【正文】 ４．交貨期限、地點和發(fā)送方式 交（提）貨期限（日期）要按 照有關(guān)規(guī)定，并考慮雙方。 ２．商品的質(zhì)量和 包裝 合同中應(yīng)規(guī)定商品所應(yīng)符合的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，注明是國家或部頒標(biāo)準(zhǔn)；無國家和部頒標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)由雙方協(xié)商憑樣訂（交）貨；對于副、次品應(yīng)規(guī)定出一定的比例，并注明其標(biāo)準(zhǔn)；對實行保換、保修、保退辦法的商品，應(yīng)寫明具體條款；對商品包裝材料、包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標(biāo)志、及包裝物的處理等，均應(yīng)有詳細(xì)規(guī)定。 商品采購合同的管理 一、商場采購合同的內(nèi)容 商場采購合同的條款構(gòu)成了采購合同的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)在力求具體明確，便于執(zhí)行，避免發(fā)生糾紛的前下，具備以下主要條款： １．商品的品種、規(guī)格和數(shù)量 商品的品種應(yīng)具體，避免使用綜合品名；商品的規(guī)格應(yīng)規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號等；商品的數(shù)量多少應(yīng)按國寶統(tǒng)一的計量單位標(biāo)出。 此外，在采購時，除了必要的暢銷品外，更應(yīng)掌握市場趨勢及顧客需求，以開發(fā)引進(jìn)差異化商品。 ◎ 追求差異化原則 近年來零售業(yè)在大城市急速成長，各種新的業(yè)態(tài)不斷興起，超市都感受到競爭日益增強(qiáng)及客源被瓜分的壓力。 ◎ 合乎非營業(yè)收益的原則 超市由于受房租高漲、競爭激烈、人事費用逐年遞增等經(jīng)營成本沉重的影響，各連鎖超市都以 開發(fā)非營業(yè)收益為主要開源途徑。因此銷售不佳的商品須迅速自各分店中汰換，并要求供應(yīng)商處理退貨。 ◎ 合乎進(jìn)、退貨規(guī)定的原則 近年來，由于超市連鎖體系越來越多，為增加配送效率及門市處理效率，一般采取由配送中心或中央倉庫直接以多樣少量、多次的配送方式，所以采購時，應(yīng)衡量供應(yīng)商在配送作業(yè)的頻率、最低訂購量等配合狀況，以合乎各分店的訂貨及進(jìn)貨需求。 ◎ 合乎安全衛(wèi)生的原則 近年不時有不合格商品（例：蜜餞、礦泉水等）在超市中銷售，這樣極易造成消費者食用后不適及超市形象受損的后遺癥。此外，為增加商品回轉(zhuǎn)及品項，相同或類似的功能、口味、規(guī)格商品通常只重點采購一兩種品牌商品，其他的則可以適當(dāng)控制。 ◎ 合乎高流轉(zhuǎn)率的原則 許多超市都趨向于倉庫與賣場合二為一，盡管整個營業(yè)區(qū)域很大，但用于存放 貨物的地方還是較小，無法存儲太多的商品，因此在有限的陳列空間內(nèi)，惟有高流轉(zhuǎn)率的暢銷商品才能增加效益，壓低庫存量。譬如有些超市經(jīng)營賣生鮮，有的則不賣；有些店提供服務(wù)性商品，有些店則不提供；有些店設(shè)立量販?zhǔn)圪u商品，有的店則無法配合 …… 各種因素所產(chǎn)生的差異性，均會導(dǎo)致商品組合的不同，進(jìn)而影響商品的采購作業(yè)。如與便利店要求便利所不同的是超市商品的采購必須求全求廉 。 ◎ 控制采購付款 雖然支付貨款最終由超市財務(wù)部門實施，但貨款支付的時間、數(shù)量等其他交易條件應(yīng)根據(jù)采購合同的條款，在采購部門控制下執(zhí)行。 （２） 對那些存在質(zhì)量問題（如衛(wèi)生、安全、包裝等不合格）的商品要盡早停止訂貨有供貨。 ◎ 淘汰滯銷商品，淘汰不良供應(yīng)商 為了更好地適應(yīng)消費者需求的變化，也為了更有效地利用有效的賣場空間，提高銷售業(yè)績，超市采購部門在開發(fā)新商品的同時，必須認(rèn)真做好滯銷商品的淘汰工作。隨著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和人們收入水平的提高，消費者需求呈多樣化趨勢，消費者對商品要求越來越高。超市采購人員在公開交易或拍賣時，隨時機(jī)動地采購，因此大宗需 要或價格變動頻繁的商品常用此法采購 商品采購的功能及原則 商品采購的功能 商品采購是超市向其他企業(yè)、公司購進(jìn)商品的業(yè)務(wù)經(jīng)營活動，它是超市一項十分重要的經(jīng)營活動，是其經(jīng)營的起點，做好商品采購工作具有重要的意義。一般來說，詢價、比價和議價是結(jié)合使用的，很少單獨進(jìn)行。 （ 4） 議價采購。 （ 3） 比價采購。 （ 2） 詢價現(xiàn)購。投標(biāo)供應(yīng)商按公告的條件，在規(guī)定時間內(nèi)，交納投標(biāo)押金，參與投標(biāo)。 ◎ 按采購價格方式分類 （ 1） 招標(biāo)采購。 （ 4） 試控性訂單采購。 （ 3） 書信電報采購。 （ 2） 口頭電話采購。 ◎ 按采購訂約方式分類 （ 1） 訂約采購。有少部分商品（如服裝、鞋帽、散裝糖果、炒貨等），超市會以聯(lián)營的方式，及超市的電 腦系統(tǒng)中記錄詳細(xì)的供應(yīng)商信息，但不記錄商品詳細(xì)的進(jìn)貨信息。代銷商品的庫存清點差異通常是由供應(yīng)商來承擔(dān)的。即超市的電腦系統(tǒng)中記錄詳細(xì)的供應(yīng)商及商品信息，在每月的付款日準(zhǔn)時按 “當(dāng)期 ”的銷售數(shù)量及當(dāng)初雙方進(jìn)貨時所認(rèn)可的商品進(jìn)價付款給供應(yīng)商。 （ 2） 代銷方式。如果供應(yīng)商的業(yè)務(wù)人員不積極配合，超市不會繼續(xù)與其合作。基本上超市的絕大部分商品均以購銷方式進(jìn)貨，換貨退貨是不存在的。又稱 “經(jīng)銷 ”或 “買斷 ”方式。 總之，聯(lián)合采購買方勢單力薄，以及進(jìn)口管制下發(fā)生緊急采購，此時數(shù)量都比較小，因此惟有 “積少成多 ”，才能引發(fā)供應(yīng)商報價的興趣，增加買方談判的籌 碼。不過聯(lián)合采購由于參與的廠商太多，作業(yè)手續(xù)復(fù)雜，對于數(shù)量分配及到貨時間，通常引起許多爭端。聯(lián)合采購就是匯集同業(yè)的超市向供應(yīng)商訂購。聯(lián)合采購在國內(nèi)還不盛行，而在國外則非常流行。超市委托中間商進(jìn)行采購，如委托代理商采購等。間接采購的優(yōu)、缺點基本上與直接采購相反，因此比較適合于與中小制造商的零星交易，并以標(biāo)準(zhǔn)化商品為限，因為中間商沒有能力接受超市的定制，所修改經(jīng)銷商品的外觀或功能。換話說，超市并非直接向商品的制造者購入。 （ 2） 間接采購。況且制造商因投資規(guī)模龐大，不會因業(yè)績下降或無利可圖而停業(yè)，與其來往可建立長期的供需關(guān)系。它可免去中間商的加價，也可以免去中途掉包影響品質(zhì)的事情。 ◎ 按采購進(jìn)行的方式分類 （ 1） 直接采購。國內(nèi)采購是指向國內(nèi)的供應(yīng)商采購商品，通常是無須動用外匯。象世界零售巨頭沃爾瑪?shù)膰獠少彅?shù)量就非常巨大，光在中國一年就采購幾十億美元的商品。不過國外采購由于文化、語言的隔閡以及時空的差距，加上進(jìn)口管理手續(xù)繁多，交貨過程復(fù)雜，采購效率很低，所需要的安全存量較高 ；并且一旦發(fā)生交貨糾紛，索賠困難，對于緊急交貨的要求，通常也無法配合。 超市商品采購的方法 根據(jù)不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)，超市商品采購的方法有如下一些： ◎ 按采購地區(qū)分 （ 1） 國外采購。 （ 3） 行政組將資料輸入電腦完成正式訂單，將訂單號碼填入緊急訂貨申請單，立即傳真給供應(yīng)商，并同時通過電腦聯(lián)絡(luò)確認(rèn)。其作業(yè)程序如下： （ 1） 組長填寫緊急訂貨申請單。 ◎ 百貨緊急訂單作業(yè)程序顧客大量購買或訂貨系統(tǒng)估計錯誤導(dǎo)致缺貨時。 （ 4） 供應(yīng)商：供應(yīng)商收到訂單后回電告知行政組。 （ 2） 交給副經(jīng)理、經(jīng)理審批。在下廣告促銷品訂單時，須與采購組協(xié)調(diào)有關(guān)事項。大件商品：如衛(wèi)生紙、家 具，因體積大，沒有很多空間可以儲藏，因此只能訂 8 天左右的數(shù)量。 （ 6） 驗收組收貨時，憑供應(yīng)商的訂單復(fù)印件，輸入電腦即可打印訂單作為依據(jù)。在中午12： 00 以前傳真給供應(yīng)商。 （ 3） 行政組于 17： 00 以前收集訂單建議表，將內(nèi)容輸入電腦。 ◎ 例行訂單的作業(yè)程序 本作業(yè)程序適用于如下商品： 較無季節(jié)性的商品 貨源穩(wěn)定的商品 價格穩(wěn)定的商品 由百貨部門的營業(yè)組長來執(zhí)行續(xù)訂貨程序，其作業(yè)程序如下： （ 1） 組長查核訂單建議表，如有修改，則在旁邊注明。 百貨采購的作業(yè)程序 百貨采購的作業(yè)程序主要包括制定采購計劃、下達(dá)訂貨單及驗收處理。超市對于一些不收購、不訂購、不選購的商品，以及正在打開銷路的新產(chǎn)品等，由供應(yīng)商委托代銷，付給一定的手續(xù)費或給予一定的價格折率，這可使超市不擔(dān)風(fēng)險，放手銷售，既有利于開拓商品的銷路，促進(jìn)工業(yè)生產(chǎn)的發(fā)展，又有利于擴(kuò)大商業(yè)自身 的采購業(yè)務(wù)，增加企業(yè)的收益。 ◎ 企業(yè)代銷 指商品銷售以后再辦理結(jié)算手續(xù)。我國加入 WTO后超市進(jìn)口商品的手續(xù)將會越來越簡單。 ◎ 進(jìn)口商品 超市還根據(jù)國家的政策，結(jié)合市場需要，向國外供應(yīng)商訂購。 ◎ 選購 選購是指超市根據(jù)需要向供應(yīng)商選購商品，超市在進(jìn)貨上有充分的自主權(quán)，供應(yīng)商也比較自由，這種方式能按需訂購，避免商品的積壓或脫銷。 百貨采購的方式 百貨采購的方式是根據(jù)商品的銷售情況，商品本身的特點和市場供求情況來確定的，百貨的采購方式主要有以下幾種： ◎ 訂購 訂購也稱訂貨，超市和供應(yīng)商，通過簽訂合同方式預(yù)先進(jìn)行訂購，也可以提供樣品進(jìn)行訂購，供應(yīng)商則按照合同規(guī) 定的商品品種、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量、交貨時間等進(jìn)行交貨。商品結(jié)構(gòu)復(fù)雜，品種繁多，因為在經(jīng)營上、保管運輸上等都要求有一定的技術(shù)性。百貨的種類多，同一品牌的型號，花色也很多。例如，同是一件西服，有幾十元的、幾百元的、進(jìn)口的名牌西服則高達(dá)幾萬元。就我國目前的百貨生產(chǎn)及集散地主要在珠江三角洲，蘇南經(jīng)濟(jì)圈及以義烏為中心的浙江等地。在采購人員采購中，供應(yīng)商提供促銷支持的必要性，即超市每個門店的每期快訊發(fā)行數(shù)量達(dá)到 30000—50000 份，直接郵寄到公司的目標(biāo)顧客群中，影響力極大，對提高供應(yīng)商商品的品牌知名度及市場占有率有很大幫助，對于一些擔(dān)心快訊價格會擾亂其市場價格的供應(yīng)商，超市采購人員則應(yīng)強(qiáng)調(diào)超市是實行會員制的超市，會員顧客與非會員顧客之間享受不同的類別待遇，一般 “非會員顧客不得購買 ”或采取 “會員價與非會員價 ”方法，甚至可采取 “每卡限購 ”、 “印花限購 ”等方法或措施，加以控制，故不會對其價格 體系造成很大的影響。一般而言，本地供應(yīng)商的交貨期為 2—3 天，外地供應(yīng)商的交貨期為 7——10 天。但是不切實際的壓短交貨期，將會降低供應(yīng)商商品的質(zhì)量，同時也會增加供應(yīng)商的成本，反而最終影響超市的價格優(yōu)勢及服務(wù)水平。在以往的經(jīng)驗中，由于超市采用了國際上先進(jìn)的商業(yè)運作模式，與國內(nèi)傳統(tǒng)的商業(yè)模式有很大區(qū)別，一些供應(yīng)商（尤其是內(nèi)陸城市的供應(yīng)商）對此相當(dāng)陌生，另外超市開業(yè)初期，許多流程尚未順暢，導(dǎo)致供應(yīng)商付款不及時，影響超市與供應(yīng)商之間的配合與合作。 在正常情況下，超市的付款作業(yè)是在交易齊全時，按買賣雙方約定的付款天數(shù)（帳期），由銀行直接劃款至供應(yīng)商的帳戶，這是超市的一大優(yōu)勢，因為一般國內(nèi)的零售商在付款時，總是推三拖四，找一大堆借口，延遲付款，造成供應(yīng) 商財務(wù)的困難。而且由于超市實行每月統(tǒng)一付款，供應(yīng)商實際收到貨款的時間要比合同平均延長 15 天。在國內(nèi)一般供應(yīng)商的付款期限（帳期）是月結(jié) 30—90 天左右，視不同的商品周轉(zhuǎn)率和產(chǎn)品的市場占有率而定。若供應(yīng)商提供的折扣數(shù)無法達(dá)到讓超市的商品售價能吸引他們上門，就算超市向供應(yīng)商訂貨，這一關(guān)系也不可能持久，這種交易反而不利于超市的價格形象，故最好不要選擇這樣的供應(yīng)商。 價格是選擇供應(yīng)商的關(guān)鍵所在，也是最困難的項目，但愈是困難的項目，令人愈覺得有挑戰(zhàn)性 ，這也是供應(yīng)商選擇的難點所在。另外，超市在選擇供應(yīng)商時不能一味地追求低廉的價格，超市必須綜合評價一個供應(yīng)商的送貨、售后服務(wù)、促銷支持、其他贊助等方方面面的支持。單獨與供應(yīng)商進(jìn)行采購時，采購人員最好先分析成本或價格；數(shù)家供應(yīng)商進(jìn)行競標(biāo)時，采購人員應(yīng)選擇兩三家較低標(biāo)價的供應(yīng)商，再分 別與他們談判采購，求得公平合理的價格。如果沒有相同商品的市價可查，應(yīng)參考類似商品的市價。 除以上基 本文件資料外，供應(yīng)商還應(yīng)提供或填寫 “供應(yīng)商簡介 ”、 “供應(yīng)商基本資料表 ”、“供應(yīng)商報價單 ”、 “新供應(yīng)商問卷調(diào)查表 ”及一套其完整的 “產(chǎn)品目錄 ”或 “樣品 ”。此證通常在衛(wèi)生防疫部門辦理，但各地會有差異，且該證通常有限期限制，原則上一個許可證只對一個產(chǎn)品有效。 （ 1） 營業(yè)執(zhí)照的副本； （ 2） 稅務(wù)登記證（國稅、地稅）； （ 3） 生產(chǎn)許可證（特種商品由制造商提供（； （ 4） 商檢合格證； （ 5） 進(jìn)口商品檢驗合格證（進(jìn)口商品適用）； （ 6） 商品檢驗報告； （ 7） 商標(biāo)注冊證（由制造商提供）； （ 8） 衛(wèi)生許可證（食品制造商適用）； （ 9） 安全認(rèn)證（即：長城標(biāo)志，電工類商品適用，其中電視機(jī)、收錄機(jī)（包含組合音響及卡拉 OK 機(jī)），電冰箱 、電風(fēng)扇、房間空調(diào)器等幾類商品必須提供）； （ 10） 代理授權(quán)書（代理商適用）； （ 11） 指定 /總經(jīng)銷證書。由于市場上供應(yīng)商的數(shù)量特別多，并不是所有的供應(yīng)商都能成為超市的供應(yīng)商 。 （ 1） 市場上商品的等級； （ 2） 品牌； （ 3） 商業(yè)上常用的標(biāo)準(zhǔn)； （ 4） 物理或化學(xué)的規(guī)格； （ 5） 性能的規(guī)格； （ 6） 工程圖； （ 7） 樣品（賣方或買方）； （ 8） 以上的組合。 在我國商品的產(chǎn)品執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)有國家標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)（部）標(biāo)準(zhǔn)及企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，其中又分為強(qiáng)制性 標(biāo)準(zhǔn)和推薦性標(biāo)準(zhǔn)。以下為供應(yīng)商選擇的基本條件 一、 過硬的商品質(zhì)量 供應(yīng)商提供的商品的質(zhì)量的好與壞，高與低是供應(yīng)商選擇的第一條件。 ◎ 采購文員的職責(zé) （ 1） 請購單、驗收單的登記； （ 2） 訂購單與合約的登記； （ 3） 交貨記錄及跟蹤； （ 4） 供應(yīng)商來訪的安排與接待； （ 5） 采購費用