【正文】 所，此時主管要根據(jù)場地能否租得到來決定開會的日期，因此，報告的重點將是有那些適合的場地在什么日期 能租借得到及費用各是多少等等。事實和觀感是有差別的，若給主管錯誤的誘導(dǎo)，讓主管下達了錯誤的指示，這個責(zé)任應(yīng)該歸咎于報告者。 簡潔、正確 口頭報告特別要注意簡潔、正確，千萬不要長篇大論，先說明主管最想了解的重點，陳述時要條理分明，配合適當(dāng)?shù)那閳?，讓主管容易理解? 如何配合主管的處境呢？下面幾個原則能讓您做出有效率的報告。 報告的原則 (1) 口頭報告的原則 口頭的工作報告有一些原則，您必須把握住這些原則，才能做好有效率的報告。 (4) 工作完成時 工作終了時一定要向主管報告，否則辛苦的工作結(jié)果可能因失去時效而變得毫無價值。 (2) 中間報告 對一些需要較長時間才能完成的工作，您在工作進行的途中，要向主管報告您的進行狀況，一方面讓主管安心，另一方面也讓主管知道您做了些什么事情。 報告的時機 報告的時機有四個： (1) 做好計畫時 當(dāng)您做好工作計畫時，可以先向主管報告，讓他先了解您的計畫內(nèi)容，并能借著說明計畫向主管確認及討論一些問題；接受主管的指示，修正您的計畫，最后要讓您的計畫得到主管的認可。報告是接受命令人的一項工作義務(wù)，命令與報告可說是組織內(nèi)溝通（ munication）的基礎(chǔ)，接受一份工作的命令后，若最后沒有履行報告，可說您這份工作仍未結(jié)束。 您能透過６Ｗ３Ｈ的方法，相信您必能具體無誤地理解主管下達的命令。例如容納 30 人的會議室、希望邀請 500 人參觀新產(chǎn)品發(fā)表會。 ３Ｈ ? HOW How 指方法、手段、如何做。 ? WHICH Which 指各種選擇可能及優(yōu)先順位。 ? WHY Why 指理由、目的、根據(jù)。例如年終檢討會可在公司內(nèi)部舉行，也有許多公司一定選在外面能提供會議廳的飯店舉行。 ? WHERE Where 泛指各項活動發(fā)生的場所。 ? WHEN When 指什么時候要完成，工作允許的期間或什么時候要完成那一部分的工作。 ６Ｗ ? WHAT What 指要做的是什么及描述達成命令事項后的狀態(tài)。 命令如果被誤解了，后面的行動，必然徒勞無功。 主管交待命令和一般閑聊不同，交待命令前，他多半已考慮過許多因素及可能發(fā)生的問題，因此不要中途打斷他的思緒，等他把話講完后，再提出問題與意見，主管必定會肯定您的聆聽?wèi)B(tài)度。 例如主管命令中提到召開座談會，座談會可能是只供應(yīng)茶水，也可能是供應(yīng)咖啡、茶水、點心及便當(dāng)，同樣都是座談會，此時您必須將座談會具體化，以確認您心目中的座談會和主管心目中的座談會是否是一致的。例如主管請您在 ○ 月 ○ 日安排召開會議，您若發(fā)覺當(dāng)天是國定假日，常理而言，應(yīng)該不會選在放假日開 會，遇到這種有疑點的地方，您必須向主管確認。 注意點 : 不清楚的地方，詢問清楚為止。三天后接受命令的新進人員向主管報告半年內(nèi)總共離職 30 名員 工，主管接著問各部門離職的人數(shù)有多少，不同年資的離職人員各有多少，男性、女性各占多少人，這位新進人員一概答不上來，主管不悅地說，我給您三天的時間，您只給我統(tǒng)計出一個總離職人數(shù)。 (3) 可避免日后如 “ 有交待 ”“ 沒聽到 ” 等紛爭發(fā)生。 做 memo，除了防止遺漏外，還有下列的用意： (1) 具有核對（ check）的功能 當(dāng)主管指示完后，您可參考您的記錄，重復(fù)指示的重點，以核對您聽到的和主管有無差距的地方。例如您到餐廳吃飯點菜時，若是碰到的是一個熟練的服務(wù)生，對您點的菜如羅漢上素、龍鳳翼趐、芹香拌魔芋、碧綠玉帶、板栗肫花、溜黃青蟹、香露鯛卷等，他能倒背如流，不會出錯；但新來的服務(wù)生，他就必須把您點的菜寫下來才不會弄錯。 注意點 : 帶著您的記事本，以便隨時記下主管的指示。 注意點 : 不要 悶聲不響地走向主管。 接受命令的三個步驟 STEP 1 主管呼叫您的名字時 主管指派工作時，第一個動作一定是呼叫您的名字，聽到主管叫您的名字時，您可如下的響應(yīng)： 立刻回答 “ 是 ” ，迅速走向主管。因此，這兩個項目都是您學(xué)習(xí)的重點。 命令的接受方法 多數(shù)的新進人員 抱著既期待又緊張的心情，等著主管交辦第一份工作，希望能成功地把第一份工作做好，以贏得主管的好感。例如客戶抱怨產(chǎn)品瑕疵，以品管部門的立場，如果只得到有瑕疵的消息，對品管部門而言，實在無法有效率地處理這個訴怨，如果訴愿部門能提供這個瑕疵品的生產(chǎn)編號、瑕疵內(nèi)容、訴怨的連絡(luò)對象、電話號碼 ?? 等信息，那么品管部門將能更有效率地解決這個客戶訴怨。如上例的訴愿處理中心，必 須讓客戶充分了解「訴愿處理中心的任務(wù)」，因此可在產(chǎn)品型錄、保證卡、服務(wù)上標示訴怨處理中心專線。 您若能從前手、后手的更廣泛角度來評估自己的工作，將更能把握住完成您工作的重點。例如客戶抱怨服務(wù)態(tài)度差，它須把訊息交給技術(shù)服務(wù)部；客戶抱怨產(chǎn)品有瑕疵，即須將問題反應(yīng)給生產(chǎn)單位的品管部門。每個人的工作都是企業(yè)組織體系中的一環(huán)，所謂環(huán)環(huán)相扣，您一定有您的前手和后手。有問題意識才會讓您做更縝密的思考，督促您采行預(yù)先防備的步驟，能避免使您陷于措手不及的困境。這個極端的例子就是表示著做事情不具目的意識，主管請您校稿，不管他怎么指示，目的是希望打字稿能正確無誤，不是要和原稿一字不差。 當(dāng)您弄不清楚自己所做的事情到底對目標達成有何關(guān)連，或自己的做法對目標達成到底有何貢獻時，您可隨時問自己 “ 目的是什么？ ”“ 我這樣做真的對達成目的有貢獻嗎？ ” 具有目的意識的人，不會偏離了方向而不自覺，不會局限在一點而忘了原先的目標。 上面的六個步驟，我們稱為科學(xué)的工 作手順，希望您能徹底地運用及遵守。執(zhí)行時您需本著積極、彈性的態(tài)度，運用溝通、協(xié)調(diào)、會議等技巧，完成您的工作。因此，您可擬出幾種方案，分析利弊得失，讓您的主管更容易裁決。 達成一個工作目標，通常都存 有一個以上的工作方法。 目前在管理上流行「走動的管理」、「現(xiàn)場管理」，這些都是掌握事實的一種手段，也彰顯出掌握事實的重要性。因此，要求員工們要追求不可撼動的事實（ unshakable facts） 。例如檢查官詢問嫌犯時，會取得許許多多的口供，但第二步更重要的工作是如何突破嫌犯的心防，取得正確的口供。 STEP 2. 收集事實資料 在進行工作前，您要先收集事實的資料。 3. 時間目標 上例的時間目標指休閑行程的日期、出發(fā)時間及結(jié)束時間。 2. 費用的預(yù)算目標 預(yù)算的大小，必定和這位 客戶的重要性相關(guān)。不同的目的，會有不同的行程，這是您首先要了解的。 1. 休閑行程的目的 雖然是一天的休閑行程，您也要了解這項工作的目的。事后檢討時，由于目標不明確，您根本無法知道自己進行的好壞、 對錯。 因此，您在進行任何工作時，可依六個步驟進行，本著下列的思考方法及程序進行，您將能有條理地處理好每一件事情。 特立獨行、凸出的個人表現(xiàn)，固然令人激賞，但企業(yè)是一個透過組織達成目標的群體，因此您必須察覺自己是企業(yè)團隊的一份子，唯有透過同仁間不斷地密切合作，您在未來的職業(yè)生涯中才能贏 得穩(wěn)固、長久的優(yōu)勢。Dr. Don Lippltt 曾經(jīng)做過一個調(diào)查報告指出 1950 年后，每一個普通的革新發(fā)明，都匯集了十二個以上的專家共同完成。因此，身為企業(yè)組織人的您必須有競爭的自覺。 競爭是進步的動力，競爭能激發(fā)您的潛力，化不可能為可能。自由經(jīng)濟社會中的企業(yè)，每日對應(yīng)競爭是永遠不會變的。同樣地，第一品牌的Ａ公司，由于您（競爭者）的存在，它也必須絞盡腦汁地想辦法維持它第一品牌的地位。 例如Ａ公司是第一品牌的最大廠商，那么Ａ公司一定在產(chǎn)品上、通路上、廣告促銷上、服務(wù)上、管理上有優(yōu)于您的地方，否則它不會成為第一品牌。 (2)客戶第一 您要隨時提醒您自己：「客戶第一對我而言，已不是一句口號，我必須身體力行，因為我的薪水，我未來的幸福都是決定在客戶，我要尊重我的客戶，我要竭盡所思地了解我的客戶，滿足客戶是我一生不變的目標。 ? 滿足后手（后工程）的需求。 ? 不要隱藏錯誤，坦率向上級報告。 ? 進行的工作不要疏于向上級報告。 ? 命令決定前坦誠表達自己的意見，命令決定后依命令行事。 身為組織內(nèi)的新進人員，我要做好下列事項配合組織的運轉(zhuǎn)： ? 提供有用的情報供上級參考。我已是企業(yè)組織的一份子，我有責(zé)任與使命朝企業(yè)提供的獨特價值，貢獻一己之力。因此，我們可以得到一個關(guān)系企業(yè)是什么的最基本的結(jié)論： 企業(yè)創(chuàng)造給客戶的獨特價值，是企業(yè)存在的原點。 企業(yè)提供獨特價值 競爭狀況、滿足客戶需求、企業(yè)長期生存及利潤是了解企業(yè)是什么的重要因素，但是什么因素讓企業(yè)的競爭力更強呢？讓客戶的需求更能滿足呢？讓企業(yè)更能生存無懼呢？讓企業(yè)的利潤更多呢？相信您一定想要知道這個因素是什么，記住這個攸關(guān)企業(yè)成敗的因素不是由企業(yè)來判斷的，而是由企業(yè)的客戶所下的判斷，那就是客戶對企業(yè)提供產(chǎn)品或服務(wù)感受到的「價值」。 利潤分享 同時，企業(yè)是由員工、經(jīng)營者及股東構(gòu)成，員工想要能滿足他們的薪水，經(jīng)營者想要得到能滿足他們的紅利，股東想要得到能滿足他們的股利，這些期 望要如何滿足呢？這些期望必需透過企業(yè)經(jīng)營的利潤來滿足?！? 永續(xù)經(jīng)營 明白了競爭、客戶需求與企業(yè)的關(guān)系后，我們要再從另外一個角度來看企業(yè)是什么。 了解了競爭與客戶需求的兩個因素后，我們再來認識企業(yè)是什么。 滿足客戶需求 另一個重要因素是滿足客戶的需求。 在您進一步了解企業(yè)是什么前，我們先讓您了解影響企業(yè)的兩個重要因素 ─ 競爭與滿足客戶需求。 但是為什么有些企業(yè)能成為跨國性的大企業(yè)呢？如 XEROX、麥當(dāng)勞、豐田（ TOYOTA）汽車；有的企業(yè)雖然自夸為百年老店，但百年來仍然是老店一間，家人即員工；更有不計其數(shù)的企業(yè)開開倒倒。 企業(yè)新人教育訓(xùn)練 不是每個人都幸運地能接受完整的新鮮人訓(xùn)練 , 我們將提供所有新鮮人最完整的訓(xùn)練教材 , 協(xié)助您打下最扎實的企業(yè)人職場根基 . 撰寫履歷表的技巧 如果您找的這份工作有超過 50人以上的應(yīng)征者 , 一般公司大概會從 50人中排出20 人進行評鑒測驗 ( 性向 , 專業(yè)知識或面試 ), 此時履歷表必將成為代表您的第一印象 (first impression), 它的重要性不言而喻 . 正確理解什么是履歷表 ? 履歷表是一份促銷自己的文件 ( promotional piece). ? 履歷表是一份向雇主證明您有潛力完 成這份工作 , 促成雇主找您去面談的文件 . ? 履歷表是一份清楚地告訴顧主您能貢獻什么的文件 . ? 履歷表要讓人過目后能留下特殊印象 . ? 履歷表不是自傳 , 要避免觸及私人的事情 . 履歷表的基本要求 ? 制作的文件清楚 , 整齊 , 紙張有質(zhì)感 ( 文件不要有污垢或沾上油墨 , 選用 80 磅以上的紙 ) ? 不要購買現(xiàn)成的 , 自己制作 ( 自己用計算機設(shè)計制作 , 可發(fā)揮創(chuàng)意 , 切忌讓人感到孩子氣 ) ? 用字正確 , 精簡 , 易讀 (避免錯字 , 不要超過二頁 ) ? 不可虛構(gòu)事實 (您可避重就輕 , 選擇有利自己的經(jīng)歷 , 切忌虛構(gòu)事實 ) 履歷表的三個類型 履歷表由經(jīng)歷 , 學(xué)歷 , 專長 , 資格認證等四個主要項目構(gòu)成 , 當(dāng)然視狀況可加入其它項目 , 例如有些資深的求職人員會加上完成了那些有意義的成就或獲得那些能證明自己能力的成就獎 . 如何安排您履歷表的撰寫順序呢 ? 這要和您找的工作類型及您本身的狀況做彈性的安排 , 但彰顯自己的長處 , 達到顧主期望的這基本原則是不變的 , 一般而言 , 履歷表的撰寫方式有三個類型 1. 時間序列型 , 2. 專長型 , 3. 混合型 . 1. 時間序列型 時間序列型能對您的工作經(jīng)驗及教育狀況做清楚地交 待 , 特別是您教育完整又是一流學(xué)校畢業(yè) , 且工作經(jīng)歷持續(xù) , 穩(wěn)定 , 無間斷 , 這種方式足以彰顯您的長處 ( 如教育完整 , 工作穩(wěn)定性高 ), 反之 , 您若經(jīng)常換工作或沒有顯赫的教育經(jīng)歷 , 最好不要采時間序列 . 履歷表范例 相片 姓名 : 電話 : EMail: 住址 : 經(jīng)歷 1996 目前 1992 1996 學(xué)歷 1990 1992 1986 1990 1983 1986 1980 1983 1974 1980 2. 專長型 如果對您應(yīng)征的工作 , 您確信您的專長正是顧主期望的 , 您可用凸顯專長的方式撰寫履歷表 , 以吸引顧主找您面談 . 履歷表范例 相片 姓名 : 電話 : EMail: 住址 : 任職公司 職務(wù) 專長 學(xué)歷 3. 混合型 履歷表的最大功能就是讓您嬴得面試的機會 , 因此為了引起顧主的注意及興趣 , 您可彈性地混合時間序列型及專長型的持色 , 然后加上一些完成這份工作的有利點 , 例如能加班及長期國外出差等 , 重點是讓顧主 看到您的履歷表就感覺到您是位適合的人選 . 上面三類履歷表的型態(tài) , 僅供您參考 , 我們建議您不要拘泥于任何型態(tài) , 您要適應(yīng)征工作的狀況及條件 ,