【正文】 2. 夜間查崗（二級） 每周 2 次 每周 1 次 主管 工作現(xiàn)場的全面巡查 夜間查崗（三級）（公共秩序主管） 部門工作例會 崗位知識的培訓學習 物業(yè)管理知識的全面培訓學習 企業(yè)規(guī)章制度學習 業(yè)務知識、技能 /素質(zhì)考核 每天 1 次 每周 2 次 每周 1 次 每月 1 次 每月 1 次 每月 1 次 每季度 1 次 班長 對本班各崗位人員的工作 現(xiàn)場全面檢查 班組例會的組織召開 班組培訓學習的組織 每班次 1 次 每周 1 次 每周 1 次 。 六、日常工作管理監(jiān)控制度： 『學習改變?nèi)松? 四、檢查程序： 品質(zhì)檢查員到管理項目檢查完后，被處罰人在處罰項目處簽字認可，檢查結(jié)果由服務中心負責人簽字認可，并限時整改，一式兩份，服務中心存一份，另一份返回品質(zhì)部。 白天巡查，每個服務中心保證每周檢查至少一次；夜晚抽檢，各服務中心每周至少一次。 1 公司各項制度、通知及會議精神的落實。 各種記錄表格的填寫 征求業(yè)主意見； 1通過走訪業(yè)主、征求業(yè)主意見來收集服務中心的服務質(zhì)量達標情況，以便及時進行改進工作。 二、現(xiàn)場各項服務質(zhì)量的檢查 保潔區(qū)域內(nèi)衛(wèi)生是否達標； 綠化環(huán)境是否按標準進行維護保養(yǎng)； 『學習改變?nèi)松? 各部門考勤管理工作： ①各部門員工打卡或簽到情況； ②各部門員工在崗情況； 辦公秩序的管理： ①辦公環(huán)境衛(wèi)生、辦公室規(guī)范、整齊；②辦公人員工裝、胸卡；③在崗及工作情況。 如果沒有得到授權，不能查看他人郵箱內(nèi)容。 四、 郵箱管理 總辦負責按公司部門及崗位設置建立相應的郵箱。 為了減輕公司郵件的負荷，工作人員不要使用電子郵件系統(tǒng)傳送與工作無關的郵件。 『學習改變?nèi)松? 所有部門經(jīng)理及部門郵件管理人員在每天上班后、下班前必須查看郵件，以便及時閱讀和處理公司的信息。 對于請示、報告、申請、文件、討論稿等征求意 見性質(zhì)的郵件，被征求意見或被請示者為收件人，其他需要了解郵件內(nèi)容者為被抄送人。 篇幅中少于一百字的文字，直接作為電子郵件正文輸入。 做成功物業(yè)管理人！』 擬制： 審核： 審批： 電子郵件管理辦法 一、規(guī)范目的：高效規(guī)范的傳遞信息，盡快實現(xiàn)辦公自動 化 二、適用范圍：公司所有電子郵件及其傳遞和存檔 三、內(nèi)容： 郵件發(fā)送者應填寫主題，主題要求簡明扼要，凡是沒有主題的文件，收件人未及時閱讀或批復而造成的后果及責任，由郵件發(fā)送者按公司制度承擔。 做成功物業(yè)管理人！』 檔案借閱登記表 序號 借閱檔案 借閱 時間 借閱 期限 歸還 時間 借閱 部門 借閱人 備注 『學習改變?nèi)松? 九、檔案管理流程圖： 項目資料 ： 相關部門分類整理 列出清單 部門經(jīng)理審查簽字 項目結(jié)束后移交公司檔案員 檔案管理員歸類、編目組卷 『學習改變?nèi)松? 工程竣工驗收后，地產(chǎn)公司向物業(yè)公司提交整套工程資料，物業(yè)公司 專人接收并簽字確認。 對檔案管理工作每半年進行一次檢查，發(fā)現(xiàn)因管理不善，造成資料丟失、損壞的按照公司獎懲制度執(zhí)行，并且應采取一切補救措施。 七、附則 本規(guī)范的執(zhí)行監(jiān)督人為總辦檔案管理員。 按規(guī)定需要銷毀的，凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準，一般內(nèi)部檔案須經(jīng)總辦主任批準。 做成功物業(yè)管理人！』 的作用； 凡借閱檔案的人員，必須愛護檔案，不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫、批注，必須保證檔案的保密性，按時歸還，如有損壞、涂改、丟失等，應及時追查責任。以保證項目資料的完整，并節(jié)省公司人力、物力，縮短辦文時間； 部門撤消或變動，以及項目結(jié)束時，應將其檔案收集齊全，妥善整理，嚴格按類別、目錄順序?qū)μ柸胱帕姓b方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續(xù)； 檔案分電子文檔和實物存取文檔兩種； 檔案的保管期限分永久、長期、短期、臨時四種。 檔案管理員應經(jīng)常對檔案進行保管狀況檢查。部門檔案，由部門兼職檔案管理員分別收集本部門和本項目在工作中形成的歸檔材料，在項目結(jié)束或特定時期向總辦移交； 會計檔案由于其特殊性及重要性，會計憑證、報表、帳冊等財務資料由財務部根據(jù)國家財政部的有關政策歸檔和保管； 歸檔的檔案應齊全、完整、準確、系統(tǒng)；各種簽 證手續(xù)完備、字跡圖樣清晰； 本公司產(chǎn)生的和政府發(fā)文的各類歸檔材料都必須是原件；公司全體員工都應無條件按規(guī)定提交歸檔材料，任何人都不得將歸檔材料據(jù)為私有。 三、公司檔案歸檔范圍和要求 公司檔案的歸檔范圍，按其性質(zhì)劃分：公司的各種證、照、卡、各種行政文件，各個項目相關的證件、手續(xù)、合同、圖紙、竣工資料、驗收資料、獎牌、榮譽證書等。各部門的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業(yè)務結(jié)點，其基本職責： ①貫徹執(zhí)行公司有關檔案管理的系列規(guī)范，制定本部門檔案工作各項實施細則； ②負責收集本部門內(nèi)的檔案材料，并進行系統(tǒng)整理、編目、科學排列，做到查找方便，為各項工作『學習改變?nèi)松?其主要職責： ① 制定公司檔案管理制度、辦法、規(guī)范并指導、監(jiān)督和檢查各部門貫徹執(zhí)行情況； ② 對各部門的檔案管理工作進行經(jīng)常的檢查、指導和交流，加強檔案管理意識； ③ 組織培訓各部門兼職檔案管理員； ④ 負責公司級檔案的收集、整理和集中統(tǒng)一管理并積極提供利用； 部門應根 據(jù)本部門檔案數(shù)量、使用頻度、重要性等特點，設立部門內(nèi)的檔案柜或移交總辦進行檔案管理；各部門應按照規(guī)范設立檔案管理崗位，并指定兼職檔案管理員；兼職檔案管理員負責本部門內(nèi)的檔案收集、整理和集中統(tǒng)一管理工作。 各部門 都必須貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一人事檔案的原則，采取有效措施，集中統(tǒng)一管理本部門的檔案，以維護檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全有效利用。 做成功物業(yè)管理人！』 檔案管理制度 一、檔案管理 總則 公司檔案是指公司各個部門在從公司經(jīng)營管理等工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載，是公司管理工作的基本依據(jù)和有效憑證。 嚴禁各部門人員以無車為由，辦事不及時、拖拉而影響工作效率。 凡未經(jīng)部門經(jīng)理同意私自乘坐出租車的，所發(fā)生的費用一律不予報銷。 其他員工外出辦事，如路途在 3 公里（含 3 公里）以內(nèi)，可騎自行車或乘公交車，原則上不予乘坐出租車，否則發(fā)生的費用自理。 五、 信息管理的最終解釋權歸總辦，由總辦負責執(zhí)行。 各部門計算機開設一個普通級別信息共享地址以部門名稱命名。 四、信息共享平臺規(guī)范 各部門計算機標識以部門名稱命名。對于標題發(fā)布人承擔表達清晰準確的責任。 三、信息管理規(guī)范 信息發(fā)布按照標準格式發(fā)布，沒有標準格式的按照通常文書格式發(fā)布。包括信息在公司中層的傳遞、行、反饋、備案過程中的所有內(nèi)部信息。 『學習改變?nèi)松?包括在各部門經(jīng)理間的傳遞、執(zhí)行、反饋、備案過程中的所有內(nèi)部信息。絕密信息（一級）傳達部門：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總辦主任、財務經(jīng)理。 絕密信息（一級）指對公司發(fā)展方向、戰(zhàn)略方針、工作目標計劃、財務狀況等信息，以及對項目開發(fā)、工程的施工有重大影響的內(nèi)部高層信息。對于公司核心信息原來的信息內(nèi)容不得降級，可以采取按照工作步驟或者工作性質(zhì)制定實施細則。即對經(jīng)過審議通過可以傳達的信息直接對原內(nèi)容信息級別降級發(fā)布。 信息的發(fā)布方式實行降級發(fā)布制度。 ③保密信息（三級）。 ①絕 密信息（一級）。 其他各種物業(yè)行業(yè)、咨詢信息。 各類合同、協(xié)議表格樣本信息。 做成功物業(yè)管理人！』 信息管理制度 一、 本規(guī)范所指的信息包括： 公司各類圖紙、方案。 七、印章管理使用流程圖： 『學習改變?nèi)松?本辦法自發(fā)布之日起實施。 二類印章不涉及經(jīng)濟費用的蓋章管理流程： 經(jīng)辦人 (填申請表 )→部門經(jīng)理審核→總辦主任審批→印章管理人員蓋章→審批文件存檔。 五、 審批權限 一類及二類印章涉及費用的印章蓋章流程： 『學習改變?nèi)松? 任何人必須嚴格依照本辦法規(guī)定程序使用印章，未經(jīng)本辦法規(guī)定的程序，不得擅自使用。 公章及其他印章的使用決定權由公司總經(jīng)理根據(jù)實際工作需要進行授權。 公司總經(jīng)理對所有印章的使用擁有絕對決定權。 一類印章原則上不允許帶出公司，確因工作需要將印章帶出使用的，應事先填寫印章使用單，載明事項，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后由包括印章管理人在內(nèi)的兩人以上共同攜帶使用。 印章保管人員應對文件內(nèi)容和印章使用單上簽署的情況予以核對，無 誤后方可蓋章。 三、印章使用 公司將現(xiàn)有印章依據(jù)重要程度分為二類，其中一類章為涉及公司重要權利義務的印章，包括公章、合同專用章、財務章、法定代表人章；其余為二類章。 公司建立印章管理卡，專人領取和歸還印章時按要求在卡上予以登記。 二、印章的保管 公司依據(jù)印章的使用功能采取分級、分專業(yè)保管的辦法，各類印章由相應崗位專人依職權需要領取、保管。 做成功物業(yè)管理人！』 不必要事件的發(fā)生，維護公司的利益，制定本辦法。 做成功物業(yè)管理人！』 用戶投訴記錄表 部門 : 投訴時間 投訴姓名 地址 聯(lián)系電話 識別類型 『學習改變?nèi)松? 回訪 各部門接到的所有投訴處理完畢后，該部門主管須于三日內(nèi)進行跟蹤回訪，并在 《用戶投訴記錄表》跟蹤驗證一欄中詳細注明回訪的時間、方式、被回訪人姓名及用戶意見（如遇特殊情況不能及時回訪用戶時，應注明原因）。 ④被投訴班組或相關責任人員接到的投訴通知后，應立即與用戶聯(lián)系，并首先向用戶道歉。 ③部門經(jīng)理接到《用戶投訴記錄表》后， 判斷投訴是否有效。 C、對暫時不能解決的問題、不屬于服務范疇的問題也應給予合理