word編輯長文檔的方法與技巧-資料下載頁
2025-04-17 03:00本頁面
【正文】 種目錄格式，通過預(yù)覽區(qū)可以查看相關(guān)格式的生成效果，這里我們選擇“正式”(圖19)。圖19“顯示級別”框的選擇按鈕，可以設(shè)置生成目錄的標(biāo)題級數(shù)，Word默認(rèn)使用三級標(biāo)題生成目錄，這也是通常情況，如果你需要調(diào)整，在此設(shè)置即可。這里我們操持默認(rèn)。“制表前導(dǎo)符”框的下拉箭頭，可以在彈出的列表種選擇一種選項，設(shè)置目錄內(nèi)容與頁號之間的連接符號格式，這里默認(rèn)的格式為點(diǎn)線。，單擊“確定”按鈕，Word即可自動生成目錄(圖20)。圖20，也許外觀并不符合我們的要求，在這種情況下，我們可以方便地根據(jù)自己的要求進(jìn)行更改?！八{(lán)色”，則進(jìn)行如下操作：用和前面相同的方法進(jìn)入“索引和目錄”對話框，并選擇“目錄”選項卡，單擊“修改”按鈕。如果你的“修改”按鈕是灰色的，則單擊“格式”框的下拉箭頭，在彈出的下拉列表中選擇“來自模板”選項(圖21)。圖21“樣式”對話框，由于我們要對目錄中一級標(biāo)題文字進(jìn)行修改，故選中樣式列表框中的“目錄1”，然后單擊“修改”按鈕(圖22)，打開“修改樣式”對話框。圖22“修改樣式”對話框中的“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“字體”命令(圖23)，顯示“字體”對話框。通過改對話框把字體顏色改為藍(lán)色即可，然后依次單擊確定，最后會彈出是否替換所選目錄的詢問，單擊“是”后(圖24)，目錄中一級標(biāo)題根據(jù)我們的修改變?yōu)樗{(lán)色。圖23圖24，可以參照上面的操作方法進(jìn)行。最后，值得注意的是，如果當(dāng)目錄制作完成后又對文檔進(jìn)行了修改，不管是修改了標(biāo)題或正文內(nèi)容，為了保證目錄的絕對正確，請對目錄進(jìn)行更新。操作方法為：將鼠標(biāo)移至目錄區(qū)域單擊右鍵，在彈出的菜單中選擇“更新域”命令，打開“更新目錄”對話框，選擇“更新整個目錄”單選框，然后單擊“確定”即可更新目錄(圖25)。圖25索引的制作上面的練習(xí)中我們介紹了目錄的創(chuàng)建、修改與更新，基本包括了目錄制作的常見任務(wù)，接下來我們來進(jìn)行索引的制作。索引的制作主要包含兩個步驟：一是對需要創(chuàng)建索引的關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)記，用Word術(shù)語講就是標(biāo)記索引項，這個步驟我們將告訴Word，我們希望哪些關(guān)鍵詞參與索引的創(chuàng)建；二是調(diào)出“索引和目錄”對話框，通過相應(yīng)的命令創(chuàng)建索引。，進(jìn)行下面的練習(xí)之前建議保存一下學(xué)習(xí)成果。，或許該文檔在實(shí)際工作中并不需要創(chuàng)建索引，下面的操作只是利用它介紹索引創(chuàng)建的方法，我們假設(shè)主要以人名或公司名為關(guān)鍵詞創(chuàng)建索引。在文檔“二、公司”部分找到第一次出現(xiàn)“Ralph Weems”的位置，并選中它，然后打開“索引和目錄”對話框，并選擇“索引”選項卡?！皹?biāo)記索引項”按鈕，打開“標(biāo)記索引項”對話框，可以看到“主索引項”框內(nèi)自動顯示了索引標(biāo)記內(nèi)容，這里為“Ralph Weems”，然后單擊“標(biāo)記”按鈕(圖26)，可以完成對第一個關(guān)鍵詞“Ralph Weems”的標(biāo)記。圖26，可以看到“標(biāo)記索引項”對話框并未關(guān)閉，因為它在等待著我們標(biāo)記第二個索引項。于是我們在對話框外區(qū)域單擊鼠標(biāo)，進(jìn)入頁面編輯狀態(tài)，我們選中位于“(一)公司所有權(quán)”部分的第二個關(guān)鍵詞“Weems家族”，然后單擊“標(biāo)記索引項”對話框，將其激活后，單擊“標(biāo)記”按鈕，即可完成第二各關(guān)鍵詞“Weems家族”的標(biāo)記。，請大家把后面的人名或公司名用同樣的方法作為關(guān)鍵詞標(biāo)記。，就可以進(jìn)行索引目錄的創(chuàng)建了。按下鍵盤“Ctrl+End”組合鍵，將插入點(diǎn)移至文檔末尾，然后按下鍵盤“Ctrl+Enter”組合鍵，便插入了一個分頁符，在新的一頁行首輸入“人名和公司名索引”，設(shè)置為“居中對齊”，打開“索引和目錄”對話框，并選擇“索引”選項卡，然后單擊“格式”框下拉按鈕，選擇一種Word預(yù)設(shè)置的若干種目錄格式，通過預(yù)覽區(qū)可以查看相關(guān)格式的生成效果，這里我們選擇“正式”(圖27)。圖27，故選擇語言為“英語(美國)”，然后單擊“確定”后，Word即可自動生成索引目錄(圖28)。圖28三、總結(jié)為了便于大家的學(xué)習(xí)和掌握，筆者把實(shí)際中大任務(wù)劃分為了如課程開始時的幾個小任務(wù)，到這里把小任務(wù)學(xué)完之后，我們再來總結(jié)一下，同時分享一些綜合這些小能力完成大任務(wù)的經(jīng)驗。首先還想強(qiáng)調(diào)的是長文檔的制作觀念，也就是因該先制作文檔大綱，然后進(jìn)行正文內(nèi)容的填充。筆者認(rèn)為它實(shí)在是太重要了，所以才如此不厭其煩地重復(fù)。在實(shí)際的培訓(xùn)過程中筆者發(fā)現(xiàn)，一些學(xué)員當(dāng)面點(diǎn)頭贊同用這種方式工作，但在具體處理自己的工作時，又按自己的老一套來，想到那里便寫到那里。這不僅導(dǎo)致效率的低下，而且導(dǎo)致制作完成的文檔要么不合乎要求，要么專業(yè)化程度不高，筆者在這里提出，希望能夠引起大家的重視。有了正確的觀念，便進(jìn)入具體的操作。作為培訓(xùn)課程來講，上面介紹的具體操作主要涵蓋了基本方法和原理，而不同的工作任務(wù)可能有不同的細(xì)微需求，鼓勵大家在實(shí)際工作中充滿耐心地去研究和掌握那些細(xì)微的操作技能，從而使自己的實(shí)際水平進(jìn)一步提高。上面的建議是筆者的一些粗淺認(rèn)識，若有不妥之處歡迎大家批評指正，同時期望關(guān)注后面的培訓(xùn)課程
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