【正文】 一份。 ⑧ 考慮上司之健康狀況，不要勉強(qiáng)消化日程。 ② 事先確認(rèn)交通工具。 ④ 記錄前來送行之公司、個人名稱。 ②留守中若有緊急事態(tài)發(fā)生，要向出差地連絡(luò)。 ④無論上司何時回公司，都可立即開始處理公務(wù)。 ② 將此連絡(luò)有關(guān)單位、安排車輛，必要時間安排機(jī)場接室。 ④ 對于緊急事件，馬上取得決裁。 ⑥ 整理帶回來的文件、資料。 ⑧ 發(fā)送感謝函。 ⑵ 若收到請貼，要與上司商量，盡早決定出席與否， 并寫回信。 ⑷ 不同場合須注意禮物封面之寫法。 ② 招呼、寒暄、問候、記錄、引導(dǎo)等主要的工作，要感覺敏銳，不要弄錯失誤。 15 捐贈業(yè)務(wù) ⑴ 有空的時候，散步到百貨公司、專門店等，研究學(xué) 習(xí)一下可成為贈品之商品的種類、品質(zhì)、價格等。 ⑶ 把贈與對象一覽表分出等級。 ⑸ 了解捐款或贈禮之性質(zhì)。 16 物品購入與管理事務(wù) ⑴ 經(jīng)常用心于事前準(zhǔn)備工作上 ⑵ 秘書自己也得決定日期，親自盤點存貨或盤檢 ⑶ 作成秘書室關(guān)系預(yù)算 ⑷ 根據(jù)公司之購物制度來實施 ⑸ 執(zhí)行小批（零星）現(xiàn)金之事務(wù)。 ⑵ 回復(fù)邀請函中出缺席之寫法 ⑶ 要安排車輛，使能在正確的時間、毫無失誤地到達(dá)目的地出席。 ⑸ 確認(rèn)聚會目的與旨趣，若為會議，則確認(rèn)議會之議題為何？ 17 上司參加外部聚會之準(zhǔn)備 ⑹ 準(zhǔn)備攜帶物品 ⑺ 準(zhǔn)備致辭、寒暄語之稿子 ⑻ 秘書隨行時 因有時聚會當(dāng)日，秘書須隨上司同行做些雜務(wù)；此時，除了與有關(guān)單位預(yù)作連絡(luò)外，不在時各工作之分配、打來電話之應(yīng)對要領(lǐng)、來信之處理等，必須交待清楚；而秘書本身之服裝要考慮聚會目的，也不可疏忽怠慢。 18 上司舉辦聚會之準(zhǔn)備 ⑴ 招待函、通知函等最遲要在2周前就送抵對方。 ⑶ 選定場所 ⑷ 預(yù)先檢查場所 ⑸當(dāng)日千萬不要有不必要之混亂或瑣碎雜事發(fā)生 19 由上司主辦會議之準(zhǔn)備招請外人來開會時，必須準(zhǔn)備下列事情： ⑴ 選定會場 ⑵ 制作會議通知函，在開會前二周就要發(fā)送并抵達(dá)對方，此時，文案中要書寫以下事項： ① 會議名稱。 ③……地點（地址、電話號碼、簡圖）。 ⑤ 是否出席及最遲回函日期。 ⑦ 對于特別希望他出席的人，希望他扮演特別之職務(wù)分配的人，要添寫這項旨意。 ② 比所需之份數(shù)，多準(zhǔn)備幾份。 ④ 議題（目的）。 ⑸ 通知函里要求出缺席之回復(fù)時，根據(jù)收到之回復(fù)， 事前與名單對照一下。 20 會議當(dāng)中主辦者應(yīng)注意事項 不管在公司內(nèi)、外，會議當(dāng)日電必須檢討下列項目： ⑴ 一一檢查會議室 ⑵ 會議進(jìn)行中之注意事項 ① 茶水、點心、午餐（晚餐）之招待。 ③ 注意換氣、照明、噪音、面巾及水壺。 ⑤ 會議中有電話打來，應(yīng)以字條記錄對方身份、電話號碼及通話內(nèi)容送交受話人，如屬緊急要事，則應(yīng)遞字條請示受話人。 20 會議當(dāng)中主辦者應(yīng)注意事項 ⑶ 作會議記錄 ① 會議之前，先把前兩次，會議記錄過目一下。 ③ 記錄時，有不明白的地方，通知主席，再三詢問。 ⑤ 會議終了后，應(yīng)將會議記錄送請上司過目確認(rèn)。 21 會議之善后工作 ⑴ 迅速地執(zhí)行回收工作 ⑵轉(zhuǎn)告之留言要無誤地轉(zhuǎn)達(dá)到 ⑶資料、紀(jì)念品、寄存物等，要盡早轉(zhuǎn)交對方或以寄存券交換物品。 ② 撤去揭示牌。 ④ 關(guān)掉冷暖氣、電燈之開關(guān)。 21 會議之善后工作 ⑹ 作成會議記錄及其他 ① 若有規(guī)定之式樣，則按照規(guī)定填寫。 ③ 盡快發(fā)布出席者與缺席者。 ⑤ 分析整理問卷調(diào)查后提出報告。 ⑦ 向出席者、講演者、與幫忙的人發(fā)出謝函或道謝。 22 公司內(nèi)之各種聯(lián)絡(luò) ⑴ 正確地聽取傳達(dá)之內(nèi)容。 ⑸ 開封后，里面之文書與信封一起用別針或釘書機(jī)釘起來。 25 來信文書之處理（遞交上司之時） ⑴ 上司可以不必過目信件之處理 ⑵ 檢查文書之內(nèi)容后遞交 ⑶ 檢查要點后遞交 ⑷ 有關(guān)資料一起遞交 ⑸ 把緊急信、重要信及不可開封之私信遞交上去。 ⑺ 必須日后處理的文書，附上備忘卡片后遞交。 26 事務(wù)文書之完成 ⑸ 按照規(guī)則使用標(biāo)點符號。 ⑺ 以正楷來書寫。 ⑼ 勝清的階段用手寫或以打字方法，把作好之 文件拿來好好點檢細(xì)讀一下。 27 事務(wù)文書之發(fā)送 ⑴ 公司秘密處理之文書，一定要放入信封，加封后再傳送。 ② 有附件須裝在信封里，注意不要忘記放入。 ⑤ 親啟之信要確實封好。 ⑦ 開窗之信封，要使收信人之姓名、住址等可以正確地從窗口看到。 ⑨ 信封以膠糊緊緊地粘貼，避免用釘書機(jī)。 ⑾ 記入發(fā)信簿中。 ① 對象別整理……依發(fā)信人分別整理。 ③ 標(biāo)題別整理……依事務(wù)標(biāo)題來整理。 ⑤ 形式別整理……依制作通知、傳閱、書面請示等之形式標(biāo)題來整理。 ① 以姓名之策劃順序來整理。 ③ 依公司之營業(yè)別來整理。⑹ 每年一次整理舊名片。 ②昨天的新聞、上周的周刊、上月的雜志，以剪刀或美工刀剪下。⑵ 剪下后之整理法 ①貼在剪貼簿（scrap book）上。 ② 普通多依主題別來整理。 ② 排列在上司辦公室、接待室之書架上。 ⑸ 備忘條之整理 ① 利用桌上之書信夾子。 ③ 利用簽條夾。 30 公事約會之訂定者與接受者⑴ 訂定（接受）公事約會之方法 ① 以書信或電話預(yù)約（接受）。 ③ 上司與客人面談時，安排下次會面之約定。⑵ 上司把他的時間表委托秘書全權(quán)處理時，秘書可自己裁量自由決定。 30 公事約會之訂定者與接受者⑷ 下面之要點，在公事約會中乃不可或缺 ① 公司名、職位名稱、姓名、人數(shù)。 ③ 會面日期、時刻、時間。⑸ 一般避免以下之日期時間 ① 其他會議即將開始或剛結(jié)束時，剛吃過午飯后。 ③ 星期一上午、周日。 31 關(guān)于公事約會需留意之點⑴ 拒絕公事約會時 ① 恭敬地、誠懇地說明適當(dāng)理由，并表示歉意。 ③ 根據(jù)對方及對方之內(nèi)容，提出代理者或其他會面時刻。 31 關(guān)于公事約會需留意之點⑶ 遵守約定 ①每天上午與上司再度確認(rèn)當(dāng)日之約會。 ③午飯時、晚飯時等，把下一個約會作個備忘條遞給上司。 ⑤先來的客人比預(yù)定會面的時間拖延時，恭敬地向?qū)Ψ降狼甘怪私狻? ⑦對方在約定時間未前來時，打電話與對方討論面談之內(nèi)容。 32 接待