【正文】 Word 應(yīng)用與技巧 目 錄 一、讓 Word2020 工作效率大增的 “ 獨(dú)門密技 ” 二、 Word 2020非常見(jiàn)操作技巧 三、讓 Word 2020打印收放自如 四、 Word 2020公式編輯器的應(yīng)用 五、 WORD打印疑難命令釋義 六、用 OFFICE郵件合并功能給多個(gè)人寫信 七、利用 Word 2020閱讀電子文檔 八、 Word 2020的 “ 即點(diǎn)即輸 ” 功能 九、 Word2020中樣式的使用 十、 Word表格的簡(jiǎn)單計(jì)算 十一、用 Word 制作工作年歷 十二、在 Word 工具欄上增刪快捷命令按鈕 十三、 Word使用 經(jīng)驗(yàn)挖掘 十四、教你自制 WORD高級(jí)模板 十五、為 word添加文檔切換按鈕 十六、普通視圖方式 十七、駕輕就熟 項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào) ” 十八、 Word 中的批量文件格式轉(zhuǎn)換器 十九、 Word宏應(yīng)用實(shí)例 二十、 Word的 “ 壓縮 ” 功能 二十一、 Word快捷鍵大全 二十二、 Word中巧用宏命令 二十三、巧用 “ 文本框銜接 ” 一例 二十四、 WORD使用技巧集錦 二十五、用 WORD 2020實(shí)現(xiàn)快速批量打印利息催收通知單 一、讓 Word2020 工作效率大增的 “ 獨(dú)門密技 ” 你想更精確地選取文章段落嗎？你的文 件還沒(méi)存盤就死機(jī)了，該怎么辦呢？希望按個(gè)鍵就能輸入一長(zhǎng)串專用名詞嗎？這都不是難事，只要利用快捷鍵，就能輕易地幫你完成這些 “ 不可能 ”的任務(wù)！ 獨(dú)門密技之一：選取文章段落 功能鍵是屬于 “ 不能不用 ” 的按鍵之一，它的主要功能是 “ 擴(kuò)充選取范圍 ” ，也就是除了用鼠標(biāo)拖曳的方式外，搭配鍵會(huì)讓你在選取文章的指定段落、章節(jié)時(shí)更得心應(yīng)手。 當(dāng)你將鼠標(biāo)移到文章中，就可以利用鍵來(lái)執(zhí)行不同的選取動(dòng)作： ：設(shè)置選取段落的起點(diǎn)。 ：選取一個(gè)字。 ：選取一串句子。 ：選取一段。 ：全選。 注意，按下 F8后 Word將處于 “擴(kuò)展 ”模式，如果想脫離這種模式，只要按一下鍵盤左上方的 Esc鍵就可以了。下面我們來(lái)實(shí)際操作一下，以跨頁(yè)選取文章段落為例，我們一般都會(huì)按住鼠標(biāo)左鍵不放，直接往下拖曳選取，不過(guò)往往一不小心就會(huì)超出文章范圍，利用這個(gè)技巧可以讓你的選取更精確方便： ，按一下鍵，窗口下方會(huì)顯示 “ 擴(kuò)展 ” 字樣。 ，就可以選取整段內(nèi)文了。 在欲結(jié)束的地方按一下鼠標(biāo)左鍵 ，整個(gè)段落就會(huì)成反白顯示，你可以執(zhí)行復(fù)制、剪切等動(dòng)作。 獨(dú)門密技之二：緊急搶救文件 俗話說(shuō) “ 天有不測(cè)風(fēng)云 ” ，有時(shí)我們用 Word工作了很長(zhǎng)時(shí)間，文件還沒(méi)存盤，卻突然遇到停電或死機(jī)，這時(shí)真讓人欲哭無(wú)淚！這里有一招應(yīng)急用的小技巧，能幫你在重新開(kāi)機(jī)后把文件 “ 搶救回來(lái) ” 。 “ 工具 ” ，再按 “ 選項(xiàng) ” ； Word自動(dòng)記錄文件的位置： 按一下 “ 文件位置 ” 標(biāo)簽，點(diǎn)選 “ 自動(dòng)恢復(fù)文件 ” ，再按一下 [更改 ]。 ，將文件位置給復(fù)制起來(lái)： 拖曳選取 “ 文件夾名稱 ” ，按下 Ctrl+C，再點(diǎn)擊一下 [取消 ]回到 Word 下。 注意：如果你的 Word 不太穩(wěn)定，常讓你做無(wú)用工，干脆把這個(gè)文件夾另外指定一個(gè)名稱，往后找起來(lái)會(huì)更方便。 ，尋找這個(gè)文件夾的位置。按一下 Ctrl+V。 “ 寄放 ” 在這里，如果此處有一個(gè)以上的文件，你可以從日期上判定哪一個(gè)才你是想要的文件。 從 “ 修改日期 ” 這里可以看出文件的存盤日期。 在文件上連按兩下鼠標(biāo)左鍵，就能直接打開(kāi)了。 獨(dú)門密技之三：自定義常用短語(yǔ) 不管是應(yīng)付操作還是工作需要，你肯定會(huì)經(jīng) 常遇到 “XXX 定律 ” 或 “XX 股份有限公司 ” 之類重復(fù)性高、長(zhǎng)度又讓人抽筋的詞句。如果整篇文章中它們出現(xiàn)的機(jī)率很高怎辦？當(dāng)然你也可以用復(fù)制、粘貼等 “ 傳統(tǒng) ” 方式來(lái)解決，但畢竟比不上這招 “ 一指神功 ” 來(lái)得方便。 ^_^ “ 插入 自動(dòng)圖文集 ” ，輸入一條你常用的短語(yǔ)，如： “ 我愛(ài)我的中國(guó) ” ，按回車，再按 [關(guān)閉 ]； “ 工具 自定義 [鍵盤 ]” ； “ 類別 ” 中選 “ 自動(dòng)圖文集 ” ，在右邊的 “ 自動(dòng)圖文集中 ” 點(diǎn)選你剛輸入的 “ 我愛(ài)我的中國(guó) ” ； “ 請(qǐng)按新快捷鍵 ” 中設(shè)置快捷鍵，注意這組按鍵不能 和內(nèi)定的快捷鍵重復(fù)，否則會(huì)造成日后操作上的困擾！按一下指定的快捷鍵，點(diǎn)擊 [指定 ]與 [關(guān)閉 ]。 。 以后只要想用這個(gè)詞句，按一下指定的快捷鍵就成啦！ 二、 Word 2020非常見(jiàn)操作技巧 復(fù)制任意文本塊 有些時(shí)候我們?cè)谑褂?Word2020時(shí)，需要把其中的某一塊文字或圖形移到其它地方，這時(shí)使用 Word2020 的區(qū)域移動(dòng)功能將顯得十分輕松。具體方法是：首先將光標(biāo)定位到需要移動(dòng)的文本塊的左上角，然后同時(shí)按住 Shift 和 Alt 鍵，再將光標(biāo)移到文本塊的右下角結(jié)尾處，這時(shí)兩點(diǎn) 之間的文本塊就會(huì)被選中，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選中 “ 復(fù)制 ” ，找到你要復(fù)制到的目標(biāo)位置，點(diǎn)擊右鍵，選擇 “ 粘貼 ” 即可。 快速獲取格式信息 在 Word2020 中按下 Shift+F1 組合鍵，就可以快速地獲得有關(guān)文檔格式或文檔圖片的直接信息，通過(guò)此功能我們可以很方便地了解文檔的段落格式和文字格式等詳細(xì)信息。實(shí)現(xiàn)方法：同時(shí)按下 Shift+F1組合鍵，這是鼠標(biāo)變成一個(gè)帶有箭頭的問(wèn)號(hào)，用它來(lái)點(diǎn)擊文本或圖片，屏幕上就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)顯示格式信息的窗口（如圖 3）。此外，同時(shí)按下 Shift+F1 組合鍵后，點(diǎn)擊任何命令、圖標(biāo)、工具欄或者窗口中的其 他功能按鈕，都可以看到關(guān)于它們的描述，只要按一下 Esc恢復(fù)鍵鼠標(biāo)就會(huì)恢復(fù)原狀。 利用 F4鍵加快文字輸入 在 Word2020 中 F4 鍵可以用來(lái)緊接著重復(fù)輸入已輸入過(guò)的內(nèi)容，對(duì)于英文輸入， F4鍵重復(fù)的是上一次使用 F4鍵后所輸入的所有內(nèi)容，包括回車換行符；對(duì)于中文輸入，如果使用微軟中文輸入法，選中正確的漢字后不按回車鍵，漢字的下面就會(huì)有一條橫虛線，這是虛線上的內(nèi)容作為一個(gè)詞條，按下回車確認(rèn)后，再按 F4 鍵，這時(shí)就會(huì)重復(fù)上一個(gè)詞條，對(duì)于全拼輸入法也有類似重復(fù)輸入的功能。 快速返回上次編輯位置 在 Word2020 中，當(dāng)你在文檔的某個(gè)位置進(jìn)行編輯時(shí)，可能需要查看文檔的另一個(gè)位置的內(nèi)容，這是您要再回到剛才編輯的位置就要通過(guò)滾動(dòng)條來(lái)實(shí)現(xiàn)，當(dāng)文檔比較長(zhǎng)時(shí)顯得非常麻煩，Word2020 提供了一個(gè)快速恢復(fù)編輯位置功能，使上述操作非常簡(jiǎn)單，要回到上次編輯的位置，只需按 Shift+F5 即可實(shí)現(xiàn)，它可以使光標(biāo)在最后編輯過(guò)的三個(gè)位置間循環(huán)切換。此功能也可以在不同的兩個(gè)文檔間實(shí)現(xiàn)。當(dāng) Word2020 文檔關(guān)閉的時(shí)候，它也會(huì)記下此時(shí)文檔的編輯位置，再次打開(kāi)時(shí)，按下 Shift+F5 就回到了關(guān)閉文當(dāng)時(shí)的編輯位置，非常方便。 三、讓 Word 2020打印收放自如 長(zhǎng)期以來(lái)，我們一直使用 FinePrint 之類的軟件來(lái)進(jìn)行輔助打印，因?yàn)?FinePrint 能夠?qū)⒍鄰埣埖膬?nèi)容縮至一張紙上打印。其實(shí)你知道嗎，在 Word 2020中也提供了類似的功能，請(qǐng)看： 在 Word 2020中打開(kāi) “ 文件 → 打印 ” 菜單，就會(huì)在彈出的窗口右下角發(fā)現(xiàn) “ 縮放 ” 選項(xiàng)，通過(guò) “ 每頁(yè)的版數(shù) ” ，我們得知可以將 16 版縮至一頁(yè)打印；而 “ 按紙型縮放 ”則是選擇縮放紙張的紙型。比如說(shuō)，當(dāng)你使用 16開(kāi)紙張打印一般的文檔時(shí)，只要使用 2版縮放打印，效果就有如一本 32 開(kāi)的書(shū) ，而且根本不用考慮頁(yè)碼問(wèn)題，因?yàn)樗驼５拇蛴∠嗤?，僅僅是把文檔縮小而已。 注意事項(xiàng)： 如果縮放比例較高，則打印機(jī)的分辨率也必須較高，否則打印出來(lái)的文檔根本看不清。 因?yàn)?MS Office 系列的辦公軟件具有一定的通用性，所以打印縮放功能在其它的軟件也可以使用，如 PowerPoint 2020等等。 四、 Word 2020公式編輯器的應(yīng)用 在搞科研，寫科技論文的時(shí)候，總會(huì)碰到編輯一些復(fù)雜古怪的公式符號(hào)，用一般的方法編輯是有一定難度的。如果采用設(shè)置下劃線、行間距、字符上升和下降、字符上標(biāo) 和下標(biāo)等方法編輯排版，操作過(guò)程不僅十分煩瑣，而且排出的公式也不標(biāo)準(zhǔn)。如果采用 WORD2020 字處理軟件中的Microsoft公式 編輯器，就能方便地排版編輯出標(biāo)準(zhǔn)的、美觀的公式和數(shù)學(xué)、化學(xué)等學(xué)科的特殊符號(hào)?，F(xiàn)結(jié)合實(shí)際，以數(shù)學(xué)和化學(xué)的公式為例，介紹 WORD2020 中的 Microsoft 公式 在編輯排版公式中的使用。 Microsoft 公式 編輯器 在安裝 WORD2020時(shí)，選擇 自定義安裝 中 Office 工具里的公式編輯器 Microsoft公式 。如果你的 計(jì)算機(jī)中沒(méi)有安裝 Microsoft 公式 ，那么把安裝盤插入光驅(qū)中，執(zhí)行 SETUP命令，在 添加 /刪除 選項(xiàng)中選定 Office工具 下的 Microsoft 公式 ，然后用鼠標(biāo)單擊 確定 即可自動(dòng)安裝。 啟動(dòng) WORD2020 后，用鼠標(biāo)單擊 插入 菜單，選擇 對(duì)象 ，在 對(duì)象類型 中選取 Microsoft公式 ，并雙擊它即可啟動(dòng)。這時(shí)屏幕上出現(xiàn)編輯框、公式窗口等欄目。在編輯框中的光標(biāo)閃動(dòng)處可以輸入數(shù)學(xué)、化學(xué)的各種符號(hào)和公式，并且編輯框能隨輸入公式的長(zhǎng)短而變化。在公式窗口中，幾乎包 括了所有的數(shù)學(xué)符號(hào)，例如：關(guān)系符號(hào)、運(yùn)算符號(hào)、修飾符號(hào)、邏輯符號(hào)、集合符號(hào)、箭頭符號(hào)、希臘字母（大小寫）符號(hào)、分式和根式模板、上下標(biāo)模板、矩陣模板、求和模板、積分模板、底線和頂線模板等，利用公式中的各種符號(hào)和模板能編輯排版各式各樣的表達(dá)式。 數(shù)學(xué)公式的編輯排版 例：級(jí)數(shù)的輸入： 在公式欄中選定 求和模板 ，在 求和模板 的上標(biāo)框中輸入 ，下標(biāo)框中輸入 n＝ 1；把光標(biāo)移到右邊的輸入框，選擇分式模板、級(jí)數(shù)模板、根式模板，分別輸入等內(nèi)容即可。 化學(xué)表達(dá)式的編輯排版 例：化學(xué)方程式的輸入： 在編輯框中輸入 2KCLO，選取 下標(biāo)模板 ，輸入 3，再選取 上下標(biāo)模板 ，在上標(biāo)框中嵌入 雙底線模板 ，輸入 ，在下標(biāo)框中嵌入 希臘字母模板 ，輸入 ，并用 Ctrl+右移箭頭，移動(dòng) 的位置，使其美觀；把光標(biāo)移到右邊，輸入 2KCL+3O，選取 下標(biāo)模板 和 箭頭模板 ，分別輸入 2和 即可。 經(jīng)驗(yàn)體會(huì) （ 1）在公式編輯狀態(tài)，可用光標(biāo)移動(dòng)鍵或左右、或上下移動(dòng)一格、一行；可以用鼠標(biāo)任意移動(dòng)光標(biāo)，移動(dòng)到欲刪除、插入、修改的地方。 （ 2）可以用 BackSpace鍵刪除光標(biāo)閃動(dòng)處的內(nèi)容，用 Del或 BackSpace鍵刪除鼠標(biāo)所選取的所有內(nèi)容。 （ 3）在選取的模板框中可以再次嵌入模板，即模板中有模板，在編輯較為復(fù)雜的公式時(shí)是很實(shí)用的。例如： 就是分式模板中嵌入上標(biāo)模板的公式。 WORD2020 中的 Microsoft 公式 編輯器功能非常強(qiáng)大，不僅能編輯數(shù)學(xué)和化學(xué)公式，還能編輯物理等學(xué)科的公式和特殊符號(hào)，可以說(shuō)大部分的公式都能用它的模板編輯出來(lái)，只有不斷地操作使用才能熟練地掌握它，才能輕而易舉地編輯各種公式。 五、 WORD打印疑難命令釋義 Word打印有強(qiáng)大的功能，它給我們的工 作、生活帶來(lái)了極大的方便，可由于它是西方人開(kāi)發(fā)的軟件，是西方人為中國(guó)人做的 “ 中山裝 ” ，因此，做得不合國(guó)人的口味是在所難免的，而同時(shí)也使得有些很有用的命令對(duì)許多不熟悉它的人來(lái)說(shuō)很為難懂，更別說(shuō)運(yùn)用了。在此，請(qǐng)讓我將一些對(duì)多數(shù)人來(lái)說(shuō)能用得上的但卻較難懂的 Word打印命令分別作一下簡(jiǎn)要的解釋及說(shuō)明一下它們的用途、用法。 打印到文件 如果你需要把一篇用 Word 編輯好的文檔打印出來(lái)，而該電腦又沒(méi)有配備打印機(jī)，怎么辦？我們可以在 Word 的 “ 文件 ” 菜單中調(diào)出 “ 打印 ” 對(duì)話框再選中 “ 打印到文件 ” 選項(xiàng)，確定后選擇 保存該文件的位置，再輸入文件名后即可生成一個(gè)后綴名為 prn 的打印機(jī)文件，這樣就可以在其他有打印機(jī)的電腦上將這個(gè)文件打印出來(lái)了，即使那臺(tái)電腦上沒(méi)有安裝 Word 也行。注意： Word打印文件生成以后，就不能再用 Word 等編輯工具打開(kāi)和編輯該文件了，而只能直接將它發(fā)送到打印機(jī)后進(jìn)行打印。 人工雙面打印 即指紙張的正反兩面都要打印。有時(shí)我們要打印許多頁(yè)的文檔，為了節(jié)省紙張，有必要進(jìn)行雙面打印。操作方法是：打開(kāi) “ 打印 ” 對(duì)話框，選中 “ 人工雙面打印 ” ，確定后就會(huì)出現(xiàn)一個(gè) “ 請(qǐng)將出紙器中已打印好的一面的紙取出并將 其放回到送紙器中，然后 ‘ 確定 ’ 按鍵，繼續(xù)打印 ” 的對(duì)話框并開(kāi)始打印奇數(shù)頁(yè)，打完后將原先已打印好的紙反過(guò)來(lái)重新放到打印機(jī)上，然后按下該對(duì)話框的 “ 確定 ” 按鍵， Word 就會(huì)自動(dòng)再打印偶數(shù)頁(yè)，打印順序是 1→3→2→4 （假如共有 4 頁(yè)）。當(dāng)然你也可以選擇 “ 打印 ” 對(duì)話框底部的 “ 打印 ” 下拉列表框中的 “ 打印奇數(shù)頁(yè) ” 或 “ 打印偶數(shù)頁(yè) ” ，來(lái)實(shí)現(xiàn)雙面打印。我們?cè)O(shè)定為先打印奇數(shù)頁(yè)。等奇數(shù)頁(yè)打印結(jié)束后，將原先已打印好的紙反過(guò)來(lái)重