【正文】 辦，是指在需要辦復文件的承辦過程中的督促檢查工作。對領導有指示的或對文件有修改意見的，應將指示或修改意見及時通知有關領導和部門，或按領導指示做適當處理。一查閱文人是否閱過并標明閱完時間；二查閱文人有無指示意見和對需要印發(fā)的文件有無修改意見；三查傳閱件有無缺損，附件是否完整；四查傳閱件是否傳閱時間過長，內容是否時過境遷。對緊急文件，更要注意隨時催閱，加 快文件的運行速度。 (3)控制文件運行 文件傳出后，秘書人員要及時了解和掌握文件的運行情況。 (2)掊握傳閱范圍 秘書人員在傳閱文件時，一定要嚴格按照規(guī)定范圍和領導批辦范圍組織傳閱。為了保證傳閱工作順利進行，秘書人員和專職負責傳閱文件的秘書人員在傳閱工作中要注意做到以下幾點： (1)文丌橫傳 傳閱文件必須保證在秘書人員和每個應閱人員之間分別運轉，不允許拋開秘書人員在應閱人員之間自行橫傳。如果領導人數(shù)少，傳閱件不多，可以不設《傳閱文件登記簿》，直接在《收文登記簿》上做記載，但也應有《文件、刊物傳閱單》。 如果每次送領導的傳閱件較多，為嚴密手續(xù)，在送出時可將傳閱的文件登記在《文件分送登記簿》同一橫格內，請領導專職秘書簽收，或由秘書人員標明送給哪位領導，以便查找。文件傳閱完畢，要標明文件去向。在傳閱件上還可附《文件、刊物傳閱單》，用于記錄傳閱件送出和閱完時間以及領導批示。這種登記，主要是記載傳閱件的運行情況，掌握文件的行蹤。 《傳閱文件登記簿》一般可采用簿式。閱文規(guī)定包括以下內容：嚴格執(zhí)行《保密守則》；文件應在辦公室內閱讀；及時閱讀，閱后請簽字；需要有關部門閱辦的文件，請領導批示后由機要員負責轉送，不要橫傳。 一般由負責傳閱的辦公室人員擬定，經(jīng)辦公室負責人與各位領導溝通。文件目錄卡 (單 )有卷內各份文件的名稱、發(fā)文號、送文時間、收文時間及閱文人等項目。一 般夾在文件夾的“封二”，也可夾在夾內所有文件的前面，這要看文件夾的“封二”有沒有能夾卡片的“兜兒”。這種傳閱的卷夾上都有醒目的標志，負責傳閱的人員可以拿著傳閱夾依次請領導閱示簽字；不太急的也可放在領導辦公桌最顯眼、最上面的位置，便于領導盡早閱看。即遇有絕密件、急件、請示件、會議通知件時使用。缺點是：文件夾多，一般要幾十個，不便管理；由于有的領導一下子可收到幾個卷，一天可能看不完。這種類目不是一成不變的，在一個單位每天都有不同的變化。由于卷內文件較少，一般是三五份，所以閱文者有時間即可看一卷。 它的優(yōu)點是：文件夾少，便于管理，一天一換，流轉有序；夾主明確，承送無誤。如此周而復始，每天組一次卷，傳一個人或一個部門。負責文件傳閱的辦公室人員，接辦公室負責人指示的傳閱范圍和傳閱順序把文件分別放到貼有領導姓名、部門名稱的文件夾里，然后送到領導和部門辦公室。 ①三種分類方法 按傳閱對象，每人每天分一卷。單位不同，傳閱文件的性質不同，其分卷方法也不同。同時，又可以縮小知密范圍，確保文件的絕對安全。指定執(zhí)行專傳任務的人應是頭腦清楚，辦 事謹慎的秘書工作人員，他的職責是嚴格按照限定的知密范圍，親自將特急件或絕密件按指定時間迅速送達有關領導閱處，坐等領導閱完后馬上送其他領導，直到傳完為止。 (6)與傳 由專人將傳閱文件送給、傳給有關領導審批的過程稱為專傳。處理這類傳閱件時，拿不準的應征求有關領導同志的意見后再回傳。這 時秘書部門就應考慮將丙的批示回傳給甲和乙，目的是使他們的意見能夠互通。常有這種情況，甲對一個文件作了批示，要求傳給乙和丙閱知。 (5)回傳 后邊閱批人的批示意見需要向前邊已經(jīng)作過批示的領導通報，這個倒流傳閱的過程稱作回傳。其缺點是容易失控，只有在特殊情況下，比如時間緊迫、兩個閱文人辦公地點又比較近，與其由中心點周轉不如由兩個閱文人之間交接來得快時，方可進行橫傳。即文件從辦公部門送出后，第一應閱人 (甲 )閱后傳至第二應閱人 (乙 )，第二應閱人閱后再傳至第三應閱人 (丙 )，傳閱文件象接力棒一樣逐次傳遞，直至由最后一位閱文人將文件退回辦公部門。閱文后也應在傳閱單上簽名，便于管理人員掌握，防止漏閱。利用會議傳閱文件，可使那些急而短的文件，得到很快處理。傳閱盡量利用會前或會后進 行。 (2)集中傳閱 這種傳閱辦法就是利用單位領導集中學習或開會的機會將緊急而又簡短的傳閱件集中傳閱。其辦理流程是：先送第一應閱人，第一應閱人退回后，再送第二應閱人，依次傳閱。 文件傳閱，不僅是為解決文件數(shù)量少，需要看文件的人員多的矛盾 而采用的一種方法，事實上它已經(jīng)成為領導處理事務、互通信息的一種有效方式。這項工作在文件處理工作中占有很重要的地位。它是解決文件數(shù)量少而應閱人員多的矛盾的方法。需要同時分送幾位領導并需要領導表明意見的文件，為 避免領導互相批閱，分送時要附上《領導批示單》。 (4)傳閱的文件要填寫文件傳閱單。涉及幾個承辦部門的，要將《來文承辦卡片》復印分別附在原文文件上。對不需要登記的一般文件、簡報等，也要在文件右上角寫上領導的名字和部門名稱，以示區(qū)別。但如果文件種類不多、分送部門少，也可不必建文件分送簿，直接在收文登記簿上簽收即可。外送文件也要建立專項文件交接簿。 如果文件種類多，分送給的文件要建立專用文件分送登記簿。一般地說，單 位的領導、與辦公部門同樓辦公的其他部門均應由秘書人員直接送達。送給領導的文件有秘書的可由秘書代為簽收，沒有秘書的，應請領導本人簽收，或由秘書人員在登記簿上注明什么時間送給了哪一位領導，不能因為是給領導送文件就忽略了登記或簽收手續(xù)。 (3)手續(xù)嚴密 手續(xù)嚴密就是分送文件要建立并執(zhí)行登記交接制度。對同一內容數(shù)量較多的文件，單位主要領導、主管和承辦部門可以同時分送 。一般應做到當日文件當日送出，急件和有時限要求的文件要立即送出，不準壓誤、拖拉。 分送文件總的原則應當是準確及時，主次分明，手續(xù)嚴密。 (4)對文件迕行必要地提煉和綜合 呈送領導的文件，如果文字太長，秘書人員應在呈送之前寫一簡單明了的“內容提要”附上。但必須做到該送的必送，該讓領導知道的必須讓領導知道。對喜歡多看文件的領導要多送一些，方方面面的文件均可適當送閱讀，以使其更多地了解情況。 (3)挄照領導閱文習慣筕選 有的領導喜歡多了解 一些情況，多掌握一些信息，有的則希望少而精。一般說，上級有關部門的專項業(yè)務文件除全局性的外，應按領導分工送閱。 (2)挄照領導人分工迕行筕選 單位的領導都各有分工，各有主管的部門。 對于這三類文件要區(qū)別情況、分別處理。 ③參閱件 參閱件是指供領導參閱的文件。 ②批辦件 這類文件是指需要領導閱批的文件。一般地說，篩選方法主要有以下幾種： (1)挄照文件內容迕行筕選 ①必閱件 這類文 件是指領導必須看到的文件，也是秘書人員必須送達的文件。只有這樣才能保證文件篩選的及時性和準確性，才能做到讓領導該閱的文件不漏閱，可以不看的文件不多看，保證領導能夠做到信息靈通，情況明了，正確駕馭形勢，做好工作。 篩選，是一項十分重要 的直接為領導服務的工作，必須做得及時、準確。這些都是文書處理的一般要求，領導同志應該模范地遵守，為一般工作人員樹立榜樣。以保持字跡牢固。 (4)批辦意見要寫在“文件處理單”的“批辦意見欄”內，一般不要寫在文件的天頭和頁邊上，更不要寫在文件左側裝訂線以外或左側空白處，以便于文件的整理和保存。日期要注明年、月、日，至少要注明月、日，不要只寫一個日子。姓名要寫全名，不要只寫一個姓。 (2)批辦要及時，承辦部門要選擇準確，不能多頭批送，以多代準，避免造成責任不清，互相依賴，影響文件的及時處理。批辦用語要明確、簡要，使承辦人能清楚了解領導意圖，不能模棱兩可，讓承辦部門無所適從。 批辦文件是領導的工作，一般應當注意以下問題： (1)批辦要在認真閱讀文件的基礎上，針對來文提出的問題和要求，明確地指出處理的原則和方法。批辦這類文件可使用“請審閱”、“請閱”、“請閱酌”、“請研究”等。如有些來文在結尾寫有“如有不妥，請批示”、“不妥之處，請予指示”等，就屬于可辦可不辦的范圍。對有些文件，批辦人也可以提出原則性的辦理意見。如“請辦理”、“請批示”、“請審示”等。 批辦意見沒有固定不變的格式。對緊急重大和有疑難問題的文件，應首先請領導人閱示，然后再按領導批示辦理。需要辦理和答復的文件，要批明承辦部門、承辦人、承辦期限及處理要求和方法等。怎樣進行批辦，要視文件的內容而定。 十五、批辦 批辦是單位主管領導對 收文的處理所作的批示，它是收文處理過程中的一個重要環(huán)節(jié)。 提不出具體方案，但可以提出由哪個部門去辦，這種情形可以在公文處理單上寫上：“請批示，擬請部門辦理”，或者“請批示，擬以部門為主，會同部門處理”。請領導批示，一般來說，有三種情形、三種寫法： 經(jīng)過深思熟慮，對上級來文如何貫徹，下級請示問題如何解決有一個具體處理意見，應該用簡單、明確的語言，盡可能把處理方案寫明；如果有兩種或兩 種以上的處理方案，也一并提出，同時表明自己的傾向性意見，供領導決策參考。 請領導 批辦文件，要向領導同時提供背景情況，供批示時參考。請領導批辦文件，一般要附上公文處理單，以便領導指示具體意見。 。 ，需請一個綜合部門牽頭，以便協(xié)調。 請辦 工作的程序是： ，確認是否需要辦理及主要解決什么問題。 十三、請辦 請辦指經(jīng)授權的文書工作人員將需要辦理的文件直接注明送請主管業(yè)務部門辦理。 。加抄的原因大體有： ，漏抄了某些直接有關的單位或個人。 ，以免誤事。 (包括需批準、批示、轉發(fā)等 )，根據(jù)內容和領導分工，提請主管領導批示；需要職能部門辦理的，則根據(jù)其職責分工，直接注請有關部門辦理。批抄包含在擬辦過程中，就是給收文安排一個合理的流向。 十一、批抁 批抄是收文處理工作用語之一，包 含“請批”和“抄發(fā)”兩層意思。 注辦是一項容易被忽視但卻是十分必要的工作。 （ 5)摘要注辦 收發(fā)員應把收文處理的主要經(jīng)過和處理結果在文書處理單上作出簡短的注明，以備查考。 對辦公室負責人的擬辦意見 (包括文件的流轉程序 )，應在收文登記簿上認真登記，做到離開批件也能看出文件的辦理情況和文件的流向。在處理時，要注意 以下幾個問題： 對有些時間要求很急的送批件 (如召開會議、接待外賓等 )，應作為急件處理，并向領導請示文件的時限要求；需要送外單位的，應在信封上面注明“急件”，限時送達，或通知來取。 ③送批后處理。簽署時必須慎重，對上要用審閱、閱示、批示、閱這些上行語言，切勿直通通地落批，象是發(fā)命令。但辦公部門負責人從全局 (或某個局部 )看，此件有批轉價值，建議負責人考慮。請閱 示。這種做法可為領導減輕不必要的負擔。因有重大缺陷，要求報告部門重新研究，再行上報。應重作研究 (或調查 )再行報告。辦公 (秘書 )部門知道此事即可，不必傳閱、辦理。 j.“此件存查?！毙问酵?(i)。 i.“請閱辦。 h.“請閱辦 (辦理 )?！辈坏珜⑽募堫I導閱，且提出初步處理意見。 g.“請閱示。 f.“此件請常委傳閱，并建議研究。 e.“請閱，并由處理。”此形式與（ c）相同。再由本身，或轉有關部門、有關人員去執(zhí)行?！闭f明此件還要辦理或需作傳達貫徹?！闭f明此件涉及面較廣，必須讓有關領導或經(jīng)辦人員了解情況。知道有此事即可，文件閱畢就可歸檔。其形式經(jīng)常碰到的有以下幾種： a.“請、閱。 ②擬辦意見。如果情況摸得透看得準，可拿出一個比較肯定的意見；如果看不準，可同時拿出幾個意見供領導斟酌。閱辦單一定要填寫詳細，送批要及時，對領導的批示要弄明白以備答復有關單位的詢問。需要有關領導指示辦理。收發(fā)員把注發(fā)單訂在留存的一份上，填上份數(shù)，然后，交辦公室負責人注發(fā)，此份自行留存。 (2)存注法 存注法，是把存檔和注發(fā)有機結合起來的一種方法，這種方法適宜于處理下級報送的情況、資料。 注發(fā)傳閱單的文件名稱、發(fā)文號 、份數(shù)、分發(fā)固定人、固定單位由收發(fā)員填寫，其他需要閱文的有關單位由收發(fā)員拿出初步意見，交注發(fā)人審定，同時在傳閱批示欄進行傳閱批示。此表附在傳閱那份文件的前面，與文件訂在一起即可。注發(fā)表可與傳閱單連在一起，即“注發(fā)傳閱單”。注發(fā)意見，一般是批給需要承辦或了解該文件精神的有關單位 (或人 )。上級來文 一般有固定份數(shù)，要固定發(fā)給某些單位或個人。 (1)注傳法 注傳法即注發(fā)與傳閱有機結合的一種辦文方法。大體上要了解下面幾種情況：了解文件內容，擬出分發(fā)意見；了解緊急程度，如是急件，做急件傳閱處理；了解機密程度，掌握閱讀范圍；會議通知，要了解會議的時間地點，視具體情況可采取先批后辦、先辦后批或復印同時進行的辦法處理。對標明絕密的文件，要按絕密文件的處理規(guī)定辦理。 (3)確訃承辦人 對請示性文件，要弄清由誰或哪個部門承辦，應由哪位領導人指示，需要哪些領導和部門閱知。一般說，閱文時要弄清下面幾點： (1)確訃來文的主送和抁送單位 了解該文件的來龍去脈，掌握已發(fā)或應發(fā)哪些領導和部門。 十、閱文 秘書人員要對 來文提出恰當?shù)臄M辦意見，首先要認真閱讀文件，全面了解文件。 單位收文中，并非全部需要擬辦。擬辦工作是一項很重要的工作，它是發(fā)揮秘書人員在文件處理中的參謀助手作用，節(jié)省領導工作時間的有效措施。登記應使用鋼筆或圓珠筆，不 要使用鉛筆。 (2)登記編