【正文】 示結(jié)束發(fā)言；用比較不禮貌的方式，如不停的看手表，也能達(dá)到同樣的效果。第4講 成功會議的五種策略【自檢】請你回答下列問題：一家合資工廠著火了，經(jīng)過調(diào)查，原因在于一名員工違反了操作條例，在車間內(nèi)吸煙，所以導(dǎo)致火災(zāi)發(fā)生。所以，一個規(guī)范的會議流程必須包含會前的準(zhǔn)備工作與會后的跟蹤工作?！魷?zhǔn)時開始，準(zhǔn)時結(jié)束。主持人毫無影響力□是 □否【本講重點】會議效率不高的原因及預(yù)防性管理高效會議的八大特征會議規(guī)范至少每年1次◆監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾許多公司或部門的常規(guī)會議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解員工的工作進(jìn)度；同時，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協(xié)調(diào)上下級以及員工之間的矛盾。1．會議是一個集思廣益的渠道圖11 集思廣益圖如上圖11，會議是一個集合的載體。 回答：正確 1. A 回避型 3. C 努力達(dá)成目標(biāo) ，開會頻率應(yīng)為： 回答：正確 1. A 給小組分派任務(wù) 3. C時代光華課件——高效會議管理技巧學(xué)習(xí)課程：高效會議管理技巧單選題？ 有些事情需要當(dāng)眾表揚或批評 2. B 重視一部分細(xì)節(jié) 4. D 妥協(xié)型 2. B會議的意義◆傳達(dá)資訊通過會議可以向員工通報一些決定及新決策，也就是說向員工傳達(dá)來自上級或其他部門的相關(guān)資訊。第2講 會議效率不高的原因及解決方案這3種原因是：主持人的技能、會議的地點以及會議的準(zhǔn)備工作。存在問題是否存在改進(jìn)意見會議規(guī)范包含3個部分：會議時間安排的規(guī)范、固定的會議流程規(guī)范以及會議規(guī)范本身?！羲信c會者都要準(zhǔn)備在會上發(fā)言。但是，它們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵。這一步確定工作的作用相當(dāng)于一個“篩選器”，它使那些根本不符合發(fā)生條件的“會議”提前落選，從而為高效會議的產(chǎn)生把好第一關(guān)。當(dāng)然，會議的合適人數(shù)應(yīng)該根據(jù)會議的議題、重要性具體決定。好的準(zhǔn)備是成功的一半，一定要做好會議的準(zhǔn)備工作。2．非語言方式更有效的掌控議事進(jìn)度的方式是用非語言性的方式，即通過眼神、手勢等面部表情告訴發(fā)言人說多了或者別說了，或者是說得不夠接著說等。經(jīng)理決定工作日程表，然后通知該小組。3．共識決策共識決策產(chǎn)生于所有成員都不同程度地支持某項提議，每一團(tuán)隊成員均有否決權(quán)。優(yōu)點：確保團(tuán)隊每個人都認(rèn)為所達(dá)成的決議是最佳的，并公開支持它；意見不和和沖突最低。需要特別引起注意的是達(dá)成協(xié)議的具體步驟和做好決策的一些科學(xué)方法。2．溝通金三角圖52 溝通金三角溝通金三角反映的是一種換位思考的思維模式。下面介紹2種效果較好的建設(shè)性反饋：◆建立。主持人就會議程序提出一些建議，主要的目的是掌控會議時間。所以，主持人一定要掌握高超的談話技巧，這樣才能有效控制會場，使會議盡在你的掌握之中。與“Crab 螃蟹（跑題者）”相遇一定要控制其發(fā)言時間。與會者1——“蟬”說：扭腳就是破壞了氣氛?？偨Y(jié)：會議還沒有結(jié)束，但是最終取得了成功，形成了令大家都滿意的決議。這個圖的縱坐標(biāo)分為決斷和不決斷，橫坐標(biāo)則是合作與不合作?！敉讌f(xié)型。◆會議記錄者還有協(xié)助主持人做好會議總結(jié)與歸納的功能。第三誤區(qū) 團(tuán)體極化團(tuán)體極化指的是會議的討論有時會趨于極端化，或者極好或者極壞?！粲洃浟μ貏e強(qiáng)。適時做總結(jié)，協(xié)助討論進(jìn)行。即使是會后的跟進(jìn)工作，也要環(huán)環(huán)相扣，一步一個腳印的認(rèn)真完成，只有這樣才能給自己和別人不斷創(chuàng)造新的機(jī)會。準(zhǔn)時開會，才能準(zhǔn)時結(jié)束。會后的跟進(jìn)包括主持人的會后跟進(jìn)和參會者的會后跟進(jìn)。怎樣提高下次會議的質(zhì)量：只有必要時才開會。會議記錄者還要充分重視有關(guān)會議記錄的10大建議。此外，會議記錄者最好由與會者輪流擔(dān)任。做會議記錄，寫字速度當(dāng)然有一定要求。第二誤區(qū) 從眾心理從眾心理就是大家都用一種聲音說話。會議記錄在會議中的重要性僅次于主持人，他也是導(dǎo)致一個會議成敗的關(guān)鍵?；乇苄图炔粵Q斷，又不合作，而是回避矛盾。【自檢】請將下列命題歸類，分別放入各自所屬的圈內(nèi)。是會議中的跑題者，習(xí)慣于自己做自己的事情。主持人說：好，那么地點，梅地亞賓館？與會者2——“鯊魚”：迪廳。抽獎活動是晚會重要的一環(huán)，我們一定要抽的讓大家都開心?！敖裉煜葎e討論這個問題了，會議先到此結(jié)束，我們下次再通知一個會議，再開一個吧，我覺得今天的會議沒結(jié)果。這其二“把別人帶進(jìn)來”就是所謂的“引進(jìn)”。即主持人使用流利的話語把自己的想法展示給大家。這次溝通以失敗告終。所以，要深刻理解溝通的特征，溝通會遇到的障礙，也要學(xué)會如何進(jìn)行巧妙的表揚和批評，如何理性的接受反饋，這樣才能有效提高會議的效率。圖54 反饋的兩種類型◆正面指導(dǎo)反饋——積極的反饋是一種正面的強(qiáng)化指導(dǎo)，即一般意義上的表揚。這就是所謂的溝通漏斗，它的吞并功能可謂強(qiáng)大?！粢妳⒖即鸢?1注意：無論團(tuán)隊具備什么樣的經(jīng)驗，無異議決策都很難達(dá)成。決議可通過簡單唱票，相對迅速和高效做出。適宜使用：當(dāng)組織授權(quán)團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)人作最終決策并全權(quán)負(fù)責(zé)時。例如，面對一些非常容易滔滔不絕的發(fā)言者，主持人可以憑借對其的了解，讓其先發(fā)言，使其盡量縮短發(fā)言的時間。采用會議的形式表揚或批評，有利于充分發(fā)揮表揚或批評的作用?！皺C(jī)遇只偏愛那些有準(zhǔn)備的頭腦”?！?進(jìn)行會議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。2．會議規(guī)范本身建議在正式召開會議之前，將高效會議的8大特征一一列出，并隨時檢驗，充分做好預(yù)防性管理，使即將召開的會議能夠成為真正意義上的高效會議。開會的原因、目的和結(jié)果在會議舉行之前將開會的原因、目的和結(jié)果通知所有的參會者。因此，尋找致使會議效率不高的原因就顯得格外重要?！颈局v總結(jié)】從某種角度而言，世界是一個時時處處充滿會議的世界。表11 會議的種類按人數(shù)分類按開會方式分類按開會目的分類● 團(tuán)體會議● 一對一會議【本講重點】會議的意義會議的目的會議的種類會議的頻率會議成本的計算會議的主要目的就是解決問題，但由于開會技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題，反而使問題愈趨復(fù)雜。 會議的時間成本 2. B 40% 4. D 80% 2. B 在權(quán)力界限明顯的地方最有效 4. D 全體會議 3. C 回答：正確 1. A 在金三角的頂端，設(shè)身處地的為對方考慮 ？ 至少每兩月一次 3. C 回答：正確 1. A 所有與會者都要準(zhǔn)備在會上發(fā)言 ，會議布局應(yīng)該是： 2．會議顯示一個組織或一個部門的存在會議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個人的會議，這兩個人也是一種小型組織。通過舉行會議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。許多重要的會都安排在周五下午開，或非要安排在事務(wù)繁忙的周一開。（4）主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會議意圖。會前準(zhǔn)備不足，會議議題讓人不明所以□是 □否◆上午910點之間，員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)?！魰h結(jié)束23天后，所有與會者應(yīng)拿到會議記錄。因此，找出會議效率低下的原因就顯得格外重要。首先，因為他人的參與可能只能把問題變得更糟；其次，決策既然只能由你做出，就無需聚集他人集體討論，結(jié)果又全盤推翻他人意見，這種做法只會既不利于解決問題，又容易令自己陷入尷尬境地?！粢妳⒖即鸢?1這張核對單雖然數(shù)目繁多，然而卻是會議成功的有效保證。彼德適宜使用：當(dāng)時間有限，而決策結(jié)果不會對反對者造成消極影響時。優(yōu)點：保證所有問題和思想得到公開辯論，每個團(tuán)隊成員有機(jī)會發(fā)表意見?！咀詸z】請你完成以下連線題： (1)無異議決策 A、確保團(tuán)隊每個人都認(rèn)為所達(dá)成的決議是最佳的，并公開支持它；意見不和及沖突最低。例如“剛才這位先生的發(fā)言大家都清楚了嗎？”或者說 “您剛才是說的這個意思，我理解對了嗎？”這就是測試的說話方式，用其來保證大家真正弄懂一些意見的實際含義。就說而言，主要應(yīng)學(xué)習(xí)8種說話技巧。( )情景小案例所有的員工在一塊，對去年一年做一個回顧，對來年做一個展望，在這一氣氛之下，也能凝聚團(tuán)隊的這種戰(zhàn)斗力，所以我覺得這些東西都無所謂，只要不是太嚴(yán)肅的地方就可以，時間的話這個只要是臨近春節(jié)的幾天都行。與會者4——“驢”說：我覺得去年搞的挺好的啊，我們大家就照去年的活動那樣模式就行，在節(jié)目上做一下改變就可以了。每一類特殊的發(fā)言者，都有其明顯的表現(xiàn)特征；每一種由他們引發(fā)的意外情況，都有相應(yīng)的對策，這些對策掌握程度的深淺，會直接影響會議的效果?！舯┝π?。在會議中難免會出現(xiàn)沖突，一定要了解解決沖突的幾種模式，了解主持人和參會者如何用不同的沖突類型來共同解決矛盾、處理沖突，達(dá)成會議的最終結(jié)果。會議記錄者的觀察預(yù)防功能是比較容易被忽視的一大功能。如何克服這種情況？為什么？__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________◆見參考答案91使用列點或簡短的一段文字，名數(shù)與會者重點工作分派情形及完成日期記錄無誤。例如會議核對單的條款如下：1：你認(rèn)為這會議有必要嗎？2：你認(rèn)為你作為參會者，你的出席有必要嗎？最好這樣提問：“你們覺得我說清楚了嗎？”其實這樣的問話暗含著你是否聽懂的意思，但是由于語氣非常委婉得體，所以，既可以鼓勵別人提問，又充分顧及了別人的自尊心，可謂一舉兩得。注重結(jié)果，但更強(qiáng)調(diào)實施所有的決定。一般來說，你可以先將這些內(nèi)容作個解釋，然后不斷重復(fù)說明，這樣既可以節(jié)省溝通時間，又能讓別人很快領(lǐng)會你的真意。2：開會的目的清楚嗎？3：會議記錄者有沒有？4：會議議程照章進(jìn)行了嗎？5：是否適時整合了與會者的意見呢？6：工作分配是否得當(dāng)呢？引言【本講重點】參會者如何進(jìn)行會后跟進(jìn)主持人如何進(jìn)行會后跟進(jìn)會后自我評定如何提高下次會議的質(zhì)量第10講 會后跟進(jìn)會議記錄者應(yīng)與主席共同修正會議記錄者錯誤的部分。對會議記錄的十大建議：重要的會議應(yīng)錄音下來，從而使整理會議記錄時有依據(jù)。會議記錄者在現(xiàn)代會議中是僅次于會議主持人的一個重要角色。例如，可以清楚地觀察在會議中哪些人發(fā)言過長，哪些人尚未發(fā)言，并對這些情況做好相關(guān)紀(jì)錄，以此來提醒主持人。第9講 會議記錄暴力類型的人一味的滿足自己的要求，類似暴君。【本講重點】主持人的守則與責(zé)任參會者的守則與責(zé)任如何處理會議中的沖突主持人說：好，那最那邊的那位，怎么樣看？與會者5——“螃蟹”：就按你們說的辦吧。與會者3——“兔子”：咱們現(xiàn)在討論一下禮品發(fā)放的問題。第7講 如何對待會議中的意外情況“你們就全說了。在測試完理解情況之后，就需要總結(jié)，即把大家的意見集中，例如：“剛才大家討