檔案管理實(shí)務(wù)項(xiàng)目六-文庫(kù)吧資料
2025-01-12 05:18本頁(yè)面
【正文】 析的基礎(chǔ)上，著手設(shè)計(jì)站點(diǎn)體系結(jié)構(gòu)和導(dǎo)航方案，實(shí)際上就是設(shè)計(jì)檢索的路徑，包括按機(jī)構(gòu)、主題、責(zé)任者、保管期限等多條途徑，導(dǎo)航方案一般為網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，各個(gè)節(jié)點(diǎn)之間的關(guān)系包括層次結(jié)構(gòu)、時(shí)間關(guān)系、水平關(guān)系、內(nèi)容關(guān)系等，可以借鑒一些用戶網(wǎng)站的經(jīng)驗(yàn)，提供直接檢索和間接檢索兩種檢索方式。邏輯非關(guān)系用排除法控制檢索結(jié)果，有利于提高檢準(zhǔn)率。 ?（ 3）邏輯非關(guān)系（ NOT） ?一般用符號(hào)? — ? 表示。如?教師 +醫(yī)生?表示檢索有關(guān)教師或醫(yī)生方面的檔案。邏輯與關(guān)系是一種限定關(guān)系，這種關(guān)系用得越多，表示限定條件越嚴(yán)格，因此在一般情況下使用邏輯與關(guān)系有利于提高檢準(zhǔn)率。? 表示。 ?（ 6）對(duì)計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)的依賴性。 ?（ 4）檢索效果好。 ?（ 2）檢索速度快?，F(xiàn)在多數(shù)檔案館（室）利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案有步驟地進(jìn)行數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檢索自動(dòng)化。平均每個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)錄入目錄超過(guò) 4萬(wàn)條，其中中央檔案館的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)錄入數(shù)達(dá) 30萬(wàn)條，是國(guó)內(nèi)最大的文獻(xiàn)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。 1983年僅有個(gè)別檔案部門利用微型計(jì)算機(jī)開(kāi)展檔案自動(dòng)編目、檢索的試驗(yàn)，至 1989年底全國(guó)檔案部門已經(jīng)配備了微機(jī)約 1000臺(tái)，還有少數(shù)中、小型機(jī)。 任務(wù)訓(xùn)練 活 動(dòng) 目 標(biāo) 通過(guò)訓(xùn)練掌握電子檔案的信息著錄與檢索方法； 活 動(dòng) 組 織 上機(jī)登陸文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息的錄入與查找檢索； 學(xué)生上機(jī)登陸文檔管理系統(tǒng)將 待錄入的檔案內(nèi)容與形式特征 信息錄入計(jì)算機(jī)，并按要求查 找相應(yīng)的檔案，以訓(xùn)練電子檢 索技巧。從上例也可以看出，編制紙制檢索工作是實(shí)現(xiàn)電子檔案網(wǎng)絡(luò)檢索的前提。檔案信息資源上網(wǎng)，現(xiàn)在越來(lái)越多的檔案館都有了自己的檔案網(wǎng)站，越來(lái)越多的人也開(kāi)始上網(wǎng)查找檔案資源。目前，分公司已經(jīng)具有的比較完備的紙質(zhì)檢索工作，但電子檢索系統(tǒng)還沒(méi)有建立，如果能成功實(shí)現(xiàn)地把檔案內(nèi)容傳到了網(wǎng)上，分公司查閱檔案再也不用跑到總公司去了。一天，一分公司工作售貨員來(lái)查閱一份檔案時(shí)說(shuō)：?我用了半天的時(shí)間就為了查這份檔案。 知識(shí)目標(biāo)： 能夠按照標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行將檔案信息著錄到數(shù)據(jù)庫(kù)中； 能夠掌握電子檔案檢索的規(guī)范操作。 ?2．卷內(nèi)文件目錄匯集 ?3．分類目錄 ?4．主題目錄 ?5．專題目錄 ?6．文號(hào)索引 ?7．人名索引 ?8．全宗指南 ?9．專題指南 ?（二）檔案檢索流程 ?檢索的過(guò)程和方法，主要包括下列幾個(gè)步驟： ?1．分析利用要求； ?2．選定檢索工具，確定檢索途徑和方法，如按分類途徑、按主題途徑，或按全宗構(gòu)成者、責(zé)任者、年代以及其他途徑檢索； ?3．按照選定的檢索途徑及其檢索標(biāo)識(shí)，如分類號(hào)、主題詞等查取檔案； ?4．通過(guò)一定的方式，將檔案材料或編成的目錄提供給利用者。概念轉(zhuǎn)換是檔案標(biāo)引結(jié)果的體現(xiàn)，如果在轉(zhuǎn)換中發(fā)生誤差，未能選擇恰當(dāng)?shù)臋z索標(biāo)識(shí)，造成誤標(biāo)或漏標(biāo)，必然影響檢索效率。主題分析的主要內(nèi)容有兩方面：一是分析主題的類型，二是分析主題的構(gòu)成因素，亦稱主題因素。格式如下： ?表 1 文件級(jí)條目著錄格式 分類號(hào) 檔案館代號(hào) 檔 號(hào) 電子文檔號(hào) 縮微號(hào) 正題名 =并列題名：副題名及說(shuō)明題名文字：文件編號(hào) /責(zé)任者 +附件． — 稿本：文種 ． — 密級(jí)：保管期限． — 時(shí)間． — 載體類型：數(shù)量及單位：規(guī)格． — 附注 主題詞或關(guān)鍵詞 提要 二、檔案標(biāo)引 ?1．主題分析 ?主題分析是確定被標(biāo)引檔案主題概念的過(guò)程?！?檔案著錄規(guī)則 》 規(guī)定，一般使用段落符號(hào)式條目格式，實(shí)際工作需要時(shí)也可以使用表格式條目格式。 ??囗?用于每一個(gè)殘缺文字和未考證出時(shí)間的每一數(shù)字。 ?? ?用于下列著錄內(nèi)容之間：日期起止和檔號(hào)、電子文檔號(hào)、縮微號(hào)各層次之間。 ??（ ）?置于下列著錄內(nèi)容的兩端：責(zé)任者所屬機(jī)構(gòu)名稱、責(zé)任者真實(shí)姓名、責(zé)任者職責(zé)或身份、外國(guó)責(zé)任者國(guó)別及姓名原文、中國(guó)責(zé)任者時(shí)代、歷史檔案中的朝代紀(jì)年、農(nóng)歷、地支代月、韻目代日轉(zhuǎn)換后的公元紀(jì)年。 ?? +?置于每一個(gè)附件之前。 ??；?置于多個(gè)文件編號(hào)之間、多個(gè)責(zé)任者之間。 ??：?置于下列各著錄單元之前：副題名及說(shuō)明題名文字、文件編號(hào)、文種、保管期限、數(shù)量及單位、規(guī)格。為識(shí)別各著錄項(xiàng)目、單元（小項(xiàng)）及其內(nèi)容，應(yīng)添加如下規(guī)定的標(biāo)識(shí)符： ??． — ? 置于下列各著錄項(xiàng)目之前：稿本與文種項(xiàng)、密級(jí)與保管期限項(xiàng)、時(shí)間項(xiàng)、載體形態(tài)項(xiàng)、附注項(xiàng)。該項(xiàng)包括分類號(hào)、檔案館代號(hào) *、檔號(hào)、電子文檔號(hào)、縮微號(hào)、主題詞或關(guān)鍵詞 6個(gè)單元。該項(xiàng)
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