word編輯長(zhǎng)文檔的方法與技巧-免費(fèi)閱讀
【正文】 這不僅導(dǎo)致效率的低下，而且導(dǎo)致制作完成的文檔要么不合乎要求，要么專業(yè)化程度不高，筆者在這里提出，希望能夠引起大家的重視。，請(qǐng)大家把后面的人名或公司名用同樣的方法作為關(guān)鍵詞標(biāo)記。索引的制作主要包含兩個(gè)步驟：一是對(duì)需要?jiǎng)?chuàng)建索引的關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)記，用Word術(shù)語(yǔ)講就是標(biāo)記索引項(xiàng)，這個(gè)步驟我們將告訴Word，我們希望哪些關(guān)鍵詞參與索引的創(chuàng)建；二是調(diào)出“索引和目錄”對(duì)話框，通過(guò)相應(yīng)的命令創(chuàng)建索引。如果你的“修改”按鈕是灰色的，則單擊“格式”框的下拉箭頭，在彈出的下拉列表中選擇“來(lái)自模板”選項(xiàng)(圖21)。圖18。具體地說(shuō)，就是先為文檔的各級(jí)標(biāo)題指定恰當(dāng)?shù)臉?biāo)題樣式，然后Word就會(huì)識(shí)別相應(yīng)的標(biāo)題樣式，從而完成目錄的制作。目錄的作用在于，方便閱讀者可以快速地檢閱或定位到感興趣的內(nèi)容，同時(shí)比較容易了解文章的綱目結(jié)構(gòu)。，包括它的題注以及引用說(shuō)明。同樣的，如果文檔中的表格、公式需要自動(dòng)編號(hào)，這這里勾選對(duì)應(yīng)復(fù)選框即可。，插入點(diǎn)定位于第一張圖片的插入位置，選擇菜單“插入→圖片→來(lái)自文件”命令，找到圖片的存放位置，把第1張圖片插入文檔。(四)插圖的編號(hào)和交叉引用題注文檔的綱目框架和多級(jí)標(biāo)題編號(hào)都完成后，就進(jìn)入了正文內(nèi)容的填充工作。“級(jí)別”列表框內(nèi)的“1”，然后選擇編號(hào)樣式為“一、二、三”，在編號(hào)格式框內(nèi)“一”字符之前輸入“第”，之后輸入“部分.”(圖13)。先選中“校園科技節(jié)活動(dòng)計(jì)劃”段落，然后單擊“大綱”工具欄上的“降為正文文本”按鈕即可(圖11)。，假設(shè)我們想把“活動(dòng)宗旨”及其下屬段落移動(dòng)到“參加對(duì)象”段落之前。，可以發(fā)現(xiàn)凡是含有下屬標(biāo)題的一級(jí)標(biāo)題段落前面的段落控制符有原來(lái)的小矩形變成十字形(圖6)。假設(shè)我們文檔很長(zhǎng)，標(biāo)題段落很多的時(shí)候，就很容易體會(huì)到Word這個(gè)自動(dòng)化的好處了。當(dāng)你發(fā)現(xiàn)先建立好合理的文檔框架，不僅有利于指導(dǎo)自己快速地完成實(shí)際內(nèi)容的寫(xiě)作，而且也方便了閱讀者的理解時(shí)，我相信你會(huì)接受這個(gè)合理的工作觀念。(四)如何為長(zhǎng)文檔編制目錄和索引？目錄和索引也是長(zhǎng)文檔的重要組成部分，利用Word的相應(yīng)功能可以快速高效地制作它們。文章導(dǎo)讀：一、應(yīng)用性任務(wù)(一)如何制作長(zhǎng)文檔的綱目結(jié)構(gòu)？(二)如何為長(zhǎng)文檔設(shè)置多級(jí)標(biāo)題編號(hào)？(三)如何在文檔中讓插圖自動(dòng)編號(hào)及交叉引用題注？(四)如何為長(zhǎng)文檔編制目錄和索引？二、基本應(yīng)用能力練習(xí)(一)合理的工作觀念(二)在大綱視圖中工作在大綱視圖中建立綱目結(jié)構(gòu)在大綱視圖中調(diào)整綱目結(jié)構(gòu)(三)多級(jí)標(biāo)題編號(hào)(四)插圖的編號(hào)和交叉引用題注(五)目錄和索引的制作目錄的制作索引的制作三、總結(jié)一、應(yīng)用性任務(wù)(一)如何制作長(zhǎng)文檔的綱目結(jié)構(gòu)？文檔的綱目結(jié)構(gòu)是評(píng)價(jià)文檔好壞的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。要實(shí)現(xiàn)自動(dòng)滾動(dòng)功能，只要選“視圖”—〉“工具欄”—〉“自定義”命令，在彈出的“自定義”對(duì)話框中，選中“類別”為“所有命令”，再將“命令”項(xiàng)中的“Autoscroll”拖拽到工具條上即可。最后確定退出，就完成了一個(gè)超級(jí)鏈接的創(chuàng)建。此外，在該選項(xiàng)卡中還可對(duì)頁(yè)、節(jié)、行、批注、圖形、公式等13個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行定位，若靈活運(yùn)用，可大大提高查找、編輯文檔的效率。最后，在某個(gè)標(biāo)題按回車，將光標(biāo)移至下一空行的開(kāi)頭，用“復(fù)制”、“粘貼”的方法將特定的內(nèi)容插入到文檔中。筆者在此針對(duì)長(zhǎng)文檔的編輯，并以Word97為例，介紹一些方法和技巧，來(lái)提高組織和管理文檔時(shí)的工作效率。一．用大綱視圖使文檔層次結(jié)構(gòu)清晰化用大綱視圖來(lái)編輯和管理文檔，可使文檔具有象文件菜單一樣能逐層展開(kāi)的清晰結(jié)構(gòu)，能使閱讀者很快對(duì)文檔的層次和內(nèi)容有一個(gè)從淺到深的了解，從而能快速查找并切換到特定的內(nèi)容。在選定這整篇文章內(nèi)容的前提下，按下大綱工具條上的“降級(jí)為正文”按鈕，可將其轉(zhuǎn)換成正文內(nèi)容（即非標(biāo)題）。，實(shí)現(xiàn)快速切換上過(guò)網(wǎng)的朋友們都知道，超級(jí)鏈接是指一個(gè)計(jì)算機(jī)文檔（頁(yè)面）的特定區(qū)域能引入其它文檔或程序。說(shuō)到這里，我們可以知道，用超級(jí)鏈接組織文稿時(shí)，是在多個(gè)文檔間建立鏈接關(guān)系，這與在大綱視圖中組織文檔只形成一個(gè)文檔是有所區(qū)別的。以后瀏覽長(zhǎng)文檔時(shí)，只需點(diǎn)擊工具條上的“自動(dòng)滾動(dòng)”命令，并使鼠標(biāo)位于右邊滾動(dòng)條中心位置的上方或下方即可實(shí)現(xiàn)上下滾動(dòng)，鼠標(biāo)離中心位置越遠(yuǎn)，滾動(dòng)越快。同時(shí)，若要高效地完成一篇長(zhǎng)文檔，文檔的綱目結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)是首先完成的工作，大綱視圖是構(gòu)建文檔綱目結(jié)構(gòu)的優(yōu)秀途徑，在后面的“在大綱視圖中工作”應(yīng)用能力練習(xí)部分，將介紹完成這個(gè)任務(wù)的具體方法。在后面的“目錄和索引的制作”應(yīng)用能力練習(xí)部分，將介紹完成這個(gè)任務(wù)的具體方法。(二)在大綱視圖中工作在大綱視圖中建立綱目結(jié)構(gòu)當(dāng)我們完成對(duì)一篇文檔的構(gòu)思后，根據(jù)上面提出的工作觀念，最好先把該文檔的綱目框架建立好。圖3，將插入點(diǎn)定位于“參加對(duì)象”段落末尾，按下回車后得到新的一段，如果直接輸入你會(huì)發(fā)現(xiàn)Word仍然把它當(dāng)成一級(jí)標(biāo)題，用什么方法告訴Word現(xiàn)在輸入的是二級(jí)標(biāo)題呢？方法一是按下鍵盤(pán)“Tab”鍵，方法二是單擊“
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