【正文】 目錄和索引的制作通常，長文檔的正文內(nèi)容完成之后，我們還需要制作目錄和索引。，于是將插入點定位于“思科銷售概要”下一段，按下鍵盤“Ctrl+Enter”插入了一個分頁符，然后在“思科銷售概要”下方適當(dāng)位置輸入“目錄”，設(shè)置為“居中對齊”。操作方法為：將鼠標移至目錄區(qū)域單擊右鍵，在彈出的菜單中選擇“更新域”命令，打開“更新目錄”對話框，選擇“更新整個目錄”單選框，然后單擊“確定”即可更新目錄(圖25)。筆者認為它實在是太重要了，所以才如此不厭其煩地重復(fù)。按下鍵盤“Ctrl+End”組合鍵，將插入點移至文檔末尾，然后按下鍵盤“Ctrl+Enter”組合鍵，便插入了一個分頁符，在新的一頁行首輸入“人名和公司名索引”，設(shè)置為“居中對齊”，打開“索引和目錄”對話框，并選擇“索引”選項卡，然后單擊“格式”框下拉按鈕，選擇一種Word預(yù)設(shè)置的若干種目錄格式，通過預(yù)覽區(qū)可以查看相關(guān)格式的生成效果，這里我們選擇“正式”(圖27)。圖22“修改樣式”對話框中的“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“字體”命令(圖23)，顯示“字體”對話框。在這種情況下，我們完成正文的輸入后，就可以直接制作文檔目錄了?！敖徊嬉谩惫δ転椴鍒D添加的引用說明，所以現(xiàn)在就只需全選中文檔，按下鍵盤“F9”，Word就可以自動更新域，讓后面的題注和引用說明中的序號自動更新為正確狀態(tài)。假設(shè)我們需要的編號格式為“圖圖2”等，于是單擊“新建標簽”按鈕，在彈出的“新建標簽”對話框中輸入“圖”，注意不要輸入任何數(shù)字，實際編號的數(shù)字Word會自動處理的。圖13“2”，按下圖設(shè)置文檔中二級標題段落的標號格式(圖14)。同時，也把“參加對象”段落折疊，這樣可以直接把“活動宗旨”整體段落移動到“參加對象”一級標題之前。執(zhí)行其中任何一個操作后可以看到段落控制符(就是段落前面的小矩形)向右移動一格，表示該標題段落降了一級(圖5)。二、基本應(yīng)用能力練習(xí)本部分的基本應(yīng)用能力練習(xí)是和上面的應(yīng)用性任務(wù)對應(yīng)的。要取消自動滾動功能回到正常編輯狀態(tài)，只需右擊鼠標即可。鼠標放在超級鏈接上會變成手形，點擊后即可切換。首先，新建一文檔，并單擊“視圖”菜單中的“大綱視圖”選項或按文檔左下方工具條上的“大綱視圖”按鈕來切換到大綱視圖。另外，可用大綱工具條上的按鈕對各標題進行上移、下移、展開和折疊。此路徑可以是Internet地址（URL）或本機硬盤上的文檔。本部分課程專門討論長文檔的制作的方方面面，在介紹合理制作觀念的同時，提供長文檔制作過程中有助于提高效率的必備技能，如果你能堅持和完成課程中相應(yīng)的練習(xí)，掌握相應(yīng)的方法和技巧，那么相信你以后再面對長文檔的制作任務(wù)時，將會倍感輕松。如果你屬于的第二種情況，那么為了效率和文檔質(zhì)量的提高，請嘗試改變一下工作方式。在實際工作中，你也許有更多的標題等級，后面標題等級的處理以此類推，Word內(nèi)置了“標題1”到“標題9”9個標題樣式，可以處理大綱中出現(xiàn)的一級標題到九級標題，應(yīng)該夠用了吧?！靶@科技節(jié)活動計劃”段落的級別改為“正文文本”，以便讓它作為文檔名稱，這樣在后面的多級標題編號時，它就不會被編號。值得一提的是，當(dāng)制作的長文檔是頁數(shù)過百的產(chǎn)品手冊、文化出版物等時，就更能體會Word編號功能的高效率了。以后插入圖片時，Word就會自動為它們添加編號了(圖16)。所謂“目錄”，就是文檔中各級標題的列表，它通常位于文章扉頁之后。“目錄”下方恰當(dāng)位置，選擇菜單“插入→引用→索引和目錄”命令，打開“索引和目錄”對話框，選擇“目錄”選項卡(圖18)。圖25索引的制作上面的練習(xí)中我們介紹了目錄的創(chuàng)建、修改與更新，基本包括了目錄制作的常見任務(wù)，接下來我們來進行索引的制作。在實際的培訓(xùn)過程中筆者發(fā)現(xiàn)，一些學(xué)員當(dāng)面點頭贊同用這種方式工作，但在具體處理自己的工作時，又按自己的老一套來，想到那里便寫到那里。，就可以進行索引目錄的創(chuàng)建了。圖21“樣式”對話框，由于我們要對目錄中一級標題文字進行修改，故選中樣式列表框中的“目錄1”，然后單擊“修改”按鈕(圖22)，打開“修改樣式”對話框。通過前面“在大綱視圖中工作”部分的學(xué)習(xí)，我們已經(jīng)知道，在大綱視圖中創(chuàng)建好文檔的綱目框架時，Word自動為各級標題賦予了樣式。如果我們先前是用常規(guī)方法手動為插圖輸入題注和引用說明，那么現(xiàn)在被刪除的這幅圖片后面的所有插圖的題注和引用說明的編號就都不對了，需要重新手動修改。，再單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中選擇“題注”命令，打開“題注”對話框。上面的設(shè)置表示文檔中一級標題段落按“第X部分”格式編號。為了讓“活動宗旨”及其下屬段落能夠被整體移動，于是先雙擊一下它前面的段落控制符，把它折疊起來。圖3，將插入點定位于“參加對象”段落末尾，按下回車后得到新的一段，如果直接輸入你會發(fā)現(xiàn)Word仍然把它當(dāng)成一級標題，用什么方法告訴Word現(xiàn)在輸入的是二級標題呢？方法一是按下鍵盤“Tab”鍵，方法二是單擊“大綱”工具欄的“降級”按鈕(圖4)。在