word編輯長(zhǎng)文檔的方法與技巧-閱讀頁(yè)
2025-05-02 03:00本頁(yè)面
【正文】 ，所以單擊“自動(dòng)插入題注”按鈕，在打開(kāi)的對(duì)話框中進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置完成，單擊“確定”后返回Word編輯窗口。同樣的，如果文檔中的表格、公式需要自動(dòng)編號(hào)，這這里勾選對(duì)應(yīng)復(fù)選框即可。，插入第2張圖片，也可以看到Word自動(dòng)在它下方添加了題注“圖2”?！?)”，然后將光標(biāo)定位于其中，選擇菜單命令“插入→引用→交叉引用”命令，打開(kāi)“交叉引用”對(duì)話框，在“引用類型”下拉列表內(nèi)選擇“圖”，在“引用內(nèi)容”下拉列表內(nèi)選擇“只有標(biāo)簽和編號(hào)”，然后在“引用哪一個(gè)題注”列表框內(nèi)選中“圖1”，單擊“確定”后(圖17)，就設(shè)置好了圖1的引用說(shuō)明。，包括它的題注以及引用說(shuō)明?！敖徊嬉谩惫δ転椴鍒D添加的引用說(shuō)明，所以現(xiàn)在就只需全選中文檔，按下鍵盤(pán)“F9”，Word就可以自動(dòng)更新域，讓后面的題注和引用說(shuō)明中的序號(hào)自動(dòng)更新為正確狀態(tài)。如果你是域的初學(xué)者，也許覺(jué)得這個(gè)功能比較奇妙，不過(guò)恰好可以把這里作為了解Word域的開(kāi)端，同時(shí)可以初步地把Word的域理解為一種變量，它會(huì)聰明地根據(jù)實(shí)際情況的改變而變化。(五)目錄和索引的制作通常，長(zhǎng)文檔的正文內(nèi)容完成之后，我們還需要制作目錄和索引。目錄的作用在于，方便閱讀者可以快速地檢閱或定位到感興趣的內(nèi)容，同時(shí)比較容易了解文章的綱目結(jié)構(gòu)。索引的作用在于，閱讀者可以根據(jù)相應(yīng)的關(guān)鍵詞，比如人名、地名、概念、術(shù)語(yǔ)等，快速定位到正文的相關(guān)位置，獲得這些關(guān)鍵詞的更詳細(xì)的信息。很顯然，如果手動(dòng)為長(zhǎng)文檔制作目錄或索引，工作量都是相當(dāng)大的。所以學(xué)習(xí)一下Word的“目錄和索引”功能，掌握自動(dòng)生成目錄和索引的方法，是提高長(zhǎng)文檔制作效率的有效途徑之一。具體地說(shuō)，就是先為文檔的各級(jí)標(biāo)題指定恰當(dāng)?shù)臉?biāo)題樣式，然后Word就會(huì)識(shí)別相應(yīng)的標(biāo)題樣式，從而完成目錄的制作。在這種情況下，我們完成正文的輸入后，就可以直接制作文檔目錄了。同時(shí)也建議下載最終效果文件，對(duì)學(xué)習(xí)目標(biāo)有個(gè)初步了解之后再進(jìn)行操作，更利于學(xué)習(xí)掌握的效果。，于是將插入點(diǎn)定位于“思科銷售概要”下一段，按下鍵盤(pán)“Ctrl+Enter”插入了一個(gè)分頁(yè)符，然后在“思科銷售概要”下方適當(dāng)位置輸入“目錄”，設(shè)置為“居中對(duì)齊”。圖18。圖19“顯示級(jí)別”框的選擇按鈕，可以設(shè)置生成目錄的標(biāo)題級(jí)數(shù)，Word默認(rèn)使用三級(jí)標(biāo)題生成目錄，這也是通常情況，如果你需要調(diào)整，在此設(shè)置即可?！爸票砬皩?dǎo)符”框的下拉箭頭，可以在彈出的列表種選擇一種選項(xiàng)，設(shè)置目錄內(nèi)容與頁(yè)號(hào)之間的連接符號(hào)格式，這里默認(rèn)的格式為點(diǎn)線。圖20，也許外觀并不符合我們的要求，在這種情況下，我們可以方便地根據(jù)自己的要求進(jìn)行更改。如果你的“修改”按鈕是灰色的，則單擊“格式”框的下拉箭頭，在彈出的下拉列表中選擇“來(lái)自模板”選項(xiàng)(圖21)。圖22“修改樣式”對(duì)話框中的“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“字體”命令(圖23)，顯示“字體”對(duì)話框。圖23圖24，可以參照上面的操作方法進(jìn)行。操作方法為：將鼠標(biāo)移至目錄區(qū)域單擊右鍵，在彈出的菜單中選擇“更新域”命令，打開(kāi)“更新目錄”對(duì)話框，選擇“更新整個(gè)目錄”單選框，然后單擊“確定”即可更新目錄(圖25)。索引的制作主要包含兩個(gè)步驟：一是對(duì)需要?jiǎng)?chuàng)建索引的關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)記，用Word術(shù)語(yǔ)講就是標(biāo)記索引項(xiàng)，這個(gè)步驟我們將告訴Word，我們希望哪些關(guān)鍵詞參與索引的創(chuàng)建；二是調(diào)出“索引和目錄”對(duì)話框，通過(guò)相應(yīng)的命令創(chuàng)建索引。，或許該文檔在實(shí)際工作中并不需要?jiǎng)?chuàng)建索引，下面的操作只是利用它介紹索引創(chuàng)建的方法，我們假設(shè)主要以人名或公司名為關(guān)鍵詞創(chuàng)建索引。在文檔“二、公司”部分找到第一次出現(xiàn)“Ralph Weems”的位置，并選中它，然后打開(kāi)“索引和目錄”對(duì)話框，并選擇“索引”選項(xiàng)卡。圖26，可以看到“標(biāo)記索引項(xiàng)”對(duì)話框并未關(guān)閉，因?yàn)樗诘却覀儤?biāo)記第二個(gè)索引項(xiàng)。，請(qǐng)大家把后面的人名或公司名用同樣的方法作為關(guān)鍵詞標(biāo)記。按下鍵盤(pán)“Ctrl+End”組合鍵，將插入點(diǎn)移至文檔末尾，然后按下鍵盤(pán)“Ctrl+Enter”組合鍵，便插入了一個(gè)分頁(yè)符，在新的一頁(yè)行首輸入“人名和公司名索引”，設(shè)置為“居中對(duì)齊”，打開(kāi)“索引和目錄”對(duì)話框，并選擇“索引”選項(xiàng)卡，然后單擊“格式”框下拉按鈕，選擇一種Word預(yù)設(shè)置的若干種目錄格式，通過(guò)預(yù)覽區(qū)可以查看相關(guān)格式的生成效果，這里我們選擇“正式”(圖27)。圖28三、總結(jié)為了便于大家的學(xué)習(xí)和掌握，筆者把實(shí)際中大任務(wù)劃分為了如課程開(kāi)始時(shí)的幾個(gè)小任務(wù)，到這里把小任務(wù)學(xué)完之后，我們?cè)賮?lái)總結(jié)一下，同時(shí)分享一些綜合這些小能力完成大任務(wù)的經(jīng)驗(yàn)。筆者認(rèn)為它實(shí)在是太重要了，所以才如此不厭其煩地重復(fù)。這不僅導(dǎo)致效率的低下，而且導(dǎo)致制作完成的文檔要么不合乎要求，要么專業(yè)化程度不高，筆者在這里提出，希望能夠引起大家的重視。作為培訓(xùn)課程來(lái)講，上面介紹的具體操作主要涵蓋了基本方法和原理，而不同的工作任務(wù)可能有不同的細(xì)微需求，鼓勵(lì)大家在實(shí)際工作中充滿耐心地去研究和掌握那些細(xì)微的操作技能，從而使自己的實(shí)際水平進(jìn)一步提高。
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