【正文】 9. 要對本身的工作有投入感，盡量做到對各項物料的來源和價格，心中有數(shù)，在工作上要注意快速，準確，節(jié)約，高質(zhì)量的辦事方向，以最低 成本，購入最高質(zhì)量的物料，所以事前的市場資料應有充分的掌握， 10. 對客商和公司的員工要保持友善和禮貌的態(tài)度，公正廉明地完成每一項采購任務。 當贖回現(xiàn)金時必須填寫零用金單，連同發(fā)票一起交回財務部，經(jīng)財務經(jīng)理審批后，取回現(xiàn)金。 注意 ：為避免資料之遺失，借出之資料必須登記及退還。 e. 供應商記錄： 當選擇供應商時，采購部需考慮其過去表現(xiàn)，如交貨是否依時，服務水準，價格等，故此，此份記錄便是記錄供應商一切表現(xiàn)，方便采購部作參考及評價。 c. 價目記錄： 每類貨品備有一份詳細的采購記錄，該記錄中將一切曾采購的供應商，價 目，采購日期，折扣，數(shù)量清楚列明，以便日后作價格走勢分析或重購時之存查。 另一份乃依據(jù)部門劃分，然后才依號碼排列，一切有關文件需要連同一 起，此檔案保存三年后經(jīng)財務部經(jīng)理同意后可毀 滅。 檔案儲存 要有完善的采購資料，必須有完善之檔案儲存，這樣便有快捷之資料存查。 c. 違反合同： 合同上應已載明詳細細則，若有違反，便應依合同上所載作處理。 a. 合同的目的： 買賣雙方經(jīng)由合同來確認雙方的責任，保障雙方利益 合同經(jīng)雙方蓋章及簽署后，彼此各執(zhí)一份以作為憑證，完善合同的效力 合同足以約束買賣雙方的行為，減少違約事件的發(fā)生，保障合同的有效執(zhí)行 主題：采購制度及程序 生效日期： b. 工程合同細則應詳細列明： — 工作范圍－ 物料供應，安裝家私設備 — 規(guī)格，質(zhì)量標準及驗收標準和方法 — 其他費用－雜項開支，超時，利息，工人工資，保險等的承擔 — 完成工期和工程進度界定方法 — 延期完工之賠償 — 保養(yǎng)期及維修事項的規(guī)定 — 工程進度款，保障金等的付款方法和規(guī)定 c. 物品或服務性采購合同細則應列明： — 詳細的采購項目標的質(zhì)量，規(guī)格，數(shù)量，包裝的規(guī)定 — 交貨期限，運輸方法及交貨地點 — 付款細則和驗收方法 — 維修保養(yǎng)方法及收費 — 保證的年限 — 接受或拒絕貨品程度和處理方法 — 什 么情形下可取消合同 — 合同的權利（違約賠償及其他權益保障） 10. 其他 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 采購定單之跟蹤 當定單發(fā)出后，采購部需跟催整個過程直至滿意收貨 以下情況乃采購部需要跟催的： a. 貨品未能依期交貨 b. 交貨數(shù)量或品質(zhì)與定單出入 c. 新聘的供應商或改變供應商 d. 唯一來源但有問題的供應商 e. 供應商未能履行合同的責任 采購定單的取消 a. 公司 欲取消定單： 如因某種原因欲取消已發(fā)出之定單，供應商可能提出取消的賠償，故采 購部必須預先提出有可能的問題及可行解決方法給財務經(jīng)理決定解決辦法。 采購定單 采購定單乃公司正式給予供應商之授權文件，此份定單一式六份，而其中之供應商，貨品內(nèi)容資料，數(shù)量及價格必須與已批準之采購申請表相同。 a. 小數(shù)值的購買 主題：采購制度及程序 生效日期： b. 唯一供應的來源 c. 法律規(guī)定的價格 d. 已定折扣之價目表 e. 緊俏的市場商品 8. 決定 ＝＝＝＝＝＝＝＝ 當一切步驟完成后，采購部便可將有關資料填寫在采購申請單的適當欄目內(nèi)，連同所有的報價單和推薦供應商之報告交給財務經(jīng)理及總經(jīng)理批準。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 選擇貨品時，采購部需集中有關部門意見，并詳細分析報價單中資料，以確保正確的選擇。 主題：采購制度及程序 生效日期： 報價種類 口頭報價：口頭報價只可接受于經(jīng)常翻訂，而質(zhì)量價格與供應商最后一次訂貨完全相同，除 每天市場采購外，其他采購業(yè)務應絕對避免。 過多存貨引起的問題有： a. 流動資金減少而束縛于存貨成本， b. 保險費及存貨成本增加， c. 貨品殘變或過期的可能性而形成損耗， d. 貨品有被盜之危險而招損 存貨不足引起的問題： a. 出品產(chǎn)生缺項，令到客人不滿或令整個預定的供應計劃改變，影響業(yè)務素質(zhì)和公司形象 b. 匆忙的定單導致價格或品質(zhì)上的不可預控， 4. 供應商 ＝＝＝＝＝＝＝ 聯(lián)絡供 應商 我們可以利用電話，傳真或其他通訊途徑聯(lián)絡供應商要求資料，報價及樣品，供應商資料可從以下來源獲得： a. 營業(yè)代表的來訪 主題：采購制度及程序 生效日期： b. 供應商目錄及郵寄小冊子 c. 刊物或電話黃頁，報刊上的廣告 d. 展覽會 e. 有關部門的介紹 選擇供應商 在采購方面，選擇供應商是一項十分重要的環(huán)節(jié)，故我們選擇供應商時要考慮以下條件： a. 穩(wěn)固財政：最好選擇有穩(wěn)固財政能力的供應商，因這樣對保持公司貨品水準，數(shù)量及交貨期有一定的保障， b. 品質(zhì)的統(tǒng)一：所選擇的供應商必須符合公司要求的物品，令公司保持一貫穩(wěn)定水準， c. 地區(qū)：若品質(zhì)或數(shù)量可以接收的話，最好選擇本地的供應商，從而節(jié)省稅項，運輸及保險費用，且聯(lián)系方便，易於隨時檢查合同的執(zhí)行情況， d. 價格：如所有供應商之貨品，品質(zhì)，數(shù)量及交貨期都能符合公司要求，選擇供應商便選擇價格最低的一家，若品質(zhì)條件不同則應與需貨部門共同考慮，協(xié)商核定最符合公司要求的供應商， e. 維修保養(yǎng)：如所購買之貨品是需要日后有維修保養(yǎng)的，選擇供應商便需要注意這一項，因好的維修服務能間接影響貨品的性能和成 本，采購人員應向工程部門咨詢有關的自行維修的可能性及日后的保養(yǎng)維修方法，屬于機電，器材等項目的購買，事先一定要向工程部門了解所購買物品能可否與公司的現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容，以免造成不能配套或無法安裝的情況。 簽署核對 檢定采購申請單有否部門主管簽署及核對是否準確。 采購申請單一共四頁，在經(jīng)行政辦批準后： 第一頁：收貨部存檔（存收貨組準備收貨） 第二頁：采購部存檔 第三頁：財務部存檔（應付會計核算） 第四頁：部門存檔 填寫采購申請單時部門主管應注意的事項： a. 貨品名稱，規(guī)格，數(shù)量及數(shù)量單位必須列明 b. 如貨物必須在指定日期前收到請注明 c. 此申請單只 限于部門主管簽署 d. 部門主管必須緊記，此申請單交往采購部之日起，采購部需要找供應商之報價，選擇供應商，然后經(jīng)財務經(jīng)理及總經(jīng)理批準方可發(fā)出采購訂單，制造至送貨需要一定的時間，故請各部門主管詳細計劃訂貨時間，及時發(fā)出申請表，以配合貨品之應用。 部門替換舊有設備或物品 如部門欲替換舊有設備或物品，應先填寫一份“固定資產(chǎn)，物品損失或損壞報告”給財務經(jīng)理審批，經(jīng)審批后，將一份損失或損壞報告副本和采購申請表送交采購部。 7. 急用和零星用品 二．貨艙存貨補充，部門 新增物品及替換舊有設備或物品采購申請及程序 1. 采購申請 ＝＝＝＝＝＝＝＝ 貨艙存貨補充 各倉庫的每項存?zhèn)}物料均應設定合理的補充線，在存量接近或低于補充線時，即需要補充貨倉之存貨，貨倉主管便需填寫一份貨倉補貨表通知給有關部門，表內(nèi)必須注明以上資料： 貨品名稱 a. 平均每月消耗量 b. 庫存數(shù)量 c. 最近一次訂貨數(shù)量 d. 最近一次訂貨數(shù)量建議 e. 提供本次訂貨數(shù)量建議 f. 若有可能應隨附樣品 有關部門查閱后需回復該項貨品是否需要取消或補充，如有任何轉(zhuǎn)變或更改，應予注明，然后送 回貨倉主管，貨倉主管便可填寫采購申請表送交采購部。 4. 物品和飲料供應－－食物及飲料供應品因性質(zhì)不同，且受客人流量和消費的影響，故每天都有極大的流量，加上品質(zhì)方面的選定，需要廚房部，飲食部，采購部和成本控制部的合作，以便能以最佳的物料產(chǎn)出最好的食物和飲品，因此，其采購申請和程序與其他部門不同，除了批量的采購外，亦有每天補充用料的每日市場采購。 2. 部門新增的物品－－運作部門在業(yè)務所需時，須要新增設備或添加物料 時，所需的采購工作在各部的采購申請獲得行政辦批準后，由采購部門進行洽購，以適應新的業(yè)務發(fā)展。采購部要提供最新的市場信息的資料給需求部門，且采購部需要為各使用部門提供可靠的服務，搜集良好的品質(zhì)的物料和供應商來配合公司的政策，采購人員必須對所有物品 的數(shù)量、質(zhì)量、價格、貨源等加以控制，并能按各部門的要求，購入質(zhì)優(yōu)、價廉的貨品從而達到最大限度的降低進貨成本提高利潤，節(jié)約資金之目的。移送會計檔案的清單，應當抄報原主管財政部門。 銷毀會計檔案的清單應當永久保存。年度會計報告（包括清算會計報表）及其他重要 會計檔案必須永久保存。會計檔案必須妥善保存，不得丟失損壞。 第十五章 會計檔案 六十五、 企業(yè)的會計檔案包括會計憑證、會計帳簿、會計報告、驗資報告、查帳報告、財務會計制度以及與經(jīng)營管理和投資人權益有關的其他重要文件，如合同、章程、董事會決議和長期經(jīng)濟合同等。年度 會計報告還應當報送原審批機關。 財務情況說明書的主要內(nèi)容包括： 投資總額、投資構成以及投資進度； 資本變動情況； 生產(chǎn)經(jīng)營情況； 盈虧情況及利潤分配情況； 資金變動及周轉(zhuǎn)情況； 外匯平衡情況； 主要稅費的交納情況； 財產(chǎn)的盈虧損廢情況； 會計核算方法的變更； 其他有必要說明的情況。 會計報表包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表以及利潤分配表等有關附表。 會計科目一般分為資產(chǎn)、負債、投資人權益和損益四大類，參照行業(yè)會計科目的規(guī)定分類順序編號。 清算終了的會計報表的報送時間應當在企業(yè)注銷工商登記之前。 六十一、 企業(yè)自清算開始，應當視作會計年度終了，按照本制度的規(guī)定，編制并報送會計報告。 清算終了，如果為清算凈收益，應當依照稅法規(guī)定繳納所得稅。清算損益包括清算期間的繼續(xù)經(jīng)營損益、財產(chǎn)處理損益以及無法收回的債權和無法歸還的債務等。 五十八、 財產(chǎn)清算的作價方法 ，按照有關法律、法規(guī)，由清算委員會確定。將該項外匯額度通過外匯調(diào)劑賣出取得的收入，應當作為匯兌損益處理。帳面調(diào)劑價可以采用先進先出、加權平均或者逐筆認定等方法確定。 賣出外幣的實際調(diào)劑價與該外幣帳戶的原記帳本位幣金額之間的差額，應在月末時按照本制度第 五十五條的規(guī)定一并調(diào)整。 與購建固定資產(chǎn)等直接有關的匯兌損益，在所購建的資產(chǎn)尚未交付使用或者雖已交付使用但尚未辦理竣工決算之前，應當計入有關資產(chǎn)的購建成本。同期匯兌損失和匯兌收益相抵后，如為損失凈額，應當按照本制度三十五條的規(guī)定進行攤銷，攤余價值在資產(chǎn)負債表其他資產(chǎn)類下單列項目反映；如為收益凈額，其 會計處理方法可以由企業(yè)在下列三種方法中選定： 自企業(yè)投入生產(chǎn)經(jīng)營起按照 5 年分期平均轉(zhuǎn)銷； 留待彌補企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營期間發(fā)生的年度虧損； 留待并入企業(yè)的清算收益。按照月末國家外匯牌價折合的記帳本位幣金額與帳面記帳本位幣金額之間的差額，作為匯兌損益，計入當期損益。除另有規(guī)定者外，所有與外幣業(yè)務有關的帳戶（包括外幣帳戶和對應的非外幣帳戶）無論增加或者減少，均采用業(yè)務發(fā)生時的國家外匯牌價（原則上采用中間價， 下同）作為折合匯率，本企業(yè)采用當月 1 日的國家外匯牌價的中間價作為折合匯率。 外幣帳戶，包括外幣現(xiàn)金、外幣銀行存款、以外幣結算的債權（如應收帳款、應收票據(jù)等）和債務（如應付帳款、應付票據(jù)、應付工資、應付股利等），應當與非外幣的各該相同帳戶分別設置，并分別核算。 五十一、 企業(yè)本年的利潤總額、應繳納的所得稅、提取的儲備基金、職工獎勵及福利基金和企業(yè)發(fā)展基金、分配給投資人的股利（包括本年分配的以前年度未分配利潤），以及年初未分配利潤、年初未分配利潤調(diào)整數(shù)和年末未分配利潤，均應當在利潤分配表中 分別列項反映。 五十、 年終結帳以后發(fā)現(xiàn)的應調(diào)整本年度會計事項，應當在下年度有關帳戶中進行調(diào)整，并在報表中作相應反映。職工獎勵及福利基金應當用于企業(yè)職工的非經(jīng)常性獎勵或者各項集體福利，其中形成的房屋、設施等資產(chǎn)，不得作為企 業(yè)的財產(chǎn)。 利潤的計算，在年度內(nèi)，采用表結法，年度終了，采用帳結法。 四十八、 企業(yè)一般應當按月計算利潤。營業(yè)外收入包括投資收益、投資作價收益、固定資產(chǎn)盤盈、處理固定資產(chǎn)收益、罰款