【正文】 （三）是數(shù)字書寫形式不統(tǒng)一?！?合同中的“大樹”、“小樹”問題1某省漲工資的文件中約定漲工資條件是“工齡較長的；工資較低的；貢獻較大的”八、語言、語氣與文種不符一般說，上行文——尊重、請求、誠懇、實在下行文——莊重嚴(yán)肅、語氣嚴(yán)厲、沒有商量、毋庸質(zhì)疑平行文——態(tài)度誠摯、平等商洽、謙恭有禮九、數(shù)字使用不統(tǒng)一公文使用數(shù)字概念模糊，書寫形式雜亂和不準(zhǔn)確，主要有以下幾種情況：（一）數(shù)字概念不清楚。1振興鞋廠生產(chǎn)的拖鞋由宏遠外貿(mào)公司收購10萬雙皮鞋由百貨公司收購。（主客倒置）要提高教學(xué)質(zhì)量，必須不斷地提高師資水平和教學(xué)設(shè)備。要求各鄉(xiāng)鄉(xiāng)長本月15日前來縣政府招待所參加會議。（兩面對一面）這個經(jīng)驗值得文秘人員和秘書們的重視。（自相矛盾）這個文化站已成為教育和幫助后進青年，挽救和培養(yǎng)失足青年的場所，多次受到上級領(lǐng)導(dǎo)表彰。（搭配不當(dāng)）根據(jù)“三個代表”的要求，大力推進技術(shù)革新，完善了內(nèi)部機制。（四）語序不當(dāng)。（二）成分多余。(四)濫用模糊詞語。(二)生造詞語。(三)年份不使用公元紀(jì)年。六、時間表述含糊(一)用時間代名詞而不用具體日期。二是排名次序混亂。四、提法不當(dāng)有的公文提出一些未經(jīng)仔細推敲的方針、口號、任務(wù)，而這些方針、口號、任務(wù)又往往與黨和國家在某一時期的工作方針相違背，從而造成一定的混亂。（三）請示一文多事。三、行文規(guī)則混亂（一）越級行文。規(guī)定為： 第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。此文是屬于請示性公文，“報告”兩字應(yīng)改為“請示”。例3的標(biāo)題顯然是學(xué)院下屬單位向上級主管部門請求解決經(jīng)費的問題?！秶倚姓C關(guān)公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等應(yīng)用“函””。正確的作法應(yīng)是將“報告”兩字替換為“請示”。例***關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會所需經(jīng)費的報告。請示、函、報告三者混淆例***關(guān)于申請解決更換一臺鍋爐并大修一臺鍋爐的報告。例5缺賓語。例4的標(biāo)題有多項錯誤：動賓搭配不當(dāng)，標(biāo)題限定部分“加快和發(fā)展”的賓語應(yīng)是“普通高校教育體制改革”而不能是“若干問題”。此標(biāo)題“加快發(fā)展”的賓語應(yīng)是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱文件內(nèi)容有“決定采取以下措施”等語，應(yīng)使用“決定”、“規(guī)定”。此標(biāo)題中心詞為“試行辦法”，其限定部分為“關(guān)于”引導(dǎo)的介詞詞組，“進一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策”，“搞活”的賓語應(yīng)是“企業(yè)”而不能是“有關(guān)政策”，“有關(guān)政策”緊接賓語之后，則需要另有一個動詞與之搭配，因為“政策”只能是貫徹執(zhí)行，而不能是“試行”，“試行”的只能是“辦法”而不能是“政策”。以標(biāo)題中四個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，其辦文意圖應(yīng)是面向全國各單位的，但也可理解為只是面向本系統(tǒng)，易產(chǎn)生歧義，其原因是在發(fā)文機關(guān)與理由之間缺少了介詞“關(guān)于”，應(yīng)補上。例***高校關(guān)于認(rèn)真做好一九九四年表彰優(yōu)秀教師和教育工作者的通知。例***高校關(guān)于加快發(fā)展本院彩色印刷品生產(chǎn)若干措施的通知。結(jié)合具體病例分析如下：語句不合語法規(guī)范 例***部、***部、***部、***部優(yōu)先提高有突出貢獻的中青年科學(xué)技術(shù)管理專家生活待遇的通知。據(jù)此，須精心制作。特此報告 特此函告 特此函復(fù) 特此通知此據(jù) 謹(jǐn)此此致（不是行禮的意思，不必再加敬禮）表示希望和要求的結(jié)尾詞為盼（上行文），為荷（平行文）荷代表感激、感謝，為要（下行文）致意性結(jié)尾詞謝謝合作、致以敬禮、謹(jǐn)致謝意（港臺用法）順致最良好的祝愿、致以誠摯的問候值此 按第五篇：公文寫作注意事項公文寫作注意事項一、文種使用不當(dāng)有的公文作者不了解或不會正確運用確切的文種，以致長期只使用通知、決定等二三個公文，其余文種一概不用；有的公告、通告、通報分不清，望文生義去應(yīng)用；有的不知公文中報告與請示是兩種不同的文種，經(jīng)常混淆不清，使用時張冠李戴或干脆寫成“請示報告”；有的不知有命令（令）、批示函、會議紀(jì)要等公文，遇到該使用這些公文的場合則都用通知等公文去代替。悉 指導(dǎo)性：收悉、敬悉、謹(jǐn)悉致意性：欣悉、驚悉、電悉、獲悉表示置發(fā)文種目的：為、為了置發(fā)文件的理由：由于、鑒于、茲因（三）承轉(zhuǎn)詞：承接上文轉(zhuǎn)入下文據(jù)此、為此、故此、鑒此。依據(jù)、按照、依照、遵照、根據(jù)，用這種詞時先引標(biāo)題再引發(fā)文字號。如：會議聽取了同志關(guān)于的報告，經(jīng)討論決定……會議聽取了同志關(guān)于的報告，指出，會議決定……例會紀(jì)要不要寫得過長?？砂褧h決定事項分成幾個問題，每個問題用小標(biāo)題區(qū)分開。會議紀(jì)要可先寫背景再寫結(jié)論，也可以反過來，但不可以安全按照會議程序來寫。特別重要的會議紀(jì)要要經(jīng)與會者討論并取得認(rèn)可。記錄重點：上級領(lǐng)導(dǎo)講話，大會的發(fā)言，例會依靠會議記錄。（4）議題，并對會議成果進行簡要評價。（1）為什么召開？（2）會議名稱。會議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)標(biāo)題：會議名稱＋文種成文日期：標(biāo)題右下方正文：會議的基本情況例會寫法：主采用條款式寫法，分條例項紀(jì)要不寫缺席人、記錄人，主持人、參加人、列席人不但要寫姓名，還要寫職務(wù)，注意人名排序。憑證性、協(xié)議性、信息交流性。會議紀(jì)要是原始素材，不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審查，而會議紀(jì)要必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審查。（二）會議紀(jì)要1987年出臺的文種，概念：用于記載和傳達會議情況和既定事項特點：會議紀(jì)要不加蓋公章。（6）上報請示應(yīng)在簽發(fā)人之外還注明聯(lián)系人、聯(lián)系電話。（4）聯(lián)合上報的請示必須協(xié)商一致，會簽手續(xù)齊備（如兩個院長都要在發(fā)文稿紙上簽字）。（2）只報送一個單位。寫請示時語言要樸實、明白，盡量不要用形容詞?？梢杂迷黾痈郊霓k法使請示本身寫的簡明扼要。真實性即維護請示事實的全面真實。維護請示內(nèi)容的合理性和真實性。請示事項：就是請示什么，注意一定要事前請示；一文一事；對所請示問題要預(yù)先提出議案、解決問題辦法；所請示問題一定要屬于本機關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)的確實無力或無權(quán)解決的事情；內(nèi)容要明確具體。三部分：請示理由、請示事項、行文的具體要求。主送機關(guān)：報送一個機關(guān)，不送給領(lǐng)導(dǎo)人。請示的結(jié)構(gòu)（1）標(biāo)題。印發(fā)機關(guān)辦公室負(fù)有合稿的責(zé)任，哪天付印哪天就是印發(fā)日期。外單位抄送來的公文，不要轉(zhuǎn)抄、轉(zhuǎn)送。公文內(nèi)容涉及到有關(guān)機關(guān)職能配合時，應(yīng)抄送有關(guān)機關(guān)。上級機關(guān)向受雙層領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文時，如有必要應(yīng)把文件抄送給下級機關(guān)的另一個上級機關(guān)。如醫(yī)院下發(fā)文件應(yīng)抄送給衛(wèi)生局。抄送機關(guān)：抄送機關(guān)：需要了解公文機關(guān)，必要時給予配合的單位，不負(fù)責(zé)辦理答復(fù)公文。數(shù)量：加上類別詞不要超過六個順序：先標(biāo)類別詞（文件所屬大類），再標(biāo)類屬詞（反映文件內(nèi)容的詞），最后標(biāo)反映文件形式的詞（文種）文件內(nèi)容：主體因素、通用因素、時間因素、位置因素。如果用到譯名時，應(yīng)同新華社的叫法。主題詞不要選多義詞（一詞多義），出現(xiàn)一詞多義時要用規(guī)范詞。能做主題詞的只有名詞，不能用形容詞或動詞做主題詞。定稿與印制本是同等重要的，甚至定稿只有一份。只要是公文就應(yīng)該標(biāo)注主題詞。注意：只有正職領(lǐng)導(dǎo)人可以簽署，副職不能簽署。領(lǐng)導(dǎo)人在發(fā)文稿紙上簽字叫簽發(fā)。當(dāng)排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應(yīng)調(diào)整行距解決，不能采取標(biāo)識“此而無正文”的方法解決。（2）印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。上面距正文約2－4mm。（4）蓋印要清晰規(guī)范。（2）印章專人保管，明確交接。印章：除會議紀(jì)要、電報外，都要蓋印章。（1）印章。黨的系統(tǒng)對成文日期沒有嚴(yán)格的要求。（3）電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。確定成文日期的依據(jù)：（1）領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期。單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標(biāo)識成文日期。表示公文正式確立的時間。如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。不要寫“各有關(guān)單位”，部署任務(wù)一定要把對誰寫清。這樣易導(dǎo)致文件漏登記或丟失。不是領(lǐng)導(dǎo)人特別交辦的，不要報送給領(lǐng)導(dǎo)人。請示公文只報送一個單位。例：某省人民政府要用通知轉(zhuǎn)發(fā)《國務(wù)院關(guān)于開展全國第三產(chǎn)業(yè)普查工作的通知》時，其標(biāo)題應(yīng)為《XX省人民政府轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院關(guān)于開展第三產(chǎn)業(yè)普查工作的通知》，不是《XX省人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院關(guān)于開展第三產(chǎn)業(yè)普查工作的通知的通知》。特殊情況可以直接寫轉(zhuǎn)發(fā)文件的標(biāo)題。分行時注意結(jié)構(gòu)完整，詞意完整，例：不能上一行寫“關(guān)”下一行寫“于”通知的標(biāo)題：發(fā)文機關(guān)＋轉(zhuǎn)發(fā)/批轉(zhuǎn)/印發(fā)（發(fā)布）＋原文件標(biāo)題＋文種（通知）轉(zhuǎn)發(fā)中的“四個省略”，即在轉(zhuǎn)發(fā)中可酌情省略介詞關(guān)于、助詞的、書名號、通知。D標(biāo)題排列。如有“關(guān)于”就不要寫“對”例：關(guān)于對同志的通報 “關(guān)于”不能和“對”同時出現(xiàn)對：專指對象 關(guān)于：大范圍的“單位對進行審計的通知”不能寫成“單位關(guān)于對進行審計的通知”C結(jié)構(gòu)完整。例：國務(wù)院辦公廳關(guān)于對出國（境）招商活動加強管理的通知公文標(biāo)題中涉及兩個以上并列成分又不便作簡化處理時，為了表意清楚和方便閱讀可以使用頓號。例：國務(wù)院關(guān)于發(fā)布《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的通知公文標(biāo)題中涉及的專用語、縮略語等可以使用引號?！币?guī)定一般不用，不是一概不用，具體講應(yīng)該是確有必要才能使用，沒有必要不能亂用，表意清楚了能不用盡量不用，必要時可用空格代替。“關(guān)于申請經(jīng)費的請示”申請與請示是重復(fù)的（3）符合語法發(fā)文機關(guān) ＋ 內(nèi)容 ＋ 文種 ＝ 標(biāo)題發(fā)文機關(guān)（作者）＋介詞（關(guān)于、對）＋事由＋助詞（的）＋文種（名稱）＝標(biāo)題如“冀州市醫(yī)院關(guān)于做好春節(jié)期間安全保衛(wèi)工作的通知”注意以下四個問題：A標(biāo)題后面不要標(biāo)點符號，不能當(dāng)成完整的句子，標(biāo)題里也一般不用標(biāo)點符號?！薄耙恢隆迸c“共識”是重復(fù)的 “他是個非常年輕的小伙子。即同義反復(fù)。公文標(biāo)題不講原因、不講目的、不說道理、只揭示主題。目前經(jīng)修改后為：全國人民代表大會有權(quán)罷免由它所選舉或決定的最高國家機關(guān)的組成人員?！瓣P(guān)于舉辦文秘干部培訓(xùn)班的通知”不能寫成“關(guān)于培訓(xùn)文秘干部的通知”（2）文字簡明通順A歸納概括。因為事由不夠清楚，往往使一些請示事項不能及時得到辦理。內(nèi)涵不應(yīng)讓人產(chǎn)生歧義。寫標(biāo)題有三項要求：（1）準(zhǔn)確揭示公文的主題內(nèi)容。俗話說“看文先看題”，公文標(biāo)題規(guī)范與否，直接影響到公文的效力和閱讀者的感受。簽發(fā)人：上行文應(yīng)注明簽發(fā)人和會簽人姓名（見P28）（二）主體公文標(biāo)題主送機關(guān)成文日期生效法定標(biāo)識公文標(biāo)題。括號不用圓括號。發(fā)文字號：機關(guān)代字＋年份＋順序號，例：〔2000〕1號，位置：居中或左下方機關(guān)代字要響亮好聽，不要隨便起。簽發(fā)人。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識。秘密等級和保密期限。答復(fù)問題用復(fù)函，詢問批準(zhǔn)用問函。通報屬于下行文函?！坝“l(fā)公文”用于本單位的公文，如“關(guān)于印發(fā)的通知”通知屬于下行文，不能給領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)發(fā)通知，也不能給同級單位發(fā)指示性的通知。對等的、橫向的機關(guān)行文鼓勵用函。例如人事部里的各個司，對外不要自主發(fā)文。另外，上級機關(guān)的部門與下級機關(guān)是平行的。平行文：指不相隸屬機關(guān)之間的行文。上行文：向上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)（指導(dǎo)機關(guān)）報公文叫上行文。（四）按行文關(guān)系選擇文種船夫見風(fēng)使舵才能行駛快，服務(wù)員看人下菜碟才能滿足南方人北方人不同的需求，不同場合對待不同對象要有不同說法，公文也一樣。請示包括（1）請示理由（2）請示事項（3）要求批準(zhǔn)、批復(fù)。這是不允許的。報告結(jié)尾寫“特此報告”或“上述報告請審閱”，不要句號。用報告代替請示。防止報告與請示相混淆的三個問題：在報告里請示問題。如申請經(jīng)費應(yīng)寫請示，不能寫報告。