【正文】 名稱、日（晚）報、年月日（年月號）等剪下記入記事中。 ② 利用桌上之日歷。⑶ 除此之外一定要得到上司之承諾才可訂約。 ④ 當公司內部業(yè)務繁忙時。 ④約好之后馬上向上司報告。 ④ 應理應辦之事。 ⑦ 沒有拿出名片的客人，或不清楚字的寫法、讀法，必須請教他，并做個備忘。⑶無預先約定之來客，要連絡上司。 34 引導之要領⑴ 在走廊上引導時 ① 走在客人之前面數(shù)步。 ② 掀掛在門上之「來客中」「訪客商談中」等之牌子?！耿潜辉儐柕阶约核幻髁酥聲r □「因我不知確實情況，所以要向代理者問一下。 ⑤ 聲音有力但又明朗輕快。 ④ 慢慢地從鼻子吸進，停止一下，平常速度，從嘴巴呼出（四次）。⑹ 糖果與飲料都有時，先拿出糖果。 （因客人多使用右手故不宜從客人右側奉茶）?！? ③把要事記在便條紙上，悄悄地遞給上司。⑻秘書同事間可以解決事件時，盡可能簡明解決把話結束。⑹ 等對方（或其上司）掛上電話后，再放下聽筒。⑸ 打錯電話時： ① 打錯時，恭敬地道歉。⑹雇用車子時，遞交車單時，以交給司機為原則。⑸調節(jié)窗戶之遮日板、室內溫度。⒀垃圾桶清理干凈。2離開公司時，確實熄滅火源及關燈；必要時，櫥柜及壁櫥要上鎖。⒆把當日之報紙類準備好，使上司一上班就能輕松閱讀。⑾ 點檢時鐘是否正確。⑵ 點檢日用器物是否傾斜了？⑶ 地毯每天用吸塵器清掃。⑷口頭或備忘條、配車單等上之時間、去向、派車子去的場所為免遺忘，記取下來?；蛘吡粞哉堔D達， 不管如何先確定對方之姓名。） ① 預先告訴他：「正在尋找文件，請稍待一會兒。 ③ 連絡男員工，拜托他來與客人交涉。 ④若只是在眾多客人之面談中叫出一人時，寫張便條紙，直接交給受話人。⑿ 如用方糖及小杯奶精，應置于咖啡碟或茶碟上。⑷ 放在茶盤上端出來，若室內有輔用茶幾，則先放在其上，再一杯杯端出來。 ② 很快地從鼻子吸進，安靜地從嘴巴呼出（二次）。 ③ 發(fā)音及語尾清晰而不牽強的。 35 受人歡迎之應對用語⑴詢問傳達服務，向上司轉達報告 「歡迎光臨！」「請問尊姓大名？」「讓您久等了！」 「請問有何指教？」「請稍候！」⑵上司不在時 「很不湊巧他正好外出，請問尊姓大名？」「昨天開始出差去了，如果不妨礙的話，我可以聽聽您有何貴事嗎？」 「知道了，若回來一定確實轉告。 ③ 沒人操作電梯時，自己先進，再招呼客人進入，出來時，讓客人先出。 ② 遇有不清楚時，說：「關于這一點因沒獲得指示，回 頭再奉告。⑸ 先做好來客簿，臨事將很便利 33 應對之要領⑴ 預先知道哪些人上司要接見，哪些人上司不要接見。 ⑤ 對以前會來的訪客招呼說：「是先生??！」。 ② 正確地聽取應辦之事。 ②與上司之記事簿對照。 ② 出差回來當日或即將出差前一日。 ④ 由上司之部下請求與客人會面。 ③ 周刊、雜志要經(jīng)常以最新一期排列。 29 資料之整理（新聞、雜志、備忘條等之整理）⑴ 剪下新聞、雜志 ①無論是上司指示要剪下之記事消息，或是逢到主題應剪下的，用紅鉛筆把要剪下的部分圈起來。 ④ 每件個別整理……交易、工事，依慣例之儀式、交 涉、談判等之文書，從開始到結束、集中歸納整理。 ⑧ 要選擇與封人物大小配合之信封。 ⑽ 要發(fā)出之文書正確地折疊后放入信封中。 ⑹ 上司不在時，放入卷宗置于桌上。 ⑥ 整理保管出缺席名單。 ③ 清理使用器物（煙灰缸、茶杯、水壺）。 ② 必要時，取得許可后，使用錄音機來錄音。 ⑹ 備有餐宴者，邀請函應予交代；必要時，并可在回函中請受邀者注明是否參加。 ⑥ 主辦者之聯(lián)絡處。 ⑼ 日后，寄出謝函（或電話致謝）。 ⑷ 對于能配合相稱贈禮之種類與目的之物品，日常生 活中即要下功夫研究。 ⑶ 注意服裝，特別留意喜慶或吊喪之場合。 ③ 回公司后，通知有關單位上司回來消息。 ③ 處理出發(fā)前已決裁批準之事、留守中之注意事項等。 ③ 預約并確保交通工具、旅館。 11 上司之時間管理 ⑹ 制作每月、每周、每日之預定表時，特別是會議或與 公司內外之人的面談，不僅要直接與上司商洽，還必須與其他的高級干部或其秘書連絡，決定日程及并記入預定表中。 ③ 電話之接收、應對。 ⑥ 集會之準備、營運。 ⒁ 來客簿。 ⑹ 有關金融機構名錄。 ③ 不要胡亂追求流行。 ③ 無論何時不要悶悶不樂。 ② 不要失去表情（特別是微笑）。 7 和討厭的人接觸時 ⑴ 研究一下討厭感的原因 ⑵ 了解其私生活 ⑶ 了解其興趣、嗜好 ⑷ 試試看縮短心理距離 ⑸ 側面交往 8 學習幽默感 ⑴ 客觀地看待自己 ⑵ 學習一般的常識 ⑶ 持有同情心 ⑷ 不要失去微笑 9 應該經(jīng)常放在手邊之書籍 ⑴ 國語辭典、英漢（漢英）辭典。 9 應該經(jīng)常放在手邊之書籍 ⑼ 國內地圖、主要道路圖、外國旅行導游。 ② 調整、確認預定表 ⑵ 上司工作之輔助業(yè)務 ① 出差手續(xù)、出差后之善后事宜。 ② 資料之分類處理。 ⑹ 其他業(yè)務。 ⑼ 星期日、國定假日之預定也要記入預定表中。 ⑥ 日程表、旅程表無庸置疑應遞交上司及有關單位，而最好上司之家人也發(fā)布一份。 ②留守中若有緊急事態(tài)發(fā)生，要向出差地連絡。 ⑥ 整理帶回來的文件、資料。 ② 招呼、寒暄、問候、記錄、引導等主要的工作，要感覺敏銳，不要弄錯失誤。 16 物品購入與管理事務 ⑴ 經(jīng)常用心于事前準備工作上 ⑵ 秘書自己也得決定日期，親自盤點存貨或盤檢 ⑶ 作成秘書室關系預算 ⑷ 根據(jù)公司之購物制度來實施 ⑸ 執(zhí)行小批（零星）現(xiàn)金之事務。 ⑶ 選定場所 ⑷ 預先檢查場所 ⑸當日千萬不要有不必要之混亂或瑣碎雜事發(fā)生 19 由上司主辦會議之準備招請外人來開會時，必須準備下列事情： ⑴ 選定會場 ⑵ 制作會議通知函，在開會前二周就要發(fā)送并抵達對方，此時，文案中要書寫以下事項： ① 會議名稱。 ② 比所需之份數(shù)，多準備幾份。 ③ 注意換氣、照明、噪音、面巾及水壺。 ⑤ 會議終了后，應將會議記錄送請上司過目確認。 21 會議之善后工作 ⑹ 作成會議記錄及其他 ① 若有規(guī)定之式樣，則按照規(guī)定填寫。 22 公司內之各種聯(lián)絡 ⑴ 正確地聽取傳達之內容。