【正文】 不同，將公文分為：（1）秘密文件：指內(nèi)容涉及黨和國(guó)家的秘密，需要控制知密范圍和知密對(duì)象的文件。（2）普通文件：是相對(duì)于秘密文件而言的，從這個(gè)角度說(shuō)，也可稱為非密文件。（2）急件：內(nèi)容緊急，要求在規(guī)定時(shí)限或較短時(shí)間內(nèi)處理的文件。按照發(fā)文機(jī)關(guān)性質(zhì)的不同，將公文分為：（1）官方文件：主要有法規(guī)文件、行政文件和黨的文件。按照具體職能的不同，將公文分為：（1）規(guī)范性文件：是指機(jī)關(guān)、組織、社會(huì)團(tuán)體制定的，要求其成員在活動(dòng)、工作等方面嚴(yán)格遵守的行業(yè)規(guī)范。（2）指揮決策性文件：是指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)或群眾發(fā)出的用以領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)工作的公文。（3）報(bào)請(qǐng)商洽性文件：是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、請(qǐng)示問(wèn)題時(shí)所使用的陳述性、請(qǐng)求性公文以及同級(jí)及沒(méi)有隸屬關(guān)系的單位為公務(wù)活動(dòng)使用的公文。（4）公告知照性文件：是指機(jī)關(guān)單位發(fā)布的需要周知或遵守，以及機(jī)關(guān)單位之間聯(lián)系工作，通報(bào)情況所使用的公文。（5）日常性公文：是指各機(jī)關(guān)、組織用以記載公務(wù)活動(dòng)以備查考的公文。（五）公文的種類(lèi)和特點(diǎn)在2008年8月24日國(guó)務(wù)院辦公廳《國(guó)務(wù)行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中，規(guī)范了13種公文名稱。在1996年5月3日中共中央辦公廳《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》中規(guī)范了14種公文名稱。命令（令）適用于依照有關(guān)法律公布行政規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。公告適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。議案適用于各級(jí)人民政府或人民代表，向同級(jí)人民代表大會(huì)或其常委會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。1意見(jiàn)適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理方法。1會(huì)議紀(jì)要（抄告單）適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。起草公文的入門(mén)條件（1）熟悉情況；（2）熟悉公文格式；（3）熟悉寫(xiě)作規(guī)范。公文寫(xiě)作的步驟（1）明確寫(xiě)作公文的主旨（根據(jù)主旨選擇公文）；（2）收集有關(guān)材料（寫(xiě)作內(nèi)容）；（3）完成總體構(gòu)思，擬出寫(xiě)作提綱（謀體布局）；（4）起草正文（導(dǎo)語(yǔ)、主體、結(jié)束語(yǔ)）；（5）檢查修改（主題、觀點(diǎn)、材料、結(jié)構(gòu)、語(yǔ)言、格式）；（6）形成送審稿公文寫(xiě)作的要求（1）要保證公文內(nèi)容在政治上的正確性；（2）要實(shí)事求是，在業(yè)務(wù)上符合客觀規(guī)律；（3）在文字表達(dá)上準(zhǔn)確、鮮明、生動(dòng)、符合語(yǔ)法和邏輯；（4）要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式和程序；（體式：公文文體、結(jié)構(gòu)、附加標(biāo)記和文件格式。三、公文處理（一）公文處理概念（1）發(fā)文：是指機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)根據(jù)機(jī)關(guān)的工作需要向外發(fā)出文件材料，包括本機(jī)關(guān)制發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、翻印、復(fù)印文件材料等。程序發(fā)文辦理程序由擬稿、會(huì)商、審核與簽發(fā)；核發(fā)、繕印與核對(duì)；用印、登記與分發(fā)等環(huán)節(jié)組成。（3）審核主要做到“六查”，即一查是否需要行文；二查文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)和政策以及上級(jí)有關(guān)規(guī)定是否一致，與平行機(jī)關(guān)部門(mén)已有的規(guī)定是否矛盾；三查要求和措施是否明確具體，切實(shí)可行；四查涉及其他部門(mén)或地區(qū)職權(quán)范圍的問(wèn)題是否協(xié)商一致并經(jīng)過(guò)會(huì)簽；五查文字表述是否正確、簡(jiǎn)練、條理清楚，標(biāo)點(diǎn)使用是否正確，文字書(shū)寫(xiě)是否規(guī)范；六查公文格工是否符合規(guī)定。（5）注發(fā)必須對(duì)公文主送單位、抄送單位、緊急程度、秘密等級(jí)、公文字號(hào)、主題詞、文件格式、發(fā)送方式、印刷份數(shù)、印發(fā)日期等詳注。（7）繕印是指對(duì)已簽發(fā)的公文定稿進(jìn)行印制。核對(duì)方法：對(duì)核法、折核法、讀核法。用印是上不壓正文，下騎年蓋月；簽署一般先簽名后蓋章。（11）分裝、發(fā)出。（12）對(duì)外催辦主要方式有電話催辦、文字催辦、登門(mén)催辦、會(huì)議催辦。紙張白度為85%90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%。1cm。1mm公文用紙訂口（左白邊）為：28mm177。排版規(guī)格與印制裝訂要求（1）排版規(guī)格正文用3號(hào)仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。（3）印刷要求雙面印刷，頁(yè)碼套正，兩面誤差不得超2mm。（4）裝訂要求公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm。4mm。裝切成品尺寸誤差177。公文中各要素標(biāo)規(guī)則組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。（1）眉首①公文份數(shù)序號(hào)；②秘密等級(jí)和保密期限；③緊急程度；④發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，發(fā)號(hào)公文由發(fā)文機(jī)關(guān)加“文件”組成；命令（令）由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱加“命令（令）”組成，會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議名稱加“會(huì)議紀(jì)要”組成，其他公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過(guò)多，必須保證公文首頁(yè)顯示正文。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“[]”括入序號(hào)不編虛位，不加“第”字。⑥簽發(fā)人上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。（2）主體①公文標(biāo)題公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類(lèi)，發(fā)號(hào)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)，其他公文不標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；四行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱之后標(biāo)全角冒號(hào)。③公文正文主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。④附件公文如有附件，在正文下空1行左空2號(hào)用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)附件，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。⑥公文生效公文生效標(biāo)識(shí)是證明公文效力的表現(xiàn)形式。公文生效標(biāo)識(shí)有以下兩種情況：?jiǎn)我话l(fā)文印章：?jiǎn)我粰C(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。聯(lián)合行文印章：當(dāng)聯(lián)合行文加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開(kāi)，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間，印章用紅色。兩印章間互不相交或相切，相距不超過(guò)3mm。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。⑦附注公文如有附注，用3號(hào)仿宋體字，居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。②抄送（抄報(bào)）抄送（抄報(bào)）機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文的其他機(jī)關(guān)。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。版記中各要素之間加一條反線隔開(kāi)，一是為顯示各要素之間的區(qū)別，二是顯得美觀。頁(yè)碼用4號(hào)半角體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號(hào)一字線，一字線距版心下邊緣7mm。空白頁(yè)和空白頁(yè)以后的頁(yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼。（二）收文處理概念：收文處理是指收到人證的輸過(guò)程，包括簽收、登記、審核、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦等程序。即一查清信封或封筒上的收文機(jī)關(guān)名稱，是否確屬本機(jī)關(guān)的收文，以防錯(cuò)投、錯(cuò)收；二查清文件號(hào)碼與遞送人在簽收登記上所登的號(hào)碼是否一致；三查清文件封口是否破損，包裝是否牢固，如發(fā)現(xiàn)有散包、破封、密封條被拆等情況，應(yīng)及時(shí)追查原因；四查清文的登記數(shù)與實(shí)有件數(shù)是否相符。即一明確一般文件由辦文人員拆封；二明確領(lǐng)導(dǎo)“親收”“親啟”的封件，由領(lǐng)導(dǎo)本人拆封或由其委托的人代拆；三明確密件交由機(jī)要文書(shū)或機(jī)要室拆封，妥善辦理。登記的具體范圍包括：上級(jí)機(jī)關(guān)文件。包括請(qǐng)示、報(bào)告性文件；重要的帶有密級(jí)的刊物、資料；其他機(jī)關(guān)商洽問(wèn)題和需要答復(fù)的文件；上級(jí)極關(guān)召開(kāi)會(huì)議印發(fā)的會(huì)議文件材料。（4）分發(fā)應(yīng)分閱知件和閱辦件填好《文件傳閱單》或《收文處單》后分送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門(mén)和承辦人員閱知辦理。上級(jí)來(lái)文，主要寫(xiě)“請(qǐng)**領(lǐng)導(dǎo)閱示，批示”，“擬請(qǐng)**部門(mén)辦理”；下級(jí)來(lái)文或平行文，主要寫(xiě)“擬請(qǐng)**部門(mén)閱處”；需要多個(gè)部門(mén)聯(lián)合處理的，需要選出牽頭單位和輔助單位。（6）批辦是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或有權(quán)人對(duì)送批的文件如何處理所作的批示。承辦是指機(jī)關(guān)有關(guān)部門(mén)或人員按照來(lái)文的要求進(jìn)行具體工作或辦理復(fù)文。催辦就是要對(duì)那些必須輸答復(fù)的文件，根據(jù)承辦時(shí)限的要求，及時(shí)地對(duì)文件承辦的情況進(jìn)行督促和檢查。注辦要注意以下四點(diǎn)：一是一般的傳閱文件，在有關(guān)人員傳閱完畢后，文書(shū)人員應(yīng)注明閱畢的日期；二是需要辦理復(fù)文的文件，辦理后要注明“已復(fù)文”，并注上復(fù)文的日期和文號(hào)；三是用口頭或電話答復(fù)的要注明時(shí)間、地點(diǎn)、接談或接電話者、主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字；四是不需復(fù)文的文件要注明“已閱”、“已辦”、“已摘記”等字樣。公文立卷的原則：一是公文立卷能夠保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于文件的查找利用；二是公文立卷可以維護(hù)文件的完整與安全，便于文件的保管；三是公文立卷，為檔案工作奠定了基礎(chǔ)。小機(jī)關(guān)一般由辦公室或秘書(shū)科集中立卷。公文立卷文件材料范圍包括：上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；本機(jī)關(guān)的文件材料；同級(jí)機(jī)關(guān)非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料。主要項(xiàng)目有：順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等。擬寫(xiě)案卷標(biāo)題；填寫(xiě)案卷封皮；案卷封皮項(xiàng)目包括：全宗名稱、類(lèi)目名稱、案卷題名、時(shí)間、保管期限、件數(shù)、頁(yè)數(shù)、歸檔號(hào)等。案卷歸檔（1）歸檔制度1）歸檔范圍有價(jià)值即歸檔。3）歸檔要求。（2）文件的保管期限1）列為永久保存。2）列為長(zhǎng)期保存。期限為1650年左右。是指那些只在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)有參考利用價(jià)值的文件材料。四、會(huì)議組織工作（一）會(huì)議的涵義和要素組織會(huì)議，簡(jiǎn)稱“辦會(huì)”，是秘書(shū)工作的重要內(nèi)容之一；會(huì)議的要素：與會(huì)者、主持人、議題、名稱、時(shí)間、地點(diǎn)。按照會(huì)議鐵形式的不同，會(huì)議可分為小組會(huì)、座談會(huì)、報(bào)告會(huì)等。按照人數(shù)、規(guī)模的不同，會(huì)議可分為大型會(huì)議、中型會(huì)議、小型會(huì)議。（三）會(huì)議的功能決策功能；指揮功能；溝通功能；協(xié)調(diào)功能；動(dòng)員功能；顯示功能。會(huì)議工作流程一般為：擬定會(huì)議內(nèi)容→擬出會(huì)議方案→報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批→下發(fā)通知→會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作→會(huì)議記錄整理材料→歸檔。五、辦公室事務(wù)管理（一）環(huán)境、衛(wèi)生、安全管理環(huán)境：方便、舒適、和諧統(tǒng)一。安全：無(wú)任何隱患和事故。（三）電話管理電話機(jī)和電話費(fèi)管理；電話記錄處理；（四）印章使用與管理印章的刻制和啟用；印章的審批和使用；印章的保管。介紹信管理應(yīng)嚴(yán)格而細(xì)致，并注意以下問(wèn)題：（1）介紹信的格式應(yīng)符合要求；（2）介紹信應(yīng)由專人管理；（3）出具介紹信