【正文】 ⑴ 研究上司之日程預(yù)定表，必要的話，也請教上司之意見，連絡(luò)對方出席與否之回信。 ② 開會時日、預(yù)定結(jié)束時間。 ③ 準(zhǔn)備規(guī)約、上次之記錄（會議記錄）、參考資料。 ④ 如會議時間較長，于中間休息時，必須添換茶水、煙灰缸及擦拭黑白板。 ⑥ 如果不清楚出席者之性名，可以用不會混淆之號碼、姓氏、或自己想出的符號等記之，事后再改正過來。 ② 讓上司過目后保管好。 ⑵ 把握要點（5W 1H法） ①when（何時） ②who（何人） ③where（何處） ④what（何事） ⑤why（何因） ⑥how（如何）⑶以不失禮為原則⑷了解上司與公司同仁的人際關(guān)系 23 轉(zhuǎn)達(dá)消息注意事項 ⑴ 不要自以為是 ⑵ 不要昌然判斷 ⑶ 不要使上司誤會你話中之意 ⑷ 不要離題 ⑸ 不要歪曲 ⑹ 不要有暖味之表現(xiàn) 24 來信文書之處理（遞交上司前之處理） ⑴ 了解權(quán)限范圍 ⑵ 收到時，馬上拆開 ⑶ 記人受信簿中（特別是署日及時間） ⑷ 拆開信件之后，馬上閱讀，區(qū)分出緊急信、重要信等。 ⑹ 字的排列要平衡。 ③ 有好幾種隨函封入之附件時，要各自封入不同之信件中，不可放錯信件！ ④ 特別的郵件在信封上記上特殊處理之記號。 28 資料之整理（文件、事務(wù)文書、名片之整理）⑴ 不管是公司內(nèi)之文件、公司外之文書，為了必要時馬上可利用，省略尋找之時間，必須建立整理基準(zhǔn)。 ② 依公司名之筆劃順序來整理。 ②收藏于柜（cabinet）中，（剪報放入folder里） 29 資料之整理（新聞、雜志、備忘條等之整理）⑶ 目錄小冊子（catalougue pamphlet）之整理法 ① 利用懸掛式卷宗夾（hanging folder）。 ④ 保留之物用櫥柜或卷宗夾來整理。 ② 會面之內(nèi)容。 ② 說明理由拒絕。 ⑥這時，如有下一個預(yù)定會面之對象時，立即以便條紙通知上司。⑵ 讓人留下好感之迎接法 ① 從椅子上站起。 ② 若無訂下約會，以致不能會面之情況時，將此意旨恭敬地說出。 ② 采取下列適切之處置 □詢問轉(zhuǎn)達(dá)之話 □請求以代理會面 □請求等待 □請對方日后再來 □上司一回來，馬上電話聯(lián)絡(luò)⑸ 上司雖在，但不想會面時 ① 陳述拒絕的理由。 ③ 客人持有行李時，開口對他說：「讓我?guī)湍谩埂? ④ 請客人上座，并說：「請在此稍待一會兒」?！? □「讓您添麻煩了，馬上調(diào)查，立即回復(fù)給您。 ② 混濁干澀。 ⑥握掌置于胸前，其次，變換腕之位置，胸部不要膨脹，下腹迅速地吸進(jìn)，停止呼吸，兩手往前方兩旁推出，緩慢地呼吸（四次）。⑻ 一次沖泡數(shù)人份時，每杯之濃度都要一樣。⒂ 必要時，于適當(dāng)時機(jī)奉上小毛巾。 ② 打內(nèi)線電話給上司，請問上司現(xiàn)在是否可以回去了。 42 接電話之要領(lǐng)與禮儀⑴ 鈴聲一響馬上接起？ ① 只響了一聲馬上就接的話，也許會讓對方嚇了一跳，所以等響了兩聲再接為宜，但絕不能超過三聲才接聽。⑵ 通話時多說「謝謝」「對不起」，并不要忘記「請」字的魅力。 ③ 指定要找之人已變換工作地點，若知道到何處時，告訴他。⑼秘書同乘之時，原則上坐在助手席與上司商量事情時，要注意席次。⑺補(bǔ)充墨汁、便條、原子筆、鉛筆等，使不匱乏。⒂補(bǔ)充火柴、香煙。⑵ 寫日記⑶ 決定目標(biāo)去讀書⑷擁有公司外之友人⑸接觸、流覽一流事物⑹在公、私生活上加上創(chuàng)意功夫17 / 17。⒄幫忙插花或盆栽。⑼調(diào)整朱色印泥之凹凸面。⑾ 如由上司自己駕車，則上司右邊為上席。⑵ 一般公司用車，要提出配車單。 ②外出時，詢問回來時間，拜托在那時打個電話過來。⑵ 若對方未自報姓名時，要確定對方之公司、姓名、要點。⑷ 當(dāng)上司與客人在面談中，而有其他來客強(qiáng)行會面時 ① 平時就要將秘書之桌子置于入口經(jīng)過之處，若非通過秘書 桌子，則不能進(jìn)入上司辦公室內(nèi)。 ②若可以，正確地把對方之要事聽記下來，寫一張便條即刻遞交。⑽ 奉上時，咖啡、紅茶等杯子之柄在來客之右方。⑵ 了解已來過數(shù)次之訪客之喜好，若拿出客人喜愛之飲料，將令之喜出望外。 ④ 語尾不清晰，內(nèi)容不易理解?！? □「在您百忙之中來打擾，真是抱歉，……關(guān)于……之事，不知辦得怎樣了？」⑸引導(dǎo)、送行 □「讓您久等了，請往這邊走！」「請坐！」 □「正要過來，請稍等！」 36 優(yōu)美聲調(diào)發(fā)音法⑴何謂優(yōu)美的聲音 ① 與內(nèi)容相稱的聲音。 ⑥ 客人之傘、帽子、外套等，秘書要接過來，告訴他：「讓 我?guī)湍旁谶@兒」，找個適當(dāng)?shù)牡胤椒胖?。?搭乘電梯 ① 搭乘之前，先預(yù)告「在第樓」。 33 應(yīng)對之要領(lǐng)⑹ 指名請上司捐贈金錢、買賣物品者，若另有接待此類客人之專責(zé)單位，到該單位報告。⑷ 引導(dǎo)帶領(lǐng)到上司辦公室或接待室 ① 在來客前面幾步帶領(lǐng)，并說：「我替您帶路，請這邊來。 ③ 不要優(yōu)先作自己的事。 ⑧會面者有數(shù)位，卻未全部到齊時，先向上司請示。⑵ 變更公事約會之時間 仿效前項之要領(lǐng)，可先預(yù)定幾個會面日期，與對方洽訂適當(dāng)時間。 ④ 會面地點。 ② 提出到對方那里之要求（或?qū)Ψ降竭@里之預(yù)約）。⑷ 雜志、圖書之整理 ① 圖書之封面與雜志之封面上印上公司之印章（以公司 費用購入時）。⑸ 當(dāng)住址、電話號碼有變更，因異遷或異動而頭銜、職位有所變更時，在名片上予以更正。 ② 人案別整理……依個案分類來整理。 27 事務(wù)文書之發(fā)送 ⑥「郵資已付」、「廣告回信」郵件要使用特別印刷好之信 封，或者貼上郵票。 ⑻ 知道原稿用紙之書寫方法。 ⑹ 檢查同封之物 ⑺ 開封之后，若失誤將信用剪刀或拆信刀弄破時，要以透明膠帶貼好。 ④ 公布后之剩余資料，除了保管起來外，其他的要焚毀。 ⑷向出席者表示感謝 ⑸作會場之善后工作 ① 確認(rèn)遺失物。 ⑥ 不要隨便地離席。 ⑷ 作成出席者名單。 ④ 議題（目的）。 ⑷ 除了在聚會日之前事先連絡(luò)準(zhǔn)備車輛單位，使用者、時間、目的地等外，當(dāng)天還得再一次確認(rèn)。 ⑵ 上司所遞交之贈禮對象，將之作為一覽表。 14 賀、吊業(yè)務(wù) ⑴ 請貼之制作及送發(fā)不可有所失誤。 13 上司出差時秘書應(yīng)注意事項 ⑶ 出差后 ① 回公司之前一日就要先確認(rèn)乘坐交通工具到達(dá)時間、 航空公司之名稱等。 13 上司出差時秘書應(yīng)注意事項 ⑴ 出差當(dāng)日 ① 安排車子（視情形，到住宅處迎接）。 12 上司出差日程管理 ⑴ 訂立出差日程時，應(yīng)考慮事項： ① 應(yīng)辦之事為何？ ② 期間多久？ ③ 何日、何時應(yīng)到達(dá)目的地？何時該出發(fā)？