現(xiàn)代秘書人員工作手則-文庫吧
2025-07-20 03:51 本頁面
【正文】 之預(yù)定，要與公司內(nèi)有關(guān)之部門連絡(luò)。 ⑼ 星期日、國定假日之預(yù)定也要記入預(yù)定表中。 ⑽ 預(yù)定表中，經(jīng)常使用之詞語。 ⑾ 突發(fā)的、臨時的日程要與上司商洽，必要變更、調(diào)整時，要提早與各有關(guān)部門連絡(luò)。 12 上司出差日程管理 ⑴ 訂立出差日程時，應(yīng)考慮事項： ① 應(yīng)辦之事為何？ ② 期間多久？ ③ 何日、何時應(yīng)到達(dá)目的地？何時該出發(fā)？ ④ 應(yīng)選擇何種交通工具與路徑？ ⑤ 住宿于何處？ ⑥ 到達(dá)目的地后之日程安排為何？ ⑦ 要攜帶何物？（資料、貨樣、會議記錄等） ⑧ 上司之意見、希望為何？ 12 上司出差日程管理 ⑵ 作成日程表時之工作： ① 作成明細(xì)之日程表、旅程表。 ② 調(diào)查出差規(guī)程、旅費(fèi)規(guī)程。 ③ 預(yù)約并確保交通工具、旅館。 ④ 確認(rèn)會面及會合之約定。 ⑤ 復(fù)檢必要攜帶品。 ⑥ 日程表、旅程表無庸置疑應(yīng)遞交上司及有關(guān)單位，而最好上司之家人也發(fā)布一份。 ⑦ 準(zhǔn)備旅費(fèi)——概算一下出差必要之旅費(fèi)，事先向經(jīng)辦單位申請并領(lǐng)取現(xiàn)金或旅行支票。 ⑧ 考慮上司之健康狀況，不要勉強(qiáng)消化日程。 13 上司出差時秘書應(yīng)注意事項 ⑴ 出差當(dāng)日 ① 安排車子（視情形，到住宅處迎接）。 ② 事先確認(rèn)交通工具。 ③ 處理出發(fā)前已決裁批準(zhǔn)之事、留守中之注意事項等。 ④ 記錄前來送行之公司、個人名稱。 ⑵ 出差中 ①留守中之偶發(fā)事件、經(jīng)過情形等，作成簡明記錄。 ②留守中若有緊急事態(tài)發(fā)生，要向出差地連絡(luò)。 ③上司不在期間，確知誰是擔(dān)負(fù)責(zé)任者。 ④無論上司何時回公司，都可立即開始處理公務(wù)。 13 上司出差時秘書應(yīng)注意事項 ⑶ 出差后 ① 回公司之前一日就要先確認(rèn)乘坐交通工具到達(dá)時間、 航空公司之名稱等。 ② 將此連絡(luò)有關(guān)單位、安排車輛，必要時間安排機(jī)場接室。 ③ 回公司后，通知有關(guān)單位上司回來消息。 ④ 對于緊急事件，馬上取得決裁。 ⑤ 提出留守中之報告。 ⑥ 整理帶回來的文件、資料。 ⑦ 細(xì)算旅費(fèi)。 ⑧ 發(fā)送感謝函。 14 賀、吊業(yè)務(wù) ⑴ 請貼之制作及送發(fā)不可有所失誤。 ⑵ 若收到請貼，要與上司商量，盡早決定出席與否， 并寫回信。 ⑶ 注意服裝，特別留意喜慶或吊喪之場合。 ⑷ 不同場合須注意禮物封面之寫法。 ⑸ 擔(dān)任受禮、招待時 ① 該準(zhǔn)備的東西不要疏忽遺漏。 ② 招呼、寒暄、問候、記錄、引導(dǎo)等主要的工作，要感覺敏銳，不要弄錯失誤。 ③ 因為要應(yīng)對接待多人，所以要特別注意不要犯了漏記、錯記、弄錯金錢與貴重物品等錯誤。 15 捐贈業(yè)務(wù) ⑴ 有空的時候，散步到百貨公司、專門店等，研究學(xué) 習(xí)一下可成為贈品之商品的種類、品質(zhì)、價格等。 ⑵ 上司所遞交之贈禮對象，將之作為一覽表。 ⑶ 把贈與對象一覽表分出等級。 ⑷ 對于能配合相稱贈禮之種類與目的之物品，日常生 活中即要下功夫研究。 ⑸ 了解捐款或贈禮之性質(zhì)。 ⑹ 捐款必須取得收據(jù)。 16 物品購入與管理事務(wù) ⑴ 經(jīng)常用心于事前準(zhǔn)備工作上 ⑵ 秘書自己也得決定日期，親自盤點存貨或盤檢 ⑶ 作成秘書室關(guān)系預(yù)算 ⑷ 根據(jù)公司之購物制度來實施 ⑸ 執(zhí)行小批（零星）現(xiàn)金之事務(wù)。 17 上司參加外部聚會之準(zhǔn)備 ⑴ 研究上司之日程預(yù)定表，必要的話，也請教上司之意見，連絡(luò)對方出席與否之回信。 ⑵ 回復(fù)邀請函中出缺席之寫法 ⑶ 要安排車輛，使能在正確的時間、毫無失誤地到達(dá)目的地出席。 ⑷ 除了在聚會日之前事先連絡(luò)準(zhǔn)備車輛單位，使用者、時間、目的地等外，當(dāng)天還得再一次確認(rèn)。 ⑸ 確認(rèn)聚會目的與旨趣，若為會議，則確認(rèn)議會之議題為何？ 17 上司參加外部聚會之準(zhǔn)備 ⑹ 準(zhǔn)備攜帶物品 ⑺ 準(zhǔn)備致辭、寒暄語之稿子 ⑻ 秘書隨行時 因有時聚會當(dāng)日，秘書須隨上司同行做些雜務(wù)；此時，除了與有關(guān)單位預(yù)作連絡(luò)外，不在時各工作之分配、打來電話之應(yīng)對要領(lǐng)、來信之處理等，必須交待清楚；而秘書本身之服裝要考慮聚會目的，也不可疏忽怠慢。 ⑼ 日后，寄出謝函（或電話致謝）。 18 上司舉辦聚會之準(zhǔn)備 ⑴ 招待函、通知函等最遲要在2周前就送抵對方。 ⑵ 如須對方回復(fù)來參加或不來參加時，使用回郵明信片，或在信函中附上回信用明信片。 ⑶ 選定場所 ⑷ 預(yù)先檢查場所 ⑸當(dāng)日千萬不要有不必要之混亂或瑣碎雜事發(fā)生 19 由上司主辦會議之準(zhǔn)備招請外人來開會時，必須準(zhǔn)備下列事情： ⑴ 選定會場 ⑵ 制作會議通知函，在開會前二周就要發(fā)送并抵達(dá)對方，此時，文案中要書寫以下事項： ① 會議名稱。 ② 開會時日、預(yù)定結(jié)束時間。 ③……地點（地址、電話號碼、簡圖）。 ④ 議題（目的）。 ⑤ 是否出席及最遲回函日期。 ⑥ 主辦者之聯(lián)絡(luò)處。 ⑦ 對于特別希望他出席的人，希望他扮演特別之職務(wù)分配的人，要添寫這項旨意。 19 由上司主辦會議之準(zhǔn)備 ⑶ 準(zhǔn)備資料 ① 作成原稿，得到上司之修慶與承認(rèn)。 ② 比所需之份數(shù)，多準(zhǔn)備幾份。 ③ 準(zhǔn)備規(guī)約、上次之記錄（會議記錄）、參考資料。 ④ 議題（目的）。 ⑷ 作成出席者名單。 ⑸ 通知函里要求出缺席之回復(fù)時，根據(jù)收到之回復(fù)， 事前與名單對照一下。 ⑹ 備有餐宴者，邀請函應(yīng)予交代；必要時，并可在回函中請受邀者注明是否參加。 20 會議當(dāng)中主辦者應(yīng)注意事項 不管在公司內(nèi)、外，會議當(dāng)日電必須檢討下列項目： ⑴ 一一檢查會議室 ⑵ 會議進(jìn)行中之注意事項 ① 茶水、點心、午餐（晚餐）之招待。 ② 經(jīng)常不斷地留意扮演一個上司之聯(lián)絡(luò)人。 ③ 注意換氣、照明、噪音、面巾及水壺。 ④ 如會議時間較長，于中間休息時，必須添換茶水、煙灰缸及擦拭黑白板。 ⑤ 會議中有電話打來，應(yīng)以字條記錄
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