數(shù)應(yīng)該根據(jù)會議的議題、重要性具體決定。一般來說，會議的準(zhǔn)備工作具有以上4種作用，它可以幫助你確定在會議中應(yīng)該采取哪種討論方式達(dá)到最好的會議效果；通過充分的會議準(zhǔn)備、通過書面通知的形式告知參會者會議的目的、意圖以及會議對與會者發(fā)言的要求等情況。采用會議的形式表揚或批評，有利于充分發(fā)揮表揚或批評的作用。2．必須開會的“五個如果”圖32 必須開會的“五個如果”◆“聽取部門匯報工作”最好采用會議的形式，不能用每周或每月交一次書面報告的方式取代。◆如果你是唯一可以做決策的人，那么一定不要浪費自己和他人的時間，召開耗時長久的所謂會議。這一步確定工作的作用相當(dāng)于一個“篩選器”，它使那些根本不符合發(fā)生條件的“會議”提前落選，從而為高效會議的產(chǎn)生把好第一關(guān)?！皺C(jī)遇只偏愛那些有準(zhǔn)備的頭腦”?！颈局v總結(jié)】會議效率不高是當(dāng)前許多會議的現(xiàn)狀。但是，它們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵?！?進(jìn)行會議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等?！粢庖姴煌呛檬拢h論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”?！羲信c會者都要準(zhǔn)備在會上發(fā)言。2．會議規(guī)范本身大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點子、新方法。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工回應(yīng)會議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實的。會議規(guī)范包含3個部分：會議時間安排的規(guī)范、固定的會議流程規(guī)范以及會議規(guī)范本身。建議在正式召開會議之前，將高效會議的8大特征一一列出，并隨時檢驗，充分做好預(yù)防性管理，使即將召開的會議能夠成為真正意義上的高效會議。存在問題是否存在改進(jìn)意見開會的原因、目的和結(jié)果在會議舉行之前將開會的原因、目的和結(jié)果通知所有的參會者。開會對象的選擇事先通知必須出席會議的人，將出席會議的人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類。（7）開會的原因、目的和結(jié)果開會的原因、目的和結(jié)果在會議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。（3）開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。這3種原因是：主持人的技能、會議的地點以及會議的準(zhǔn)備工作。因此，尋找致使會議效率不高的原因就顯得格外重要?！粲行氨仨毜綍钡膯T工，因為已經(jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會議討論很難進(jìn)行。很多公司往往由于以下原因，開會效率低下：◆公司的主管都不知道何時是開會的最好時機(jī)。第2講 會議效率不高的原因及解決方案【本講總結(jié)】從某種角度而言，世界是一