【正文】 把要剪下的部分圈起來。⑸ 當(dāng)住址、電話號碼有變更，因異遷或異動而頭銜、職位有所變更時，在名片上予以更正。 ② 依公司名之筆劃順序來整理。 28 資料之整理（文件、事務(wù)文書、名片之整理）⑵ 收藏入公文柜中⑶ 每年一次資料重整（另行放置）⑷ 名片之整理，用名片整理簿或名片整理箱來處理。 ④ 每件個別整理……交易、工事，依慣例之儀式、交 涉、談判等之文書，從開始到結(jié)束、集中歸納整理。 ② 人案別整理……依個案分類來整理。 28 資料之整理（文件、事務(wù)文書、名片之整理）⑴ 不管是公司內(nèi)之文件、公司外之文書，為了必要時馬上可利用，省略尋找之時間，必須建立整理基準(zhǔn)。 ⑩ 不要貼不足郵票或貼斜了、或角邊弄破損等，應(yīng)規(guī) 矩地貼好、貼正。 ⑧ 要選擇與封人物大小配合之信封。 27 事務(wù)文書之發(fā)送 ⑥「郵資已付」、「廣告回信」郵件要使用特別印刷好之信 封，或者貼上郵票。 ③ 有好幾種隨函封入之附件時，要各自封入不同之信件中，不可放錯信件！ ④ 特別的郵件在信封上記上特殊處理之記號。 ⑵ 把信件寄到公司外時，要注意以下事項： ① 檢查信封上之收信人姓名、地址是否正確。 ⑽ 要發(fā)出之文書正確地折疊后放入信封中。 ⑻ 知道原稿用紙之書寫方法。 ⑹ 字的排列要平衡。 26 事務(wù)文書之完成 ⑴ 把握事務(wù)文書之流程 ①（在上司之指示下）作成草稿 ②（上司之）口述筆記 ③（上司之談話、會議等）要點備忘—作成草稿 ④（根據(jù)秘書之工作）作成草稿 ⑵ 明白作成事務(wù)文書之要點 ⑶ 不要有女性格調(diào) ⑷ 不要出現(xiàn)錯字、漏字、贅字。 ⑹ 上司不在時，放入卷宗置于桌上。 ⑹ 檢查同封之物 ⑺ 開封之后，若失誤將信用剪刀或拆信刀弄破時，要以透明膠帶貼好。 ⑵ 把握要點（5W 1H法） ①when（何時） ②who（何人） ③where（何處） ④what（何事） ⑤why（何因） ⑥how（如何）⑶以不失禮為原則⑷了解上司與公司同仁的人際關(guān)系 23 轉(zhuǎn)達消息注意事項 ⑴ 不要自以為是 ⑵ 不要昌然判斷 ⑶ 不要使上司誤會你話中之意 ⑷ 不要離題 ⑸ 不要歪曲 ⑹ 不要有暖味之表現(xiàn) 24 來信文書之處理（遞交上司前之處理） ⑴ 了解權(quán)限范圍 ⑵ 收到時，馬上拆開 ⑶ 記人受信簿中（特別是署日及時間） ⑷ 拆開信件之后，馬上閱讀，區(qū)分出緊急信、重要信等。 ⑧ 盡早作成會場費、茶點費、雜費、未收取之費用等收支計算書。 ⑥ 整理保管出缺席名單。 ④ 公布后之剩余資料，除了保管起來外，其他的要焚毀。 ② 讓上司過目后保管好。 ⑤ 與會場人員招呼寒暄。 ③ 清理使用器物（煙灰缸、茶杯、水壺）。 ⑷向出席者表示感謝 ⑸作會場之善后工作 ① 確認(rèn)遺失物。 ⑥ 如果不清楚出席者之性名，可以用不會混淆之號碼、姓氏、或自己想出的符號等記之，事后再改正過來。 ④ 贊成者、反對者之姓名也要記錄。 ② 必要時，取得許可后，使用錄音機來錄音。 ⑥ 不要隨便地離席。 ④ 如會議時間較長，于中間休息時，必須添換茶水、煙灰缸及擦拭黑白板。 ② 經(jīng)常不斷地留意扮演一個上司之聯(lián)絡(luò)人。 ⑹ 備有餐宴者，邀請函應(yīng)予交代；必要時，并可在回函中請受邀者注明是否參加。 ⑷ 作成出席者名單。 ③ 準(zhǔn)備規(guī)約、上次之記錄（會議記錄）、參考資料。 19 由上司主辦會議之準(zhǔn)備 ⑶ 準(zhǔn)備資料 ① 作成原稿，得到上司之修慶與承認(rèn)。 ⑥ 主辦者之聯(lián)絡(luò)處。 ④ 議題（目的）。 ② 開會時日、預(yù)定結(jié)束時間。 ⑵ 如須對方回復(fù)來參加或不來參加時，使用回郵明信片，或在信函中附上回信用明信片。 ⑼ 日后，寄出謝函（或電話致謝）。 ⑷ 除了在聚會日之前事先連絡(luò)準(zhǔn)備車輛單位，使用者、時間、目的地等外，當(dāng)天還得再一次確認(rèn)。 17 上司參加外部聚會之準(zhǔn)備 ⑴ 研究上司之日程預(yù)定表，必要的話，也請教上司之意見，連絡(luò)對方出席與否之回信。 ⑹ 捐款必須取得收據(jù)。 ⑷ 對于能配合相稱贈禮之種類與目的之物品，日常生 活中即要下功夫研究。 ⑵ 上司所遞交之贈禮對象，將之作為一覽表。 ③ 因為要應(yīng)對接待多人，所以要特別注意不要犯了漏記、錯記、弄錯金錢與貴重物品等錯誤。 ⑸ 擔(dān)任受禮、招待時 ① 該準(zhǔn)備的東西不要疏忽遺漏。 ⑶ 注意服裝，特別留意喜慶或吊喪之場合。 14 賀、吊業(yè)務(wù) ⑴ 請貼之制作及送發(fā)不可有所失誤。 ⑦ 細(xì)算旅費。 ⑤ 提出留守中之報告。 ③ 回公司后，通知有關(guān)單位上司回來消息。 13 上司出差時秘書應(yīng)注意事項 ⑶ 出差后 ① 回公司之前一日就要先確認(rèn)乘坐交通工具到達時間、 航空公司之名稱等。 ③上司不在期間，確知誰是擔(dān)負(fù)責(zé)任者。 ⑵ 出差中 ①留守中之偶發(fā)事件、經(jīng)過情形等，作成簡明記錄。 ③ 處理出發(fā)前已決裁批準(zhǔn)之事、留守中之注意事項等。 13 上司出差時秘書應(yīng)注意事項 ⑴ 出差當(dāng)日 ① 安排車子（視情形，到住宅處迎接）。 ⑦ 準(zhǔn)備旅費——概算一下出差必要之旅費，事先向經(jīng)辦單位申請并領(lǐng)取現(xiàn)金或旅行支票。 ⑤ 復(fù)檢必要攜帶品。 ③ 預(yù)約并確保交通工具、旅館。 12 上司出差日程管理 ⑴ 訂立出差日程時，應(yīng)考慮事項： ① 應(yīng)辦之事為何？ ② 期間多久？ ③ 何日、何時應(yīng)到達目的地？何時該出發(fā)？ ④ 應(yīng)選擇何種交通工具與路徑？ ⑤ 住宿于何處？ ⑥ 到達目的地后之日程安排為何？ ⑦ 要攜帶何物？（資料、貨樣、會議記錄等） ⑧ 上司之意見、希望為何？ 12 上司出差日程管理 ⑵ 作成日程表時之工作： ① 作成明細(xì)之日程表、旅程表。 ⑽ 預(yù)定表中，經(jīng)常使用之詞語。 ⑻ 上司之預(yù)定，要與公司內(nèi)有關(guān)之部門連絡(luò)。 11 上司之時間管理 ⑹ 制作每月、每周、每日之預(yù)定表時，特別是會議或與 公司內(nèi)外之人的面談，不僅要直接與上司商洽，還必須與其他的高級干部或其秘書連絡(luò)，決定日程及并記入預(yù)定表中。 ⑷ 制作每周預(yù)定表時，把本周四或周五訂為目標(biāo)來 調(diào)整次周之預(yù)定表，并讓上司確認(rèn)。 11