【正文】 傳真、電子郵件等）、商務報告、貿易單據，以及工作日記、照片等各種形式、載體的文件。各業(yè)務部門將辦理完畢的文件材料，經過挑選，立卷，定期移交各檔案室集中保存。 2． 公司指定專人分管公司檔案工作 （行政人員） ，保管人必須維護檔案的完整與安全，并接受必要的培訓。包括照片、錄音、錄像檔案等。包括與客戶的往來函件（含傳真、電子郵件等）、商務報告、貿易單據等。包括會計憑證檔案、會計帳簿檔案、會計報表檔案等。包括技術研究檔案、產品檔案等。包括企業(yè)生產經營計劃、各種指標類定額類文件、企業(yè)管理方面的各種市場信息、勞動工資檔案，固定資產及辦公用品名冊，產品質量、用戶檔案等 。包括法規(guī)性文件；各種合同及協(xié)議書；會議文件；工作計劃、規(guī)劃和工作總結；有關干部的任免、獎勵和處分、調配人事材料；職工花名冊、人事檔案等。 【權責】 本制度由暫由公司行政人事部歸納管理。 二 00 八年四月一日 主題詞：規(guī)范 管理 規(guī)定 報 ：總經理 發(fā)： 開拓部 銷售部 財務部 后勤部 成都 寶嘉 化妝品責任有限公司人力資源部印發(fā) 成都 寶嘉 化妝品責任有限公司 檔案 及圖書 管理 規(guī)定 成寶 司發(fā)（ 2020）第 06號 簽發(fā)人： 劉慶華 【目的】 為了建立健全公司的檔 案工作，加強對公司檔案的科學管理，有效地保護和利用檔案，結合本公司實際情況，特制定本辦法。 部門和個人發(fā)傳真須經人事行政部同意。 三、傳真、信函的收發(fā) 管理 公司傳真一律由客服負責收發(fā)，并做好登記。行政 人事 部每印制一份文件后做好記錄，并將其初稿歸檔。 如所發(fā)文件沒有審批權人的簽字不能發(fā)出。 【實施細則】 一、發(fā)文的審批權限： 以公司的名義對內對外發(fā)的文件由總經理審批，交人事行政部備案。 【范圍】 限于成都 寶嘉 有限責任公司各級人員。 2以上行為規(guī)范如有違反，視情節(jié)及具體情況給予寶貝 550元的處罰（納入公司的寶貝基金）。 2 全體員工必須統(tǒng)一認識，通過努力工作，提高質量，創(chuàng)造改善及增進福利的條件，以達到互助合作，勞資雙贏的目的。 1 員工在工作時不得怠慢拖延，工作時間應全神貫注，嚴禁看雜志、電視瀁報紙，要提高工作效率。 1 未經主管或部門負責人的允許，不得進入倉庫及其他重地；工作時間中不準隨意離開崗位，如須離開應向主管人員請示。 1 不得攜帶違禁品、危險品或者與工作無關物品進入工作場所。 1 不得泄漏業(yè)務或職務上的機密，或借職務之便，貪污舞弊，接受招待，或以公司名義在外招搖撞騙。 1 盡忠職守，服從上級安排，不得有陽奉陰違或敷衍塞職的行為。 不得用公司電話打私人電話，打客戶電話要簡明扼要，不得在電話中聊天。 嚴謹操守，不得挪用公款，不得向客戶借款。 有強烈主人翁的精神，維護公司信譽，不做任何有損公司信譽的事情。如有不同意見先執(zhí)行再以書面形式陳述。未經他人允許不得亂翻、亂拿他人資料和物品。 辦公環(huán)境是公司員工進行日常工作的區(qū)域，辦公區(qū)內辦公桌及文件柜由使用人負責日常的衛(wèi)生清理和管理工作保持室內衛(wèi)生。 注重個人修養(yǎng)，著裝規(guī)范，無論在公司內還是下市場都必須著職業(yè)裝，正確佩帶胸牌，不得穿背心、短褲、拖鞋在辦公區(qū)出入，舉止端莊得體，不留長指甲， 男員工不留長發(fā)、胡須，女員工要淡妝上崗。 辦公區(qū)內應保持安靜，不得喧嘩，不得聚眾閑聊，辦公區(qū)內不得擺放雜物。 【實施細則】 一、 遵章守紀 員工根據公司作息時間安排，按時上下班，不遲到，不早退，不曠工。 【范圍】 限于成都 寶嘉 有限責任公司 所有人 員 。 行政部和財務部必須嚴格參照考勤記錄 和《駕駛員出車登記表》對駕駛員進行考勤和公務 用 車消耗費用報銷管理。駕駛員未接到出車通知時必須在辦公室待命，嚴禁私自出車。否則視出差 無效，并按曠工處理。 因急病或有急事無法事先按請假審批程序辦理請假手續(xù)的，可事前電話向部門經理請假，經同意后向行政電話說明情況，上班后立即補辦請假手續(xù)，否則視請假無效，并按曠工處理。 自行安排休假的員工，須事先填寫報批《休假審批單》，經部門經理或主管副總經理審批簽字后方可送行政部秘書處登記并填卡。 公司安排休假的員工，須持有由行政部事先填寫報批的《休假審批單》（見附表三），送行政部登記。 二、請假、休假和出差的審批 因病或有特殊事情需要請假的員工，須事先填寫報批 《請假審批單》 （見附表二），經部門經理簽字和主管副總經理或總經理審批簽字后方可送行政部秘書處登記、填寫考勤卡。 ：當月工資總和 （不含提成和出差補助） 平均下來的一天的工資的一半， （要有醫(yī)院的病假證明）。無故曠工 3天以上者，停發(fā)當月薪金，視為自動離職處理。 ： 第一次 10元， 第二次 扣罰 15元 ， 主管、經理翻倍， 以此類推。 7． 7 員 工如在休假期間，被發(fā)現在其它公司工作或從事有酬業(yè)務，公司有權給予除名。 7． 5 如請假理由不充分或影響工作時，準假審批人有權縮短假期、延后準假或不準假。 7． 3 請假未滿一小時按一小時計，未滿一日按鐘點累計， 累積滿 小時為一日。未休完的，不予補休。請婚假的員工，必須是在進入公司后領取結婚證，請假時，應同時提供結婚證；請喪假，必須提供醫(yī)院 或其他有關證明。 年休假 員工被評為公司年度優(yōu)秀員工后，公司獎勵給該員工六天全薪年休假假期。 5． 1． 5 女員工休產假期間，計發(fā)基本工資。 5． 1． 3 懷孕女員工，公司應視 其情況，妥善安排工作或安排休假。 產、孕假 5． 1． 1在公司工作一年及以上的女員工，在不違反國家計劃生育有關規(guī)定的前提下，因懷孕可休產假。如喪假路程較遠者，經總經理批準后可適當延長。 婚假、 喪假 4． 3． 1 員工結婚須按照《婚姻法》規(guī) 定登記結婚，給婚假七天 。準假后，假條交考勤員備案。 事假 3． 2． 1 事假必須提前一天提出申請。 2． 1． 3 請病假三天以內，每天扣 50%的日薪；四天及以上，每天扣 70%的日薪；當病假超過十天時，由公司根據實際情況做出決定。準假后，假條交考勤員備案。 假期 2． 1 病假： 2． 1． 1請病假須持正規(guī)醫(yī)院病歷或醫(yī)院出具的病情證明，方可請病假，無醫(yī)院證明， 按事假處理。如部門負責人不在，應電話告之其部門負責人及行政，以便于工作的銜接和安排，不按以上規(guī)定辦理休假手續(xù)的，視為曠工。 1． 5． 2委托或代人打卡，或偽造出勤記錄者，一經查明，雙方均以曠工論處。 1． 4． 4無故遲到、早退者以曠工半日論處，但因公外出或請假經主管證明的情況除外。 1． 4． 2工作時間終了前十五分鐘內下班者視為早退。 1． 2． 2 員工每天工作時間最少 8小時，但是因特殊情況或工作未完成者應自動延長工作時間，但每日延長工作時間不超過 4 小時，每月延長總時間不得超過46 小時。 【實施細則】 一、 公司作息時間： 1． 工作時間按照國家有關規(guī)定，工作時間每周不超過 44小時。 【范圍】 限于成都 寶嘉 有限責任公司各級人員。如胸牌丟失，需到行政部領購，補 10元成本費。 購買工作服的款項，暫由公司代墊，并于次月在工作中一次性扣除，以年為單位核算返還。 在公司工作滿 三 年者， 公司 全額承付工作服的 費用 ；在公司任職滿二年，公司承付工作服費用的三分之二； 在公司任職滿一年，公司承付工作服費用的三分之一 。 以上衛(wèi)生制度的檢查由公司行政部負責，每周檢查一次執(zhí)行情況，并視情況獎懲。 辦公桌清潔，物品擺放整齊，不亂堆亂放與業(yè)務無關的東西，保持辦公室及門窗潔凈。 （所罰款項納入公司的寶貝基金）對違反上述規(guī)定 情況 嚴重者，將按公司有關制度，給予紀律處分。 3． 4違反長途電話使用規(guī)定，或通話后未填寫記錄表者以及記載不實者，公司將對責任人員作出處罰。 3． 3因私掛撥長途電話者，務必 作好通話記錄。本表每月轉行政部記錄備案。 2． 4使用前應對即將討論，商洽事情稍加構思或略作記錄。 2． 2通話時間盡量控制。 公司主機的接聽由客服全面負責。 （所罰款項納入公司的寶貝基金） 對違反上述制度情 況嚴重者，將按公司有關制度，給予紀律處分。 上班時間不準吃零食。 到公司來的客人，每個員工都必須用主動熱情的態(tài)度對待，并做好應答或解釋工作，無 論何種原因，都不得與外來客人大聲爭吵，影響工作秩序，確實委屈之事，應采取暫時 回避態(tài)度，并通過正常渠道向上 級 反映。 【實施細則】 一、 員工禮儀 接聽外部電話，主動應答 “您好， 寶嘉 公司、請問?? ”，不得高聲喧嘩和爭吵，不得影響工作秩序。 【范圍】 限于成都 寶嘉 有限責任公司各級人員。 負責經理安排的其它工作，對經理負責，向經理請示和報告工作。 保管好財務單據和各種報表及財務檔案，不能造成公司報表單據的遺失和各種財務數據的泄密。 做好現金的收繳存放和現金支出工作。 負責經理安排的其它工作，對經理負責，向經理請示和報告工作。 定期為總經理提供必要的財務數據和各種財務信息、財務報表。 協(xié)助主管處理相關的工作協(xié)調； 貨物運送過程中的費用控制； 協(xié)助庫房管理員清點貨物及勾單等相應工作； 配合其他部門的用車需要； 完成本職工作，提出工作中的合理化建議。 車輛的清潔、維護和定期檢查； 協(xié)助庫管搬運貨物，負責發(fā)貨， 保證貨物的安全送達或準時發(fā)送 . 認真遵守車輛管理制度和派車制度。 司機職責 認真遵守交通法規(guī)和公司各項規(guī)章制度。協(xié)助主管統(tǒng)計滯銷積壓產品的庫存。 負責庫房的安全工作，及時發(fā)現不安全的隱患，并向主管報告。 負責貨運單的通知工作，以及斷貨缺貨的通知工作。 產品出庫發(fā)貨管理，出庫填出庫單，出庫單的品名、數量必須清楚準確。 定期 盤點庫存， 編制存貨清單提供給財務部核對 。 對庫房物資實施有效的管理， 指導貨品的陳列、 保證庫房貨品的安全、清潔和有效陳列； 編制、核實、復查庫存報告等各種與庫房 相關的報表單據、滯銷積壓產品的庫存報告。 決定產品庫存管理原則 , 包括安全庫存水平、 補貨原則等， 及時向開拓部、售后部提供庫存信息，結合市場情況 合理 化 制定 相應的補貨計劃、 庫存計劃 ； 制定庫管部工作計劃，結合實際情況對控制成本的方法提出建議， 定期交總經理。 負責廠家老師的接待工作。 、辦公用品、生活設施等固定資產的選購和管理 、書刊、名片、宣傳品、工作用品（工作服）等的設計、選購、和管理 、使用和管理 各種接待、外聯、證照的管理 負責執(zhí)行公司員工出差實施細則。 負責公司銷售人員、美導的出差行程的統(tǒng)計及市場銷售的反饋信息統(tǒng)計。 做好電話話務工作，及時向各部門傳達電話內容及信件的收發(fā)。 做好來客接待。 后勤部 工作職責 4． 1 后勤部主管職責 人力資源管理：負責員工招聘培訓，離職及員工考核、制度政策的擬定工作。 嚴格按照售后服務部工作大綱提供優(yōu)質高效的售后服務。 定期與客戶保持溝通，建立良好穩(wěn)定的客戶關系。 實施并完成公司安排的促銷工作和駐店督導、技術服務、產品銷售、信息傳播。 負責客戶接待及電話咨詢、電話投訴及建議的處理 . 負責客戶各種配送及返點 . 負責與廠家溝通及訂貨 . 負 責各種會議申請及回復 . 負責掌握和了解市場信息及公司售后服務狀況。 接受和處理顧客的投訴并及時向相關部門反饋。 熟悉業(yè)務運作，掌握應酬技巧，以高度的熱情與責任感滿足來訪顧客的要求。 客服部工作職責 以顧客滿意為中心，時刻維護公司形象。 負責制定和實施經銷商促銷輔導計劃。 規(guī)劃各階段促銷策略以及統(tǒng)籌安排各顧客所申請的會議、活動并及時將安排通知綜合服務部。 定期和終端客戶保持聯系，建立良好的合作 關系。 負責講師團的組建工作。 市場售后服務部工作職責 市場售后服務部經理工作職責 實施并完成總公司安排的促銷工作和駐店督導、技術服務、產品銷售、信息傳播。 新產品資料的報告。 新客戶的開發(fā)。 掌握并收集市場上其它產品的價格體系、性能、行銷方式，提出改進方案和措施。 市場開拓部業(yè)務經理工作職責 營業(yè)目標的擬定及達成情況的報告。 整體把握市場發(fā)展動向，總結在市場運作中出現的問題，調整經營策略。 ，并加以整理后向總經理匯報。 市場開拓部的工作職責 市場開拓部經理的工作職責 根據公