【正文】 線。 五、菜單欄、工具欄的其他操作技巧 移動(dòng)或復(fù)制菜單欄上的命令項(xiàng)或工具欄上的快捷命令按鈕，按下 CTRL+ALT 鍵，再用鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)取要移動(dòng)的按鈕或菜單項(xiàng)移動(dòng)到合適處放開即成；按下 CTRL 鍵后，再用鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)取要復(fù)制的按鈕左右或上下移動(dòng)至合適放開，能復(fù)制快捷按鈕。 單擊 “ 更改按鈕圖標(biāo) ” ，就會(huì)彈出一個(gè)圖標(biāo)選擇框，單擊您所喜歡的圖標(biāo)即可。 四、改變菜單欄上命令項(xiàng)或工具欄上快捷命令按鈕的圖標(biāo) 重復(fù)上這操作中的前兩步，選定要改變圖標(biāo)的菜單項(xiàng)或快捷命令按鈕。右鍵單擊該組要被刪除的菜單項(xiàng)，彈出快捷命令菜單。 三、從菜單欄上刪除命令項(xiàng) 利用 “ 自定義 ” 對話框還可以刪除菜單命令組的命令項(xiàng)，步驟如下： 重復(fù)上述操作的第一步，調(diào)出 “ 自定義 ” 對話框。 移動(dòng)鼠標(biāo)指針至將要被刪除的命令按鈕上，右鍵單擊該按鈕，彈出快捷命令菜單，如圖 3 所示。 二、從工具欄上刪除命令按鈕 刪除工具欄上快捷按鈕最快捷的方法就是按 ALT鍵，再用鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)取要?jiǎng)h除的按鈕不放開，拖放到文檔編輯區(qū)放開，刪除操作就完成了。您在編輯的任何時(shí)間單擊該工具按鈕，就可調(diào)用該命令。此時(shí)只要用鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)取 “ 選項(xiàng) ...” 命令項(xiàng)并拖動(dòng)鼠 標(biāo)到工具欄合適位置放開。 在左邊的 “ 類別 ” 列表框內(nèi)有 “ 文件 ” 、 “ 編輯 ” 、 “ 視圖 ” 、 “ 插入 ” 、 “ 格式 ” 、“ 工具 ” 、 “ 表格 ” 、 “ 繪圖 ” 、 “ 邊框 ” 等 22大類命令或快捷工個(gè)按鈕組，先確定您要添加的命令按鈕屬于哪一類。 單擊菜單上的 “ 自定義 ...” 命令，彈出如圖 2所示的 “ 自定義 ” 對話框。 那么，能否刪除工具欄上不用的快捷按鈕，添加自己需要的按鈕呢？當(dāng)然可以！下面介紹操作步驟。 Word提供的這些快捷按鈕按類分組，您 可以右鍵單擊 菜單欄或工具欄，在彈出的快捷菜單中隨意、方便地打開或關(guān)閉某一類快捷按鈕，以調(diào)整編輯空間。用戶常會(huì)發(fā)現(xiàn)有些快捷按鈕極少用到，但它卻占據(jù)著屏幕上有限的地盤，而某些常用的快捷按鈕卻又不在工具欄上。然而， Word 97所能提供的快捷按鈕遠(yuǎn)不止工具欄上提供的那些按鈕。 十二、在 Word 工具欄上增刪快捷命令按鈕 Word 的功能非常強(qiáng)大，一般用戶只要使用其百分之十的功能就能完成日常工 作的需要。 ，按下鼠標(biāo)左鍵，可對文本或圖形進(jìn)行拖動(dòng)操作。 八、注意事項(xiàng) ，若要觀看制作效果，可拉下 “ 視圖 ” 菜單，選 “ 幻燈放映 ” 命令，觀看后再退回。 七、標(biāo)注工作進(jìn)程 在需要工作提示的某引進(jìn)日期下面插入提示性文字。 六、粘貼年歷 將 PowerPoint 畫面縮小一半置于屏幕的一邊，打開 Word 中的 “ 原始年歷 ” 文件，調(diào)整好大小并置于屏幕的另一邊，用鼠標(biāo)拖動(dòng)將 “ 原始年歷 ” 的一個(gè)月份的文本全部選中，粘貼到Powerpoint的模板上，調(diào)整好大小，移入對應(yīng)的方框中。 四、畫月份框 在模板的文本框中用 PowerPoint 提供的圖形工具畫十二個(gè)方框，具體方法是：單擊屏幕下方工具欄中方框狀的按鈕，使光標(biāo)成 “ ＋ ” 形態(tài)，按住光標(biāo)左鍵拖動(dòng)，松開后即畫出方框，調(diào)整好它的大小和位置，并依次畫好其余方框。 二、選擇年歷裝飾模板 啟動(dòng) PowerPoint ，拉出 “ 文件菜單 ” ，選 “ 新建 ” 命令，單擊 “ 演示文稿設(shè)計(jì) ” 標(biāo)簽，選中適合年歷裝飾的模板圖案，然后單擊 “ 確定 ” 按鈕，再選擇標(biāo)題和文本各占一欄的 “ 自動(dòng)版式 ” ，按 “ 確定 ” 按鈕。 一、制作原始年歷 打開 Word ，拉出 “ 文件菜單 ” 單擊 “ 新建 ” ，在出現(xiàn)的 “ 文件類型標(biāo)簽 ” 中選定 “ 其它中文文檔 ” 標(biāo)簽；然后雙擊 “ 日歷向?qū)?” ，按屏幕提示的信息，確定你需要的起止年月日，選擇好日歷的格式，最后單擊 “ 完成 ” ，一份按月排列的原始年歷即制作完成。 ⑧ 單擊確定。 ⑥ 使用 “ 粘貼書簽 ” 命令，在類表中選擇想執(zhí)行的表格。 ④ 執(zhí)行 “ 表格 /公式 ” 命令。 ② 在彈出的窗口中鍵入表格的名稱，單擊添加命令。 ⑥ 點(diǎn)擊確定，得到運(yùn)算結(jié)果。 ④ 在上面公式中的圓括號(hào)中填寫須要運(yùn)算的數(shù)值。 ② 執(zhí)行 “ 表格 /公式 ” 命令。 ⑥ 單擊確 定，你就可以看到運(yùn)算結(jié)果出現(xiàn)在相應(yīng)的位置了。 ④ 輸入要運(yùn)算的公式。 ② 單擊文檔中要放置運(yùn)算結(jié)果的地方。 ⑤ 按 F9鍵，更新全部計(jì)算結(jié)果。 ③ 用上面求和的方法進(jìn)行設(shè)置，單擊確定。 編輯表格 ① 有的時(shí)候，我們須要對表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，這樣，我們就要更新數(shù)據(jù)。 ⑤ 單擊確定。 ③ 將公式設(shè)置為對左邊求和（將其中的 ABOVE改動(dòng)為 LEFT 就可以了）。 對行求和 ① 還是在上面的圖形中，我們要對行求和，單擊將被求和的空白單元。 ⑤ 移動(dòng)到下一列，單擊自動(dòng)求和按鈕。 ③ 單擊最底部空白等待求和位置。 十、 Word表格的簡單計(jì)算 對列求和 ① 首先創(chuàng)建一個(gè)數(shù)字表格，注意求和的位置必須是空白的，同時(shí)確認(rèn)表格中輸入的是符合標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字，空白的部分請用 0代替。 你可使帶有標(biāo)題樣式的文本傾斜?，F(xiàn)在你的文檔就可以使用該樣式了。接下來，突出顯示格式工 具欄上的樣式框中的樣式名稱。 你可以創(chuàng)建居中和粗體文本的標(biāo)題樣式。更改每個(gè)樣式，然后查看自動(dòng)更改的帶有該樣式的所有文本。 提示： 使用樣式節(jié)省時(shí)間。 ⑦ 單擊 “ 確定 ” 。 ⑥ 檢查預(yù)覽框，預(yù)覽樣式描述。 b、要更改行距和縮進(jìn)，你可以單擊段落。 ④ 單擊格式，然后單擊要更改的格式類型。 ② 單擊要更改的樣式。在樣式列表框中顯示的樣式將基于所選的選項(xiàng)。 瀏覽不同的樣式列表。 ⑦ 單擊 “ 確定 ” 。 ⑤ 單擊 “ 后續(xù)段落樣式 ” 下拉箭頭，然后單擊要在使用了該新樣式的段落后將應(yīng)用的樣式名稱。 ③ 鍵入簡短的、描述性名稱。 ① 選定要將其格式保存為樣式的文本。另外，為樣式指定一個(gè)描述其結(jié)果的簡短、描述性名稱，可以使你和其他人在使用該樣 式時(shí)能夠回想起其結(jié)果。但是有時(shí)你可能需要?jiǎng)?chuàng)建新的樣式，或者更改所需的外觀。也不能在普通視圖、大綱視圖和打印預(yù)覽視圖中使用 “ 即點(diǎn)即輸 ” 功能。如果要對新內(nèi)容應(yīng)用不同的樣式，可以指定默 認(rèn)的段落樣式。將鼠標(biāo)指 針移到特定格式區(qū)域時(shí)，指針形狀會(huì)表明將要應(yīng)用的格式：左對齊、居中或右對齊的制表位；左縮進(jìn)；左右文字環(huán)繞。 “ 即點(diǎn)即輸 ” 功能可控制段落格式和樣式。 Word2020 文檔中的大部分空白區(qū)域都可以使用 “ 即點(diǎn)即輸 ” 功能插入內(nèi)容。只需在空白區(qū)域中雙擊， “ 即點(diǎn)即輸 ” 功能便會(huì)自動(dòng)應(yīng)用將內(nèi)容放置在雙擊處所必需的格式設(shè)置。 八、 Word 2020的 “ 即點(diǎn)即輸 ” 功能 “ 即點(diǎn)即輸 ” 是 Word2020 新增的功能。 怎么樣，這款 讀書軟件 還夠格的吧？事實(shí)上我寧愿用 Word 2020來讀書，不僅因?yàn)樗膶?shí)質(zhì)性功能一點(diǎn)兒都不比專業(yè)的讀書軟件差，還因?yàn)樗С值奈臋n格式相對于平常的讀書軟件要多得多，而且如果文檔中含有圖片或背景音樂， Word 2020照樣支持，平常的讀書軟件則顯得無能為力。你所要做的就是控制好速度，然后就可以慢慢讀文 章了，悠哉樂哉！讀到精彩之處，想要停下來細(xì)看怎么辦？沒關(guān)系，隨便點(diǎn)一下鼠標(biāo)就會(huì)停下來，要繼續(xù)則再次按下該快捷按鈕即可。 向上輕移鼠標(biāo)，便可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)向上卷屏；同理，向下移動(dòng)便可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)向下卷屏。 第二步：單擊 [視圖 ]菜單中 的 [網(wǎng)絡(luò)線 ]命令，這時(shí)屏幕上便出現(xiàn)等間距的坐標(biāo)線，這樣做的目的是為了便于閱讀。 第一步：打開將要閱讀的文檔，選擇 [工具 ]菜單中的 [選項(xiàng) ]命令，然后單擊 [常規(guī) ]標(biāo)簽，在常規(guī)選項(xiàng) 中將 藍(lán)底白字 選上。這些讀書軟件有一個(gè)普遍的共同點(diǎn)：就是支持多種格式的文檔，并且可以自由設(shè)定自動(dòng)滾屏以方便閱讀。方法是：在 “ 郵件合并幫助器 ” 對話框中先選擇 “ 獲取數(shù)據(jù) ” ，再選擇 “ 打開數(shù)據(jù)源 ” ，在 “ 打開數(shù)據(jù)源 ” 對話框中選擇文件類型為 Excel 工作簿，選定 Excel 文件，單擊 “ 打開 ” 按鈕，在 Excel 對話框中選擇 “ 整張電子表格 ” 或指定表格內(nèi)的某個(gè)區(qū)域就可以了。以后執(zhí)行合并操作時(shí)，數(shù)據(jù)源中只有那些符合指定條件的數(shù)據(jù)才參與合并。在 “ 查詢選項(xiàng) ” 對話框中選擇查詢域及其條件。 六、其他 如果在郵件合并操作中指定現(xiàn)有的數(shù)據(jù)作為收件人數(shù)據(jù)來源，當(dāng)數(shù)據(jù)源中的收件人數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于本次合并操作的收件人數(shù)量時(shí)，可以使用查詢限定目標(biāo)收件人。新生成的郵件放在 Outlook 的發(fā)件箱。有必要的話，選中 “ 以附件形式發(fā)送文檔 ” 。單擊 “ 設(shè) 置 ” ，在 “ 含郵件 /傳真地址的數(shù)據(jù)域 ”中選擇 “ 電子郵件 ” 。 五、生成電子郵件 將郵件合并結(jié)果發(fā)送到 Outlook中成為電子郵件。 應(yīng)當(dāng)注意的是，在指定 “ 客 戶聯(lián)系 ” 文件夾作為郵件合并操作的收件人數(shù)據(jù)來源之后，如果以后在 “ 客戶聯(lián)系 ” 文件夾中增加或改動(dòng)了聯(lián)系人信息，這些改動(dòng)并不會(huì)自動(dòng)反映在合并操作中。打開 “ 郵件合并幫助器 ” ，從對話框中選擇 “ 獲取數(shù)據(jù) /使用通訊簿 ” ，選擇 “ 客戶聯(lián)系 ” 文件夾并單擊 “ 確定 ” 。 到此為止， Outlook中的收件人列表已經(jīng)創(chuàng)建完畢。 ) 現(xiàn)在就可以把 Outlook 聯(lián)系人列表中的數(shù)據(jù)拷貝到這個(gè)新的文件夾，步驟為：打開源文件夾，按住 CTRL 鍵選中多個(gè)聯(lián)系人信息，保持 CTRL 鍵 按下狀態(tài)，將選中內(nèi)容拖到目標(biāo)文件夾 “ 客戶聯(lián)系 ” 。方法是，在 Outlook中，選擇 “ 文件 /新建 /文件夾 ” 為聯(lián)系人列表創(chuàng)建一個(gè)新的文件夾，在 “ 名稱 ” 框中輸入新文件夾的名字 (例如 “ 客戶聯(lián)系 ”) ，從 “ 文件夾包含 ” 列表選擇 “ 聯(lián)系人項(xiàng) ” ，然后選擇一個(gè)文件夾的位置并單擊 “ 確定 ” ，如果系統(tǒng)提示是否要建立工具條快捷方式，選擇 “ 否 ” 。在退出 Word時(shí)，會(huì)提示保存收件人列表文檔，選擇 “ 是 ” ，否則將丟失這個(gè)收件人列表數(shù)據(jù)。 合并結(jié)果將出現(xiàn)在屏幕上，寫給各個(gè)收件人的郵件依次排列，此時(shí)最好再檢查一下，然后打印或保存合并后的文檔。 三、執(zhí)行合并操作 編輯好待合并的主文檔后，選擇 “ 工具 /郵件合并 ” ，打開 “ 郵件合并幫助器 ” 對話框。 如果要查看合并后的效果，單擊 “ 郵件合并 ” 工具條上的 “ 查看合并數(shù)據(jù) ” 按鈕，此時(shí)就會(huì)出現(xiàn)將收件人列表第一個(gè)記錄內(nèi)容合并到郵件正文后的郵件文本，利用 “ 上一記錄 ” 、 “ 下一記錄 ” 按鈕可以改變所合并的收件人記錄。將插入光標(biāo)移到域內(nèi)容應(yīng)當(dāng)出現(xiàn)的位置，單擊 “ 郵件合并 ” 工具條上的 “ 插入合并域 ” ，在下拉列表框選擇合適的域，比如當(dāng)光標(biāo)所在的位置應(yīng)當(dāng)是你對收件人的稱呼時(shí)，就選擇域 “ 稱呼 ” 。單擊 “ 新增 ” 接著輸入下一個(gè)收件人信息，重復(fù)上述過程直至輸入所有收件人的信息。完成域名 定義后，單擊 “ 確定 ” ，輸入該收件人列表的文件名，選擇 “ 保存 ” 。單擊 “ 獲取數(shù)據(jù) ” 按鈕，再選擇 “ 創(chuàng)建數(shù)據(jù)源 ”以定義收件人信息。選擇 “ 工具 /郵件合并 ” ，出現(xiàn) “ 郵件合并幫助器 ” 窗口，單擊 “ 創(chuàng)建 ” ，選擇 “ 套用信函 ” ，在下一個(gè)對話框中選擇 “ 活動(dòng)窗口 ” 。以后再次給這些人發(fā)信時(shí)，只需要?jiǎng)?chuàng)建主文檔或修改已有的信件，然后再運(yùn)行郵件合并功能就可以了，非常方便、快捷。例如，指定在主文檔的哪些位置應(yīng)當(dāng)出現(xiàn)收件人列表中的 “ 稱呼 ” 。第二個(gè)文檔中的內(nèi)容也可以從其他程序得到，比如 Outlook的聯(lián)系人列表。利用 Office 97/2020 的郵件合并功能，可以大大地簡化這類工作。這些郵件當(dāng)然不能 “ 批量發(fā)信 ” 了事，必需使用特定的稱呼和問候語，使得信件就像單獨(dú)寫出來一樣。應(yīng)用方法是：點(diǎn)擊 Word 的 “ 文件 ” 菜單，調(diào)出 “ 打印 ” 對話框再點(diǎn)擊 “ 選項(xiàng) ” ，在 “ 打印文檔的附加信息 ” 欄里選擇你要的附加信息 (如該文檔的屬性、域代碼等 )后確定即可。啟動(dòng) “ 草稿輸出 ” 的方法是：點(diǎn)擊Word的 “ 文件 ” 菜單，調(diào)出 “ 打印 ” 對話框再點(diǎn)擊 “ 選項(xiàng) ” 選中 “ 草稿輸出 ” 即可。實(shí)踐證明，在印刷體上看一份稿件要比在電腦屏幕上看的效果好的多，因?yàn)樗馨l(fā)現(xiàn)某些不易被察覺的錯(cuò)誤，因此，某些重要的稿子完成后打印出來再經(jīng)反復(fù)的檢查修改是十分必要的，我個(gè)人有很多時(shí)候也是這么做的，而且往往會(huì)收到一些意想不到的效果。 草稿輸出 所謂草稿輸出，即按草稿的質(zhì)量進(jìn)行輸出打印文檔 。因此，如果您的電腦內(nèi)存和磁盤空間都不是很夠用，而你又要快速打印復(fù)雜的文稿，特別是彩色文稿，則應(yīng)關(guān)閉 “ 后臺(tái)打印 ” 。 后臺(tái)打印 所謂后臺(tái)打印簡單地說就是在我們看 不見的情況下讓打印機(jī)悄悄地進(jìn)行打印，這和幕后工作的意思相近