【正文】 ⑵ 寫日記⑶ 決定目標(biāo)去讀書⑷擁有公司外之友人⑸接觸、流覽一流事物⑹在公、私生活上加上創(chuàng)意功夫17 / 17。2離開(kāi)公司時(shí)，確實(shí)熄滅火源及關(guān)燈；必要時(shí)，櫥柜及壁櫥要上鎖。⒆把當(dāng)日之報(bào)紙類準(zhǔn)備好，使上司一上班就能輕松閱讀。⒄幫忙插花或盆栽。⒂補(bǔ)充火柴、香煙。⒀垃圾桶清理干凈。⑾ 點(diǎn)檢時(shí)鐘是否正確。⑼調(diào)整朱色印泥之凹凸面。⑺補(bǔ)充墨汁、便條、原子筆、鉛筆等，使不匱乏。⑸調(diào)節(jié)窗戶之遮日板、室內(nèi)溫度。⑵ 點(diǎn)檢日用器物是否傾斜了？⑶ 地毯每天用吸塵器清掃。⑾ 如由上司自己駕車，則上司右邊為上席。⑼秘書同乘之時(shí)，原則上坐在助手席與上司商量事情時(shí)，要注意席次。⑹雇用車子時(shí)，遞交車單時(shí)，以交給司機(jī)為原則。⑷口頭或備忘條、配車單等上之時(shí)間、去向、派車子去的場(chǎng)所為免遺忘，記取下來(lái)。⑵ 一般公司用車，要提出配車單。 ③ 指定要找之人已變換工作地點(diǎn)，若知道到何處時(shí)，告訴他。⑸ 打錯(cuò)電話時(shí)： ① 打錯(cuò)時(shí)，恭敬地道歉。或者留言請(qǐng)轉(zhuǎn)達(dá)， 不管如何先確定對(duì)方之姓名。 ②外出時(shí)，詢問(wèn)回來(lái)時(shí)間，拜托在那時(shí)打個(gè)電話過(guò)來(lái)。⑵ 通話時(shí)多說(shuō)「謝謝」「對(duì)不起」，并不要忘記「請(qǐng)」字的魅力。⑹ 等對(duì)方（或其上司）掛上電話后，再放下聽(tīng)筒。） ① 預(yù)先告訴他：「正在尋找文件，請(qǐng)稍待一會(huì)兒。⑵ 若對(duì)方未自報(bào)姓名時(shí)，要確定對(duì)方之公司、姓名、要點(diǎn)。 42 接電話之要領(lǐng)與禮儀⑴ 鈴聲一響馬上接起？ ① 只響了一聲馬上就接的話，也許會(huì)讓對(duì)方嚇了一跳，所以等響了兩聲再接為宜，但絕不能超過(guò)三聲才接聽(tīng)。⑻秘書同事間可以解決事件時(shí)，盡可能簡(jiǎn)明解決把話結(jié)束。 ③ 連絡(luò)男員工，拜托他來(lái)與客人交涉。⑷ 當(dāng)上司與客人在面談中，而有其他來(lái)客強(qiáng)行會(huì)面時(shí) ① 平時(shí)就要將秘書之桌子置于入口經(jīng)過(guò)之處，若非通過(guò)秘書 桌子，則不能進(jìn)入上司辦公室內(nèi)。 ② 打內(nèi)線電話給上司，請(qǐng)問(wèn)上司現(xiàn)在是否可以回去了?！? ③把要事記在便條紙上，悄悄地遞給上司。 ④若只是在眾多客人之面談中叫出一人時(shí)，寫張便條紙，直接交給受話人。 ②若可以，正確地把對(duì)方之要事聽(tīng)記下來(lái)，寫一張便條即刻遞交。⒂ 必要時(shí)，于適當(dāng)時(shí)機(jī)奉上小毛巾。 （因客人多使用右手故不宜從客人右側(cè)奉茶）。⑿ 如用方糖及小杯奶精，應(yīng)置于咖啡碟或茶碟上。⑽ 奉上時(shí)，咖啡、紅茶等杯子之柄在來(lái)客之右方。⑻ 一次沖泡數(shù)人份時(shí)，每杯之濃度都要一樣。⑹ 糖果與飲料都有時(shí)，先拿出糖果。⑷ 放在茶盤上端出來(lái)，若室內(nèi)有輔用茶幾，則先放在其上，再一杯杯端出來(lái)。⑵ 了解已來(lái)過(guò)數(shù)次之訪客之喜好，若拿出客人喜愛(ài)之飲料，將令之喜出望外。 ⑥握掌置于胸前，其次，變換腕之位置，胸部不要膨脹，下腹迅速地吸進(jìn)，停止呼吸，兩手往前方兩旁推出，緩慢地呼吸（四次）。 ④ 慢慢地從鼻子吸進(jìn)，停止一下，平常速度，從嘴巴呼出（四次）。 ② 很快地從鼻子吸進(jìn)，安靜地從嘴巴呼出（二次）。 ④ 語(yǔ)尾不清晰，內(nèi)容不易理解。 ② 混濁干澀。 ⑤ 聲音有力但又明朗輕快。 ③ 發(fā)音及語(yǔ)尾清晰而不牽強(qiáng)的?！? □「在您百忙之中來(lái)打擾，真是抱歉，……關(guān)于……之事，不知辦得怎樣了？」⑸引導(dǎo)、送行 □「讓您久等了，請(qǐng)往這邊走！」「請(qǐng)坐！」 □「正要過(guò)來(lái)，請(qǐng)稍等！」 36 優(yōu)美聲調(diào)發(fā)音法⑴何謂優(yōu)美的聲音 ① 與內(nèi)容相稱的聲音?！? □「讓您添麻煩了，馬上調(diào)查，立即回復(fù)給您?！耿潜辉儐?wèn)到自己所不明了之事時(shí) □「因我不知確實(shí)情況，所以要向代理者問(wèn)一下。 35 受人歡迎之應(yīng)對(duì)用語(yǔ)⑴詢問(wèn)傳達(dá)服務(wù)，向上司轉(zhuǎn)達(dá)報(bào)告 「歡迎光臨！」「請(qǐng)問(wèn)尊姓大名？」「讓您久等了！」 「請(qǐng)問(wèn)有何指教？」「請(qǐng)稍候！」⑵上司不在時(shí) 「很不湊巧他正好外出，請(qǐng)問(wèn)尊姓大名？」「昨天開(kāi)始出差去了，如果不妨礙的話，我可以聽(tīng)聽(tīng)您有何貴事嗎？」 「知道了，若回來(lái)一定確實(shí)轉(zhuǎn)告。 ⑥ 客人之傘、帽子、外套等，秘書要接過(guò)來(lái)，告訴他：「讓 我?guī)湍旁谶@兒」，找個(gè)適當(dāng)?shù)牡胤椒胖谩? ④ 請(qǐng)客人上座，并說(shuō)：「請(qǐng)?jiān)诖松源粫?huì)兒」。 ② 掀掛在門上之「來(lái)客中」「訪客商談中」等之牌子。 ③ 沒(méi)人操作電梯時(shí)，自己先進(jìn)，再招呼客人進(jìn)入，出來(lái)時(shí)，讓客人先出。⑵ 搭乘電梯 ① 搭乘之前，先預(yù)告「在第樓」。 ③ 客人持有行李時(shí)，開(kāi)口對(duì)他說(shuō)：「讓我?guī)湍谩埂? 34 引導(dǎo)之要領(lǐng)⑴ 在走廊上引導(dǎo)時(shí) ① 走在客人之前面數(shù)步。 ② 遇有不清楚時(shí)，說(shuō)：「關(guān)于這一點(diǎn)因沒(méi)獲得指示，回 頭再奉告。 33 應(yīng)對(duì)之要領(lǐng)⑹ 指名請(qǐng)上司捐贈(zèng)金錢、買賣物品者，若另有接待此類客人之專責(zé)單位，到該單位報(bào)告。 ② 采取下列適切之處置 □詢問(wèn)轉(zhuǎn)達(dá)之話 □請(qǐng)求以代理會(huì)面 □請(qǐng)求等待 □請(qǐng)對(duì)方日后再來(lái) □上司一回來(lái)，馬上電話聯(lián)絡(luò)⑸ 上司雖在，但不想會(huì)面時(shí) ① 陳述拒絕的理由。⑶無(wú)預(yù)先約定之來(lái)客，要連絡(luò)上司。⑸ 先做好來(lái)客簿，臨事將很便利 33 應(yīng)對(duì)之要領(lǐng)⑴ 預(yù)先知道哪些人上司要接見(jiàn)，哪些人上司不要接見(jiàn)。⑷ 引導(dǎo)帶領(lǐng)到上司辦公室或接待室 ① 在來(lái)客前面幾步帶領(lǐng)，并說(shuō)：「我替您帶路，請(qǐng)這邊來(lái)。 ② 若無(wú)訂下約會(huì)，以致不能會(huì)面之情況時(shí)，將此意旨恭敬地說(shuō)出。 ⑦ 沒(méi)有拿出名片的客人，或不清楚字的寫法、讀法，必須請(qǐng)教他，并做個(gè)備忘。 ⑤ 對(duì)以前會(huì)來(lái)的訪客招呼說(shuō)：「是先生??！」。 ③ 不要優(yōu)先作自己的事。⑵ 讓人留下好感之迎接法 ① 從椅子上站起。 ④ 應(yīng)理應(yīng)辦之事。 ② 正確地聽(tīng)取應(yīng)辦之事。 ⑧會(huì)面者有數(shù)位，卻未全部到齊時(shí)，先向上司請(qǐng)示。 ⑥這時(shí)，如有下一個(gè)預(yù)定會(huì)面之對(duì)象時(shí)，立即以便條紙通知上司。 ④約好之后馬上向上司報(bào)告。 ②與上司之記事簿對(duì)照。⑵ 變更公事約會(huì)之時(shí)間 仿效前項(xiàng)之要領(lǐng)，可先預(yù)定幾個(gè)會(huì)面日期，與對(duì)方洽訂適當(dāng)時(shí)間。 ② 說(shuō)明理由拒絕。 ④ 當(dāng)公司內(nèi)部業(yè)務(wù)繁忙時(shí)。 ② 出差回來(lái)當(dāng)日或即將出差前一日。 ④ 會(huì)面地點(diǎn)。 ② 會(huì)面之內(nèi)容。⑶ 除此之外一定要得到上司之承諾才可訂約。 ④ 由上司之部下請(qǐng)求與客人會(huì)面。 ② 提出到對(duì)方那里之要求（或?qū)Ψ降竭@里之預(yù)約）。 ④ 保留之物用櫥柜或卷宗夾來(lái)整理。 ② 利用桌上之日歷。 ③ 周刊、雜志要經(jīng)常以最新一期排列。⑷ 雜志、圖書之整理 ① 圖書之封面與雜志之封面上印上公司之印章（以公司 費(fèi)用購(gòu)入時(shí)）。 ②收藏于柜（cabinet）中，（剪報(bào)放入folder里） 29 資料之整理（新聞、雜志、備忘條等之整理）⑶ 目錄小冊(cè)子（catalougue pamphlet）之整理法 ① 利用懸掛式卷宗夾（hanging folder）。 ③新聞（周刊、雜志）之名稱、日（晚）報(bào)、年月日（年月號(hào)）等剪下記入記事中。 29 資料之整理（新聞、雜志、備忘條等之整理）⑴ 剪下新聞、雜志 ①無(wú)論是上司指示要剪下之記事消息，或是逢到主題應(yīng)剪下的，用紅鉛筆