五星級(jí)大酒店會(huì)議團(tuán)隊(duì)接待方案(程序與標(biāo)準(zhǔn))-文庫(kù)吧資料
2024-11-05 06:42本頁(yè)面
【正文】 估第二天 的出租情況，排房時(shí)應(yīng)靈活運(yùn)用，避免鎖房沖突，為酒店?duì)幦∽罡呃妗? 總臺(tái)查看一下房間是否已提前 BLOCK ，并且準(zhǔn)備好鑰匙，由大堂副理夜間核查確認(rèn)。 會(huì)議專業(yè)化實(shí)施方案 11 二、前廳部： (一 )、會(huì)議用房控制程序 程 序 標(biāo) 準(zhǔn) 會(huì)議入住前一天 大堂副理每天上午查詢第二天到店的會(huì)議情況。 在方案上簽署個(gè)人意見或向客戶提供更好或變通的意見供跟蹤人員與客戶溝通。 4） 有無隱藏安全隱患的布置形式。 2） 有無損壞其它酒店客人感受的布置形式。 免費(fèi)項(xiàng)目同時(shí)列收雜項(xiàng)收費(fèi)單，標(biāo)明免費(fèi)。 只使用宴會(huì)場(chǎng)所的客戶收費(fèi)，雜項(xiàng)收費(fèi)單交宴會(huì)預(yù)訂與會(huì)場(chǎng)費(fèi)一起向客戶收取。 確認(rèn)固定程度良好，使用期間 不會(huì)脫落。 確認(rèn)使用的美工材料符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。 確認(rèn)布幅必須整潔、牢固、易于固定。 會(huì)標(biāo)安裝前后的檢查 ? 橫幅、會(huì)標(biāo)安裝前后 確認(rèn)字體無差錯(cuò)。 特殊制作項(xiàng)目還應(yīng)及時(shí)與工程部指定工作人 員溝通尺寸、比例、制作工藝等事項(xiàng)。 特殊環(huán)境布置需工程制作的、需提前通知工程部，同時(shí)將設(shè)計(jì)稿交于工程部，通知應(yīng)寫明完成時(shí)間。所有的文字或圖案內(nèi)容需布局美觀、整齊。 確認(rèn)工程部已按時(shí)、按要求安裝到位。 橫幅、指示牌需指示明確，通知工程部安裝到位。 背景板文字 完成后張貼前對(duì)照稿件進(jìn)行檢查。 橫幅貼字完成后必須對(duì)照稿件再次審核。 稿件設(shè)計(jì)完畢后交由相關(guān)會(huì)議跟蹤人員簽字 確認(rèn)。 會(huì)議專業(yè)化實(shí)施方案 9 企劃部（美工）： 程 序 標(biāo) 準(zhǔn) 會(huì)標(biāo)的設(shè)計(jì)、確認(rèn)、制作 根據(jù)每檔任務(wù)美工單對(duì)會(huì)標(biāo)的要求，按實(shí)際尺寸的比例進(jìn)行效果設(shè)計(jì)，并出稿件。 6） 意見收集上報(bào)后，反饋表存檔于會(huì)議客戶歷 史檔案中，以便客戶將來 再次會(huì)議時(shí)查詢， 使工作做得更細(xì)。 4） 將意見反饋表交部門文員處，部門必須收到每會(huì)議專業(yè)化實(shí)施方案 8 檔會(huì)議的意見反饋表。 2） 顧客反應(yīng)一般、較差或投訴事項(xiàng)應(yīng)詳細(xì)寫明內(nèi)容，滿意的事項(xiàng)如可能也要寫明內(nèi)容。 接到變更通知后，立即在電腦中作出相應(yīng)的修改，對(duì) 通知相關(guān)部門。 在會(huì)議確認(rèn)后，根據(jù)會(huì)議通知單的要求生成戶籍。 會(huì)議的分房操作 接到會(huì)議信息時(shí)，立即進(jìn)行初步框房，將會(huì)議的大概時(shí)間、用房數(shù)、聯(lián)系人輸入電腦。 2） 通知餐飲部、大堂副理、預(yù)訂等相關(guān)崗位有關(guān)更改內(nèi)容。 變更 通知 1） 客戶如有任何計(jì)劃的變更，應(yīng)及時(shí)在會(huì)議計(jì) 劃通知中更改。 3） 與美工協(xié)調(diào)，確保環(huán)境布置的落實(shí)。 1） 與餐飲部溝通，確保宴會(huì)用餐、會(huì)場(chǎng)工作的提前落實(shí)。 會(huì)議跟蹤日根據(jù)會(huì)議計(jì)劃，按行程安排提前一天檢查，協(xié)調(diào)次日各項(xiàng)活動(dòng)，確認(rèn)各部能按時(shí)作好準(zhǔn)備。 會(huì)議進(jìn)行中與客戶的溝通與跟蹤、變更、通 知 與客戶保持暢通的溝通聯(lián)絡(luò)渠道 1） 經(jīng)常與會(huì)務(wù)人員接觸，聆聽需求，協(xié)調(diào)落實(shí) 各項(xiàng)活動(dòng)。 2） 電話通知涉及變更的相關(guān)部門，并一定通知到餐飲部及大堂副理。 有關(guān)客人事先未明確，需提供的名單、背景 文案內(nèi)容、會(huì)場(chǎng)形式等內(nèi)容要及時(shí)提醒客戶，提前提供資料。 會(huì)議確認(rèn)后抵店前的跟蹤 主動(dòng)與客戶聯(lián)絡(luò)，了解會(huì)議計(jì)劃有否變化 1）主動(dòng)聯(lián)系，先表示對(duì)客戶會(huì)議的重視和對(duì)客 戶的感謝。 4） 發(fā)送計(jì)劃通知后，再與各部聯(lián)系，并查看宴會(huì)預(yù)訂、會(huì)議室預(yù)訂等信息確認(rèn)各部門收到了計(jì)劃。 2） 住宿計(jì)劃、會(huì)議活動(dòng)行程、酒店行動(dòng)計(jì)劃、 結(jié)算提示等各個(gè)細(xì)節(jié)都必須詳細(xì)、清晰。 3）如果不是很復(fù)雜的會(huì)議可以根據(jù)雙方會(huì)談時(shí) 的會(huì)議談紀(jì)要手寫稿，雙方簽字作為合約。 與餐飲部一起與客人確認(rèn)宴會(huì)服務(wù)的有關(guān)細(xì)節(jié) 1）宴會(huì)廳布置要求 2）席位卡 3）位卡 4） 指示牌 5） 臺(tái)形圖 6） 菜單 與客人確認(rèn)有關(guān) VIP 重要客人接待 1）是否需高規(guī)格歡迎標(biāo)準(zhǔn) 2）是否需房?jī)?nèi) VIP 布置 3） VIP 的其它特殊服務(wù)要求 與客人確認(rèn)信用擔(dān)保及結(jié)算的方式 1）預(yù)付款（支票、匯票、信用卡） 2）簽單人姓名 3）結(jié)算時(shí)間 與客戶確認(rèn)會(huì)議接待計(jì)劃（簽訂合同） ? 根據(jù)與客戶洽談的會(huì)議細(xì)節(jié)，制作會(huì)議接待計(jì)劃并傳真給客戶 1） 按格式制作書面的接待計(jì)劃，含住宿計(jì)劃、 會(huì)議活動(dòng)、酒店行動(dòng)計(jì)劃、結(jié)算價(jià)格及方式 等會(huì)議細(xì)節(jié)。 3） 向客人公布酒店的收費(fèi)政策并與客人確認(rèn)收 費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。 與客人確認(rèn)房間布置要求 ? 確認(rèn)以下事項(xiàng)： 是否撤出迷你吧 是否關(guān)閉長(zhǎng)途 與客人確定會(huì)場(chǎng)的形式及會(huì)議設(shè)施及會(huì)場(chǎng)服 務(wù) 1）會(huì)場(chǎng)布置的形式 2）會(huì)議背景、會(huì)標(biāo) 3） 會(huì)議場(chǎng)設(shè)備 — 話筒、音響、投影、白板、夾 紙板等 4）是否需布置鮮花、綠色植物 5）確認(rèn)桌面文具的擺放 6）是否有其它特殊需求 與客人確認(rèn)會(huì)場(chǎng)服務(wù)的形式 1）是否需茶水、礦泉水服務(wù) 2）是否需要提供水果或其它食 品 3）是否需要 Tea Break，如果有，確定標(biāo)準(zhǔn) 4） 其它特殊要求 會(huì)議專業(yè)化實(shí)施方案 5 與客人確認(rèn)公共區(qū)
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