【正文】 新放到打印機(jī)上，選擇該設(shè)置的 “ 打印偶數(shù)頁 ” ，單擊 “ 確定 ” 按鈕后同樣可以實(shí)現(xiàn)雙面打印。兩種方法對比，前者較后者快同 時也更為方便。 頁面范圍 此命令包括： “ 全部 ” 選中后打印當(dāng)前 Word 窗口的所有內(nèi)容； “ 當(dāng)前頁 ” 打印當(dāng)前窗口視圖的所在頁，如你當(dāng)前所在的視圖窗口是第 2頁，選中該項(xiàng)后Word就會只打印該頁而不會另外打印第一頁或其它的任何一頁。 “ 選定內(nèi)容 ” 打印你已選定好了的內(nèi)容，注意：如果你沒用選定內(nèi)容則該項(xiàng)呈灰色，不能選； “ 頁碼范圍 ” 欄輸入要打印的頁碼或頁的范圍（用 “ ， ” 或 “/” 做分隔頁，用 “ － ” 連接起 始和結(jié)束頁號），可以實(shí)現(xiàn)打印不按順序或規(guī)律排列的頁（如要依次打印第 1,5,8頁）。注意：“ ， ” 、 “/” 和頁碼數(shù)字都不能用全角而應(yīng)用半角英文狀態(tài)。 逆頁序打印 如果你有一篇很多頁的文檔需要打印，按照 Word 中的默認(rèn)設(shè)置總是從第一頁打印到最后一頁，所以整篇文檔打印完后是最后一頁在最上面，第一頁在最下面，這樣我們又要手工將所有的頁逆序整理一邊，十分麻煩。其實(shí)我們在打印前只要先在 Word的 “ 文件 ”→ “ 打印 ”→“ 選項(xiàng) ” 中選中 “ 逆頁序打印 ” ，即可在打印時按逆序從最后一頁打印到第一頁，這樣打印完后所有的頁都是按順序排列的。 后臺打印 所謂后臺打印簡單地說就是在我們看 不見的情況下讓打印機(jī)悄悄地進(jìn)行打印，這和幕后工作的意思相近。利用后臺打印的好處是可以讓您在打印文檔的同時使用其他應(yīng)用程序，從而提高工作效率，缺點(diǎn)是在打開 “ 后臺打印 ” 時，系統(tǒng)會使用更長的時間和要求更多的磁盤空間才能打印文稿。因此，如果您的電腦內(nèi)存和磁盤空間都不是很夠用，而你又要快速打印復(fù)雜的文稿，特別是彩色文稿，則應(yīng)關(guān)閉 “ 后臺打印 ” 。啟動 “ 后臺打印 ” 的方法是：點(diǎn)擊 Word 的 “ 文件 ” 菜單，調(diào)出 “ 打印 ” 對話框再點(diǎn)擊 “ 選項(xiàng) ” 選中 “ 后臺打印 ” 即可。 草稿輸出 所謂草稿輸出，即按草稿的質(zhì)量進(jìn)行輸出打印文檔 。按草稿質(zhì)量打印文檔時， Word 將不打印格式及大部分圖形，因此可加快打印文檔的速度。實(shí)踐證明，在印刷體上看一份稿件要比在電腦屏幕上看的效果好的多，因?yàn)樗馨l(fā)現(xiàn)某些不易被察覺的錯誤，因此，某些重要的稿子完成后打印出來再經(jīng)反復(fù)的檢查修改是十分必要的，我個人有很多時候也是這么做的，而且往往會收到一些意想不到的效果。注意：某些打印機(jī)不支持此選項(xiàng)。啟動 “ 草稿輸出 ” 的方法是：點(diǎn)擊Word的 “ 文件 ” 菜單，調(diào)出 “ 打印 ” 對話框再點(diǎn)擊 “ 選項(xiàng) ” 選中 “ 草稿輸出 ” 即可。 打印文檔的附加信息 如果你希望在將要打印出來 的文檔里包含該文檔的屬性、批注等信息，則請應(yīng)用此項(xiàng)。應(yīng)用方法是：點(diǎn)擊 Word 的 “ 文件 ” 菜單，調(diào)出 “ 打印 ” 對話框再點(diǎn)擊 “ 選項(xiàng) ” ，在 “ 打印文檔的附加信息 ” 欄里選擇你要的附加信息 (如該文檔的屬性、域代碼等 )后確定即可。 六、用 OFFICE郵件合并功能給多個人寫信 許多人都有過同時給多個人發(fā)信的經(jīng)歷，例如生日邀請、節(jié)日問候，或者單位里寫給客戶的信件。這些郵件當(dāng)然不能 “ 批量發(fā)信 ” 了事，必需使用特定的稱呼和問候語，使得信件就像單獨(dú)寫出來一樣。但如果分別給每個人寫信，又實(shí)在太麻煩了。利用 Office 97/2020 的郵件合并功能，可以大大地簡化這類工作。 郵件合并涉及兩個文檔：第一個文檔是郵件的內(nèi)容，這是所有郵件相同的部分，以下稱 “ 主文檔 ” ；第二個文檔包含收件人的稱呼、地址等每個郵件不同的內(nèi)容，以下稱 “ 收件人列表 ” 。第二個文檔中的內(nèi)容也可以從其他程序得到，比如 Outlook的聯(lián)系人列表。 執(zhí)行郵件合并操作之前首先要創(chuàng)建這兩個文檔，并把它們關(guān)聯(lián)起來，也就是標(biāo)識收件人列表中的各部分信息在第一個文檔的什么地方出現(xiàn)。例如，指定在主文檔的哪些位置應(yīng)當(dāng)出現(xiàn)收件人列表中的 “ 稱呼 ” 。完成后就可以 “ 合并 ” 這兩個文檔，為每個 收件人創(chuàng)建郵件。以后再次給這些人發(fā)信時，只需要創(chuàng)建主文檔或修改已有的信件，然后再運(yùn)行郵件合并功能就可以了，非常方便、快捷。 一、創(chuàng)建收件人列表 假設(shè)包含信件內(nèi)容的主文檔已經(jīng)準(zhǔn)備好，現(xiàn)在打開它。選擇 “ 工具 /郵件合并 ” ，出現(xiàn) “ 郵件合并幫助器 ” 窗口，單擊 “ 創(chuàng)建 ” ，選擇 “ 套用信函 ” ，在下一個對話框中選擇 “ 活動窗口 ” 。 現(xiàn)在又回到了 “ 郵件合并幫助器 ” 窗口。單擊 “ 獲取數(shù)據(jù) ” 按鈕，再選擇 “ 創(chuàng)建數(shù)據(jù)源 ”以定義收件人信息。在 “ 創(chuàng)建數(shù)據(jù)源 ” 對話框中系統(tǒng)已經(jīng)自動創(chuàng)建了許多域，我們還可以刪除和添加域。完成域名 定義后，單擊 “ 確定 ” ，輸入該收件人列表的文件名，選擇 “ 保存 ” 。 回到 “ 郵件合并幫助器 ” 窗口后，單擊 “ 編輯數(shù)據(jù)源 ” ，在對話框中輸入第一個收件人的各項(xiàng)數(shù)據(jù)。單擊 “ 新增 ” 接著輸入下一個收件人信息，重復(fù)上述過程直至輸入所有收件人的信息。 二、插入合并域 返回主文檔界面之后，接下來的任務(wù)是將合并域 (例如姓名或稱呼等 )插入到主文檔的合適位置。將插入光標(biāo)移到域內(nèi)容應(yīng)當(dāng)出現(xiàn)的位置，單擊 “ 郵件合并 ” 工具條上的 “ 插入合并域 ” ，在下拉列表框選擇合適的域，比如當(dāng)光標(biāo)所在的位置應(yīng)當(dāng)是你對收件人的稱呼時，就選擇域 “ 稱呼 ” 。重復(fù)上述過程直至加入了所有的域。 如果要查看合并后的效果，單擊 “ 郵件合并 ” 工具條上的 “ 查看合并數(shù)據(jù) ” 按鈕，此時就會出現(xiàn)將收件人列表第一個記錄內(nèi)容合并到郵件正文后的郵件文本，利用 “ 上一記錄 ” 、 “ 下一記錄 ” 按鈕可以改變所合并的收件人記錄。如果要作修改，單擊 “ 查看合并數(shù)據(jù) ” 按鈕，修改間隔或位置，然后再檢查合并后的效果。 三、執(zhí)行合并操作 編輯好待合并的主文檔后，選擇 “ 工具 /郵件合并 ” ，打開 “ 郵件合并幫助器 ” 對話框。 選擇 “ 合并 ” ，從 “ 合并到 ” 列表框選擇 “ 新建文檔 ” ，選中 “ 數(shù)據(jù)域?yàn)榭?時，不打印空白行 ” 以保證空域不會以空行形式出現(xiàn)在最終文檔中，最后單擊 “ 合并 ” 按鈕就可以合并主文檔和收件人列表。 合并結(jié)果將出現(xiàn)在屏幕上，寫給各個收件人的郵件依次排列，此時最好再檢查一下，然后打印或保存合并后的文檔。 以后要再次執(zhí)行合并時，只需打開主文檔，然后選擇 “ 工具 /郵件合并 ” ，單擊 “ 合并 ” 就可以了。在退出 Word時，會提示保存收件人列表文檔，選擇 “ 是 ” ，否則將丟失這個收件人列表數(shù)據(jù)。 四、利用 Outlook 的聯(lián)系人信息 如果收件人信息已經(jīng)在 Outlook聯(lián)系人列表中，把這些聯(lián)系 人信息拷貝到一個新的聯(lián)系人文件夾就可以作為 Word郵件合并中的收件人列表。方法是，在 Outlook中，選擇 “ 文件 /新建 /文件夾 ” 為聯(lián)系人列表創(chuàng)建一個新的文件夾，在 “ 名稱 ” 框中輸入新文件夾的名字 (例如 “ 客戶聯(lián)系 ”) ，從 “ 文件夾包含 ” 列表選擇 “ 聯(lián)系人項(xiàng) ” ，然后選擇一個文件夾的位置并單擊 “ 確定 ” ，如果系統(tǒng)提示是否要建立工具條快捷方式，選擇 “ 否 ” 。 (除非你認(rèn)為確實(shí)有必要。 ) 現(xiàn)在就可以把 Outlook 聯(lián)系人列表中的數(shù)據(jù)拷貝到這個新的文件夾，步驟為：打開源文件夾，按住 CTRL 鍵選中多個聯(lián)系人信息，保持 CTRL 鍵 按下狀態(tài)，將選中內(nèi)容拖到目標(biāo)文件夾 “ 客戶聯(lián)系 ” 。 要將這個新的文件夾設(shè)置為郵件地址簿，右擊文件夾名字，選擇 “ 屬性 ” ，再選擇 “Outlook通訊簿 ” ，選中 “ 將該文件夾顯示為電子郵件通訊簿 ” ，單擊 “ 應(yīng)用 ” ，最后單擊 “ 確認(rèn) ” 。 到此為止， Outlook中的收件人列表已經(jīng)創(chuàng)建完畢。 在 Word中打開主文檔。打開 “ 郵件合并幫助器 ” ，從對話框中選擇 “ 獲取數(shù)據(jù) /使用通訊簿 ” ，選擇 “ 客戶聯(lián)系 ” 文件夾并單擊 “ 確定 ” 。接下來，就可以按照前面介紹的方法插入合并域、執(zhí)行合并操作了。 應(yīng)當(dāng)注意的是，在指定 “ 客 戶聯(lián)系 ” 文件夾作為郵件合并操作的收件人數(shù)據(jù)來源之后，如果以后在 “ 客戶聯(lián)系 ” 文件夾中增加或改動了聯(lián)系人信息，這些改動并不會自動反映在合并操作中。為解決這個問題，可以在 Word 中選擇 “ 工具 /郵件合并 ” ，單擊 “ 獲取數(shù)據(jù) ” ，按照前面介紹的步驟再次定義數(shù)據(jù)的來源，此時， Word 將重新讀取文件夾的內(nèi)容，新增加或改動的內(nèi)容就會反映在后繼的郵件合并操作中。 五、生成電子郵件 將郵件合并結(jié)果發(fā)送到 Outlook中成為電子郵件。在 “ 郵件合并幫助器 ” 對話框中選擇 “ 合并 ” ，從 “ 合并到 ” 列表中選擇 “ 電子郵件 ” 。單擊 “ 設(shè) 置 ” ，在 “ 含郵件 /傳真地址的數(shù)據(jù)域 ”中選擇 “ 電子郵件 ” 。 在 “ 郵件消息主題行 ” 中，輸入電子郵件的主題。有必要的話，選中 “ 以附件形式發(fā)送文檔 ” 。返回 “ 合并 ” 對話框，單擊 “ 合并 ” 就可以了。新生成的郵件放在 Outlook 的發(fā)件箱。在發(fā)出郵件之前，最好能隨機(jī)檢查一些郵件，以驗(yàn)證合并效果。 六、其他 如果在郵件合并操作中指定現(xiàn)有的數(shù)據(jù)作為收件人數(shù)據(jù)來源，當(dāng)數(shù)據(jù)源中的收件人數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于本次合并操作的收件人數(shù)量時，可以使用查詢限定目標(biāo)收件人。方法是：在打開主文檔后，選擇 “ 工具 /郵件合并 ” 菜單，單擊 “ 查 詢選項(xiàng) ” 按鈕。在 “ 查詢選項(xiàng) ” 對話框中選擇查詢域及其條件。如果指定多行查詢條件，各行之間根據(jù)實(shí)際情況用 “ 與 ” 或者 “ 或 ” 連接。以后執(zhí)行合并操作時，數(shù)據(jù)源中只有那些符合指定條件的數(shù)據(jù)才參與合并。 Word也可以從 Excel 讀取收件人信息。方法是：在 “ 郵件合并幫助器 ” 對話框中先選擇 “ 獲取數(shù)據(jù) ” ，再選擇 “ 打開數(shù)據(jù)源 ” ，在 “ 打開數(shù)據(jù)源 ” 對話框中選擇文件類型為 Excel 工作簿，選定 Excel 文件，單擊 “ 打開 ” 按鈕，在 Excel 對話框中選擇 “ 整張電子表格 ” 或指定表格內(nèi)的某個區(qū)域就可以了。 七、利用 Word 2020閱 讀電子文檔 時下隨著大量免費(fèi)電子郵件雜志的涌現(xiàn)，中文讀書軟件逐漸流行起來，如 ReadBook、 ebook之類。這些讀書軟件有一個普遍的共同點(diǎn)：就是支持多種格式的文檔，并且可以自由設(shè)定自動滾屏以方便閱讀。其實(shí) Word 2020比起這些軟件來毫不遜色，現(xiàn)在讓我們看一看如何把 Word 2020變成一款 讀書軟件 。 第一步：打開將要閱讀的文檔，選擇 [工具 ]菜單中的 [選項(xiàng) ]命令，然后單擊 [常規(guī) ]標(biāo)簽，在常規(guī)選項(xiàng) 中將 藍(lán)底白字 選上。這樣做利于消除眼睛疲勞，事實(shí)上許多讀書軟件也是這么做的，如 ReadBook。 第二步：單擊 [視圖 ]菜單中 的 [網(wǎng)絡(luò)線 ]命令，這時屏幕上便出現(xiàn)等間距的坐標(biāo)線，這樣做的目的是為了便于閱讀。 第三步：選擇 [工具 ]菜單中的 [自定義 ]命令，在彈出的 [自定義 ]對話框中單擊 [命令 ]標(biāo)簽，在 類別 一欄中選擇 所有命令 并用鼠標(biāo)在 命令 一欄中將 AutoScroll拖至工具欄中任一位置，這時出工具欄上便會出現(xiàn) 自動滾動 快捷按鈕，只需點(diǎn)擊一下，鼠標(biāo)便會在屏幕右側(cè)的垂直滾動條中變成一上一下的兩個 ▲ 和 ▼ 。 向上輕移鼠標(biāo)，便可實(shí)現(xiàn)自動向上卷屏；同理，向下移動便可實(shí)現(xiàn)自動向下卷屏。離垂直滾動條頂端或底端越近，卷屏速度越快；離滾動條中點(diǎn)越近，速度越慢。你所要做的就是控制好速度，然后就可以慢慢讀文 章了，悠哉樂哉！讀到精彩之處，想要停下來細(xì)看怎么辦？沒關(guān)系，隨便點(diǎn)一下鼠標(biāo)就會停下來，要繼續(xù)則再次按下該快捷按鈕即可。今天讀不完，可以選擇 [插入 ]菜單中的 [書簽 ]命令做個書簽，保存起來留作下次讀書時備用。 怎么樣，這款 讀書軟件 還夠格的吧？事實(shí)上我寧愿用 Word 2020來讀書，不僅因?yàn)樗膶?shí)質(zhì)性功能一點(diǎn)兒都不比專業(yè)的讀書軟件差，還因?yàn)樗С值奈臋n格式相對于平常的讀書軟件要多得多，而且如果文檔中含有圖片或背景音樂， Word 2020照樣支持，平常的讀書軟件則顯得無能為力。使用 Word 2020的另一 大理由是它還支持 BIG5 碼。 八、 Word 2020的 “ 即點(diǎn)即輸 ” 功能 “ 即點(diǎn)即輸 ” 是 Word2020 新增的功能。使用 “ 即點(diǎn)即輸 ” 功能可在文檔的空白區(qū)域中快速插入 文字、圖形、表格或其他內(nèi)容。只需在空白區(qū)域中雙擊， “ 即點(diǎn)即輸 ” 功能便會自動應(yīng)用將內(nèi)容放置在雙擊處所必需的格式設(shè)置。例如，要創(chuàng)建標(biāo)題頁，可在空白頁的中間雙擊并鍵入居中的標(biāo)題，然后雙擊頁面的右下角處并鍵入右對齊的作者名。 Word2020 文檔中的大部分空白區(qū)域都可以使用 “ 即點(diǎn)即輸 ” 功能插入內(nèi)容。例如，可用 “ 即點(diǎn)即輸 ” 功能在文檔末尾的下面插 入圖形，而不必先按 Enter 鍵添加空行；或者在圖片右邊鍵入文字，而不必手動加入制表位。 “ 即點(diǎn)即輸 ” 功能可控制段落格式和樣式。 段落格式 要