【正文】 上司之時間管理 ⑴ 制作幾個預(yù)定表 ① 每日預(yù)定表 ② 每周預(yù)定表 ③ 每月預(yù)定表 ④ 全年預(yù)定表 ⑵ 經(jīng)常不斷地編入、變更新的預(yù)定表。 ⑸ 室內(nèi)之情報(bào)整理。 ③ 電話之接收、應(yīng)對。 ⑷ 訪問者、電話之接待 ① 訪問、會面預(yù)約、取消、變更等之操作、聯(lián)絡(luò)。 ③ 情報(bào)之分析、報(bào)告、處理。 10 秘書之工作 ⑶ 文書、資料、情報(bào)管理 ① 收發(fā)文書之處理。 ⑥ 集會之準(zhǔn)備、營運(yùn)。 ④ 有關(guān)賀、喜、喪事宜；贈答、損贈事宜。 ② 外出之送行、出迎。 10 秘書之工作 ⑴ 上司之時間管理 ① 作成預(yù)定表。 ⒁ 來客簿。 ⑿ 電話、地址摘錄簿。 ⑽ 有關(guān)婚、喪之書，有關(guān)禮儀之書。 ⑻ 有關(guān)郵政、電信的書，國際電信電話之介紹。 ⑹ 有關(guān)金融機(jī)構(gòu)名錄。 ⑷ 同業(yè)名錄、顧客名錄。 ⑵ 六法全書。 ⑷ 使用溫柔的、爽快的說法與言語措詞。 ③ 不要胡亂追求流行。 6 如何予人好印象 ⑶ 留意服飾 ① 服裝、發(fā)型、化妝等，不要有損公司之形象。 ③ 注意口臭。 ⑵ 注意態(tài)度、表情 ① 伸直背脊。 ③ 無論何時不要悶悶不樂。秘書人員工作準(zhǔn)則 1 秘書資質(zhì)的條件 對于秘書資質(zhì)之要求，基本上有下列幾點(diǎn)： ⑴ 必須健康 ⑵ 必須明朗 ⑶ 能隨機(jī)應(yīng)變采取措施 ⑷ 是人際關(guān)系之潤滑油 ⑸ 必須熱衷工作 2 秘書立場之自覺 ⑴貫徹助理任務(wù) ⑵不要脫離權(quán)限 ⑶保守秘密 ⑷狐假虎威之?dāng)嘲桑? ⑸不要失去溫柔、親切的態(tài)度 3 秘書的職務(wù)與形態(tài) ⑴ 附屬于小組(team)之秘書 ⑵ 附屬于個人之秘書 ⑶ 附屬于復(fù)數(shù)的秘書 ⑷ 附屬于部門之秘書 ⑸ 兼任秘書 ⑹ 臨時秘書 4 理解上司 ⑴ 上司的地位與權(quán)限 ⑵ 上司之職務(wù)內(nèi)容 ⑶ 上司之公司內(nèi)關(guān)系 ⑷ 上司之對外關(guān)系 ⑸ 上司個人之特性 （經(jīng)歷、性格、特殊技能、興趣、 嗜好、運(yùn)動、著作、得獎、社交活動） 5 了解本身之性格 ⑴ 誠實(shí)（能設(shè)身處地、舉手投足都是由衷而發(fā)嗎？） ⑵ 機(jī)智、靈敏（偶發(fā)情況，能迅速采取隨機(jī)應(yīng)變措施嗎？） ⑶ 積極性（有主動、努力解決問題之意欲嗎？） ⑷ 致密性（即使是細(xì)微的事情，也能夠建立系統(tǒng)、好好思考、 正確地進(jìn)行嗎？） ⑸ 秘密保持力 （能夠注意、不胡言亂語地將自己所得知工作崗位上 的情報(bào)向別人訴說嗎？ ⑹協(xié)調(diào)性（能夠不固執(zhí)自己的判斷、行動，也采納別人之意見嗎？） 5 了解本身之性格 ⑺ 正確性（自己的判斷、行動、措施是否正確？） ⑻ 創(chuàng)造力（可以主動地采取新的做法與想法嗎？） ⑼ 責(zé)任感（可以任重致遠(yuǎn)、堅(jiān)持到最后嗎？） ⑽ 明朗（可以開朗地、以微笑待人接物嗎？） ⑾ 計(jì)劃性 （可以訂立計(jì)劃而實(shí)行嗎？） ⑿ 禮儀（能夠注意禮節(jié)、規(guī)范嗎？） ⒀ 修飾邊幅（有無予人不快之感的化妝、服飾嗎？） 6 如何予人好印象 ⑴ 必需健康 ① 過規(guī)則正常的生活（飲食、休息、睡眠、過度的運(yùn)動）。 ② 保持清潔。 ④ 必要時會懂得謀求轉(zhuǎn)換情緒。 ② 不要失去表情（特別是微笑）。 ④ 近視的人，面對對方時要注意視線。 ② 穿著制服時，要整齊地穿好。 ④ 注意修飾邊幅。 7 和討厭的人接觸時 ⑴ 研究一下討厭感的原因 ⑵ 了解其私生活 ⑶ 了解其興趣、嗜好 ⑷ 試試看縮短心理距離 ⑸ 側(cè)面交往 8 學(xué)習(xí)幽默感 ⑴ 客觀地看待自己 ⑵ 學(xué)習(xí)一般的常識 ⑶ 持有同情心 ⑷ 不要失去微笑 9 應(yīng)該經(jīng)常放在手邊之書籍 ⑴ 國語辭典、英漢（漢英）辭典。 ⑶ 本公司各種歷年統(tǒng)計(jì)資料。 ⑸ 本公司上下游公司及衛(wèi)星工廠名錄。 ⑺ 有關(guān)英文、中文書信寫法之書。 9 應(yīng)該經(jīng)常放在手邊之書籍 ⑼ 國內(nèi)地圖、主要道路圖、外國旅行導(dǎo)游。 ⑾ 電話簿。 ⒀ 情報(bào)源、資料源之記載。 ⒂ 上司所參加社團(tuán)之名簿。 ② 調(diào)整、確認(rèn)預(yù)定表 ⑵ 上司工作之輔助業(yè)務(wù) ① 出差手續(xù)、出差后之善后事宜。 ③ 飲食之照料。 ⑤ 會計(jì)、經(jīng)理事務(wù)、物品購入、籌措、供應(yīng)事宜。 ⑦ 公司內(nèi)各種聯(lián)絡(luò)。 ② 資料之分類處理。 ④ 文書、資料、情報(bào)之處理、追蹤、歸檔。 ② 代理會面。 ④ 接待后續(xù)工作之記錄、報(bào)告、處理。 ⑹ 其他業(yè)務(wù)。 ⑶ 已成定例之會議與行事，最先記入年間預(yù)定表、月 間預(yù)定表。 ⑸ 作每月預(yù)定表在上月月底前；每周預(yù)定表在上周末前； 每日預(yù)定表在前一日下班前，變要完成并讓上司過目。 ⑺ 要確認(rèn)會議、集會、會面接見之場合，能否使用必要之房間，并決定是否使用。 ⑼ 星期日、國定假日之預(yù)定也要記入預(yù)定表中。 ⑾ 突發(fā)的、臨時的日程要與上司商洽，必要變更、調(diào)整時，要提早與各有關(guān)部門連絡(luò)。 ② 調(diào)查出差規(guī)程、旅費(fèi)規(guī)程。 ④ 確認(rèn)會面及會合之約定。 ⑥ 日程表、旅程表無庸置疑應(yīng)遞交上司及有關(guān)單位，而最好上司之家人也發(fā)布