【正文】 付發(fā)票之處理。C. 與職掌者本人面談，確定他對問卷內(nèi)容的了解無誤，所提供的答案也確保可信。2)執(zhí)行工作分析的方法：A. 設計問卷，取行所需資訊：問題安排有一定的順序，并能確認回答的內(nèi)容有無矛盾之處。C. 訪問職掌者的主管：特別是職位出缺時。315 工作分析與工作說明書的準備1)收集工作內(nèi)容資料的方法；A. 直觀法：尤其運用于操作類工作。E. 主要工作項目或是工作目標不宜過于詳盡(例如：Hay管理顧問公司一向認為，最佳的管理幅度不超過八人)。C. 職稱與職務內(nèi)容相符合。A. 完備的工作說明書必須符合下列要件。H. 附加事項：其他任何職掌者與上司覺得有必要放入工作說明書中的事項。F. 問題與挑戰(zhàn)：說明此項職務最常遇到的問題，最需要技巧解決的部份是什么。D. 從屬人員的職務：簡要說明隸屬此職位下的人員工作內(nèi)容。區(qū)別何種事務可以自己決策或報備主管原則，方針及程序。2)以下資料可視需要加入工作說明書中：A. 工作環(huán)境：執(zhí)行職務進時所處的環(huán)境，以用此份工作對部門組織整體的關系和影響。例如預算、人員的編制。其中包括該向哪位主管報備，直接或間接屬下的人數(shù)及職務類別。G. 職掌聲應具備的特殊才能和經(jīng)歷。E. 此職位主要的任務說明。C. 工作代碼。A. 公司名稱部門別。此種工作說明對于 當事人自然簡單明確得多，然而卻無法讓其了解工作的全貌。工作說明書的用途是決定 它形式的最主人因素。工作說明書與人事任用資格之間的差異在於前乾為針對某一職位而設定工作大綱及目標 ，后者則是在此職位者的資格條件要求，例如特殊技能，經(jīng)歷，年資等。5)教育訓練方向— 有助于發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有人力所不足的知識，技能，做為安排教育訓練的依據(jù) 。3)人力資源規(guī)劃— 有助于決定 所需人力的數(shù)量及種類。312 工作說明書的使用工作說明書有許多用處，列舉如下：1)工作評量— 讓組織能對每項職務內(nèi)容及發(fā)揮成效進行評量。在有關每個職位的任務中所提及的各個產(chǎn)出要領，都應該在事先與任務負責人溝通協(xié)調(diào)，避免日后問題的發(fā)生。相對的，也有人認為它完全沒有存在成長要。分析的結果，通常就是我們所稱的工作說明書。不可避免的，人們有可能變換工作或依規(guī)定輪調(diào)，此時也應明確告知該工作的性質(zhì)，產(chǎn)出情形，以及該工作可能無法完全滿足該員工的需求等等?；旧?，所謂的確保所指的不僅是工作有明確的劃分。因此，每當組織同時面臨這個問題時，到底應該將工作內(nèi)容與人為因素劃分到什么程度？因此，組織若想迅速有效地達成目標，詳盡客觀而有擁有具體要求的工作說明是不可或缺的。然而，并非只要把人才安置在適當?shù)穆毼痪涂筛哒頍o優(yōu)了。為了達到此一特定目的，必須有許多龐雜的事務要處理，這也就是組織內(nèi)各個職位及其任務的由來。 本章內(nèi)容3 組織職掌在了解了組織系統(tǒng)的設置，將各部門的工作職掌作一敘述，由于各公司組織體系的互異，在部門工作職掌的分配上以企劃相關部門、營業(yè)相關部門、管理相關部門、營銷相關部門、物流相關部門及門店相關工作分類的方式，將各有關的工作職掌加以敘述。8)職權重復，造成困惑與糾紛。6)各部門傾向只維護自身權益而不愿彼此合作。4)對整體目標的路線可能會更改。2)缺乏決策效率。24 組織結構不良所引起的效果就算素質(zhì)再優(yōu)良、反應再敏捷的員工，只要遇到不完善的組織結構也是枉然。集權所帶來的方便自然就是分權不足之處。F. 地區(qū)性的產(chǎn)品或服務較易掌握消費者需求的改變，并迅速采取因應策略及作法；總管理堵塞因事要集中，則較無法應變。在人員的安排調(diào)度上，以及內(nèi)部控制程序上，勢必有所更動。C. 決策權的集中，容易令各地區(qū)的管理者有不受重視的感覺。主要的缺點則在于：A. 過多的協(xié)調(diào)活動與控制，不但影響部份上層決策者的權勢，工作士氣也連帶受影響。F. 幾乎不會有獨立行事，不需仰賴任何組織的小團體出現(xiàn)。D. 達到規(guī)模經(jīng)濟的機率較多。B. 決策較迅速，而彼此沖突較少。主要的影響因素有組織規(guī)模、復雜度，地理分散程度以及決策者的偏好。這類角色應該被定位在純咨詢的功能上，與一般機能部門主管有所區(qū)別。加一種從屬不明的困擾來自突然出現(xiàn)在權力核心的人物，雖然并未承擔任何來自直線主管的壓力，卻擁有對其他人員極大的影響力。有些工作必須向兩個主管呈報，例如每個部門都有一位負責該部門教育訓練、考績、福利等事宜的專員，他必須定期向直線主管，也就是該部門主管回報工作情形。因為從屬關系若是不明，當事者就不清楚自己給工作的目標是什么。另一種相對情形是，有些事情竟然沒人負責，在這種情況下，補救顯然是唯一的方法了。也就是說，同樣一件產(chǎn)出，卻有兩人以上同時負責。若組織有這種情形存在，應該問自己：這兩個職位到底能為組織帶來多少利益？即使這兩個職位都擁有不同職責，我們?nèi)詰獛е渲斏鞯难酃?，檢視此一安排的實際成效。不過，所謂的管理規(guī)則被遵循與否、和業(yè)績好壞似乎并沒有直接關系。雖然控制幅度增大會使組織結構階層數(shù)減少，但如果這樣就推斷舉例來說有效的控制幅度至少應有五人以上，也就未免太過于簡化了。其次，每位管理者的工作范圍將因有管轄的范圍而差異甚大，引發(fā)一些傳統(tǒng)上的困難，較低階的專門人員的升遷機會較少，也很難發(fā)掘具有足夠豐富經(jīng)驗的人來接替上級主管那么大范圍的工作。首先，扁平式的組織即意指階層數(shù)少，每位管理者所直接管轄的人數(shù)過多，以致于無法有效發(fā)揮協(xié)調(diào)功能。這種情形產(chǎn)生的原因，多半是急于避免前述問題的發(fā)生。層級數(shù)目越多，決策所經(jīng)的路徑就越長，組織將無法適應變化，迅速靈活調(diào)整腳步，垂直方向的溝通品質(zhì)也將場為低落，最底層的工作人員與高層幾乎從無接觸機會。D. 在地區(qū)發(fā)展的人員很難在組織母體中得到認同,異選機會不易。B. 與各區(qū)域單位間必須維持十分密切聯(lián)系,確定每個區(qū)域的發(fā)展是與組織的整體方向保持一致。E. 在小單位里,較有接觸各種有同問題的機會,如此將有助于全方位管理人才的培育。C. 分支單位所擁有某種程度的自主性,能加速決策及反應力,同時更增進員工的工作滿足。1)地理區(qū)域部門別具有如下的優(yōu)點A. 能充份掌握當?shù)氐男枨筇厣Ｖ劣诜秶烤挂啻?，是要看業(yè)務性質(zhì)。此外，由于較少有各機能間的次集，創(chuàng)新的想法也很難出現(xiàn)。B. 需投入更多時間在部門間的協(xié)調(diào)上。C. 組織資源的分配因各機能成立的部門而得以平均分配，不致于因某種極端的策略而受到影響。1)其優(yōu)點在于A. 高度分工專業(yè)。方法是將性質(zhì)與目的類似的事務集中起來，交由專門的人負責處理。5)考慮人才的配置組織系統(tǒng)是以職務為中心之人的組織，所以有關人的經(jīng)驗與能力，對于組織的能否有效運用，關系十分重大，因此設計組織時，必須考慮人力的配置，惟再配置人力時一定要因事設人，絕對不可因人設事，應配合組織的需要去選擇與訓練人員。3)應研究設定完善的監(jiān)督體系監(jiān)督體系乃是職務委派的系統(tǒng)，或執(zhí)行工作時傳達命令的路徑，因此在設計組織時，對于路徑會順序均應加以研究。 本章內(nèi)容2 組織的設計與結構談完了人力之需求與開發(fā)，那連鎖企業(yè)在組織的架構上到底要如何去考量?是采取那一種的組織結構?在設計組織應遵守那些原則?21 組織設計原則設計組織系統(tǒng)時，應該遵守的原則如下：1)必須符合經(jīng)營的目的及性質(zhì)一切經(jīng)營上的政策、計劃、管理以及組織形式，均應隨著經(jīng)營的目的而移轉，因此形成一個組織體時，必須考慮到組織的目的，亦即必須確定事業(yè)的性質(zhì)及基本的政策。所以對于銷售、采購等經(jīng)驗是必要的，同時有關工作上的管理知識，則可以透過在職訓練或專業(yè)教育加以養(yǎng)成。由于主要是對價格水準、品質(zhì)特性與流行傾向等基本面進行組合，所以此三項要素則成為營業(yè)企劃人員業(yè)務執(zhí)行的重點。135 營業(yè)企劃部門的人力開發(fā)所謂的營業(yè)企劃部門乃是綜合商品、銷售、促銷部門的企劃案，予以聯(lián)絡調(diào)整，加以貫穿整個營業(yè)計劃的幕僚部門，當然此一部門的業(yè)務性質(zhì)乃是以協(xié)調(diào)、聯(lián)系為主。因此促銷人員在業(yè)務執(zhí)行能力的培養(yǎng)上，對于消費者類型別的生活方式、消費感覺、商品選擇行動以及今后消費生活形態(tài)所可能發(fā)展的內(nèi)容均必須要有所了解，所以擔當人員對于生活空間乃至交際范圍中，如何透過相關人員去獲取有關的信息或是經(jīng)由個人的工作經(jīng)驗與生活體驗去收集各種資料，借以提供做為活動企劃上的參考。3)針對主題與對象進行有關的商品準備或活動演出的計劃。134 促銷活動部門的人力開發(fā)由于消費意識的變遷與連鎖業(yè)經(jīng)營上的競爭，促銷活動的展開在營運上已扮演相當重要的角色，而無論是商品性的活動或文化性的活動其在營銷上的重要性已日漸提高，因此負責促銷活動的人員，在著手活動的執(zhí)行前必先：1)設定明確的主題。4)一般管理上有關的知識與技術。 2)對于公司商品面、販賣面的特點與強弱點要能掌握住。所以庫存管理人員對于上述的能力應予培養(yǎng)，而求確保做好存量管制的業(yè)務。2)計數(shù)力的養(yǎng)成，對于商品進出的動態(tài)情形，要能提供正確的數(shù)據(jù)資料，以利于存量的控制與管理。132 庫存部門的人力開發(fā)庫存管理部門是介于采購機能與門售機能間的連結地位，因此舉凡有關采購數(shù)量與銷售數(shù)量的多少，采購時間與銷售時間的配合乃至庫存空間的調(diào)節(jié)等，均屬于庫存管理部門的功能，所以此一部門并非單是負責倉庫的管理，必須進一步發(fā)揮商品調(diào)整與市場信息反應的管理機能。B. 商品檢驗有關的技術與知識要能具備，所以必須透過在職訓練，專業(yè)教育等方式，以培養(yǎng)檢品的技巧，若有必要時也可以訓練其操作檢品機器的技術。C. 進貨價格與條件的是否合理的檢核。131 品檢部門的人力開發(fā)1)開發(fā)目的品檢部門的主要工作就是商品的檢查與驗收，所以其目的在于：A. 進貨內(nèi)容和數(shù)量，與訂購時是否一致的核對。13 后勤部門人員的人力開發(fā)有關后勤部門的各類型人員，由于工作性質(zhì)的互異，當然所應具備的專長能力也各有所別，一般而言，人事業(yè)務人員、總務行政人員、財務會計人員等能力的開發(fā)培養(yǎng)，與一般企業(yè)均大同小異。3)預見能力的開發(fā)指直觀的、推定的能力，因此擔任采購的人員在平常對于資料的分析、事理的思考、推測的敏感等能力皆必須予以養(yǎng)成。125 采購人員計數(shù)能力、感覺力、預見能力、統(tǒng)合力的開發(fā)1)計數(shù)能力的開發(fā)由于采購人員在進行采購作業(yè)時，有關采購預算、進貨量值、價格訂定，乃至存貨計劃等都必須透過數(shù)字面的計算，才能把握住具體的數(shù)據(jù)，因此對于計數(shù)能力方面是必須加以培養(yǎng)的。購人員應運用此一資料，活用在實際采購業(yè)務的執(zhí)行上。采購人員應針對這些資料透過組織營運體系加以收集與整理，同時運用自身的見識，予以分析。3)信息收集能力的開發(fā)要具備從商品企劃到采購實施上有關信息的掌握，在收集上可由企業(yè)內(nèi)部信息與企業(yè)外部信息兩個系統(tǒng)加以展開。在商品選擇的技術上要具備評估進貨廠商商品企劃的意識與技術，了解商品基本機能的知識與技術，消費顧客需求感覺的判斷，適當售價的訂定技術，采購數(shù)量與采購條件的運用技術等。F. 若有追加時，有關條件的洽商與通知。D. 具體進貨條件諸如時期，場所，運送，付款等的取決。B. 進貨廠商選定后，對于個別品目的選擇，候補品目的準備乃至品目別采購數(shù)量的決定。進而針對有關業(yè)務內(nèi)容，透過集合教育或專案教育的方式借以培養(yǎng)企劃的能力。E. 品目構成上有關價格線，款式，色調(diào)，規(guī)格等的決定。C. 負責擔當?shù)纳唐奉I域內(nèi)，有關商品系列構成的決定。124 采購人員商品企劃、采購技術、信息收集能力開發(fā)1)商品企劃能力開發(fā)必須對于商品企劃業(yè)務的深入與了解：A. 對于過去營業(yè)實績的分析。4)賣場有關須用數(shù)字表示者的計數(shù)管理能力。2)有關部門間與人事間的溝通協(xié)調(diào)能力。除外有關管理上的業(yè)務，諸如行政工作的處理，商品管理業(yè)務的執(zhí)行等也可包含在內(nèi)，因此一位販賣主管人員必須針對人事，業(yè)務，數(shù)字等方面，加以綜合的運用，借以做到營業(yè)額的達成，利益的提高以及所屬人員的成長與進步等業(yè)務目標。2)計數(shù)管理的能力就是培養(yǎng)銷售人員能具有數(shù)字觀念，對于管理上有關的問題能透過計數(shù)的方式加以表示，諸如商品進銷存的數(shù)量與金額、商品的周轉率、每人的營業(yè)效率、單位面積的營業(yè)效率乃至商品利益率、成長率、構成率等等，要能夠以具體的數(shù)據(jù)資料表示出來，而避免只憑感覺來推測。B. 信息收集方法的教育: 在展開信息收集時，首先對于整個體系要加以建立，并將收集的方法確保地教育銷售人員，以求資料的系統(tǒng)化。122 銷售人員信息收集與計數(shù)管理的能力開發(fā)有關銷售人員信息收集的能力，就是針對賣場上銷售的商品，諸如價格構成、陳列方法、商品意見、銷售反應等，如何透過顧客反應的收集、廠商銷售人員的意見以及販賣人員自身的分析與觀察，有系統(tǒng)地加以整理，提供做為經(jīng)營上的參考。針對顧客在進行商品的選購之際，能夠觀察出其所希望知道的及所想要的，則在對顧客說明時，必能提供所需的知識與信息，所以身為購賣人員要養(yǎng)成具有洞察力，以助于商品的銷售。除外，對于公司的經(jīng)營理念與政策，以及與他店的差別