【正文】 「關(guān)于這一點(diǎn)因沒(méi)獲得指示，回 頭再奉告。 ③ 客人持有行李時(shí)，開(kāi)口對(duì)他說(shuō)：「讓我?guī)湍谩埂? ③ 沒(méi)人操作電梯時(shí)，自己先進(jìn)，再招呼客人進(jìn)入，出來(lái)時(shí)，讓客人先出。 ④ 請(qǐng)客人上座，并說(shuō)：「請(qǐng)?jiān)诖松源粫?huì)兒」。 35 受人歡迎之應(yīng)對(duì)用語(yǔ)⑴詢問(wèn)傳達(dá)服務(wù)，向上司轉(zhuǎn)達(dá)報(bào)告 「歡迎光臨！」「請(qǐng)問(wèn)尊姓大名？」「讓您久等了！」 「請(qǐng)問(wèn)有何指教？」「請(qǐng)稍候！」⑵上司不在時(shí) 「很不湊巧他正好外出，請(qǐng)問(wèn)尊姓大名？」「昨天開(kāi)始出差去了，如果不妨礙的話，我可以聽(tīng)聽(tīng)您有何貴事嗎？」 「知道了，若回來(lái)一定確實(shí)轉(zhuǎn)告?！? □「讓您添麻煩了，馬上調(diào)查，立即回復(fù)給您。 ③ 發(fā)音及語(yǔ)尾清晰而不牽強(qiáng)的。 ② 混濁干澀。 ② 很快地從鼻子吸進(jìn)，安靜地從嘴巴呼出（二次）。 ⑥握掌置于胸前，其次，變換腕之位置，胸部不要膨脹，下腹迅速地吸進(jìn)，停止呼吸，兩手往前方兩旁推出，緩慢地呼吸（四次）。⑷ 放在茶盤(pán)上端出來(lái)，若室內(nèi)有輔用茶幾，則先放在其上，再一杯杯端出來(lái)。⑻ 一次沖泡數(shù)人份時(shí)，每杯之濃度都要一樣。⑿ 如用方糖及小杯奶精，應(yīng)置于咖啡碟或茶碟上。⒂ 必要時(shí)，于適當(dāng)時(shí)機(jī)奉上小毛巾。 ④若只是在眾多客人之面談中叫出一人時(shí)，寫(xiě)張便條紙，直接交給受話人。 ② 打內(nèi)線電話給上司，請(qǐng)問(wèn)上司現(xiàn)在是否可以回去了。 ③ 連絡(luò)男員工，拜托他來(lái)與客人交涉。 42 接電話之要領(lǐng)與禮儀⑴ 鈴聲一響馬上接起？ ① 只響了一聲馬上就接的話，也許會(huì)讓對(duì)方嚇了一跳，所以等響了兩聲再接為宜，但絕不能超過(guò)三聲才接聽(tīng)。） ① 預(yù)先告訴他：「正在尋找文件，請(qǐng)稍待一會(huì)兒。⑵ 通話時(shí)多說(shuō)「謝謝」「對(duì)不起」，并不要忘記「請(qǐng)」字的魅力。或者留言請(qǐng)轉(zhuǎn)達(dá)， 不管如何先確定對(duì)方之姓名。 ③ 指定要找之人已變換工作地點(diǎn)，若知道到何處時(shí)，告訴他。⑷口頭或備忘條、配車單等上之時(shí)間、去向、派車子去的場(chǎng)所為免遺忘，記取下來(lái)。⑼秘書(shū)同乘之時(shí)，原則上坐在助手席與上司商量事情時(shí)，要注意席次。⑵ 點(diǎn)檢日用器物是否傾斜了？⑶ 地毯每天用吸塵器清掃。⑺補(bǔ)充墨汁、便條、原子筆、鉛筆等，使不匱乏。⑾ 點(diǎn)檢時(shí)鐘是否正確。⒂補(bǔ)充火柴、香煙。⒆把當(dāng)日之報(bào)紙類準(zhǔn)備好，使上司一上班就能輕松閱讀。⑵ 寫(xiě)日記⑶ 決定目標(biāo)去讀書(shū)⑷擁有公司外之友人⑸接觸、流覽一流事物⑹在公、私生活上加上創(chuàng)意功夫17 / 17。2離開(kāi)公司時(shí)，確實(shí)熄滅火源及關(guān)燈；必要時(shí)，櫥柜及壁櫥要上鎖。⒄幫忙插花或盆栽。⒀垃圾桶清理干凈。⑼調(diào)整朱色印泥之凹凸面。⑸調(diào)節(jié)窗戶之遮日板、室內(nèi)溫度。⑾ 如由上司自己駕車，則上司右邊為上席。⑹雇用車子時(shí)，遞交車單時(shí)，以交給司機(jī)為原則。⑵ 一般公司用車，要提出配車單。⑸ 打錯(cuò)電話時(shí)： ① 打錯(cuò)時(shí)，恭敬地道歉。 ②外出時(shí)，詢問(wèn)回來(lái)時(shí)間，拜托在那時(shí)打個(gè)電話過(guò)來(lái)。⑹ 等對(duì)方（或其上司）掛上電話后，再放下聽(tīng)筒。⑵ 若對(duì)方未自報(bào)姓名時(shí)，要確定對(duì)方之公司、姓名、要點(diǎn)。⑻秘書(shū)同事間可以解決事件時(shí)，盡可能簡(jiǎn)明解決把話結(jié)束。⑷ 當(dāng)上司與客人在面談中，而有其他來(lái)客強(qiáng)行會(huì)面時(shí) ① 平時(shí)就要將秘書(shū)之桌子置于入口經(jīng)過(guò)之處，若非通過(guò)秘書(shū) 桌子，則不能進(jìn)入上司辦公室內(nèi)?！? ③把要事記在便條紙上，悄悄地遞給上司。 ②若可以，正確地把對(duì)方之要事聽(tīng)記下來(lái)，寫(xiě)一張便條即刻遞交。 （因客人多使用右手故不宜從客人右側(cè)奉茶）。⑽ 奉上時(shí)，咖啡、紅茶等杯子之柄在來(lái)客之右方。⑹ 糖果與飲料都有時(shí)，先拿出糖果。⑵ 了解已來(lái)過(guò)數(shù)次之訪客之喜好，若拿出客人喜愛(ài)之飲料，將令之喜出望外。 ④ 慢慢地從鼻子吸進(jìn)，停止一下，平常速度，從嘴巴呼出（四次）。 ④ 語(yǔ)尾不清晰，內(nèi)容不易理解。 ⑤ 聲音有力但又明朗輕快。」 □「在您百忙之中來(lái)打擾，真是抱歉，……關(guān)于……之事，不知辦得怎樣了？」⑸引導(dǎo)、送行 □「讓您久等了，請(qǐng)往這邊走！」「請(qǐng)坐！」 □「正要過(guò)來(lái)，請(qǐng)稍等！」 36 優(yōu)美聲調(diào)發(fā)音法⑴何謂優(yōu)美的聲音 ① 與內(nèi)容相稱的聲音。」⑶被詢問(wèn)到自己所不明了之事時(shí) □「因我不知確實(shí)情況，所以要向代理者問(wèn)一下。 ⑥ 客人之傘、帽子、外套等，秘書(shū)要接過(guò)來(lái)，告訴他：「讓 我?guī)湍旁谶@兒」，找個(gè)適當(dāng)?shù)牡胤椒胖谩? ② 掀掛在門(mén)上之「來(lái)客中」「訪客商談中」等之牌子。⑵ 搭乘電梯 ① 搭乘之前，先預(yù)告「在第樓」。 34 引導(dǎo)之要領(lǐng)⑴ 在走廊上引導(dǎo)時(shí) ① 走在客人之前面數(shù)步。 33 應(yīng)對(duì)之要領(lǐng)⑹ 指名請(qǐng)上司捐贈(zèng)金錢、買賣物品者，若另有接待此類客人之專責(zé)單位，到該單位報(bào)告。⑶無(wú)預(yù)先約定之來(lái)客，要連絡(luò)上司。⑷ 引導(dǎo)帶領(lǐng)到上司辦公室或接待室 ① 在來(lái)客前面幾步帶領(lǐng)，并說(shuō)：「我替您帶路，請(qǐng)這邊來(lái)。 ⑦ 沒(méi)有拿出名片的客人，或不清楚字的寫(xiě)法、讀法，必須請(qǐng)教他，并做個(gè)備忘。 ③ 不要優(yōu)先作自己的事。 ④ 應(yīng)理應(yīng)辦之事。 ⑧會(huì)面者有數(shù)位，卻未全部到齊時(shí)，先向上司請(qǐng)示。 ④約好之后馬上向上司報(bào)告。⑵ 變更公事約會(huì)之時(shí)間 仿效前項(xiàng)之要領(lǐng)，可先預(yù)定幾個(gè)會(huì)面日期，與對(duì)方洽訂適當(dāng)時(shí)間。 ④ 當(dāng)公司內(nèi)部業(yè)務(wù)繁忙時(shí)。 ④ 會(huì)面地點(diǎn)。⑶ 除此之外一定要得到上司之承諾才可訂約。 ② 提出到對(duì)方那里之要求（或?qū)Ψ降竭@里之預(yù)約）。 ② 利用桌上之日歷。⑷ 雜志、圖書(shū)之整理 ① 圖書(shū)之封面與雜志之封面上印上公司之印章（以公司 費(fèi)用購(gòu)入時(shí)）。 ③新聞（周刊、雜志）之名稱、日（晚）報(bào)、年月日（年月號(hào)）等剪下記入記事中。⑸ 當(dāng)住址、電話號(hào)碼有變更，因異遷或異動(dòng)而頭銜、職位有所變更時(shí)，在名片上予以更正。 28 資料之整理（文件、事務(wù)文書(shū)、名片之整理）⑵ 收藏入公文柜中⑶ 每年一次資料重整（另行放置）⑷ 名片之整理，用名片整理簿或名片整理箱來(lái)處理。 ② 人案別整理……依個(gè)案分類來(lái)整理。 ⑩ 不要貼不足郵票或貼斜了、或角邊弄破損等，應(yīng)規(guī) 矩地貼好、貼正。 27 事務(wù)文書(shū)之發(fā)送 ⑥「郵資已付」、「廣告回信」郵件要使用特別印刷好之信 封，或者貼上郵票。 ⑵ 把信件寄到公司外時(shí)，要注意以下事項(xiàng)： ① 檢查信封上之收信人姓名、地址是否正確。 ⑻ 知道原稿用紙之書(shū)寫(xiě)方法。 26 事務(wù)文書(shū)之完成 ⑴ 把握事務(wù)文書(shū)之流程 ①（在上司之指示下）作成草稿 ②（上司之）口述筆記 ③（上司之談話、會(huì)議等）要點(diǎn)備忘—作成草稿 ④（根據(jù)秘書(shū)之工作）作成草稿 ⑵ 明白作成事務(wù)文書(shū)之要點(diǎn) ⑶ 不要有女性格調(diào) ⑷ 不要出現(xiàn)錯(cuò)字、漏字、贅字。 ⑹ 檢查同封之物 ⑺ 開(kāi)封之后，若失誤將信用剪刀或拆信刀弄破時(shí)，要以透明膠帶貼好。 ⑧ 盡早作成會(huì)場(chǎng)費(fèi)、茶點(diǎn)費(fèi)、雜費(fèi)、未收取之費(fèi)用等收支計(jì)算書(shū)。 ④ 公布后之剩余資料，除了保管起來(lái)外，其他的要焚毀。 ⑤ 與會(huì)場(chǎng)人員招呼寒暄。 ⑷向出席者表示感謝 ⑸作會(huì)場(chǎng)之善后工作 ① 確認(rèn)遺失物。 ④ 贊成者、反對(duì)者之姓名也要記錄。 ⑥ 不要隨便地離席。