【正文】 負(fù)責(zé)對(duì)公司全體員工的辦公文檔進(jìn)行系統(tǒng)管理 2． 行政人員辦公文檔設(shè)： ? 工作計(jì)劃與報(bào)告 ? 司內(nèi)行政 3． 業(yè)務(wù)人員辦公文檔設(shè)： ? 工作計(jì)劃與報(bào)告 ? 司內(nèi)行政 ? 拓展資料 ? 談項(xiàng)目 A、 B、 C?? ? 執(zhí)行項(xiàng)目 A、 B、 C?? 九 訪客接待 1. 來(lái)本公司之賓客由秘書負(fù)責(zé)接待。 4. 對(duì)圖書有損壞或遺失者，要作出一定的賠償。如遇清點(diǎn)期限或公務(wù)上需參考將隨時(shí)通知收閱 ,借書人不得拒絕。 用公司印流程 公司章 合同章 法人章 財(cái)務(wù)章 用印申請(qǐng) 秘書 簽準(zhǔn) 用印 秘書 申請(qǐng)單歸類 申請(qǐng)人 責(zé)任人：秘書 監(jiān)督人： 用印申請(qǐng)單 39 八 文檔 （一）圖書雜志 1. 公司所屬圖書是專供相關(guān)公司內(nèi)人士參閱，由行政部統(tǒng)一保管，于每年 6 月、 12 月下旬詳實(shí)盤點(diǎn)。 37 收發(fā)文流程 信函收文 總 臺(tái)收函 收件人簽收 個(gè)人信函 部門信函 私函自理 公函歸檔 業(yè)務(wù)部門 總經(jīng)理 主管歸檔 秘書篩選 登記歸檔 總經(jīng)理 責(zé)任人：文員、 GM 秘書 監(jiān)督人：行政主管 發(fā)函發(fā)文 發(fā)函打印 主管簽字 用公司印 收函登記表 分理 復(fù)印存檔 信件 快遞 文員送郵 總臺(tái)電話 責(zé)任人：文員、總臺(tái) 監(jiān)督人：行政主管 用印流程 發(fā)文登記表 傳真 保密標(biāo)識(shí) 38 七 用印 1. 本公司以公司名義對(duì)外之行文由管理部負(fù)責(zé)蓋印。每月未，文秘應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊(cè)。附《檔案資本銷毀情況記錄表》 9. 文件管理應(yīng)參見(jiàn)《文檔管理制度》規(guī)定辦理。 8. 每月未，文秘應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊(cè)。凡對(duì)外報(bào)送的業(yè)務(wù)資料、協(xié)議等重要文件皆須復(fù)印備份存檔。 5. 本公司對(duì)外之發(fā)送文函按性質(zhì)訂立參見(jiàn)《文檔管理制度》。 4. 公司的各類文件均屬內(nèi)部機(jī)密文件 ,文秘不得截留、泄露和私自外帶 ,違者予以警告、經(jīng)濟(jì)處罰、除名或追究法律責(zé)任。 2. 本公司對(duì)外文件之收發(fā)的責(zé)任者為指定專人 文秘統(tǒng)一辦理，她是各級(jí)文件管理的直接承擔(dān)者。 2． 打印完畢后秘書先行校核 并于《文書委派單》上簽字，轉(zhuǎn)交委辦單位之經(jīng)辦人校核、簽字 3． 對(duì)外傳真、公函秘書須復(fù)印存檔（參見(jiàn)收發(fā)文流程） 4． 文書處理過(guò)程中，未經(jīng)同意秘書不得將受托文書傳閱他人 文書作業(yè)流程 總經(jīng)理 /主管 34 （二） 復(fù)印 1． 公司復(fù)印作業(yè)由行政部秘書統(tǒng)一執(zhí)行 2． 一般文件由各部門委托人員口頭交托行政秘書 3． 客戶資料、服務(wù)文本、公司級(jí)文檔等特殊文件，需填寫復(fù)印委托單（文件名、秘級(jí)、用途、裝訂要求等）經(jīng)高級(jí)主管批準(zhǔn)后執(zhí)行復(fù)印 4． 秘書于復(fù)印、裝訂作業(yè)后，須填寫復(fù)印裝訂登記表（日期、內(nèi)容、頁(yè)數(shù)、復(fù) 印機(jī)碼、批準(zhǔn)人、保密標(biāo)識(shí)等） 復(fù)印流程 文書委托 秘書處理 委辦校核 保密標(biāo) 志 文書委派單 文書委派單 文書委派單 35 六 收發(fā)文 1. 文件是經(jīng)營(yíng)信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。公司會(huì)議 區(qū)分為定期例會(huì)與非定期會(huì)議，規(guī)定的人員必須準(zhǔn)時(shí)參與，指定人員作好會(huì)議記錄，與會(huì)人員遵守會(huì)議秩序安排同時(shí)提高會(huì)議效率。 4 《日工作時(shí)間控制表》是公司對(duì)外服務(wù)的重要計(jì)費(fèi)依據(jù)。 2 公司員 工應(yīng)該按照“《日工作時(shí)間控制表》填寫規(guī)定”在規(guī)定的時(shí)間按照規(guī)定的項(xiàng)目如實(shí)填寫并上交公司行政管理部。 5 月度工作計(jì)劃的完成情況將作為部門、員工工作評(píng)估的主要依據(jù)之一。 3 員工月度工作計(jì)劃交部門主管核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。 年度計(jì)劃流程 （二） 部門、員工月度工作計(jì)劃 1 部門主管、公司員工在每月度底分別進(jìn)行部門、員工下月度 工作計(jì)劃安排。 4 公司、部門年度發(fā)展計(jì)劃是部門、人員月度工作計(jì)劃的基礎(chǔ) 26 和依據(jù)。 2 公司年度發(fā)展計(jì)劃經(jīng)公司主要高層領(lǐng)導(dǎo)人討論制作，公司董事會(huì)核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。因此，通過(guò)對(duì)計(jì)劃體系的規(guī)定，并通過(guò)相關(guān)計(jì)劃流程和計(jì)劃表格的制作，實(shí)現(xiàn)工作計(jì)劃的確立、執(zhí)行和評(píng)估。 二 工作計(jì)劃與報(bào)告 沒(méi)有計(jì)劃的行為是無(wú)效率的行為。 辭職交接流程 辭職 /離職申請(qǐng) 主管意見(jiàn) 行政主管意見(jiàn) GM 批示 業(yè)務(wù)交接 行政出勤統(tǒng)計(jì) 辭職 /辭退 申請(qǐng)書 工作交接單 24 十一 關(guān)聯(lián)企業(yè) 1． 公司對(duì)關(guān)聯(lián)企業(yè)之高級(jí)主管執(zhí)行人事管理職責(zé)； 2． 管理范圍 外方人員：請(qǐng)休假 國(guó)內(nèi)人員：招聘、錄用、合同、考核、定薪、辭職、辭退 3． 各作業(yè)流程參照前述相關(guān)流程 4． 各項(xiàng)管理之決定均須經(jīng)董事長(zhǎng)校核。 無(wú)論以何種情況離開公司者 ,由行政管理部簽發(fā)離職證明書，一式二份 ,一份 交離職人，一份留存行政管理部。 辭退和開除 有任免權(quán)限的主管需解聘其任免范圍內(nèi)合同制員工的，應(yīng)填寫《解聘 /開除通知書》，然后交行政管理部辦理有關(guān)離職移交手續(xù)。 8. 考核結(jié)束后 ,行政管理部負(fù)責(zé)將考核等級(jí)反映于員工的獎(jiǎng)懲 18 與職位、薪資等級(jí)年度的相應(yīng)調(diào)整。 5. 對(duì)部門考核一般周期為季度一次。 3. FYB 公司對(duì)部門的考核，主要內(nèi)容為費(fèi)用情況、資金狀況、業(yè)績(jī)完成進(jìn)展情況以及公司運(yùn)作的規(guī)范及制度的執(zhí)行情況；對(duì)員工的考核主要為業(yè)績(jī)、品德和行為的執(zhí)行情況。 2. 對(duì)司內(nèi)各部門的管理狀況及個(gè)人的行為活動(dòng)制定統(tǒng)一的規(guī)范作出合理的評(píng)判，激勵(lì)先進(jìn)，褒揚(yáng)正氣，有功則獎(jiǎng)，有過(guò)則罰。 3. 行政管理部在經(jīng)辦請(qǐng)假手續(xù)人員審查所附請(qǐng)假材料 ,病假者需附醫(yī)院診斷證明 ,請(qǐng)產(chǎn)假、喪假者須附出生證明或死亡通知書，請(qǐng)假者須有充足理由。 責(zé)任人：行政專員。 2. 因突發(fā)事件或疾病而不得已請(qǐng)假者，須在半日內(nèi)通知行政管理部負(fù)責(zé)人，并在請(qǐng)假后 24 小時(shí)補(bǔ)填請(qǐng)假單。 15. 行政管理部主辦人若發(fā)現(xiàn)員工曠職達(dá) 2 日或超出 2 日者、請(qǐng)假超出規(guī)定期限者、出勤記錄有弄虛作假或涂改毀壞者 ,應(yīng)即時(shí)提請(qǐng)行政管理部主管核辦。 14. 公司行政管理部執(zhí)掌每月月底統(tǒng)計(jì)作業(yè) ,匯集“出勤卡”、 《周工作時(shí)間統(tǒng)計(jì)表》、《請(qǐng)假單》、 《加班申請(qǐng)表》等相關(guān)記錄 ,統(tǒng)計(jì)填制員工《出勤資料表》 , 交財(cái)務(wù)部計(jì)算工資之用，并入案?jìng)洳椤? 12. 假期的請(qǐng)休嚴(yán)格按照公司《管理制度》規(guī)定執(zhí)行。 10. 員工按政府規(guī)定進(jìn)行日常工作及休假，同時(shí)實(shí)行帶薪或無(wú)薪假。 8. 行政管理部若發(fā)現(xiàn)申請(qǐng)加班人員無(wú)出勤記錄 ,須向申請(qǐng)人部門核查 ,若無(wú)確鑿證明 ,以作廢論。 6. 如遇業(yè)務(wù)人員外出執(zhí)辦公務(wù)，須填寫《外出登記表》并經(jīng)主管核準(zhǔn)后有效，通知行政管理部專職人員，作為考勤之依據(jù)。 4. 行政管理部將人員出差情況記入員工出勤情況表，出差期間之例假記入員工出勤資料表。 2. 凡是 漏打， 錯(cuò)打卡者須在 24 小時(shí)內(nèi)申請(qǐng)補(bǔ)辦，經(jīng)部門主管核定后報(bào)行政管理部。 5. 公司培訓(xùn)分為： 新員工引導(dǎo)培訓(xùn)、在職培訓(xùn)（主管指導(dǎo)、在崗司內(nèi)外、脫崗司內(nèi)外）與主管培訓(xùn)等多種。 3. 行政管理部負(fù)責(zé)收集、編訂教育訓(xùn)練教材。 7 招聘流程 可以 不可以 各部門填妥〈人員增補(bǔ)申請(qǐng)表〉 交行政管理部 公司內(nèi)部調(diào)動(dòng) 內(nèi)部人員調(diào)動(dòng)程序 登報(bào)廣告征員 設(shè)攤招聘 內(nèi)部人才庫(kù)尋覓 篩選候選人（行政 部協(xié)同錄用部門） 初試（行政管理部） 初（復(fù)）試考核表 人員增補(bǔ)申請(qǐng)表 測(cè)試打字、語(yǔ)言、寫作 總經(jīng)理