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正文內(nèi)容

行政辦公室日常管理制度-文庫(kù)吧資料

2024-11-21 00:34本頁(yè)面
  

【正文】 當(dāng)面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。 (六 )、檔案借閱、利用工作 凡需使用檔案者,均須填寫(xiě)文件借閱單,依據(jù)借閱權(quán)限和檔案密級(jí),經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能借閱 借閱期限不得超過(guò)三個(gè)星期,到期歸還;如需再借,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。介于兩種保管期限的,保管期限從長(zhǎng)。其中財(cái)務(wù)檔案見(jiàn)財(cái)務(wù)檔案保存期限表。 (四 )、檔案的鑒定: 從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱(chēng)等方面鑒別檔案的價(jià)值。 每年對(duì)檔案進(jìn)行一次清理: 1)、清除不必要保存的材料; 2)、對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷,卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起,編制案卷目錄和卷內(nèi)目錄。 歸檔前將資料分類(lèi),分組放置在待辦卷宗內(nèi)。 分類(lèi)。 (二 )、檔案的歸檔、立卷與管理。 根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定精神,各部門(mén)形成的文件材料原則上由本部門(mén)負(fù)責(zé)立卷和歸檔,并定期向公司檔案部門(mén)移交保管。 三、公司檔案管理體制 公司檔案工作,實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。 以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件,各類(lèi)會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃和工作總結(jié)。 檔案管理制度 一、總則 為規(guī)范檔案管理工作,特制定本辦法。有領(lǐng)導(dǎo)指示的,還應(yīng)附批復(fù)件。 第二十五條 紅頭文件只適用于需遵照?qǐng)?zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命等。 第二十三條 需要銷(xiāo)毀的公文,應(yīng)登記造冊(cè),寫(xiě)明發(fā)文單位或部門(mén)、標(biāo)題、文號(hào)、份數(shù),報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可銷(xiāo)毀。 第二十一條 重要的會(huì)議材料,包括通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等公司內(nèi)部發(fā)文;上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有關(guān)的決定、通知、指示、命令、條例、規(guī)定、批復(fù)等;公司 對(duì)外的正式發(fā)文和與相關(guān)單位來(lái)往文書(shū)都在歸檔范圍。公文發(fā)送的范圍、份數(shù)根據(jù)其內(nèi)容確定,需要的發(fā)夠,無(wú)關(guān)的不發(fā)。一般性公文由分管副總簽發(fā)。 第十七條 專(zhuān)業(yè)性公文由相關(guān)部門(mén)起草,分管副總審批后按原程序進(jìn)行。 第十六條 核稿的重點(diǎn):看有無(wú)必要行文要素;是否符合國(guó)家的方針政策、法律法規(guī);與本單位已發(fā)公文是否銜接、是否相互抵觸;所涉及的要求和措施是否明確,切實(shí)可行;行文關(guān)系和公文格式是否符合相關(guān)規(guī)定或是習(xí)慣;文字?jǐn)⑹鍪欠穹衔姆ㄟ壿?;?biāo)點(diǎn)符號(hào)是否合適等。 第十五條 公文由辦公室秘書(shū)和文書(shū)根據(jù)相關(guān)會(huì)議或精神起草,由辦公室主 任核稿,送主管副總審批,然后安排打印,辦公室蓋章、發(fā)送。約定俗成的可以用簡(jiǎn)稱(chēng)。 第十三條 在使用簡(jiǎn)稱(chēng)時(shí),應(yīng)先用全稱(chēng),再加以說(shuō)明。 第十二條 引用的公文要寫(xiě)明標(biāo)題、發(fā)文機(jī)關(guān)、公文編號(hào)和發(fā)文時(shí)間。如提出新的政策規(guī)定應(yīng)盡量與原來(lái)的有關(guān)政策銜接,并加以說(shuō)明。寫(xiě)明部門(mén)和姓名的直接轉(zhuǎn)給相關(guān)部門(mén)處理。 第八條 業(yè)務(wù)往來(lái)的文件由辦公室主任和文書(shū)根據(jù)文件內(nèi)容要求經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示后,交有關(guān)部門(mén)處理。 第七條 機(jī)、絕密文件不得自行處理,要單獨(dú)造冊(cè),安全存放。 第五條 上級(jí)來(lái)文、函件、傳真,均由辦公室文書(shū)登記編號(hào),并附“公文閱辦卡”,由辦公室主任提出分送或擬辦意見(jiàn),及時(shí)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱處理。 第三條 本公司公文,是傳達(dá)貫徹上級(jí)指示精神、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn) 題,指導(dǎo)或商洽工作的重要工具,由辦公室實(shí)行統(tǒng)一管理、科學(xué)管理、保密管理,真正做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。 公文管理規(guī)定 第一條 為了規(guī)范公司各類(lèi)公文的收發(fā)、審批、處理,特制定本制度。 凡是只寫(xiě)明“山西通洲煤焦集團(tuán)收”的信件,由辦公室文書(shū)負(fù)責(zé)拆閱,視情況處理;寫(xiě)明董事長(zhǎng)收的信件,由辦公室主任拆閱后視情況處理。 一般信件,要及時(shí)通知收件人領(lǐng)取。 屬于掛號(hào)信、包裹單、匯款單等由辦公室內(nèi)勤及時(shí)通知本人或家屬,收件人或其家屬直接到辦公室簽字領(lǐng)取。 九、郵件收發(fā)管理制度 為保障公司全體員工的個(gè)人信件、訂閱報(bào)刊能及時(shí)收到,根據(jù)需要,特制定本制度。各音響設(shè)備和場(chǎng)地的保管單位應(yīng)由指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管,所借音響設(shè)備場(chǎng)地的鑰匙應(yīng)由借用人或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。未經(jīng)管理人員同意,嚴(yán)禁私自改動(dòng)設(shè)備線(xiàn)路的連接。發(fā)現(xiàn)失竊,及時(shí)報(bào)案。 會(huì)議室音響設(shè)備管理人員應(yīng)本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度去做好音響設(shè)備的日常維護(hù)和管理工作。 連接自帶設(shè)備(如 IT、電臺(tái)錄音等),請(qǐng)?jiān)跁?huì)議室預(yù)定時(shí)向管理員提出相關(guān)要求,根據(jù)設(shè)備的兼容性、連接線(xiàn)接口是否匹配等情況,需提前 30至 60 分鐘到場(chǎng)。 音響設(shè)備管理人員應(yīng)熟練掌握 會(huì)議室內(nèi)各種設(shè)備的使用操作方法,保持其經(jīng)常處于良好狀態(tài),發(fā)現(xiàn)故障及時(shí)報(bào)告處理。 各個(gè)會(huì)議室的用電設(shè)備、音響設(shè)備安排專(zhuān)人管理,掌握會(huì)議室設(shè)備的操作要領(lǐng),對(duì)近期會(huì)議安排心中有數(shù)。 八、會(huì)議室管理制度 會(huì)議室音響設(shè)備、器材等由行政辦公室宣傳科負(fù)責(zé)管理。進(jìn)行維修或更換。 1臨時(shí)需要購(gòu)買(mǎi)的材料,急時(shí) 向公司申請(qǐng),領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可購(gòu)買(mǎi)。 1室內(nèi)設(shè)備每周維護(hù)檢查一次,使之經(jīng)常保持良好運(yùn)行狀態(tài)。 雷雨季節(jié),強(qiáng)雷天氣需關(guān)閉系統(tǒng)所有電源,待雷雨過(guò)后重新啟動(dòng)設(shè)備。 維護(hù)人員需隨時(shí)注意設(shè)備工作狀態(tài),并做好運(yùn)行記錄。 如遇特殊情況須立即進(jìn)行安裝維護(hù)工作的,則事后要補(bǔ)填安裝登記表。 凡未經(jīng)辦公室許可私自進(jìn)行安裝維護(hù)工作,由此所產(chǎn)生的一切后果由當(dāng)事人負(fù)責(zé),情節(jié)嚴(yán)重的上報(bào)相關(guān)部門(mén)追求責(zé)任。 辦公室將在 2日內(nèi)做安排,技術(shù)人員將進(jìn)行系統(tǒng)安裝維護(hù)。 私人不得借用電視臺(tái)的設(shè)備、儀器。 使用設(shè)備應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)程,及時(shí)作好使用情況記錄,使用中發(fā)生異常情況或事故,應(yīng)立即停機(jī)、斷電并迅速報(bào)告,由辦公室指定專(zhuān)人查明原因,進(jìn)行處理,做好情況記錄,屬違章操作或人為事故,要追究當(dāng)事人責(zé)任,并按學(xué)校有關(guān)規(guī)定處理。保管人對(duì)設(shè)備要定期清潔、養(yǎng)護(hù)、檢修并做好記錄,保證設(shè)備完好率。 各類(lèi)設(shè)備及器材均應(yīng)有專(zhuān)人保管,使用前須征得保管人的同意,遇有特殊情況,須經(jīng)電視
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