【正文】 之預定，要與公司內有關之部門連絡。 ⑼ 星期日、國定假日之預定也要記入預定表中。 ⑽ 預定表中，經常使用之詞語。 ⑾ 突發(fā)的、臨時的日程要與上司商洽，必要變更、調整時，要提早與各有關部門連絡。 12 上司出差日程管理 ⑴ 訂立出差日程時，應考慮事項： ① 應辦之事為何？ ② 期間多久？ ③ 何日、何時應到達目的地？何時該出發(fā)？ ④ 應選擇何種交通工具與路徑？ ⑤ 住宿于何處？ ⑥ 到達目的地后之日程安排為何？ ⑦ 要攜帶何物？（資料、貨樣、會議記錄等） ⑧ 上司之意見、希望為何？ 12 上司出差日程管理 ⑵ 作成日程表時之工作： ① 作成明細之日程表、旅程表。 ② 調查出差規(guī)程、旅費規(guī)程。 ③ 預約并確保交通工具、旅館。 ④ 確認會面及會合之約定。 ⑤ 復檢必要攜帶品。 ⑥ 日程表、旅程表無庸置疑應遞交上司及有關單位，而最好上司之家人也發(fā)布一份。 ⑦ 準備旅費——概算一下出差必要之旅費，事先向經辦單位申請并領取現(xiàn)金或旅行支票。 ⑧ 考慮上司之健康狀況，不要勉強消化日程。 13 上司出差時秘書應注意事項 ⑴ 出差當日 ① 安排車子（視情形，到住宅處迎接）。 ② 事先確認交通工具。 ③ 處理出發(fā)前已決裁批準之事、留守中之注意事項等。 ④ 記錄前來送行之公司、個人名稱。 ⑵ 出差中 ①留守中之偶發(fā)事件、經過情形等，作成簡明記錄。 ②留守中若有緊急事態(tài)發(fā)生，要向出差地連絡。 ③上司不在期間，確知誰是擔負責任者。 ④無論上司何時回公司，都可立即開始處理公務。 13 上司出差時秘書應注意事項 ⑶ 出差后 ① 回公司之前一日就要先確認乘坐交通工具到達時間、 航空公司之名稱等。 ② 將此連絡有關單位、安排車輛，必要時間安排機場接室。 ③ 回公司后，通知有關單位上司回來消息。 ④ 對于緊急事件，馬上取得決裁。 ⑤ 提出留守中之報告。 ⑥ 整理帶回來的文件、資料。 ⑦ 細算旅費。 ⑧ 發(fā)送感謝函。 14 賀、吊業(yè)務 ⑴ 請貼之制作及送發(fā)不可有所失誤。 ⑵ 若收到請貼，要與上司商量，盡早決定出席與否， 并寫回信。 ⑶ 注意服裝，特別留意喜慶或吊喪之場合。 ⑷ 不同場合須注意禮物封面之寫法。 ⑸ 擔任受禮、招待時 ① 該準備的東西不要疏忽遺漏。 ② 招呼、寒暄、問候、記錄、引導等主要的工作，要感覺敏銳，不要弄錯失誤。 ③ 因為要應對接待多人，所以要特別注意不要犯了漏記、錯記、弄錯金錢與貴重物品等錯誤。 15 捐贈業(yè)務 ⑴ 有空的時候，散步到百貨公司、專門店等，研究學 習一下可成為贈品之商品的種類、品質、價格等。 ⑵ 上司所遞交之贈禮對象，將之作為一覽表。 ⑶ 把贈與對象一覽表分出等級。 ⑷ 對于能配合相稱贈禮之種類與目的之物品，日常生 活中即要下功夫研究。 ⑸ 了解捐款或贈禮之性質。 ⑹ 捐款必須取得收據。 16 物品購入與管理事務 ⑴ 經常用心于事前準備工作上 ⑵ 秘書自己也得決定日期，親自盤點存貨或盤檢 ⑶ 作成秘書室關系預算 ⑷ 根據公司之購物制度來實施 ⑸ 執(zhí)行小批（零星）現(xiàn)金之事務。 17 上司參加外部聚會之準備 ⑴ 研究上司之日程預定表，必要的話，也請教上司之意見，連絡對方出席與否之回信。 ⑵ 回復邀請函中出缺席之寫法 ⑶ 要安排車輛，使能在正確的時間、毫無失誤地到達目的地出席。 ⑷ 除了在聚會日之前事先連絡準備車輛單位，使用者、時間、目的地等外，當天還得再一次確認。 ⑸ 確認聚會目的與旨趣，若為會議，則確認議會之議題為何？ 17 上司參加外部聚會之準備 ⑹ 準備攜帶物品 ⑺ 準備致辭、寒暄語之稿子 ⑻ 秘書隨行時 因有時聚會當日，秘書須隨上司同行做些雜務；此時，除了與有關單位預作連絡外，不在時各工作之分配、打來電話之應對要領、來信之處理等，必須交待清楚；而秘書本身之服裝要考慮聚會目的，也不可疏忽怠慢。 ⑼ 日后，寄出謝函（或電話致謝）。 18 上司舉辦聚會之準備 ⑴ 招待函、通知函等最遲要在2周前就送抵對方。 ⑵ 如須對方回復來參加或不來參加時，使用回郵明信片，或在信函中附上回信用明信片。 ⑶ 選定場所 ⑷ 預先檢查場所 ⑸當日千萬不要有不必要之混亂或瑣碎雜事發(fā)生 19 由上司主辦會議之準備招請外人來開會時，必須準備下列事情： ⑴ 選定會場 ⑵ 制作會議通知函，在開會前二周就要發(fā)送并抵達對方，此時，文案中要書寫以下事項： ① 會議名稱。 ② 開會時日、預定結束時間。 ③……地點（地址、電話號碼、簡圖）。 ④ 議題（目的）。 ⑤ 是否出席及最遲回函日期。 ⑥ 主辦者之聯(lián)絡處。 ⑦ 對于特別希望他出席的人，希望他扮演特別之職務分配的人，要添寫這項旨意。 19 由上司主辦會議之準備 ⑶ 準備資料 ① 作成原稿，得到上司之修慶與承認。 ② 比所需之份數(shù)，多準備幾份。 ③ 準備規(guī)約、上次之記錄（會議記錄）、參考資料。 ④ 議題（目的）。 ⑷ 作成出席者名單。 ⑸ 通知函里要求出缺席之回復時，根據收到之回復， 事前與名單對照一下。 ⑹ 備有餐宴者，邀請函應予交代；必要時，并可在回函中請受邀者注明是否參加。 20 會議當中主辦者應注意事項 不管在公司內、外，會議當日電必須檢討下列項目： ⑴ 一一檢查會議室 ⑵ 會議進行中之注意事項 ① 茶水、點心、午餐（晚餐）之招待。 ② 經常不斷地留意扮演一個上司之聯(lián)絡人。 ③ 注意換氣、照明、噪音、面巾及水壺。 ④ 如會議時間較長，于中間休息時，必須添換茶水、煙灰缸及擦拭黑白板。 ⑤ 會議中有電話打來，應以字條記錄