word編輯長文檔的方法與技巧-文庫吧在線文庫
【正文】 中對某一書簽進(jìn)行定位，從而使文檔迅速切換到被標(biāo)識為此書簽的地方。另外，可用大綱工具條上的按鈕對各標(biāo)題進(jìn)行上移、下移、展開和折疊。試想一下，在編輯一些長達(dá)幾十或是幾百頁的文檔時(shí)，如不掌握一定的方法和技巧，那你將花大量的時(shí)間在翻動滾動條上，這樣的文檔在結(jié)構(gòu)上層次不清，在內(nèi)容上難于查找，從而使編輯效率大大降低。首先，新建一文檔，并單擊“視圖”菜單中的“大綱視圖”選項(xiàng)或按文檔左下方工具條上的“大綱視圖”按鈕來切換到大綱視圖。如此類似地插入各篇文章的內(nèi)容，進(jìn)行整理、編輯后存盤即可。鼠標(biāo)放在超級鏈接上會變成手形，點(diǎn)擊后即可切換。在用超級鏈接查看、切換文檔時(shí)，還能用工具條上諸如IE中的“前進(jìn)”、“后退”按鈕，十分方便。要取消自動滾動功能回到正常編輯狀態(tài)，只需右擊鼠標(biāo)即可。(二)如何為長文檔設(shè)置多級標(biāo)題編號？在樣式部分的課程中，我們曾經(jīng)初步介紹文檔的多級標(biāo)題編號。二、基本應(yīng)用能力練習(xí)本部分的基本應(yīng)用能力練習(xí)是和上面的應(yīng)用性任務(wù)對應(yīng)的。下面我們將通過制作一份名為“校園科技節(jié)活動計(jì)劃”的文檔，學(xué)習(xí)在大綱視圖中建立文檔綱目結(jié)構(gòu)的基本方法。執(zhí)行其中任何一個(gè)操作后可以看到段落控制符(就是段落前面的小矩形)向右移動一格，表示該標(biāo)題段落降了一級(圖5)?？梢娺@個(gè)小小的符號，在我們需要進(jìn)行相關(guān)的操作控制時(shí)，為我們帶來了不少方便。同時(shí)，也把“參加對象”段落折疊，這樣可以直接把“活動宗旨”整體段落移動到“參加對象”一級標(biāo)題之前。到這里為此，我們初步學(xué)習(xí)了在大綱視圖中建立和調(diào)整文檔綱目框架的基本方法，練習(xí)了各種常見的操作。圖13“2”，按下圖設(shè)置文檔中二級標(biāo)題段落的標(biāo)號格式(圖14)。插入圖片之后，隨之而來的工作就是為插圖編號，用Word的術(shù)語講，針對圖片、表格、公式一類的對象，為它們建立的帶有編號的說明段落，即稱為“題注”。假設(shè)我們需要的編號格式為“圖圖2”等，于是單擊“新建標(biāo)簽”按鈕，在彈出的“新建標(biāo)簽”對話框中輸入“圖”，注意不要輸入任何數(shù)字，實(shí)際編號的數(shù)字Word會自動處理的。，插入第2張圖片，也可以看到Word自動在它下方添加了題注“圖2”。“交叉引用”功能為插圖添加的引用說明，所以現(xiàn)在就只需全選中文檔，按下鍵盤“F9”，Word就可以自動更新域，讓后面的題注和引用說明中的序號自動更新為正確狀態(tài)。索引的作用在于，閱讀者可以根據(jù)相應(yīng)的關(guān)鍵詞，比如人名、地名、概念、術(shù)語等，快速定位到正文的相關(guān)位置，獲得這些關(guān)鍵詞的更詳細(xì)的信息。在這種情況下，我們完成正文的輸入后，就可以直接制作文檔目錄了。圖19“顯示級別”框的選擇按鈕，可以設(shè)置生成目錄的標(biāo)題級數(shù)，Word默認(rèn)使用三級標(biāo)題生成目錄，這也是通常情況，如果你需要調(diào)整，在此設(shè)置即可。圖22“修改樣式”對話框中的“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“字體”命令(圖23)，顯示“字體”對話框。，或許該文檔在實(shí)際工作中并不需要創(chuàng)建索引，下面的操作只是利用它介紹索引創(chuàng)建的方法，我們假設(shè)主要以人名或公司名為關(guān)鍵詞創(chuàng)建索引。按下鍵盤“Ctrl+End”組合鍵，將插入點(diǎn)移至文檔末尾，然后按下鍵盤“Ctrl+Enter”組合鍵，便插入了一個(gè)分頁符，在新的一頁行首輸入“人名和公司名索引”，設(shè)置為“居中對齊”，打開“索引和目錄”對話框，并選擇“索引”選項(xiàng)卡，然后單擊“格式”框下拉按鈕，選擇一種Word預(yù)設(shè)置的若干種目錄格式，通過預(yù)覽區(qū)可以查看相關(guān)格式的生成效果，這里我們選擇“正式”(圖27)。作為培訓(xùn)課程來講，上面介紹的具體操作主要涵蓋了基本方法和原理，而不同的工作任務(wù)可能有不同的細(xì)微需求，鼓勵大家在實(shí)際工作中充滿耐心地去研究和掌握那些細(xì)微的操作技能，從而使自己的實(shí)際水平進(jìn)一步提高。筆者認(rèn)為它實(shí)在是太重要了，所以才如此不厭其煩地重復(fù)。圖26，可以看到“標(biāo)記索引項(xiàng)”對話框并未關(guān)閉，因?yàn)樗诘却覀儤?biāo)記第二個(gè)索引項(xiàng)。操作方法為：將鼠標(biāo)移至目錄區(qū)域單擊右鍵，在彈出的菜單中選擇“更新域”命令，打開“更新目錄”對話框，選擇“更新整個(gè)目錄”單選框，然后單擊“確定”即可更新目錄(圖25)。圖20，也許外觀并不符合我們的要求，在這種情況下，我們可以方便地根據(jù)自己的要求進(jìn)行更改。，于是將插入點(diǎn)定位于“思科銷售概要”下一段，按下鍵盤“Ctrl+Enter”插入了一個(gè)分頁符，然后在“思科銷售概要”下方適當(dāng)位置輸入“目錄”，設(shè)置為“居中對齊”。所以學(xué)習(xí)一下Word的“目錄和索引”功能，掌握自動生成目錄和索引的方法，是提高長文檔制作效率的有效途徑之一。(五)目錄和索引的制作通常，長文檔的正文內(nèi)容完成之后，我們還需要制作目錄和索引。設(shè)置完成，單擊“確定”后返回Word編輯窗口。明白概念以后，下面我們將學(xué)習(xí)如何讓W(xué)ord自動為插圖編號，以及使用Word的“交叉引用”功能，在文檔正文中為插圖設(shè)置引用的說明文字，即“交叉引用題注”。由于自定義的操作也比較方便，因此我們可以輕松地制作符合自己個(gè)性的編號外觀，從而高效地完成工作。我們在樣式課程的最后進(jìn)行過相關(guān)練
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