word編輯長文檔的方法與技巧(已修改)
2025-04-29 03:00 本頁面
【正文】 Word編輯長文檔的方法與技巧Word是目前應用廣泛的文字處理軟件，功能十分強大。其中一些用于編輯長文檔的功能具有很高的實用價值。試想一下，在編輯一些長達幾十或是幾百頁的文檔時，如不掌握一定的方法和技巧，那你將花大量的時間在翻動滾動條上，這樣的文檔在結構上層次不清，在內(nèi)容上難于查找，從而使編輯效率大大降低。筆者在此針對長文檔的編輯，并以Word97為例，介紹一些方法和技巧，來提高組織和管理文檔時的工作效率。一．用大綱視圖使文檔層次結構清晰化用大綱視圖來編輯和管理文檔，可使文檔具有象文件菜單一樣能逐層展開的清晰結構，能使閱讀者很快對文檔的層次和內(nèi)容有一個從淺到深的了解，從而能快速查找并切換到特定的內(nèi)容。首先，新建一文檔，并單擊“視圖”菜單中的“大綱視圖”選項或按文檔左下方工具條上的“大綱視圖”按鈕來切換到大綱視圖。分別輸入各級標題的名稱（在每個標題前都有一個“□”記號）。其次，分別向左或向右拖動“□”記號可使對應的標題升級或降級（也可選中某一標題后，點擊大綱工具條上的“升級”或“降級”按鈕）。經(jīng)升/降級后，各標題之間的關系就像一般文件夾那樣逐層相套。若某標題以“╋”標示，則表示該標題下是有內(nèi)容的（即是可以展開的）；若某標題以“□”標示，則表示該標題下是沒有內(nèi)容的（即不可以展開）。另外，可用大綱工具條上的按鈕對各標題進行上移、下移、展開和折疊。最后，在某個標題按回車，將光標移至下一空行的開頭，用“復制”、“粘貼”的方法將特定的內(nèi)容插入到文檔中。在選定這整篇文章內(nèi)容的前提下，按下大綱工具條上的“降級為正文”按鈕，可將其轉換成正文內(nèi)容（即非標題）。如此類似地插入各篇文章的內(nèi)容，進行整理、編輯后存盤即可。Word97中可將選定的文件、圖形等標識為書簽，從而可以通過定位功能迅速切換到長文檔中書簽所在的位置。例如要將“利用書簽功能進行迅速查找”這段文字標識為書簽，可先將其選中，再單擊“插入”菜單中的“書簽”選項，在出現(xiàn)的對話框中輸入書簽的名稱后按“添加”即可（在此對話框中也可對已有的書簽進行刪除）。此時，若“工具”〉“選項”〉“視圖”中的“書簽”項被選定，則文中“利用書簽功能進行迅速查找”這些文字會被方括號括出，表示是已被標識為書簽。在長文檔中按自己需要將一些關鍵項標識為書簽后，可在“編輯”〉“定位”中的“定位”選項卡中對某一書簽進行定位，從而使文檔迅速切換到被標識為此書簽的地方。此外，在該選項卡中還可對頁、節(jié)、行、批注、圖形、公式等13個項目進行定位，若靈活運用，可大大提高查找、編輯文檔的效率。，實現(xiàn)快速切換上過網(wǎng)的朋友們都知道，超級鏈接是指一個計算機文檔（頁面）的特定區(qū)域能引入其它文檔或程序。鼠標放在超級鏈接上會變成手形，點擊后即可切換。Word97中也有相類似的超級鏈接功能，可將文檔中的文字、圖像等與本機硬盤或因特網(wǎng)上所設置的相關信息鏈接起來。首先，打開一個文檔，選擇要作為超級鏈接顯示的文字。其次，單擊“插入”菜單中的“超級鏈接”選項彈出對話框。在“鏈接到文件或URL”中輸入待鏈接文檔（目標文檔）的路徑。此路徑可以是Internet地址（URL）或本機硬盤上的文檔。最后確定退出，就完成了一個超級鏈接的創(chuàng)建。說到這里，我們可以知道，用超級鏈接組織文稿時，是在多個文檔間建立鏈接關系，這與在大綱視圖中組織文檔只形成一個文檔是有所區(qū)別的。在用超級鏈接查看、切換文檔時，還能用工具條上諸如IE中的“前進”、“后退”按鈕，十分方便。,查看長文檔的不同部分用多個窗口來顯示同一長文檔的不同部分，可以使查找、編輯工作變得較為方便。方法有兩種：，單擊“窗口”菜單中的“新建窗口”，再單擊“窗口”菜單中的“全部重排”，可打開上下兩個窗口來顯示文檔。，當鼠標變?yōu)椤安鸱执翱凇钡挠浱枙r雙擊，可將當前窗口拆分為兩個子窗口。上下拖動拆分條可調(diào)節(jié)這兩個子窗口的大小，雙擊拆分條可取消拆分。像某些讀書軟件一樣，Word也提供了對文檔頁面的自動滾動功能，以方便用戶閱讀文檔，免去了用PageUp、PageDown手工翻頁的麻煩。要實現(xiàn)自動滾動功能，只要選“視圖”—〉“工具欄”—〉“自定義”命令，在彈出的“自定義”對話框中，選中“類別”為“所有命令”，再將“命令”項中的“Autoscroll”拖拽到工具條上即可。以后瀏覽長文檔時，只需點擊工具條上的“自動滾動”命令，并使鼠標位于右邊滾動條中心位置的上方或下方即可實現(xiàn)上下滾動，鼠標離中心位置越遠，滾動越快。要取消自動滾動功能回到正常編輯狀態(tài)，只需右擊鼠標即可?？戳松鲜鲫P于編輯長文檔的方法和技巧，大家是不是有了一點心得？親自動手試試吧，相信一定會有所收益。Word長文檔的制作技巧在日常使用Word辦公的過程中，長文檔的制作是我們常常需要面臨的任務。比如營銷報告、畢業(yè)論文、宣傳手冊、活動計劃等等類型的長文檔。由于長文檔的綱目結構通常比較復雜，內(nèi)容也較多，如果不注意使用正確的方法，那么整個工作過程可能是費時費力，而且質(zhì)量還不能讓人
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