【正文】 為問題是.......”這樣兩者的溝通就可以順暢進行了。會議中主持人要學會使用以下幾種說話技巧：◆展示。4．“傾聽”小總結(jié)如果用兩句日常用語來總結(jié)傾聽的技巧，那你可以經(jīng)常使用“我也有相同的經(jīng)歷”“如果是我的話”這兩句話進入傾聽狀態(tài)，同時也能使會談者充分感受到你正在傾聽。此外，身體前傾也是傾聽的有效技巧，這種往前傾的姿勢是保證精力充沛的良好方式，同時還可以保證你不走神，你的身體前傾時，會給被傾聽者其很受尊重的印象。◆其次傾聽是一種忘我的方式，讓自我與他人在同一種話語背景中融合。經(jīng)理乙說：啊......員工甲聽到經(jīng)理乙的“啊......”之后，就此閉嘴不語。談話內(nèi)容如下：員工甲說：我想貸款買房，但是首付不夠，所以很煩惱。只有聽完別人完整的故事之后，你才能換一個角度，站在他人的立場上，充分理解他人的處境、他人當時的心情，也才能幫助你做出正確的判斷，以免犯下無法彌補的錯誤?！颈局v重點】傾聽的技巧實際的說話技巧溝通與反饋的良性進行是極其重要又極其困難的。是□ 否□(4)為了按時完成任務，我要你這樣做。(1)你出生前我們就是這么做的!批評要非常注意方式，既要達到反饋的目的，又不能傷害別人的自尊。1．反饋的兩種方式2．反饋的兩種類型在溝通過程中，彼此積極主動，善于傾聽對方，注重雙方的每一個細節(jié)，并且雙方為達成目標而不斷努力。3．溝通的冰山模式圖53 溝通的冰山模式溝通的冰山模式反映了兩個人或者兩組人在談話時，談的是同一個話題，但是大家說出的內(nèi)容只是冰山露出水面的部分，而對方真正想表達的東西大部分隱藏在水面以下。等到這些人遵照領(lǐng)悟的40%具體行動時，已經(jīng)變成20%了。1．溝通漏斗圖51 溝通漏斗溝通漏斗呈現(xiàn)的是一種由上至下逐漸減少的趨勢，因為漏斗的特性就在于“漏”?！颈局v重點】會議中的溝通會議中的反饋技巧從會議的開始直至會議的結(jié)束，每一步都需要掌握得恰到好處，只有這樣才能讓會議的高效變得萬無一失。(4)共識決策 D、決策迅速高效；在急需行動的情況下最實用；在權(quán)力界限明顯的地方最有效。復雜的決議會經(jīng)過深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議。【舉例】一陪審團認真研究法庭案子后，呈遞一份無異議裁決書。當提案非常重要，要求所有成員達成完全一致時，團隊應作出無異議決策。缺點：達成一致需要相對長的時間，并具挑戰(zhàn)性。保證大多數(shù)人獲勝?！九e例】特別行動小組向部分領(lǐng)導提交報告并等待最后決策。1．權(quán)威決策權(quán)威決策出現(xiàn)于最高掌權(quán)者具有決策權(quán)和否決權(quán)，單方面作出決定時。德魯克是世界著名的管理大師，他通過多年的學習研究，總結(jié)出了達成協(xié)議的如下步驟。如何達成決議——決策方式1．語言方式語言方式是指主持人用一些比較有技巧的話語來控制會議的議事進度。掌握議事進度對一次會議的成功可謂至關(guān)重要。如何做開場白無論是簡潔明了的1H5W，還是項目分明的準備工作核對單，都需要我們對其有一個全面而細致的了解及深刻的理解。其中，“S”和“W”代表主持人自身具有的主持優(yōu)勢和劣勢；而“O”和“T”則是指你所進行的這次會議主持工作對你周圍的環(huán)境（也包括你自身）可能帶來的機會或是威脅。◆如果是全體會議，可以布置成階梯教室的形式；◆5到7人的會議，最好安排成圓桌型，也就是半島型。會議的具體準備工作相當于會議的硬件，因此必須要面面俱到。這個人數(shù)既能夠防止人數(shù)太少，不能集中反映群體思想，又能避免因為人數(shù)過多，從而造成一部分人的消極參與。1．1H 5W圖33 1H 5W1H 5W是指會議準備工作需要特別注意的6個方面，用英文縮寫表示為1H 5W。只有認識到準備工作的作用，才能有更大的積極性、更有信心地做好準備工作。因為分派任務意味著要達到團結(jié)上下、協(xié)作完成任務的目的，只有通過會議把任務公共化、明確化，才能促進協(xié)作，從而保證任務的及時完成?！舯頁P和批評是兩種很好的激勵方式，而當眾的表揚和批評具有更強的影響力?！暨@些方式可能在感覺上不如開會那么痛快淋漓，然而卻簡潔有效，對于一些問題的解決具有經(jīng)濟實用的優(yōu)勢。這個確定工作看似多余，實際上必不可少。是否要開會與此同時，清楚了解什么是高效會議、會議規(guī)范有哪些也至關(guān)重要，只有掌握了這些，才能從正面引導我們?nèi)绾翁岣邥h的效率。（2）兩個基本點兩個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準備和會議結(jié)束后的跟蹤，這兩個基本點是最容易被忽視的。一個中心包括：■ 會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時間安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會議記錄人。◆必要時請第三方監(jiān)控，以保證會議質(zhì)量。◆所有與會者應知道維護別人的尊嚴，不在會中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意?！舫^1小時的會議應有書面通知、議程表及相關(guān)資料?！羯衔?012點或下午13點之間，最適合調(diào)動員工集思廣益。這個時候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時間才能進入工作狀態(tài)。會議規(guī)范高效會議具有8大特征。會議地點的布局讓人很有壓迫感□是 □否(1)你所在公司是否存在會議效率不高的問題？□ 是 □ 否(2)如果存在，請從下列選項中選出符合你所在公司實際情況的選項，并提出改進意見。會議的準備工作一定要提前做好具體的準備工作。地 點地點盡量設置在一個封閉的會議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進行。對于會議來說，做預防性管理，實際上就是在開會之前，針對可能導致會議效率低下的各種原因，一一做好預防工作，從而保證會議的高效進行。（6）會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。（2）地點會議地點設在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。在這7種原因中，有3種原因是會議的“致命傷”，需要格外警惕。開會之所以煩，用小王的話來說，就是“會議常在毫無章法的狀況下進行，甚至毫無意義地延長時間，即使有決議，質(zhì)量也很低”，簡而言之，會議效率不高。這使得員工疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其他會議。1．會議的通病——效率不高小王是一家公司的職員，他對公司會議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司會議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。A、固定的部門會議 ①至少每兩月一次B、一對一會議 ②隨時C、處理突發(fā)事件的會議 ③按需要D、全體會議 ④至少每月一次◆見參考答案11開會時，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。會議成本分為時間成本、直接會議成本和效率損失成本3種。每種會議都有其合理的發(fā)生頻率，只有掌握了合理的會議發(fā)生頻率，才能更高效地利用各種會議解決問題、達到目的。這種會議是為了使公司上下團結(jié)一心，朝著一個方向共同努力。圖13 達成協(xié)議與解決問題的6個步驟◆資源共享利用開會匯集資源，以期相互幫助，共同進步?！糸_展有效的溝通會議是一種多項交流，可以集思廣益，實現(xiàn)有效溝通是會議的一個主要目的。因為這種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習慣。因此，會議能夠充分顯示一個組織或部門的存在價值。許多高水準的創(chuàng)意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。 半島型 第1講 當今會議面面觀 回答：正確 1. A 2小時之內(nèi)的會議不需要有書面通知 3. C 效率損失成本 ？ 回答：正確 1. A 會議的金錢成本 3. C 協(xié)作型 、場地費等費用，屬于哪種會議成本？ 回答：正確 1. A 60% 3. C 按需要 ，你心里想的是100%，真正被別人理解并消化了的是： 回答：正確 1. A 有明確的時間約束 3. C 六個 ？ 回答：正確 1. A 溝通金三角呈現(xiàn)的是一種由上至下逐漸減少的趨勢 3. C 20% ： 回答：正確 1. A 權(quán)威決策 3. C 聽取部門匯報工作 ，團隊制定了一套工作方針，屬于哪種決策？ 回答：正確 1. A 在急需行動的情況下最實用 3. C 34人的會議 ： 回答：正確 1. A 5到7人的會議 4. D 決策迅速高效 2. B 會議成本太大 4. D 少數(shù)服從多數(shù)決策 2. B 40% 4. D 溝通金三角反映的是一種換位思考的思維模式 2. B 五個 4. D 有明確的溝通目標 2. B 隨時 4. D 80% 2. B 遷就型 4. D 會議的時間成本 2. B 會議的直接成本 4. D 會議結(jié)束23天后，所有與會者應拿到會議記錄 2. B 圓桌型 4. D如何能在會議中高效率且有效果地解決問題，是“高效會議管理技巧”的中心議題。通過會議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點子”。沒有不開會的組織或部門，一個組織或部門不召開會議，它的存在價值就會受到質(zhì)疑。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過Ｅmail、多媒體等種種形式進行溝通，但是，群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的?！暨_成協(xié)議與解決問題達成協(xié)議與解決問題一般要經(jīng)歷以下6個步驟，通過這6個步驟，最終實現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問題的解決。◆激勵士氣年初或年底的會議通常具有這一目的性。會議可以按照人數(shù)、開會方式和開會目的進行分類，每一種分類都從一個方面反映了會議的作用，每一種分類都與人們的實際需要、社會的不斷發(fā)展密切相關(guān)。會議的頻率會議成本的計算【自檢】請將下列相關(guān)選項用橫線連接起來。因此，每個人應從基礎(chǔ)做起，深刻理解會議的意義、目的、分類、合理的發(fā)生頻率以及如何計算會議的成本，只有先掌握了這些基礎(chǔ)知識，才可能使每一次會議都“行之有效”。會議效率不高的原因及預防性管理◆許多主管對于何時開會幾乎都不征詢員工的意見。時下有一句很流行的話——“最近比較煩”，對太多像小王一樣的職場人士來說，這句話可以改為“開會比較煩”。2．會議效率不高的原因會議效率不高通常由以下7種原因造成。表21 會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項 次原因具體表現(xiàn)（1）時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。（5）參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。3．預防性管理所謂預防性管理，其實就是防患于未然，將禍患扼殺于搖籃之中。會議效率不高的原因預防性管理措施時 間會議一般應安排在周二至周四上午或是下午兩點半之后，避免安排在周一或周五。參會者的技能參會者一定要具有傾聽能力?！咀詸z】請根據(jù)自身情況完成下列表格。會議總是選在午飯時間進行□是 □否與低效率會議相對的就是高效會議，高效會議充分克服了致使會議效率不高的種種不利因素。1．會議時間安排的規(guī)范◆上午89點之間，正是員工從家到公司，準備開始一天工作的時候。在這個時間段最適合進行一對一的會談，同樣也是進行業(yè)務會談的最佳時機。這個時段的員工開始進入一天當中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個時段舉行會議往往會事倍功半。會議規(guī)范主要包括以下條款：◆所有與會者將每周工作