【正文】 If a document involved two or more departments, it should be countersigned by the relevant departments before it is reported to and approved by CEO/Executive 存檔行政辦公室應(yīng)及時將各類公文分類存檔，以便于查詢。The required procedure shall be satisfied if any department want to issue a document：（1）Submit to the Administrative Office,reported to and approved by CEO/Executive Director。Document should release and file by Administrative Office Processing should be timely, 公文格式 Document Format公文格式一般由發(fā)文部門、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、正文、印章、時間等部分組成。Administrative Office, the agency of document processing management, is responsible for document 公文應(yīng)由行政辦公室統(tǒng)一發(fā)布和歸檔。第四十四條 本制度自發(fā)布之日起施行。第四十二條 收發(fā)者不得閱讀與自己工作無關(guān)的公司公文。第四十條 各類文件的草稿和需清理的文件，應(yīng)及時銷毀。第三十九條 注意公文的安全性。第三十八條 公文的閱讀要限定范圍，除各部門主要負(fù)責(zé)人外一般只限于責(zé)任人。第八章 公文的保密第三十六條 公文處理工作須嚴(yán)格執(zhí)行公司有關(guān)保密規(guī)定，確保公司機(jī)密安全。銷毀秘密公文，應(yīng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷。不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。公文復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。上級單位的公文，除絕密級和注明不得翻印的以外，經(jīng)總裁辦主任/總經(jīng)辦主任批準(zhǔn)，可以翻印。查閱一般的文件、資料，由保管人員負(fù)責(zé)辦理；凡屬涉密文件、資料，須經(jīng)本部門經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱。已歸檔的文件、資料為中心檔案資料，查閱時按照中心《檔案借閱制度規(guī)定》執(zhí)行。公文歸檔，應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征、機(jī)構(gòu)、問題等分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，以便于保管和利用。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。第三十一條 歸檔。在辦理過程中，各職能中心、各下屬分公司總經(jīng)辦應(yīng)指定專人及時登錄，確保及時收取公文。各下屬分公司下發(fā)公文，必須同時抄報公司董事長/黨委書記/總裁/副總裁/總裁辦主任及業(yè)務(wù)相關(guān)部門，以便協(xié)辦或查考。第二十八條 公文的發(fā)文流程：（一）公司公文簽發(fā)流程：編制（文件起草部門）→部門外會簽（可缺?。鷮徍耍ǜ髀毮苤行目偙O(jiān)/總裁辦主任）→會審（主管副總裁會審）→審批（董事長/總裁）→編號下發(fā)（總裁辦/各職能中心）→備案（總裁辦/各職能中心）。公文處理制度第二十七條 備案。第二十六條 督辦。第二十五條 發(fā)送。第二十四條 用印。第二十三條 繕印。經(jīng)辦公室編號后的文稿，采用A4國際標(biāo)準(zhǔn)的正式紅頭文紙印制、蓋章后發(fā)送。公文處理制度第二十二條 編號。第二十一條 簽發(fā)。第二十條 會簽。以公司名義發(fā)文的由總裁辦主任核稿；以各職能中心名義發(fā)文，由職能中心總監(jiān)核稿；以分公司名義發(fā)文，由分公司總經(jīng)辦主任核稿；相關(guān)公司部門聯(lián)合行文，由主辦部門負(fù)責(zé)人或公司主管領(lǐng)導(dǎo)核稿。擬稿的基本要求：（一）要符合國家的法律法規(guī)和方針政策及有關(guān)規(guī)定；符合公司的章程及有關(guān)規(guī)定；（二）文稿必須情況確實、觀點明確、表達(dá)準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清楚、文字精煉、字詞規(guī)范、標(biāo)點正確，篇幅力求剪短；（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文公司的職權(quán)和與主送公司的行文關(guān)系確定；（四）公文內(nèi)容一般由份號、秘級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、公文處理制度發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期、主頁碼等18項要素組成。第十八條 擬稿。參照上面的批辦、承辦、催辦程序執(zhí)行。（二）總經(jīng)辦收文：涉及公司整體工作，需要董事長、黨委書記、總裁審批的轉(zhuǎn)總裁辦，按上面程序執(zhí)行。只涉及職能工作的交主管副總裁審批。緊急或重要的公文應(yīng)當(dāng)及時、重點催辦，一般公文應(yīng)當(dāng)定期催辦，做到件件有結(jié)果，并及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋。第十五條 催辦。對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的事項，應(yīng)當(dāng)及時將來文退還給總裁辦，并需附上說明。第十四條 承辦。批辦完成直接退往總裁辦，不得將文件直接交給承辦部門或原報送部門。第十三條 批辦。（三）總經(jīng)辦收文：涉及公司整體工作，需要董事長、黨委書記、總裁審批的轉(zhuǎn)總裁辦，按上面程序執(zhí)行。（二）職能中心收文：涉及公司整體工作，需要董事長、黨委書記、總裁審批的轉(zhuǎn)總裁辦，按上面程序執(zhí)行。對屬于董事長、黨委書記或總裁審批權(quán)限的事項，簽發(fā)給董事長、黨委書記或總裁；對公文處理制度于來文內(nèi)容不能明確對應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)班子成員分工的，分發(fā)給董事長或總裁確定。第十二條 分發(fā)、擬辦。第十一條 簽收、登記。（五）能用簡報、電話、便函等形式解決的事宜盡量不正式行 文。（三）個人講話一般不以正式文件的形式印發(fā)。第九條 不能行文的幾種情況：（一）不能對領(lǐng)導(dǎo)者個人行文（特別是請示、報告，不能出現(xiàn) 領(lǐng)導(dǎo)姓名）。公文處理制度（八）正式公文須以“紅頭文件”上報。（六）公司各職能部、各下屬分公司可以聯(lián)合行文。（四）涉密公文的行文規(guī)則：“明來明復(fù)，密來密復(fù)”；主件和附件的秘密等級一致。（二）依據(jù)職責(zé)范圍行文：完全屬于職責(zé)范圍內(nèi)的事項，可直接行文；屬于職責(zé)范圍之內(nèi)，但涉及其他部門職責(zé)的事項，應(yīng)與涉及部門協(xié)商一致，進(jìn)行會簽。第五章 行文規(guī)則第八條 行文原則（一）依據(jù)隸屬關(guān)系行文：一般情況下，下級單位不得越級行文，尤其不應(yīng)越級請示問題。裝訂時，公文紙右側(cè)與下邊對齊，統(tǒng)一在左側(cè)裝訂，訂2顆訂書釘，書釘位置距左側(cè)邊沿1CM和距上、下邊5CM的交匯處。包括印發(fā)范圍和公文印數(shù)。標(biāo)注在發(fā)文日期和印發(fā)說明之間，并按照規(guī)定標(biāo)引，最多不超過五個。用印應(yīng)當(dāng)上不壓正文，下壓成文日期。成文日期使用漢字，并標(biāo)明年、月、日，零寫為“０”。（八）成文日期一般署會議通過或者領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期，聯(lián)合行文署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期。（七）發(fā)文單位標(biāo)注在正文下面偏右。（六）附件對正文具有補(bǔ)充、說明性的附加文字材料，應(yīng)當(dāng)置于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后發(fā)文日期之前注明附件順序和名稱。字距、行距要清晰。要求情況確實、觀點明確、文字精煉。如需同時送其他單位，可用抄送形式。主送單位名稱應(yīng)為全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱，公文處理制度排列順序力求相對統(tǒng)—。標(biāo)題除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不使用標(biāo)點符合。公文應(yīng)在發(fā)文字號右側(cè)標(biāo)注“簽發(fā)人”，“簽發(fā)人”后面標(biāo)注簽發(fā)人姓名，發(fā)文字號的標(biāo)注放在左側(cè)。（二）發(fā)文字號由發(fā)文單位代字、發(fā)文和發(fā)文順序號組成，標(biāo)注于版頭下方居中。第四章 公文格式第七條 公文一般由版頭、秘密等級、緊急程度、發(fā)文單位、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、主題詞、抄送單位和印發(fā)份數(shù)等部分組成。（三）公司各下屬分公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)屬地地方政府相關(guān)職能部門的外來文件，負(fù)責(zé)接收、處理、宣貫和落實公司轉(zhuǎn)發(fā)的外來文件和公司下發(fā)的規(guī)章制度、工作指令、通知、通報等文件；負(fù)責(zé)處理以分公司名義上報、下發(fā)的公文文件。（一）公司總裁辦負(fù)責(zé)接收和處理公司層面的外來文件，接收和處理公司內(nèi)部各職能中心和下屬分公司對領(lǐng)導(dǎo)的請示、報告，負(fù)責(zé)處理以公司名義上報、下發(fā)的公文文件。負(fù)責(zé)指導(dǎo)各職能中心和各下屬分公司的公文處理工作。具體包括：公司下發(fā)的公文；各下屬分公司上報或下發(fā)的公文；公司各職能中心上報或下發(fā)的公文；公司及各下屬分公司對外（包括政府機(jī)關(guān)、其他事業(yè)單位）往來公文等。（十二）會議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。（十）意見：適用于對重要問題提出建議和處理辦法。請示和報告要分開，請示問題應(yīng)做到一文一事，報告中不得帶請示問題。（七）報告：適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。（五）通知：適用于批轉(zhuǎn)各部門的公文，轉(zhuǎn)發(fā)政府機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求各部門辦理、周知或執(zhí)行的事項，任免和聘用干部。（三）決議：適用于經(jīng)董事會、總裁辦公會、總經(jīng)理辦公會等重要會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的重要決策事項。（一）規(guī)定：為處理某種事項、開展某種工作而提出的要求、規(guī)范。（五）平行文—是指外部平級單位，或公司內(nèi)部各部門間聯(lián)系業(yè)務(wù)或往來活動的知照性文件，文種有“函”。（三）上行文—是指**公司，或各下屬分公司/各職能中心向**，報送的請求指示、匯報工作、反映情況、答復(fù)詢問等所用的公文，文種有“請示、報告”。（一）外來公文—指政府部門、行業(yè)協(xié)會、上級單位等外企事業(yè)單位（轉(zhuǎn)）發(fā)給公司的公文。公文是傳達(dá)黨和國家的方針政策、發(fā)布和執(zhí)行企業(yè)規(guī)章制度、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)和布置及商洽工作、報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具。第二條 本制度適用范圍為公司及分公司、全資子公司、控股子公司；參股子公司參照本制度執(zhí)行。存檔：領(lǐng)導(dǎo)交辦事務(wù)辦理過程中，如形成文字材料的，要把相關(guān)材料在3個工作日內(nèi)整理并存檔。結(jié)果：按時、按質(zhì)、按量地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項，做到事事有結(jié)果。在辦理過程中要適時向領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理進(jìn)展情況。辦理及反饋：承辦人員要按及時快捷的原則，抓緊辦理交辦事項。(五)工作程序交辦：某地安委辦領(lǐng)導(dǎo)（局領(lǐng)導(dǎo)）和人秘股發(fā)出辦理事務(wù)的指令。各業(yè)務(wù)股除辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)外，還要督促檢查落實相關(guān)事務(wù)的辦理情況。(三)職責(zé)某地安委辦主任（人秘股股長）負(fù)責(zé)辦理某地安委會主任、副主任（局長、副局長）及其他上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項事務(wù)，并負(fù)責(zé)組織實施。三、事務(wù)辦理的程序和標(biāo)準(zhǔn)(一)目的通過對領(lǐng)導(dǎo)交辦事項及其它一般事務(wù)的辦理過程進(jìn)行有效控制，規(guī)范辦事程序，提高辦事效率，把領(lǐng)導(dǎo)工作意圖落到實處。存檔。參會記錄人員應(yīng)在1個工作日內(nèi)草擬會議紀(jì)要，經(jīng)股室負(fù)責(zé)人審核和人秘股核稿后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審核，由會議主持人簽發(fā)。會議紀(jì)要。會議記錄人員應(yīng)具有良好的文字功底和邏輯思維能力，能獨立記錄并具有較強(qiáng)的匯總概括能力。會議入場時參會人員應(yīng)簽到。會場布置和服務(wù)有特殊要求的按特殊要求準(zhǔn)備。會場布置由人秘股負(fù)責(zé)，有關(guān)部門或股室協(xié)調(diào)做好，會場形式應(yīng)根據(jù)不同會議而定，一般情況下，會場布置應(yīng)包括會標(biāo)(橫幅)設(shè)置、主席臺設(shè)置、座位放置、臺卡擺放、音響安置、鮮花擺設(shè)等。會議材料應(yīng)于會前呈相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定。會議材料由人秘股準(zhǔn)備，會議材料應(yīng)緊扣會議主題，體現(xiàn)并確保會議能達(dá)到預(yù)期效果。會議通知一般包括會議時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容、會議要求及聯(lián)系人等，會議通知由人秘股負(fù)責(zé)，相關(guān)股室配合并做好通知記錄，負(fù)責(zé)落實參會人員名單。(五)工作程序會議確定：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的工作需求，確定會議召開的時間、地點、會議范圍、主報告人、發(fā)言人、主持人和參會人員。各股室負(fù)責(zé)相應(yīng)會議的材料準(zhǔn)備、會議通知等會務(wù)