【正文】 、經(jīng)營銷售部、行政公關(guān)部、人力資源部等部門經(jīng)理或部門主要 負(fù)責(zé)人組成。 檔案管理體制 A. 公司設(shè)立檔案管理小組，受集團(tuán)公司檔案管理委員會領(lǐng)導(dǎo)， 負(fù)責(zé)公司所有 文檔信息管理工作的統(tǒng)一策劃、組織和協(xié)調(diào)。 檔案管理原則 企業(yè)檔案是企業(yè)不可缺少的資源，對企業(yè)的有效運作與決策，對維護(hù)企業(yè)的經(jīng)營利益，保護(hù)企業(yè)權(quán)益，具有法律憑證作用。 D. 因校對失誤而造成內(nèi)容的差誤，應(yīng)立即報行政公關(guān)部總經(jīng)理，如嚴(yán)重性 問題，應(yīng)召開檢討會議并擬寫勘誤信件，與印刷品一同寄出。 C. 在安排檢查時，專責(zé)小組負(fù)責(zé)人應(yīng)仔細(xì)檢查印刷品，確認(rèn)無誤之后，才 可安排正式分發(fā)。 B. 在印刷前需要與印刷公司議定成品的包裝要求，便于分發(fā)。 B. 專責(zé)小組組長為最終校對人，在稿件的分色及文字稿確保無誤后，簽字 并報行政公關(guān)部經(jīng)理及公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可印刷。 設(shè)計及文字稿的校對和審閱 A. 設(shè)計及文字稿的校對工作由專責(zé)小組負(fù)責(zé)。 B. 如設(shè)計及印刷屬兩間不同的公司，專責(zé)小組組長，副組長需在印刷前， 召集設(shè)計公司和印刷公司開會，明確要求，保證有良好的銜接。 日期 : 行政公關(guān)部 22 印刷公司的選擇 A. 印刷公司由公司行政公關(guān)部負(fù)責(zé)選擇。 B. 一般情況下，由具體業(yè)務(wù)部門提供印刷品相關(guān)的準(zhǔn)確內(nèi)容，包括文字材 料、 數(shù)據(jù)資料及必需的說明，并送公司主管領(lǐng)導(dǎo)審定。組長需負(fù)責(zé)提出較詳細(xì)的工作計劃，明確各組員的職責(zé)分工，督促工作進(jìn)展，確使印刷品按時保質(zhì)的完成，專責(zé)小組成員名單需報行政公關(guān)部備案。申請報告需包括印刷品名 稱、用途、印刷數(shù)量、費用預(yù)算、開始日期、預(yù)計完成日期等。 B. 制作印刷品事宜由公司行政公關(guān)部統(tǒng)一管理。 新聞發(fā)言人應(yīng)準(zhǔn)確地向社會及公眾傳達(dá)有關(guān)的消息，同時必須保持前后一 致，態(tài)度鮮明。 F. 突發(fā)事件處理小組要確定新聞發(fā)言人、發(fā)言范圍和發(fā)言重點，以避免眾口 不一，前后相悖。對具有傾向性的事件，應(yīng)有敏銳的反應(yīng)， 并及時提出策略性意見。突發(fā)事件處理小組 日期 : 行政公關(guān)部 19 明確每位成員的職責(zé)，對內(nèi)、對外溝通的方式和授權(quán)的范圍。在事件發(fā)生后，要在第一時間 向公司行政公關(guān)部及主管 領(lǐng)導(dǎo)匯報有關(guān)事件的詳細(xì)經(jīng)過、處理方案、處理 進(jìn)展情況和反饋的各種消息，切不可隱瞞事實，回避問題。對于本部門無 力解決或職權(quán)范圍以外的突發(fā)事件，要依程序迅速、準(zhǔn)確地向主管領(lǐng)導(dǎo)和 公司分管突發(fā)事件處理的領(lǐng)導(dǎo)反映，各盡其責(zé)，不得互相推諉。 有關(guān)公司形象突發(fā)事件的處理程序 突發(fā)事件處理原則及辦法 A. 各部門、項目發(fā)展部及各子公司要嚴(yán)格執(zhí)行集團(tuán)公司和公司的各項管理制 度和工作程序，立足本職，要把工作想全、想細(xì)、想深，防突發(fā)事件于未然。行政公關(guān)部設(shè)專人負(fù)責(zé)與傳媒的溝通、聯(lián)絡(luò)。重要工程及投資項目未得到公司行政公 關(guān)部同意，不得自行接受傳媒的采訪活動。對于某些事進(jìn)行連續(xù)，多方面的發(fā)布時，尤其應(yīng)注意 口徑的一致性。 B. 新聞發(fā)布要求快速及時，需要保密的新聞應(yīng)嚴(yán)格注意保密。行政公關(guān)部應(yīng)依據(jù)問題的性質(zhì)，與有關(guān)傳媒交涉妥善處理。 B. 公司行政公關(guān)部應(yīng)認(rèn)真搜集各傳媒報道公司的稿件，進(jìn)行歸類分析，摸索 和掌握各傳媒在報道時的態(tài)度和特點。 ⑷ 未經(jīng)安排，各部門，子公司及各地盤應(yīng)阻止任何記者擅自闖入公司辦 公樓及地盤進(jìn)行采訪。 ⑵ 公司行政公關(guān)部負(fù)責(zé)與傳媒記者聯(lián)絡(luò)，并依據(jù)采訪的目的、內(nèi)容、籌 備有關(guān)的采訪提綱或資料。招待會上所答問題內(nèi)容應(yīng)與主持人發(fā)言基礎(chǔ)保持一致，避免隨意及 矛盾的出現(xiàn)。 ⑶ 公司舉辦的記者招待會由公司最高領(lǐng)導(dǎo)出席主持，或由公司最高領(lǐng)導(dǎo) 委托人代行主持。 日期 : 行政公關(guān)部 17 ⑵ 新聞?wù)写龝呐e辦，必須由提議主辦的部門、子公司主管知會行政公 關(guān)部經(jīng)理，由行政公關(guān)部呈公司領(lǐng)導(dǎo)審定通過后，才予執(zhí)行。 B. 舉辦記者招待會 ⑴ 公司極為重要的事件或消息，如業(yè)績發(fā)布、重大工程項目或投資活動 可以舉辦記者招待會。遇有緊急發(fā)放新聞稿的情 況，須采用專人發(fā)送，并由行政公關(guān)部協(xié)助安排。有關(guān) 公司發(fā)展及財經(jīng)性質(zhì)的重要新聞稿，需由行政公關(guān)部經(jīng)理審核并呈公司 領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后發(fā)出。 ⑵ 凡涉及公司的新聞消息，由公司行政公關(guān)部組織編寫新聞稿中文版 [有 需要時亦會翻譯成英文 ]。 新聞發(fā)布的規(guī)定 新聞發(fā)布的主要方式 公司新聞發(fā)布的主要方式由發(fā)布新聞稿、舉行記者招待會、接受或約見 記者采訪等項工作。 C. 各部門、子公司在接受社會各方 面要求捐款、贊助的函、電之后，應(yīng)及時 辦理報批手續(xù)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，具體事宜由行政公關(guān)部負(fù)責(zé)辦理 或自行辦理后知會行政公關(guān)部備案。 公司對外捐款與贊助 A. 公司原則上只考慮對文化教育、醫(yī)療、賑災(zāi)、公益、環(huán)保等方面的捐款、 贊助要求。 B. 其他大型活動如參加展覽會、舉辦記者招待會等，必須由提議主辦的子公司 、 部門總經(jīng)理知會行政公關(guān)部經(jīng)理該活動詳情，由行政公關(guān)部報呈領(lǐng)導(dǎo)審定批 準(zhǔn)后，才予以執(zhí)行。 D. 向外界聘請專業(yè)攝影師或錄像師，需通過行政公關(guān)部統(tǒng)籌辦理。 B. 各部門、項目發(fā)展部或子公司如需借用公司相片、相底、錄像帶或像帶 拷貝，必須登記簽收，用后要及時歸還行政公關(guān)部。 一般工程進(jìn)度相片由項目部自行拍攝后交行政公關(guān)部作內(nèi)部參考。 日期 : 行政公關(guān)部 15 B. 各部門或子公司如果要翻查舊簡報，可向行政公關(guān)部查詢。行政公關(guān)部亦將與各部門、項目發(fā)展部、子公司及時聯(lián)系，做好資料的收集、整理及對外宣傳工作。內(nèi)容主要包括：對外交往、項目簽約、開竣工儀式、貸款、買地、 樓盤推出、工程進(jìn)度、人事變更、聯(lián)誼活動、文化娛樂及其他有關(guān)數(shù)據(jù)資 料等。 L. 節(jié)假日前，由行政公關(guān)部牽頭，組織各部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行安全衛(wèi)生工作大檢查，落實值班人員，檢查水、電、門、窗、氣開關(guān)是否關(guān)閉及保密文件是否安全存放。下班時辦公桌面文件、辦公用品要擺放整齊。 I. 寫字樓內(nèi)的辦公設(shè)備以及綠化花草，未經(jīng)行政公關(guān)部同意，部門員工 不得隨意挪 動。 G. 不準(zhǔn)在寫字樓內(nèi)吸煙、吃零食，不準(zhǔn)隨地吐痰，扔紙屑或其它污物。 E. 不應(yīng)隨便打斷他人談話，不準(zhǔn)隨便翻動他人桌上的文件。凡需到領(lǐng)導(dǎo)辦公室，必須敲 門通報，待同意后，方可進(jìn)入。 B. 公司員工上班時間，必須佩戴胸卡，男士必須著西裝或穿襯衫扎領(lǐng)帶； 女士著職業(yè)裝，一律不準(zhǔn)穿 T 恤（星期六除外）。 0. 年終，對能全面遵守各項規(guī)章制度、工作積極主動，安全行駛無事故，節(jié)約 油耗、降低車輛維修費的優(yōu)秀 駕駛員 ， 公司將予以適當(dāng)獎勵。司機(jī)平時要愛車如眼，惜車如命，降低不必要的車輛損耗。 M. 司機(jī)要保證所配呼機(jī)電量充足，遇行政公關(guān)部傳呼，要及時回電。如 有違反 ， 將嚴(yán)肅追究責(zé)任。未經(jīng)允許，擅自將公司車輛開回家過夜者， 不但要受到批評，一旦發(fā)生車輛問題，責(zé)任將由當(dāng)事人負(fù)責(zé)。公司實行晚班和節(jié)假日司機(jī)輪流 值班制 ， 保證公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員在節(jié)假日工作用車。 J. 公司車輛實行定車定人責(zé)任制 ， 個別情況由行政公關(guān)部臨時調(diào)整。任何司機(jī)不得擅自出 車。 日期 : 行政公關(guān)部 13 I. 司機(jī)應(yīng)在接到行政公關(guān)部的《汽車行駛?cè)蝿?wù)單》后再出車。行車中，做到文明駕駛、 禮貌待客、服務(wù)周到。報銷出租車票據(jù)時，需經(jīng)本部門和行政公關(guān)部負(fù)責(zé)人嚴(yán) 格審查 ， 并填寫《乘 坐出租車登記表》（附表 7），由分管總經(jīng)理審批。在公司車輛少、用車地方多的現(xiàn)狀下 ， 部門 負(fù)責(zé)人要顧全大局 ， 統(tǒng)籌安排本部門工作，計劃本部門用車情況 ， 能合用 一臺車的盡量合用。 E. 部 門員工因公用車應(yīng)提前一天向行政公關(guān)部提出申請，并填寫《汽車行駛 任務(wù)單》（見附件 6）。 D. 車輛調(diào)度原則上按照：上級單位領(lǐng)導(dǎo)、兄弟單位領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)作單位領(lǐng)導(dǎo)及客 人、公司領(lǐng)導(dǎo)在先 ， 其次是部門正、副經(jīng)理、一般工作人員順序進(jìn)行安排。 C. 公司車輛一律不準(zhǔn)外借。 車輛 管理 A. 公司車輛主要是保證公司領(lǐng)導(dǎo)及接待有關(guān)貴賓用車。 C. 凡上級單位發(fā)送來的傳真，一律由行政公關(guān)部負(fù)責(zé)登記，送領(lǐng)導(dǎo)傳閱。 傳真機(jī) A. 公司傳真機(jī)專用于接、發(fā)傳真，員工不得擅自利用傳真機(jī)打電話，否則 日期 : 行政公關(guān)部 12 費用自理。 C. 公司電話除公司領(lǐng)導(dǎo)外，一般不開通國內(nèi)、國際長途業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)部門 員工撥打長途，需經(jīng)部門經(jīng)理同 意后，在行政公關(guān)部撥打長途電話并 在長途電話登記本上登記，通話時注意言簡意賅。 電話及傳真管理 電話 A. 公司用于辦公的電話、傳真機(jī)的申請、安裝、維護(hù)、保修、交費統(tǒng)一 由行政公關(guān)部辦理。 C. 負(fù)責(zé)接收公司電子郵件。 電腦網(wǎng)絡(luò)管理 A. 負(fù)責(zé)公司網(wǎng)站（頁）的文字編輯，公司網(wǎng)址的 注冊，并負(fù)責(zé)與集團(tuán)公司網(wǎng) 站聯(lián)接。 B. 行政公關(guān)部有權(quán)根據(jù)需要調(diào)撥公司各部門的電腦設(shè)備。 電腦設(shè)備的維修保養(yǎng)、調(diào)撥、報廢 A. 行政公關(guān)部負(fù)責(zé)對公司全部電腦進(jìn)行統(tǒng)一維修保養(yǎng)管理。 C. 為遵守軟件版權(quán)，防止電腦病毒，未得到電腦管理員許可，各電腦使用者不得自行安裝軟件。 B. 電腦軟件由公司行政公關(guān)部電腦管理員統(tǒng)一購置并負(fù)責(zé)安裝。 電腦硬件、軟件及各種消耗品的采購 A. 各部門、項目發(fā)展部或子公司需要添置電腦硬件、軟件設(shè)備時，均需先寫出購置申請，部門領(lǐng)導(dǎo)簽署意見交行政公 關(guān)部，由行政公關(guān)部報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。凡 離開本公司者，必須交回所領(lǐng)用的除一次性消耗品以外的一切辦公用品。單價超過 2020 元的，應(yīng)列入固定資產(chǎn)，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。 C. 部門、項目發(fā)展部領(lǐng)用的共用辦公用品及專業(yè)用書，應(yīng)指派專人保管，各 部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。行政公關(guān)部在發(fā)放辦公用品時要注意控制。 B. 采購來的辦公用品及專業(yè)用書，應(yīng)由行政公關(guān)部驗收登記后，方可領(lǐng)用。 辦公用品管理 A. 公司辦公用品由行政公關(guān)部統(tǒng)一購買，定期下發(fā)或領(lǐng)取。 E、饋贈禮品 ⑴ 因 工作需要確需送禮時，公司助理總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)可本著經(jīng)濟(jì)、大方、 得體的原則饋贈客人禮品，其他人不得饋贈。 D、宴請 ⑴ 上級領(lǐng)導(dǎo)及其他公司領(lǐng)導(dǎo)來京，由公司領(lǐng)導(dǎo)宴請，原則上接風(fēng)、送行各 宴請一次。 ⑶ 國內(nèi)及有關(guān)公司部門領(lǐng)導(dǎo)來京辦理公務(wù)，應(yīng)由行政公關(guān)部負(fù)責(zé)接送，公 司對口業(yè)務(wù)部門配合。 C. 接待： ⑴ 凡北京市有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及系統(tǒng) 內(nèi)上級領(lǐng)導(dǎo) 來公司檢查指導(dǎo)工作或洽談業(yè)務(wù)應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)接送，行 政公關(guān)部負(fù)責(zé)安排接待計劃，即活動、宴請、饋贈和接送事務(wù)。此項工作的效率和質(zhì)量體現(xiàn)著我 公司的精神風(fēng)貌及公司形象，在接待時要注意“熱情、禮貌、周到、節(jié)儉”。 H. 根據(jù)會議要求，行政公關(guān)部指定人員做好 會議記錄。 F. 會議進(jìn)行中，一般不允許打擾，如有緊急事項，需經(jīng)行政公關(guān)部秘書通知。 D. 根據(jù)會議內(nèi)容要求，與會人員應(yīng)預(yù)先做好資料、文件及發(fā)言準(zhǔn)備。 B. 會前行政公關(guān)部人員將會議室收拾整潔 ，茶水準(zhǔn)備妥當(dāng)，會議中及時添加 茶水。 D. 會議地點：小會議