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正文內(nèi)容

內(nèi)部控制制度-采購(參考版)

2024-10-24 21:30本頁面
  

【正文】 第二十二條 本制度自發(fā)布之日起施行。重點(diǎn)檢查憑證的登記、領(lǐng)用、傳遞、保管、注銷手續(xù)是否健全,使用和保管制度是否存在漏洞。重點(diǎn)審查應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款支付的正確性、時(shí)效性和合法性。重點(diǎn)檢查大宗采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)手續(xù)是否健全,是否存在越權(quán)審批的行為。重點(diǎn)檢查是否存在采購與付款業(yè)務(wù)不相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象。公司審計(jì)部應(yīng)通過實(shí)施符合性測試和實(shí)質(zhì)性測試檢查采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度是否健全,各項(xiàng)規(guī)定是否得到有效執(zhí)行。第二十一條 公司建立對采購與付款內(nèi)部控制的監(jiān)督檢查制度,公司審計(jì)部,定期或不定期地進(jìn)行檢查。第二十條 經(jīng)辦人必須在職責(zé)范圍內(nèi),按照審批人的批準(zhǔn)意見辦理采購與付款業(yè)務(wù)。第十八條 公司審計(jì)部門應(yīng)當(dāng)定期或不定期對采購與付款內(nèi)部控制的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查,以確定相關(guān)內(nèi)控制度是否健全并得到有效執(zhí)行。第十七條 財(cái)務(wù)部應(yīng)當(dāng)定期與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項(xiàng)。第十五條 公司應(yīng)當(dāng)建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)批準(zhǔn)制度,加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理。第十四條 財(cái)務(wù)部在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí),應(yīng)當(dāng)對采購發(fā)票、結(jié)算憑證、驗(yàn)收證明等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核,并檢查付款業(yè)務(wù)是否符合采購資金預(yù)算。財(cái)務(wù)部憑采購部、驗(yàn)收部門共同填寫的退貨退款通知單記錄退貨、退款。如果采購業(yè)務(wù)超過采購預(yù)算限額,財(cái)務(wù)經(jīng)辦人員報(bào)請財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。物品或勞務(wù)的歸口部門: 物流部:原材料、油漆、化學(xué)品、燃料、包裝物、外協(xié)件、勞保用品、小五金及裝卸、運(yùn)輸、配送勞務(wù)等 規(guī)劃部(工業(yè)工程部):固定資產(chǎn)、備品備件 總經(jīng)辦:辦公用品第十條 公司采購的驗(yàn)收控制包括數(shù)量驗(yàn)收、質(zhì)量驗(yàn)收兩個(gè)方面數(shù)量驗(yàn)收:由接收部門責(zé)任人進(jìn)行數(shù)量清點(diǎn),對物資的規(guī)格、型號是否與采購訂單相符進(jìn)行驗(yàn)收,與供應(yīng)商送貨單上確認(rèn)數(shù)量,同時(shí)錄入U(xiǎn)8系統(tǒng);質(zhì)量驗(yàn)收:生產(chǎn)物資采購由質(zhì)量部進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn),出具驗(yàn)收合格報(bào)告,固定資產(chǎn)由規(guī)劃部(工業(yè)工程部)進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收,出具資產(chǎn)驗(yàn)收報(bào)告,電腦及辦公設(shè)備由信息部門進(jìn)行驗(yàn)收,出具驗(yàn)收報(bào)告;第十一條 采購入庫后,采購部經(jīng)辦人員收集相關(guān)憑證交財(cái)務(wù)部,財(cái)務(wù)人員檢查采購合同、U8系統(tǒng)記錄、供應(yīng)商發(fā)票、入庫單、驗(yàn)收報(bào)告是否齊備且相符,據(jù)此按規(guī)定辦理相關(guān)會計(jì)手續(xù)。第八條各子公司在編制經(jīng)營預(yù)算的同時(shí)應(yīng)當(dāng)對公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中主要物資及勞務(wù)編制采購預(yù)算,加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)的預(yù)算管理采購預(yù)算編制的程序:生產(chǎn)經(jīng)營活動中主要物資及勞務(wù)由使用部門負(fù)責(zé)提出預(yù)算申請;非生產(chǎn)經(jīng)營活動中耗用的常備物資與勞務(wù)以及非常備物資與勞務(wù),由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)提出預(yù)算申請。第六條公司的所有采購業(yè)務(wù)歸口采購部進(jìn)行管理,非采購部門或個(gè)人不得采購各類物資,采購部門也不得采購申請門沒有需求申請的物資。公司對物品或勞務(wù)的需求應(yīng)由使用部門提出,經(jīng)授權(quán)人員審批,由采購部門負(fù)責(zé)采購;(2)采購合同的訂立與審計(jì);(3)采購訂單的訂立與審批職務(wù)必須分離;(4)付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時(shí)辦理尋求供應(yīng)廠商和詢價(jià)業(yè)務(wù);(5)物品或勞務(wù)的采購部門不能同時(shí)擔(dān)任驗(yàn)收工作;(6)物品和勞務(wù)的采購、存儲和使用人不能擔(dān)任會計(jì)帳務(wù)的記錄工作;(7)審核付款的人員應(yīng)同付款人員分離;(8)記錄應(yīng)付帳款的人員不能同時(shí)擔(dān)任付款業(yè)務(wù)。第五條 建立采購與付款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制,明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限,確保辦理采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督,以保證對采購與付款業(yè)務(wù)實(shí)施有效控制。采購與付款控制包括崗位分工控制、采購預(yù)算控制、請購與審批控制、驗(yàn)收控制、付款控制,其中請購與審批控制、驗(yàn)收與付款控制是采購與付款內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)。第五篇:采購與付款內(nèi)部控制制度(定稿)第一條 第二條 第三條 第四條 湖南贏利達(dá)城市建設(shè)工程有限公司采購與付款內(nèi)部控制制度為了加強(qiáng)對公司采購與付款的內(nèi)部控制,對公司物品與勞務(wù)的流入、貨幣資金的流出、負(fù)債的發(fā)生實(shí)施監(jiān)督與控制,規(guī)范采購與付款行為,防范采購與付款過程中的差錯(cuò)和舞弊,根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》和《深交所上市公司內(nèi)部控制指引》等法律法規(guī),制定本規(guī)范。7.對采購部門臺賬管理要求采購部門應(yīng)設(shè)置臺賬,反映供應(yīng)客戶、合同編號、發(fā)票登記編號、發(fā)票傳遞記錄、未到發(fā)票情況、付款和欠款情況,并定期與財(cái)務(wù)核對。,未收到發(fā)票,財(cái)務(wù)應(yīng)審核請購部門的請購單、驗(yàn)收部門簽發(fā)的驗(yàn)收證明是否齊備、是否相互一致、是否與合同相符,然后暫估入帳。,復(fù)核單據(jù)和憑證是否齊備,內(nèi)容是否真實(shí)、手續(xù)是否齊全、計(jì)算是否正確。復(fù)核無誤經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字付款,并及時(shí)加蓋“款已付訖”戳記,以免重復(fù)付款。,驗(yàn)收部門對已經(jīng)收貨的每張訂購單編制一式多聯(lián)、預(yù)先連續(xù)編號的驗(yàn)收單。驗(yàn)收部門需比較所收商品與訂單上的要求是否相符,包括:商品的名稱、說明、數(shù)量、到貨時(shí)間等。屆時(shí)由采購部門說明原因,送生產(chǎn)管理部門復(fù)查,并呈主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后,通知對方。由生產(chǎn)管理部門會同采購人員實(shí)地考察新供應(yīng)商的生產(chǎn)設(shè)備,工藝流程、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量后,填制供應(yīng)廠商資料卡呈主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后通知對方?!罢堎弳巍鄙咸钣浻嗁徣占凹s定日,再交由采購助理人員填制采購聯(lián)絡(luò)函,寄送廠商。、價(jià)格外,還應(yīng)注意交貨期有無保證,能否向廠商爭取分期付款。,采購部門應(yīng)要求廠商填具“成本分析表”連同報(bào)價(jià)單一并送來,作為議價(jià)參考。“請購單”,先判斷請購材料的名稱、規(guī)格、需求日期、數(shù)量等是否填寫明確,有無供應(yīng)廠商報(bào)價(jià)。,采購部門應(yīng)專函報(bào)告具體原因,呈主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后,通知各有關(guān)單位,以利于存量管制及適時(shí)提出請購。采購部門應(yīng)召集有關(guān)部門按照材料特性、采購地區(qū)及市場供需狀況擬訂各項(xiàng)材料采購作業(yè)處理期限,呈主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)。:不適用以上兩種方式的采購由采購部門按請購部門提出的請購單,逐筆詢價(jià)、議價(jià)、并了解交易條件后訂購。;:主要用于采購生產(chǎn)過程中不可或缺的或經(jīng)常使用且市場價(jià)穩(wěn)定的材料。、審批人與付款執(zhí)行人相分離、執(zhí)行人不能同時(shí)辦理確定供應(yīng)商和價(jià)格業(yè)務(wù) 。采購詢價(jià)人員沒有對供應(yīng)商選擇的決定權(quán) 采購合同的擬訂、談判和訂立應(yīng)當(dāng)與合同的審批、審計(jì)相分離 采購人員不能同時(shí)兼任采購物品或勞務(wù)的驗(yàn)收工作。(可與驗(yàn)收單合并使用)。:是倉庫部門編制反映入庫保管責(zé)任的連續(xù)編號的憑證。:是驗(yàn)收部門對商品到達(dá)或勞務(wù)完成時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收、檢驗(yàn)所編制反映驗(yàn)收意見和收貨部門或接受勞務(wù)部門接收責(zé)任的連續(xù)編號的憑證。應(yīng)預(yù)先編號并經(jīng)被授權(quán)人員簽字。不便編號。、或兩人以上的部門和人員履行必要手續(xù)。、填制相應(yīng)憑證、建立完整的采購登記制度,加強(qiáng)請購手續(xù)、采購定單或合同、驗(yàn)收證明、入庫憑證、采購發(fā)票等憑證和記錄的相互核對工作。、真實(shí)性、完整性和及時(shí)性。第二十二條 本制度自頒布之日起執(zhí)行。如有不符,應(yīng)當(dāng)查明原因,及時(shí)處理。應(yīng)收票據(jù)由出納保管,貼現(xiàn)必須經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn),對于即將到期的應(yīng)收票據(jù),應(yīng)當(dāng)及時(shí)向付款人提示付款;已貼現(xiàn)但仍承擔(dān)收款風(fēng)險(xiǎn)的票據(jù)應(yīng)當(dāng)在備查簿中登記,以便日后追蹤管理。第十九條 公司結(jié)合銷售政策和信用政策,明確應(yīng)收票據(jù)的受理范圍和管理措施。第十八條 公司核銷的壞賬應(yīng)當(dāng)進(jìn)行備查登記,做到賬銷案存。第十七條 公司對于可能成為壞賬的應(yīng)收賬款,應(yīng)當(dāng)按照國家統(tǒng)一的會計(jì)準(zhǔn)則制度規(guī)定計(jì)提壞賬準(zhǔn)備,并按照權(quán)限范圍和審批程序進(jìn)行審批。應(yīng)收賬款應(yīng)分類管理,針對不同性質(zhì)的應(yīng)收款項(xiàng),采取不同方法和程序。銷售部負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的催收,催收記錄(包括往來函電)要妥善保存
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