【正文】 ② 經(jīng)常不斷地留意扮演一個(gè)上司之聯(lián)絡(luò)人。 ⑷ 作成出席者名單。 19 由上司主辦會(huì)議之準(zhǔn)備 ⑶ 準(zhǔn)備資料 ① 作成原稿，得到上司之修慶與承認(rèn)。 ④ 議題（目的）。 ⑵ 如須對方回復(fù)來參加或不來參加時(shí)，使用回郵明信片，或在信函中附上回信用明信片。 ⑷ 除了在聚會(huì)日之前事先連絡(luò)準(zhǔn)備車輛單位，使用者、時(shí)間、目的地等外，當(dāng)天還得再一次確認(rèn)。 ⑹ 捐款必須取得收據(jù)。 ⑵ 上司所遞交之贈(zèng)禮對象，將之作為一覽表。 ⑸ 擔(dān)任受禮、招待時(shí) ① 該準(zhǔn)備的東西不要疏忽遺漏。 14 賀、吊業(yè)務(wù) ⑴ 請貼之制作及送發(fā)不可有所失誤。 ⑤ 提出留守中之報(bào)告。 13 上司出差時(shí)秘書應(yīng)注意事項(xiàng) ⑶ 出差后 ① 回公司之前一日就要先確認(rèn)乘坐交通工具到達(dá)時(shí)間、 航空公司之名稱等。 ⑵ 出差中 ①留守中之偶發(fā)事件、經(jīng)過情形等，作成簡明記錄。 13 上司出差時(shí)秘書應(yīng)注意事項(xiàng) ⑴ 出差當(dāng)日 ① 安排車子（視情形，到住宅處迎接）。 ⑤ 復(fù)檢必要攜帶品。 12 上司出差日程管理 ⑴ 訂立出差日程時(shí)，應(yīng)考慮事項(xiàng)： ① 應(yīng)辦之事為何？ ② 期間多久？ ③ 何日、何時(shí)應(yīng)到達(dá)目的地？何時(shí)該出發(fā)？ ④ 應(yīng)選擇何種交通工具與路徑？ ⑤ 住宿于何處？ ⑥ 到達(dá)目的地后之日程安排為何？ ⑦ 要攜帶何物？（資料、貨樣、會(huì)議記錄等） ⑧ 上司之意見、希望為何？ 12 上司出差日程管理 ⑵ 作成日程表時(shí)之工作： ① 作成明細(xì)之日程表、旅程表。 ⑻ 上司之預(yù)定，要與公司內(nèi)有關(guān)之部門連絡(luò)。 ⑷ 制作每周預(yù)定表時(shí)，把本周四或周五訂為目標(biāo)來 調(diào)整次周之預(yù)定表，并讓上司確認(rèn)。 ⑸ 室內(nèi)之情報(bào)整理。 ⑷ 訪問者、電話之接待 ① 訪問、會(huì)面預(yù)約、取消、變更等之操作、聯(lián)絡(luò)。 10 秘書之工作 ⑶ 文書、資料、情報(bào)管理 ① 收發(fā)文書之處理。 ④ 有關(guān)賀、喜、喪事宜；贈(zèng)答、損贈(zèng)事宜。 10 秘書之工作 ⑴ 上司之時(shí)間管理 ① 作成預(yù)定表。 ⑿ 電話、地址摘錄簿。 ⑻ 有關(guān)郵政、電信的書，國際電信電話之介紹。 ⑷ 同業(yè)名錄、顧客名錄。 ⑷ 使用溫柔的、爽快的說法與言語措詞。 6 如何予人好印象 ⑶ 留意服飾 ① 服裝、發(fā)型、化妝等，不要有損公司之形象。 ⑵ 注意態(tài)度、表情 ① 伸直背脊。秘書人員工作準(zhǔn)則 1 秘書資質(zhì)的條件 對于秘書資質(zhì)之要求，基本上有下列幾點(diǎn)： ⑴ 必須健康 ⑵ 必須明朗 ⑶ 能隨機(jī)應(yīng)變采取措施 ⑷ 是人際關(guān)系之潤滑油 ⑸ 必須熱衷工作 2 秘書立場之自覺 ⑴貫徹助理任務(wù) ⑵不要脫離權(quán)限 ⑶保守秘密 ⑷狐假虎威之?dāng)嘲桑? ⑸不要失去溫柔、親切的態(tài)度 3 秘書的職務(wù)與形態(tài) ⑴ 附屬于小組(team)之秘書 ⑵ 附屬于個(gè)人之秘書 ⑶ 附屬于復(fù)數(shù)的秘書 ⑷ 附屬于部門之秘書 ⑸ 兼任秘書 ⑹ 臨時(shí)秘書 4 理解上司 ⑴ 上司的地位與權(quán)限 ⑵ 上司之職務(wù)內(nèi)容 ⑶ 上司之公司內(nèi)關(guān)系 ⑷ 上司之對外關(guān)系 ⑸ 上司個(gè)人之特性 （經(jīng)歷、性格、特殊技能、興趣、 嗜好、運(yùn)動(dòng)、著作、得獎(jiǎng)、社交活動(dòng)） 5 了解本身之性格 ⑴ 誠實(shí)（能設(shè)身處地、舉手投足都是由衷而發(fā)嗎？） ⑵ 機(jī)智、靈敏（偶發(fā)情況，能迅速采取隨機(jī)應(yīng)變措施嗎？） ⑶ 積極性（有主動(dòng)、努力解決問題之意欲嗎？） ⑷ 致密性（即使是細(xì)微的事情，也能夠建立系統(tǒng)、好好思考、 正確地進(jìn)行嗎？） ⑸ 秘密保持力 （能夠注意、不胡言亂語地將自己所得知工作崗位上 的情報(bào)向別人訴說嗎？ ⑹協(xié)調(diào)性（能夠不固執(zhí)自己的判斷、行動(dòng)，也采納別人之意見嗎？） 5 了解本身之性格 ⑺ 正確性（自己的判斷、行動(dòng)、措施是否正確？） ⑻ 創(chuàng)造力（可以主動(dòng)地采取新的做法與想法嗎？） ⑼ 責(zé)任感（可以任重致遠(yuǎn)、堅(jiān)持到最后嗎？） ⑽ 明朗（可以開朗地、以微笑待人接物嗎？） ⑾ 計(jì)劃性 （可以訂立計(jì)劃而實(shí)行嗎？） ⑿ 禮儀（能夠注意禮節(jié)、規(guī)范嗎？） ⒀ 修飾邊幅（有無予人不快之感的化妝、服飾嗎？） 6 如何予人好印象 ⑴ 必需健康 ① 過規(guī)則正常的生活（飲食、休息、睡眠、過度的運(yùn)動(dòng)）。 ④ 必要時(shí)會(huì)懂得謀求轉(zhuǎn)換情緒。 ④ 近視的人，面對對方時(shí)要注意視線。 ④ 注意修飾邊幅。 ⑶ 本公司各種歷年統(tǒng)計(jì)資料。 ⑺ 有關(guān)英文、中文書信寫法之書。 ⑾ 電話簿。 ⒂ 上司所參加社團(tuán)之名簿。 ③ 飲食之照料。 ⑦ 公司內(nèi)各種聯(lián)絡(luò)。 ④ 文書、資料、情報(bào)之處理、追蹤、歸檔。 ④ 接待后續(xù)工作之記錄、報(bào)告、處理。 ⑶ 已成定例之會(huì)議與行事，最先記入年間預(yù)定表、月 間預(yù)定表。 ⑺ 要確認(rèn)會(huì)議、集會(huì)、會(huì)面接見之場合，能否使用必要之房間，并決定是否使用。 ⑾ 突發(fā)的、臨時(shí)的日程要與上司商洽，必要變更、調(diào)整時(shí)，要提早與各有關(guān)部門連絡(luò)。 ④ 確認(rèn)會(huì)面及會(huì)合之約定。 ⑧ 考慮上司之健康狀況，不要勉強(qiáng)消化日程。 ④ 記錄前來送行之公司、個(gè)人名稱。 ④無論上司何時(shí)回公