【導(dǎo)讀】你想更精確地選取文章段落嗎？你的文件還沒存盤就死機(jī)了，該怎么辦呢？輸入一長串專用名詞嗎？這都不是難事，只要利用快捷鍵，就能輕易地幫你完成這些“不可能”。鼠標(biāo)拖曳的方式外，搭配鍵會(huì)讓你在選取文章的指定段落、章節(jié)時(shí)更得心應(yīng)手。上方的<Esc>鍵就可以了。下面我們來實(shí)際操作一下，以跨頁選取文章段落為例，我們一般。，按一下鍵，窗口下方會(huì)顯示“擴(kuò)展”字樣。，就可以選取整段內(nèi)文了。在欲結(jié)束的地方按一下鼠標(biāo)左鍵，整個(gè)段落就會(huì)成反白顯示，你可以執(zhí)行復(fù)制、剪切等動(dòng)作。停電或死機(jī)，這時(shí)真讓人欲哭無淚！這里有一招應(yīng)急用的小技巧，能幫你在重新開機(jī)后把文件“搶?！肮ぞ摺?，再按“選項(xiàng)”；重復(fù)性高、長度又讓人抽筋的詞句。復(fù)制、粘貼等“傳統(tǒng)”方式來解決，但畢竟比不上這招“一指神功”來得方便。用Word2020的區(qū)域移動(dòng)功能將顯得十分輕松。在Word2020中打開“文件→打印”菜單，就會(huì)在彈出的窗口右下角發(fā)現(xiàn)“縮放”選項(xiàng)，則是選擇縮放紙張的紙型。

　　

【正文】 菜單中的 “ 普通 ” 命令，或按 Alt+Ctrl+N組合鍵均可切換到普通視圖方式。 聯(lián)機(jī)版式視圖方式 聯(lián)機(jī)版式視圖方式是 Word 幾種視圖方式中唯一一種按照窗口大小進(jìn)行折行顯示的視圖方式（其它幾種視圖方式均是按頁面大小進(jìn)行顯示），這樣就避免了 Word窗口比文字寬度要窄，用戶必須左右移動(dòng)光標(biāo)才能看到整排文字的尷尬局面，并且聯(lián)機(jī)版式視圖方式顯示字體較大 ，方便了用戶的聯(lián)機(jī)閱讀。另外，采用聯(lián)機(jī)版式視圖方式時(shí)， Word窗口中還包括一個(gè)可調(diào)整大小的查找窗格，稱為 “ 文檔結(jié)構(gòu)圖 ” ，專門用于顯示文檔結(jié)構(gòu)的大綱視圖，我們只需點(diǎn)擊文檔的某個(gè)大綱主題，即可迅速跳轉(zhuǎn)到文檔的相應(yīng)部分，十分方便。聯(lián)機(jī)版式視圖方式的排版效果與打印結(jié)果并不一致，它不要于用戶查看 Word 文檔內(nèi)容時(shí)使用。要切換到聯(lián)機(jī)版式視圖方式，只需執(zhí)行 “ 視圖 ” 菜單中的 “ 聯(lián)機(jī)版式 ” 命令即可。 頁面視圖方式 Word的頁面視圖方式即直接按照用戶設(shè)置的頁面大小進(jìn)行顯示，此時(shí)的顯示效果與打印效果完全一致，用戶可從中看到各 種對(duì)象（包括頁眉、頁腳、水印和圖形等）在頁面中的實(shí)際打印位置，這對(duì)于編輯頁眉和頁腳，調(diào)整頁邊距，以及處理邊框、圖形對(duì)象當(dāng)分欄都是很有用的。執(zhí)行 “ 視圖 ” 菜單中的 “ 頁面 ” 命令或按 Alt+Ctrl+ P 組合鍵即可切換到頁面視圖方式。 打印預(yù)覽方式 用于顯示打印效果的打印預(yù)覽（通稱 “ 模擬顯示 ” ）實(shí)際上也是 Word文檔視圖方式中的一種，它在頁面視圖方式顯示文檔完整打印效果的基礎(chǔ)上，增加了同時(shí)顯示文檔多個(gè)頁面內(nèi)容的功能，這就有助于用戶檢查文檔的布局，并據(jù)此編輯或調(diào)整文檔格式。要切換到打印預(yù)覽模式，可執(zhí)行 “ 文件 ” 菜單 中的 “ 打印預(yù)覽 ” 命令，另外按下組合鍵 Alt+Ctrl+L 也可達(dá)到同樣的目的。注意，在打印預(yù)覽方式下，用戶無法修改文檔中的文字信息。 大綱視圖方式 對(duì)于一個(gè)具有多重標(biāo)題的文檔而言，我們往往需要按照文檔中標(biāo)題的層次來查看文檔（如只查看某重標(biāo)題或查看所有文檔等），此時(shí)采用前述幾種視圖方式就不太合適了，而大綱視圖方式則正好可解決這一問題。大綱視圖方式是按照文檔中標(biāo)題的層次來顯示文檔，用戶可以折疊文檔，只查看主標(biāo)題，或者擴(kuò)展文檔，查看整個(gè)文檔的內(nèi)容，從而使得用戶查看文檔的結(jié)構(gòu)變得十分容易。在這種視圖方式下，用戶還 可以通過拖動(dòng)標(biāo)題來移動(dòng)、復(fù)制或重新組織正文，方便了用戶對(duì)文檔大綱的修改。采用大綱視圖方式顯示 Word 文檔的辦法為：執(zhí)行 “ 視圖 ” 菜單中的 “ 大綱 ”命令，或按下 Alt+Ctrl+O 組合鍵 主控文檔視圖方式 當(dāng)一篇文檔過長時(shí)，有關(guān)保存、使用等操作都會(huì)不方便，為此，我們可以將長文檔分成幾篇子文檔，然后采用主控文檔對(duì)它們進(jìn)行組織和維護(hù)。這樣我們就可以在不打開子文檔的情況下輕松地創(chuàng)建包括全部子文檔的交叉引用、目錄和索引，直接打印所有的子文檔，以及通過拖放操作重排子文檔等，有關(guān)操作與直接對(duì)一篇長文檔進(jìn)行操作時(shí)完全一樣 ，但效果要好得多。通常我們在主控文檔中采用主控文檔視圖方式進(jìn)行顯示，這樣用戶就可以查看及修訂一篇較長文檔的結(jié)構(gòu)，亦可打開指定的子文檔；而需要對(duì)具體的文檔內(nèi)容進(jìn)行修改時(shí)則可切換到某篇子文檔的普通視圖中（每篇子文檔在普通視圖中都作為主控文檔的一節(jié)出現(xiàn)），十分方便。執(zhí)行 “ 視圖 ” 菜單中的 “ 主控文檔 ” 命令即可切換到主控文檔視圖。 上面簡要介紹了 Word的各種視圖方式的特點(diǎn)及適用范圍，廣大用戶在日常操作中可根據(jù)實(shí)際情況及個(gè)人喜好從中加以選擇。另外，廣大用戶應(yīng)注意不要將 Word的視圖方式與 “ 全屏顯示 ” 相混淆 。 “ 全屏顯示 ” 并不是 Word 的一種視圖方式，而是一種獨(dú)特的顯示方式，即顯示時(shí)去掉 word所有的屏幕組件（如：標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄和滾動(dòng)條等），將整個(gè)屏幕全部用來顯示 Word 文檔的內(nèi)容，以便在屏幕上顯示更多的文檔信息。全屏顯示與 Word 的視圖方式并不相沖突，任何一種視圖均可采用 “ 全屏顯示 ” ，我們只需執(zhí)行 “ 視圖 ” 菜單中的 “ 全屏顯示 ”命令即可切換到全屏顯示方式，此后單擊 “ 全屏顯示 ” 工具欄上的 “ 關(guān)閉全屏顯示 ” 按鈕，或者按 Ese鍵則可關(guān)閉全屏顯示，并切換到以前的視圖方，十分方便。 十七、駕輕就熟 項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào) ” 項(xiàng)目編號(hào)可使文檔條理清楚和重點(diǎn)突出，提高文檔編輯速度，因而深受喜愛用word97/2020 編輯文章的朋友歡迎。編號(hào)作為 word 中的一項(xiàng) “ 自動(dòng)功能 ” ，只有深諳其來龍去脈，運(yùn)用得當(dāng)，才能讓 “ 編號(hào) ” 言聽計(jì)從，不致適得其反，平添麻煩。 一、應(yīng)用 “ 項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào) ” 有兩種方法：手工和自動(dòng)。前者即通過單擊 “ 編號(hào) ” 、 “ 項(xiàng)目符號(hào) ” 按鈕或 “ 格式 ” 菜單中的 “ 項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào) ” 命令引用；后者則通過打開 “ 自動(dòng)更正 ” 對(duì)話框后設(shè)置 “ 自動(dòng)編號(hào)列表 ” 為鍵入時(shí)的一項(xiàng) “ 自動(dòng)功能 ” 來引用：當(dāng)在段首鍵入數(shù)學(xué)序號(hào)（一、二；㈠、㈡； 2； ⑴ 、⑵ 等）或大寫字母（ A、 B 等）和某些標(biāo)點(diǎn)符號(hào)（如全角的，、。半角的 .）或制表符并插入正文后，按回車輸入后續(xù)段落內(nèi)容時(shí)， word即自動(dòng)將其轉(zhuǎn)化為 “ 編號(hào) ” 列表。 二、中斷、刪除、追加編號(hào) 刪除（取消）文檔中的編號(hào)可通過下列方法： ① 按兩次 “Enter” ，后續(xù)段落自動(dòng)取消編號(hào)（不過同時(shí)也插入了多余的兩行空行） ② 將光標(biāo)移到編號(hào)和正文間按 “Backspace” 鍵可刪除行首編號(hào)。 ③ 選定（或?qū)⒐鈽?biāo)移到）要取消編號(hào)的一個(gè)或多個(gè)段落，再單擊 “ 編號(hào) ” 按鈕。以上方法都可用于中斷編號(hào)列表，可根據(jù)需要選用 。但如果要?jiǎng)h除多個(gè)編號(hào)，只能用 ③ 法。而且，如果為 “ 編號(hào) ” 定義了快捷鍵后，無論追加還是刪除編號(hào)，此法都最快。 將光標(biāo)移到包含編號(hào)的段結(jié)尾按回車，即可在下一段插入一個(gè)編號(hào)，原有后續(xù)編號(hào)會(huì)自動(dòng)調(diào)整。 三、死板的編號(hào)方式：一段一個(gè)編號(hào) 通常情況下， word 按段落編號(hào)，即在每個(gè)段落（不管該段有多少行）開始位置處添加一個(gè)編號(hào)。而許多文檔往往要將多個(gè)段落放在同一個(gè)編號(hào)內(nèi)，可以選擇以下四種方法來實(shí)現(xiàn)： ① 、在第一段結(jié)束時(shí)按 “Shift+Enter” 組合鍵插入一個(gè)分行符，然后即可在下一行輸入新內(nèi)容而 不會(huì)自動(dòng)添加編號(hào)（實(shí)際和前面的內(nèi)容仍然屬一段）。 ② 、在某個(gè)編號(hào)內(nèi)的第一段結(jié)束后，按兩次以上回車插入需要的空段（此時(shí)編號(hào)會(huì)中斷），當(dāng)光標(biāo)移到需要接著編號(hào)的段落中，單擊 “ 編號(hào) ” 按鈕，此時(shí) word通常會(huì)接著前面的列表編號(hào)。然后再將光標(biāo)移回到前面的空段中輸入內(nèi)容。 ③ 、中斷編號(hào)并輸入多段后，選定中斷前任一帶編號(hào)的文本再單擊（或雙擊） “ 格式刷 ”按鈕，然后再單擊要接著編號(hào)的段落，即可接著編號(hào)。（使用鍵盤的話，則先按 “Ctrl+Shift+C”復(fù)制格式，再按 “Ctrl+Shift+V” 粘貼格式）。 ④ 中斷編號(hào)并輸入多段后，選定需接著編號(hào)的段落，打開 “ 項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào) ” 對(duì)話框，選擇和上一段的相同編號(hào)樣式后，再選擇 “ 繼續(xù)前一列表 (C)” 。 不難發(fā)現(xiàn)， ②③④ 法其實(shí)都是通過中斷編號(hào)來插入多段，在一個(gè)編號(hào)內(nèi)插入多段后再設(shè)法繼續(xù)編號(hào)。相形之下， ① 法要方便些，但后續(xù)行的一些格式必須通過特殊的方法處理（如行首的縮進(jìn)只能通過鍵入空格代替），從而 “ 看起來 ” 是另一段。這里介紹一種快速而極其有效的方法 —— “ 多級(jí)編號(hào) ” 法： 首先打開 “ 項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào) ” 對(duì)話框，將你的段落編號(hào)設(shè)為 “ 多級(jí)編號(hào) ” 中的一種，再單擊 “ 自定 義 ” ，將當(dāng)前級(jí)別（通常為 1）的編號(hào)樣式設(shè)成你想要的樣式，將下一級(jí)別（通常為2）的 “ 編號(hào)格式 ” 中全部內(nèi)容刪除（即無）。 OK！假設(shè)現(xiàn)在要輸入 3段文字，其中 3 段帶編號(hào)， 2 段無編號(hào)。只須將 1 段級(jí)別設(shè)為 1，它就帶編號(hào)； 2 段不要編號(hào)了是吧？好，按回車再按“Tab” 將下一段的級(jí)別降為 2，怎么樣，沒有編號(hào)了吧！現(xiàn)在將 2段內(nèi)容輸入；按回車輸入 3段時(shí)先按 “Shift+Tab” 將該段級(jí)別升一級(jí)為 1，編號(hào)又出現(xiàn)了。升有降無（編號(hào)），你試試，是不是非常方便！ 四、設(shè)置編號(hào)格式 影響美觀和規(guī)范的 “ 間距 ” ：相信有許多朋友 對(duì) word 中編號(hào)和正文過大的相隔距離惱火不已，因?yàn)椴恢绾握{(diào)整間距而放棄 “ 編號(hào) ” 。如果打開 “ 選項(xiàng) ” 對(duì)話框并設(shè)置 “ 制表符 ”在文檔中顯示出來的話，仔細(xì)觀察水平標(biāo)尺和文檔中編號(hào)后的控制符號(hào)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)使用編號(hào)后在左縮進(jìn)標(biāo)記附近會(huì)出現(xiàn)一個(gè)制表符（編號(hào)后也有）。問題的癥結(jié)就在此：在 word中編號(hào)時(shí)，會(huì)在編號(hào)和段落的第一個(gè)字符間插入一個(gè)不可編輯字符，默認(rèn)用制表符將編號(hào)和正文隔開，并用制表位對(duì)齊正文。明白了這個(gè)道理，問題就迎刃而解了：選定要改變間距的編號(hào)列表，按住 Alt向左拖動(dòng)（以能看到編號(hào)后的制表符為準(zhǔn)）標(biāo)尺上的制表位， 即可縮小編號(hào)和正文間的距離，反之向右拖則增大間距。還有一種更絕的方法：利用多級(jí)符號(hào)來插入編號(hào)，可改變作為默認(rèn)間距的字符。方法為：單擊主菜單中 “ 格式 ”→“ 項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào) ” ，打開對(duì)話框后再單擊 “ 多級(jí)符號(hào) ” ，選中一種合適樣式后單擊 “ 自定義 ” ，在 “ 自定義多級(jí)符號(hào)列表 ” 對(duì)話框中單擊 “ 高級(jí) ” ，然后將 “ 編號(hào)之后 ” 的內(nèi)容（默認(rèn)為制表符）改為 “ 不特別標(biāo)注 ” ，再依次確定關(guān)閉對(duì)話框，則編號(hào)和正文緊連著不插入任何分隔符號(hào)；若改為 “ 間距 ” 同樣可將間距改為很小而無需通過移動(dòng)制表位來縮小間距。雖然是多級(jí)符號(hào)，但作一級(jí)編號(hào)來用也順順溜溜。 多種多樣的編號(hào)格式：在 word 中只提供了 13種編號(hào)樣式。但如果你善于修改的話，可以 “ 自定義 ” 出不計(jì)其數(shù)的樣式。方法為：打開 “ 項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào) ” 對(duì)話框后選中一種編號(hào)樣式，然后單擊 “ 自定義 ” 按鈕，此時(shí)會(huì)打開 “ 自定義編號(hào)列表 ” 對(duì)話框，在 “ 編號(hào)樣式 ” 的下拉列表框中選中一種樣式后，可以在 “ 編號(hào)格式 ” 下的文本框中的編號(hào)前后輸入其他字符，從而構(gòu)成各種格式的編號(hào)。如添加括號(hào)編號(hào)列表變成 (1)、 (2)、 (3)?? ；添加 “ － ” 變成－Ａ、－Ｂ、－Ｃ ?? ；添加 “ 第、章 ” 兩字變成第 1章、第 2章、第 3 章 ?? 正是 “ 天高任鳥飛 ，海闊憑魚躍 ” 。 豐富多彩的編號(hào)字體：單擊 “ 自定義編號(hào)列表 ” 對(duì)話框中的 “ 字體 ?” ，即可為編號(hào)指定字體、字形、字號(hào)、顏色、字符間距及陰影等其他效果。 不可輕視的編號(hào)、正文位置：如果編號(hào)、正文的排版位置不合意，可在 “ 自定義編號(hào)列表 ” 對(duì)話框中修改。其中 “ 編號(hào)位置 ” 框架內(nèi)的 “ 對(duì)齊位置 ” 即相當(dāng)于 “ 首行縮進(jìn) ” ，“ 文字位置 ” 框架內(nèi)的 “ 縮進(jìn)位置 ” 相當(dāng)于 “ 左縮進(jìn) ” ，理解了這兩項(xiàng)的含義，該設(shè)置為多少相信無需多言了（其實(shí)，這些值你也可以直接用標(biāo)尺上的 “ 左縮進(jìn) ”“ 首行縮時(shí) ” 修改）。如果是“ 多級(jí)符號(hào) ” ，則應(yīng) 逐項(xiàng)為每一級(jí)設(shè)置編號(hào)對(duì)齊位置和正文縮進(jìn)位置直至符合實(shí)際需要。 五、指定快捷鍵：加快操作的有效方法 為 “ 編號(hào) ” 指定快捷鍵：同時(shí)按下 “Ctrl+Alt+ 數(shù)字鍵盤中 ‘+’” ，鼠標(biāo)指針變成花朵形后單擊常用工具欄上的 “ 編號(hào) ” 按鈕，然后將光標(biāo)移入 “ 自定義鍵盤 ” 對(duì)話框中的 “ 請(qǐng)按新快捷鍵 ” 內(nèi)按下你想用的組合鍵，如 “Ctrl+8” （快速編號(hào)或取消編號(hào)），再單擊 “ 指定 ” 、 “ 關(guān)閉 ” 即可。同樣為 “ 格式 ” 菜單中的 “ 項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào) ” 定義一個(gè)快捷鍵，如 “Ctrl+9 （打開詳細(xì)設(shè)置框）。定義快捷鍵后，要應(yīng)用或取消（中斷） 編號(hào)，或者設(shè)置編號(hào)樣式時(shí)，就可以直接用鍵盤操作，省時(shí)省力。 六、復(fù)制含編號(hào)的文本：注意幫倒忙 如果將包含編號(hào)的文本內(nèi)容復(fù)制到新位置，新位置文本的編號(hào)會(huì)改變，通常會(huì)接著前面的列表繼續(xù)編號(hào)。如果要和復(fù)制前的格式完全相同，需打開 “ 項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào) ” 對(duì)話框，選擇 “ 重新開始編號(hào) ” ，這一點(diǎn)往往會(huì)被人忽略。 七、將編號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字 編號(hào)具有方便快速的特點(diǎn)，但在復(fù)制、改變編號(hào)樣式等一些操作中不方便，此時(shí)可將編號(hào)轉(zhuǎn)換為真正的文字編號(hào)。選中帶編號(hào)的段落，按 “Ctrl+C” ，再選擇菜單 “ 編輯 ”→“ 選擇 性粘貼 ” ，按 “ 無格式文本 ” 粘貼到新位置，編號(hào)就轉(zhuǎn)換為正文了，現(xiàn)在你愛怎么改隨便你了。 八、 “ 多級(jí)符號(hào) ” 中的重磅炸彈： Tab、 Shift+Tab 多級(jí)符號(hào)在進(jìn)行如試卷排版中非常有用，輸完某一級(jí)中一個(gè)編號(hào)（如 3?? ）后的正文內(nèi)容，按回車鍵即自動(dòng)進(jìn)入下一個(gè)編號(hào)，再按 “Tab” 鍵即可改為下一級(jí)編號(hào)樣式（如 A、B、 C?? ），要返回到上一級(jí)繼續(xù)編號(hào)，按 “Shift+Tab” 即可。靈活運(yùn)用這兩項(xiàng)，同樣能少費(fèi)力氣多辦事。 九、一點(diǎn)建議 如果你想全權(quán)控制 “ 編號(hào) ” ，不愿受 “ 自動(dòng)更正 ” 干擾 或擺布，請(qǐng)?jiān)?“ 自動(dòng)更正 ” 中關(guān)閉 “ 自動(dòng)編號(hào)列表 ” 。如果你在 “ 編號(hào) ” 時(shí)誤操作，導(dǎo)致 “ 編號(hào) ” 亂套，不妨多試試 “Ctrl+Z” ，它能為你省不少力。關(guān)于 “ 項(xiàng)目符號(hào) ” 的操作方法，大多相同，不再贅述。 十八、 Word 中的批量文件