word編輯長文檔的方法與技巧-免費閱讀
【正文】 這不僅導(dǎo)致效率的低下，而且導(dǎo)致制作完成的文檔要么不合乎要求，要么專業(yè)化程度不高，筆者在這里提出，希望能夠引起大家的重視。，請大家把后面的人名或公司名用同樣的方法作為關(guān)鍵詞標記。索引的制作主要包含兩個步驟：一是對需要創(chuàng)建索引的關(guān)鍵詞進行標記，用Word術(shù)語講就是標記索引項，這個步驟我們將告訴Word，我們希望哪些關(guān)鍵詞參與索引的創(chuàng)建；二是調(diào)出“索引和目錄”對話框，通過相應(yīng)的命令創(chuàng)建索引。如果你的“修改”按鈕是灰色的，則單擊“格式”框的下拉箭頭，在彈出的下拉列表中選擇“來自模板”選項(圖21)。圖18。具體地說，就是先為文檔的各級標題指定恰當?shù)臉祟}樣式，然后Word就會識別相應(yīng)的標題樣式，從而完成目錄的制作。目錄的作用在于，方便閱讀者可以快速地檢閱或定位到感興趣的內(nèi)容，同時比較容易了解文章的綱目結(jié)構(gòu)。，包括它的題注以及引用說明。同樣的，如果文檔中的表格、公式需要自動編號，這這里勾選對應(yīng)復(fù)選框即可。，插入點定位于第一張圖片的插入位置，選擇菜單“插入→圖片→來自文件”命令，找到圖片的存放位置，把第1張圖片插入文檔。(四)插圖的編號和交叉引用題注文檔的綱目框架和多級標題編號都完成后，就進入了正文內(nèi)容的填充工作?！凹墑e”列表框內(nèi)的“1”，然后選擇編號樣式為“一、二、三”，在編號格式框內(nèi)“一”字符之前輸入“第”，之后輸入“部分.”(圖13)。先選中“校園科技節(jié)活動計劃”段落，然后單擊“大綱”工具欄上的“降為正文文本”按鈕即可(圖11)。，假設(shè)我們想把“活動宗旨”及其下屬段落移動到“參加對象”段落之前。，可以發(fā)現(xiàn)凡是含有下屬標題的一級標題段落前面的段落控制符有原來的小矩形變成十字形(圖6)。假設(shè)我們文檔很長，標題段落很多的時候，就很容易體會到Word這個自動化的好處了。當你發(fā)現(xiàn)先建立好合理的文檔框架，不僅有利于指導(dǎo)自己快速地完成實際內(nèi)容的寫作，而且也方便了閱讀者的理解時，我相信你會接受這個合理的工作觀念。(四)如何為長文檔編制目錄和索引？目錄和索引也是長文檔的重要組成部分，利用Word的相應(yīng)功能可以快速高效地制作它們。文章導(dǎo)讀：一、應(yīng)用性任務(wù)(一)如何制作長文檔的綱目結(jié)構(gòu)？(二)如何為長文檔設(shè)置多級標題編號？(三)如何在文檔中讓插圖自動編號及交叉引用題注？(四)如何為長文檔編制目錄和索引？二、基本應(yīng)用能力練習(xí)(一)合理的工作觀念(二)在大綱視圖中工作在大綱視圖中建立綱目結(jié)構(gòu)在大綱視圖中調(diào)整綱目結(jié)構(gòu)(三)多級標題編號(四)插圖的編號和交叉引用題注(五)目錄和索引的制作目錄的制作索引的制作三、總結(jié)一、應(yīng)用性任務(wù)(一)如何制作長文檔的綱目結(jié)構(gòu)？文檔的綱目結(jié)構(gòu)是評價文檔好壞的重要標準之一。要實現(xiàn)自動滾動功能，只要選“視圖”—〉“工具欄”—〉“自定義”命令，在彈出的“自定義”對話框中，選中“類別”為“所有命令”，再將“命令”項中的“Autoscroll”拖拽到工具條上即可。最后確定退出，就完成了一個超級鏈接的創(chuàng)建。此外，在該選項卡中還可對頁、節(jié)、行、批注、圖形、公式等13個項目進行定位，若靈活運用，可大大提高查找、編輯文檔的效率。最后，在某個標題按回車，將光標移至下一空行的開頭，用“復(fù)制”、“粘貼”的方法將特定的內(nèi)容插入到文檔中。筆者在此針對長文檔的編輯，并以Word97為例，介紹一些方法和技巧，來提高組織和管理文檔時的工作效率。一．用大綱視圖使文檔層次結(jié)構(gòu)清晰化用大綱視圖來編輯和管理文檔，可使文檔具有象文件菜單一樣能逐層展開的清晰結(jié)構(gòu)，能使閱讀者很快對文檔的層次和內(nèi)容有一個從淺到深的了解，從而能快速查找并切換到特定的內(nèi)容。在選定這整篇文章內(nèi)容的前提下，按下大綱工具條上的“降級為正文”按鈕，可將其轉(zhuǎn)換成正文內(nèi)容（即非標題）。，實現(xiàn)快速切換上過網(wǎng)的朋友們都知道，超級鏈接是指一個計算機文檔（頁面）的特定區(qū)域能引入其它文檔或程序。說到這里，我們可以知道，用超級鏈接組織文稿時，是在多個文檔間建立鏈接關(guān)系，這與在大綱視圖中組織文檔只形成一個文檔是有所區(qū)別的。以后瀏覽長文檔時，只需點擊工具條上的“自動滾動”命令，并使鼠標位于右邊滾動條中心位置的上方或下方即可實現(xiàn)上下滾動，鼠標離中心位置越遠，滾動越快。同時，若要高效地完成一篇長文檔，文檔的綱目結(jié)構(gòu)應(yīng)當是首先完成的工作，大綱視圖是構(gòu)建文檔綱目結(jié)構(gòu)的優(yōu)秀途徑，在后面的“在大綱視圖中工作”應(yīng)用能力練習(xí)部分，將介紹完成這個任務(wù)的具體方法。在后面的“目錄和索引的制作”應(yīng)用能力練習(xí)部分，將介紹完成這個任務(wù)的具體方法。(二)在大綱視圖中工作在大綱視圖中建立綱目結(jié)構(gòu)當我們完成對一篇文檔的構(gòu)思后，根據(jù)上面提出的工作觀念，最好先把該文檔的綱目框架建立好。圖3，將插入點定位于“參加對象”段落末尾，按下回車后得到新的一段，如果直接輸入你會發(fā)現(xiàn)Word仍然把它當成一級標題，用什么方法告訴Word現(xiàn)在輸入的是二級標題呢？方法一是按下鍵盤“Tab”鍵，方法二是單擊“
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