【正文】 If a document involved two or more departments, it should be countersigned by the relevant departments before it is reported to and approved by CEO/Executive 存檔行政辦公室應(yīng)及時(shí)將各類公文分類存檔，以便于查詢。The required procedure shall be satisfied if any department want to issue a document：（1）Submit to the Administrative Office,reported to and approved by CEO/Executive Director。Document should release and file by Administrative Office Processing should be timely, 公文格式 Document Format公文格式一般由發(fā)文部門、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、正文、印章、時(shí)間等部分組成。Administrative Office, the agency of document processing management, is responsible for document 公文應(yīng)由行政辦公室統(tǒng)一發(fā)布和歸檔。第四十四條 本制度自發(fā)布之日起施行。第四十二條 收發(fā)者不得閱讀與自己工作無(wú)關(guān)的公司公文。第四十條 各類文件的草稿和需清理的文件，應(yīng)及時(shí)銷毀。第三十九條 注意公文的安全性。第三十八條 公文的閱讀要限定范圍，除各部門主要負(fù)責(zé)人外一般只限于責(zé)任人。第八章 公文的保密第三十六條 公文處理工作須嚴(yán)格執(zhí)行公司有關(guān)保密規(guī)定，確保公司機(jī)密安全。銷毀秘密公文，應(yīng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷。不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。上級(jí)單位的公文，除絕密級(jí)和注明不得翻印的以外，經(jīng)總裁辦主任/總經(jīng)辦主任批準(zhǔn)，可以翻印。查閱一般的文件、資料，由保管人員負(fù)責(zé)辦理；凡屬涉密文件、資料，須經(jīng)本部門經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱。已歸檔的文件、資料為中心檔案資料，查閱時(shí)按照中心《檔案借閱制度規(guī)定》執(zhí)行。公文歸檔，應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征、機(jī)構(gòu)、問(wèn)題等分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，以便于保管和利用。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。第三十一條 歸檔。在辦理過(guò)程中，各職能中心、各下屬分公司總經(jīng)辦應(yīng)指定專人及時(shí)登錄，確保及時(shí)收取公文。各下屬分公司下發(fā)公文，必須同時(shí)抄報(bào)公司董事長(zhǎng)/黨委書記/總裁/副總裁/總裁辦主任及業(yè)務(wù)相關(guān)部門，以便協(xié)辦或查考。第二十八條 公文的發(fā)文流程：（一）公司公文簽發(fā)流程：編制（文件起草部門）→部門外會(huì)簽（可缺?。鷮徍耍ǜ髀毮苤行目偙O(jiān)/總裁辦主任）→會(huì)審（主管副總裁會(huì)審）→審批（董事長(zhǎng)/總裁）→編號(hào)下發(fā)（總裁辦/各職能中心）→備案（總裁辦/各職能中心）。公文處理制度第二十七條 備案。第二十六條 督辦。第二十五條 發(fā)送。第二十四條 用印。第二十三條 繕印。經(jīng)辦公室編號(hào)后的文稿，采用A4國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的正式紅頭文紙印制、蓋章后發(fā)送。公文處理制度第二十二條 編號(hào)。第二十一條 簽發(fā)。第二十條 會(huì)簽。以公司名義發(fā)文的由總裁辦主任核稿；以各職能中心名義發(fā)文，由職能中心總監(jiān)核稿；以分公司名義發(fā)文，由分公司總經(jīng)辦主任核稿；相關(guān)公司部門聯(lián)合行文，由主辦部門負(fù)責(zé)人或公司主管領(lǐng)導(dǎo)核稿。擬稿的基本要求：（一）要符合國(guó)家的法律法規(guī)和方針政策及有關(guān)規(guī)定；符合公司的章程及有關(guān)規(guī)定；（二）文稿必須情況確實(shí)、觀點(diǎn)明確、表達(dá)準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清楚、文字精煉、字詞規(guī)范、標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求剪短；（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文公司的職權(quán)和與主送公司的行文關(guān)系確定；（四）公文內(nèi)容一般由份號(hào)、秘級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、公文處理制度發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期、主頁(yè)碼等18項(xiàng)要素組成。第十八條 擬稿。參照上面的批辦、承辦、催辦程序執(zhí)行。（二）總經(jīng)辦收文：涉及公司整體工作，需要董事長(zhǎng)、黨委書記、總裁審批的轉(zhuǎn)總裁辦，按上面程序執(zhí)行。只涉及職能工作的交主管副總裁審批。緊急或重要的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)、重點(diǎn)催辦，一般公文應(yīng)當(dāng)定期催辦，做到件件有結(jié)果，并及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋。第十五條 催辦。對(duì)不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)將來(lái)文退還給總裁辦，并需附上說(shuō)明。第十四條 承辦。批辦完成直接退往總裁辦，不得將文件直接交給承辦部門或原報(bào)送部門。第十三條 批辦。（三）總經(jīng)辦收文：涉及公司整體工作，需要董事長(zhǎng)、黨委書記、總裁審批的轉(zhuǎn)總裁辦，按上面程序執(zhí)行。（二）職能中心收文：涉及公司整體工作，需要董事長(zhǎng)、黨委書記、總裁審批的轉(zhuǎn)總裁辦，按上面程序執(zhí)行。對(duì)屬于董事長(zhǎng)、黨委書記或總裁審批權(quán)限的事項(xiàng)，簽發(fā)給董事長(zhǎng)、黨委書記或總裁；對(duì)公文處理制度于來(lái)文內(nèi)容不能明確對(duì)應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)班子成員分工的，分發(fā)給董事長(zhǎng)或總裁確定。第十二條 分發(fā)、擬辦。第十一條 簽收、登記。（五）能用簡(jiǎn)報(bào)、電話、便函等形式解決的事宜盡量不正式行 文。（三）個(gè)人講話一般不以正式文件的形式印發(fā)。第九條 不能行文的幾種情況：（一）不能對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人行文（特別是請(qǐng)示、報(bào)告，不能出現(xiàn) 領(lǐng)導(dǎo)姓名）。公文處理制度（八）正式公文須以“紅頭文件”上報(bào)。（六）公司各職能部、各下屬分公司可以聯(lián)合行文。（四）涉密公文的行文規(guī)則：“明來(lái)明復(fù)，密來(lái)密復(fù)”；主件和附件的秘密等級(jí)一致。（二）依據(jù)職責(zé)范圍行文：完全屬于職責(zé)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，可直接行文；屬于職責(zé)范圍之內(nèi)，但涉及其他部門職責(zé)的事項(xiàng)，應(yīng)與涉及部門協(xié)商一致，進(jìn)行會(huì)簽。第五章 行文規(guī)則第八條 行文原則（一）依據(jù)隸屬關(guān)系行文：一般情況下，下級(jí)單位不得越級(jí)行文，尤其不應(yīng)越級(jí)請(qǐng)示問(wèn)題。裝訂時(shí)，公文紙右側(cè)與下邊對(duì)齊，統(tǒng)一在左側(cè)裝訂，訂2顆訂書釘，書釘位置距左側(cè)邊沿1CM和距上、下邊5CM的交匯處。包括印發(fā)范圍和公文印數(shù)。標(biāo)注在發(fā)文日期和印發(fā)說(shuō)明之間，并按照規(guī)定標(biāo)引，最多不超過(guò)五個(gè)。用印應(yīng)當(dāng)上不壓正文，下壓成文日期。成文日期使用漢字，并標(biāo)明年、月、日，零寫為“０”。（八）成文日期一般署會(huì)議通過(guò)或者領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期，聯(lián)合行文署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期。（七）發(fā)文單位標(biāo)注在正文下面偏右。（六）附件對(duì)正文具有補(bǔ)充、說(shuō)明性的附加文字材料，應(yīng)當(dāng)置于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后發(fā)文日期之前注明附件順序和名稱。字距、行距要清晰。要求情況確實(shí)、觀點(diǎn)明確、文字精煉。如需同時(shí)送其他單位，可用抄送形式。主送單位名稱應(yīng)為全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱，公文處理制度排列順序力求相對(duì)統(tǒng)—。標(biāo)題除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不使用標(biāo)點(diǎn)符合。公文應(yīng)在發(fā)文字號(hào)右側(cè)標(biāo)注“簽發(fā)人”，“簽發(fā)人”后面標(biāo)注簽發(fā)人姓名，發(fā)文字號(hào)的標(biāo)注放在左側(cè)。（二）發(fā)文字號(hào)由發(fā)文單位代字、發(fā)文和發(fā)文順序號(hào)組成，標(biāo)注于版頭下方居中。第四章 公文格式第七條 公文一般由版頭、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文單位、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、主題詞、抄送單位和印發(fā)份數(shù)等部分組成。（三）公司各下屬分公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)屬地地方政府相關(guān)職能部門的外來(lái)文件，負(fù)責(zé)接收、處理、宣貫和落實(shí)公司轉(zhuǎn)發(fā)的外來(lái)文件和公司下發(fā)的規(guī)章制度、工作指令、通知、通報(bào)等文件；負(fù)責(zé)處理以分公司名義上報(bào)、下發(fā)的公文文件。（一）公司總裁辦負(fù)責(zé)接收和處理公司層面的外來(lái)文件，接收和處理公司內(nèi)部各職能中心和下屬分公司對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的請(qǐng)示、報(bào)告，負(fù)責(zé)處理以公司名義上報(bào)、下發(fā)的公文文件。負(fù)責(zé)指導(dǎo)各職能中心和各下屬分公司的公文處理工作。具體包括：公司下發(fā)的公文；各下屬分公司上報(bào)或下發(fā)的公文；公司各職能中心上報(bào)或下發(fā)的公文；公司及各下屬分公司對(duì)外（包括政府機(jī)關(guān)、其他事業(yè)單位）往來(lái)公文等。（十二）會(huì)議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。（十）意見：適用于對(duì)重要問(wèn)題提出建議和處理辦法。請(qǐng)示和報(bào)告要分開，請(qǐng)示問(wèn)題應(yīng)做到一文一事，報(bào)告中不得帶請(qǐng)示問(wèn)題。（七）報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。（五）通知：適用于批轉(zhuǎn)各部門的公文，轉(zhuǎn)發(fā)政府機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求各部門辦理、周知或執(zhí)行的事項(xiàng)，任免和聘用干部。（三）決議：適用于經(jīng)董事會(huì)、總裁辦公會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)等重要會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹執(zhí)行的重要決策事項(xiàng)。（一）規(guī)定：為處理某種事項(xiàng)、開展某種工作而提出的要求、規(guī)范。（五）平行文—是指外部平級(jí)單位，或公司內(nèi)部各部門間聯(lián)系業(yè)務(wù)或往來(lái)活動(dòng)的知照性文件，文種有“函”。（三）上行文—是指**公司，或各下屬分公司/各職能中心向**，報(bào)送的請(qǐng)求指示、匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢問(wèn)等所用的公文，文種有“請(qǐng)示、報(bào)告”。（一）外來(lái)公文—指政府部門、行業(yè)協(xié)會(huì)、上級(jí)單位等外企事業(yè)單位（轉(zhuǎn)）發(fā)給公司的公文。公文是傳達(dá)黨和國(guó)家的方針政策、發(fā)布和執(zhí)行企業(yè)規(guī)章制度、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、指導(dǎo)和布置及商洽工作、報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。第二條 本制度適用范圍為公司及分公司、全資子公司、控股子公司；參股子公司參照本制度執(zhí)行。存檔：領(lǐng)導(dǎo)交辦事務(wù)辦理過(guò)程中，如形成文字材料的，要把相關(guān)材料在3個(gè)工作日內(nèi)整理并存檔。結(jié)果：按時(shí)、按質(zhì)、按量地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)，做到事事有結(jié)果。在辦理過(guò)程中要適時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理進(jìn)展情況。辦理及反饋：承辦人員要按及時(shí)快捷的原則，抓緊辦理交辦事項(xiàng)。(五)工作程序交辦：某地安委辦領(lǐng)導(dǎo)（局領(lǐng)導(dǎo)）和人秘股發(fā)出辦理事務(wù)的指令。各業(yè)務(wù)股除辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)外，還要督促檢查落實(shí)相關(guān)事務(wù)的辦理情況。(三)職責(zé)某地安委辦主任（人秘股股長(zhǎng)）負(fù)責(zé)辦理某地安委會(huì)主任、副主任（局長(zhǎng)、副局長(zhǎng)）及其他上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)事務(wù)，并負(fù)責(zé)組織實(shí)施。三、事務(wù)辦理的程序和標(biāo)準(zhǔn)(一)目的通過(guò)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)及其它一般事務(wù)的辦理過(guò)程進(jìn)行有效控制，規(guī)范辦事程序，提高辦事效率，把領(lǐng)導(dǎo)工作意圖落到實(shí)處。存檔。參會(huì)記錄人員應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)草擬會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)股室負(fù)責(zé)人審核和人秘股核稿后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，由會(huì)議主持人簽發(fā)。會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議記錄人員應(yīng)具有良好的文字功底和邏輯思維能力，能獨(dú)立記錄并具有較強(qiáng)的匯總概括能力。會(huì)議入場(chǎng)時(shí)參會(huì)人員應(yīng)簽到。會(huì)場(chǎng)布置和服務(wù)有特殊要求的按特殊要求準(zhǔn)備。會(huì)場(chǎng)布置由人秘股負(fù)責(zé)，有關(guān)部門或股室協(xié)調(diào)做好，會(huì)場(chǎng)形式應(yīng)根據(jù)不同會(huì)議而定，一般情況下，會(huì)場(chǎng)布置應(yīng)包括會(huì)標(biāo)(橫幅)設(shè)置、主席臺(tái)設(shè)置、座位放置、臺(tái)卡擺放、音響安置、鮮花擺設(shè)等。會(huì)議材料應(yīng)于會(huì)前呈相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定。會(huì)議材料由人秘股準(zhǔn)備，會(huì)議材料應(yīng)緊扣會(huì)議主題，體現(xiàn)并確保會(huì)議能達(dá)到預(yù)期效果。會(huì)議通知一般包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議要求及聯(lián)系人等，會(huì)議通知由人秘股負(fù)責(zé)，相關(guān)股室配合并做好通知記錄，負(fù)責(zé)落實(shí)參會(huì)人員名單。(五)工作程序會(huì)議確定：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的工作需求，確定會(huì)議召開的時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議范圍、主報(bào)告人、發(fā)言人、主持人和參會(huì)人員。各股室負(fù)責(zé)相應(yīng)會(huì)議的材料準(zhǔn)備、會(huì)議通知等會(huì)務(wù)工作；人秘股負(fù)責(zé)全某地綜合性大型會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置及會(huì)務(wù)后勤工作，相關(guān)業(yè)務(wù)股室協(xié)助做好會(huì)場(chǎng)布置。(二)適用范圍適用于某地安監(jiān)局或某地安領(lǐng)辦負(fù)責(zé)的各類會(huì)議。存檔：公文印發(fā)后，要將文件原稿、簽發(fā)件及正式文件3份存檔，承辦股室存1份。校對(duì)完畢后，應(yīng)簽署校對(duì)人姓名和日期。（2）經(jīng)校核的公文，由人秘股出公文校樣，才能付??；校對(duì)人員應(yīng)對(duì)公文進(jìn)行全面校對(duì)，包括文種、格式、文號(hào)、文字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、發(fā)文范圍等，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)作技術(shù)處理。其他審批人圈閱