【正文】 ② 依公司名之筆劃順序來整理。 ③ 有好幾種隨函封入之附件時(shí)，要各自封入不同之信件中，不可放錯(cuò)信件！ ④ 特別的郵件在信封上記上特殊處理之記號。 ⑵ 把握要點(diǎn)（5W 1H法） ①when（何時(shí)） ②who（何人） ③where（何處） ④what（何事） ⑤why（何因） ⑥how（如何）⑶以不失禮為原則⑷了解上司與公司同仁的人際關(guān)系 23 轉(zhuǎn)達(dá)消息注意事項(xiàng) ⑴ 不要自以為是 ⑵ 不要昌然判斷 ⑶ 不要使上司誤會(huì)你話中之意 ⑷ 不要離題 ⑸ 不要歪曲 ⑹ 不要有暖味之表現(xiàn) 24 來信文書之處理（遞交上司前之處理） ⑴ 了解權(quán)限范圍 ⑵ 收到時(shí)，馬上拆開 ⑶ 記人受信簿中（特別是署日及時(shí)間） ⑷ 拆開信件之后，馬上閱讀，區(qū)分出緊急信、重要信等。 ⑥ 如果不清楚出席者之性名，可以用不會(huì)混淆之號碼、姓氏、或自己想出的符號等記之，事后再改正過來。 ③ 準(zhǔn)備規(guī)約、上次之記錄（會(huì)議記錄）、參考資料。 17 上司參加外部聚會(huì)之準(zhǔn)備 ⑴ 研究上司之日程預(yù)定表，必要的話，也請教上司之意見，連絡(luò)對方出席與否之回信。 ⑦ 細(xì)算旅費(fèi)。 ⑦ 準(zhǔn)備旅費(fèi)——概算一下出差必要之旅費(fèi)，事先向經(jīng)辦單位申請并領(lǐng)取現(xiàn)金或旅行支票。 11 上司之時(shí)間管理 ⑴ 制作幾個(gè)預(yù)定表 ① 每日預(yù)定表 ② 每周預(yù)定表 ③ 每月預(yù)定表 ④ 全年預(yù)定表 ⑵ 經(jīng)常不斷地編入、變更新的預(yù)定表。 ② 外出之送行、出迎。 ⑵ 六法全書。 ② 保持清潔。 ⑸ 本公司上下游公司及衛(wèi)星工廠名錄。 ⑤ 會(huì)計(jì)、經(jīng)理事務(wù)、物品購入、籌措、供應(yīng)事宜。 ⑸ 作每月預(yù)定表在上月月底前；每周預(yù)定表在上周末前； 每日預(yù)定表在前一日下班前，變要完成并讓上司過目。 ② 事先確認(rèn)交通工具。 ⑵ 若收到請貼，要與上司商量，盡早決定出席與否， 并寫回信。 ⑸ 確認(rèn)聚會(huì)目的與旨趣，若為會(huì)議，則確認(rèn)議會(huì)之議題為何？ 17 上司參加外部聚會(huì)之準(zhǔn)備 ⑹ 準(zhǔn)備攜帶物品 ⑺ 準(zhǔn)備致辭、寒暄語之稿子 ⑻ 秘書隨行時(shí) 因有時(shí)聚會(huì)當(dāng)日，秘書須隨上司同行做些雜務(wù)；此時(shí)，除了與有關(guān)單位預(yù)作連絡(luò)外，不在時(shí)各工作之分配、打來電話之應(yīng)對要領(lǐng)、來信之處理等，必須交待清楚；而秘書本身之服裝要考慮聚會(huì)目的，也不可疏忽怠慢。 ⑸ 通知函里要求出缺席之回復(fù)時(shí)，根據(jù)收到之回復(fù)， 事前與名單對照一下。 ② 撤去揭示牌。 25 來信文書之處理（遞交上司之時(shí)） ⑴ 上司可以不必過目信件之處理 ⑵ 檢查文書之內(nèi)容后遞交 ⑶ 檢查要點(diǎn)后遞交 ⑷ 有關(guān)資料一起遞交 ⑸ 把緊急信、重要信及不可開封之私信遞交上去。 ⑦ 開窗之信封，要使收信人之姓名、住址等可以正確地從窗口看到。⑹ 每年一次整理舊名片。 ③ 上司與客人面談時(shí)，安排下次會(huì)面之約定。 31 關(guān)于公事約會(huì)需留意之點(diǎn)⑶ 遵守約定 ①每天上午與上司再度確認(rèn)當(dāng)日之約會(huì)。 ④ 確定來客是誰。⑺ 秘書代理應(yīng)對之時(shí) ① 以上司之見解，而非自己的看法、想法來轉(zhuǎn)達(dá)。 ⑦秘書往室外走時(shí)、或關(guān)門時(shí)，身體之正背面不要對著客人。 36 優(yōu)美聲調(diào)發(fā)音法⑶為發(fā)出優(yōu)美聲音之呼吸訓(xùn)練 ① 安靜地從鼻子吸進(jìn)，從嘴巴呼出（二次）。⑾ 配咖啡、紅茶飲用之糖包、奶精可放在專用容器內(nèi)置于茶桌上。 ②「我現(xiàn)在去看看！」暫時(shí)攔住。 ③ 代理者出來聽電話，告訴他要辦之事。 45 上司辦公室之清掃與整理⑴ 擦拭桌子、櫥柜、窗電話機(jī)等。⒅預(yù)定表及必要文件準(zhǔn)備在桌子上。⒁書籍、雜志整齊地排好。 44 安排車輛業(yè)務(wù)之注意事項(xiàng)⑺準(zhǔn)備好的車輛，秘書要打開車門讓上司或來客乘入，并向司機(jī)說：「拜托費(fèi)神了！」⑻車子出發(fā)之瞬間，不要馬上回進(jìn)室內(nèi)。 43 電話通話要領(lǐng)與禮儀⑴ 用手按住通話口時(shí)，嘴巴與通話口之間要保持距離。 38 待客中偶發(fā)事件之處理⑶ 來客長坐不走，而上司急躁、焦急之時(shí) ① 以平日商量好之暗號，來結(jié)束面談。⑺ 茶水、咖啡約杯子之七分滿，放在茶桌上。⑵何謂不優(yōu)美的聲音 ① 聲音在嘴中含糊、不干脆、不爽快。 ③ 如果門是往外開時(shí)，讓客人先進(jìn)；若是內(nèi)開時(shí)，自己先進(jìn)，按著門，再招呼客人進(jìn)入。 33 應(yīng)對之要領(lǐng)⑷ 上司不在時(shí) ① 陳述不在之理由。 ⑤ 使之心滿意足。 31 關(guān)于公事約會(huì)需留意之點(diǎn)⑴ 拒絕公事約會(huì)時(shí) ① 恭敬地、誠懇地說明適當(dāng)理由，并表示歉意。 ③ 利用簽條夾。 ① 以姓名之策劃順序來整理。 ② 有附件須裝在信封里，注意不要忘記放入。 22 公司內(nèi)之各種聯(lián)絡(luò) ⑴ 正確地聽取傳達(dá)之內(nèi)容。 ⑤ 會(huì)議終了后，應(yīng)將會(huì)議記錄送請上司過目確認(rèn)。 ② 比所需之份數(shù)，多準(zhǔn)備幾份。 16 物品購入與管理事務(wù) ⑴ 經(jīng)常用心于事前準(zhǔn)備工作上 ⑵ 秘書自己也得決定日期，親自盤點(diǎn)存貨或盤檢 ⑶ 作成秘書室關(guān)系預(yù)算 ⑷ 根據(jù)公司之購物制度來實(shí)施 ⑸ 執(zhí)行小批（零星）現(xiàn)金之事務(wù)。 ⑥ 整理帶回來的文件、資料。 ⑥ 日程表、旅程表無庸置疑應(yīng)遞交上司及有關(guān)單位，而最好上司之家人也發(fā)布一份。 ⑹ 其他業(yè)務(wù)。 ② 調(diào)整、確認(rèn)預(yù)定表 ⑵ 上司工作之輔助業(yè)務(wù) ① 出差手續(xù)、出差后之善后事宜。 7 和討厭的人接觸時(shí) ⑴ 研究一下討厭感的原因 ⑵ 了解其私生活 ⑶ 了解其興趣、嗜好 ⑷ 試試看縮短心理距離 ⑸ 側(cè)面交往 8 學(xué)習(xí)幽默感 ⑴ 客觀地看待自己 ⑵ 學(xué)習(xí)一般的常識 ⑶ 持有同情心 ⑷ 不要失去微笑 9 應(yīng)該經(jīng)常放在手邊之書籍 ⑴ 國語辭典、英漢（漢英）辭典。 ③ 無論何時(shí)不要悶悶不樂。 ⑹ 有關(guān)金融機(jī)構(gòu)名錄。 ⑥ 集會(huì)之準(zhǔn)備、營運(yùn)。 11 上司之時(shí)間管理 ⑹ 制作每月、每周、每日之預(yù)定表時(shí)，特別是會(huì)議或與 公司內(nèi)外之人的面談，不僅要直接與上司商洽，還必須與其他的高級干部或其秘書連絡(luò)，決定日程及并記入預(yù)定表中。 ③ 處理出發(fā)前已決裁批準(zhǔn)之事、留守中之注意事項(xiàng)等。 ⑶ 注意服裝，特別留意喜慶或吊喪之場合。 ⑼ 日后，寄出謝函（或電話致謝