【正文】 要想使每天的工作最富有成果： ? 消除耗費(fèi)時(shí)間的因素： 找出那些最耗費(fèi)時(shí)間的事務(wù)，如：漫無(wú)目的地網(wǎng)上沖浪、通過(guò)電話(huà)窮聊，這些都會(huì)影響你完成最緊迫的任務(wù)?！熬ぞI(yè)業(yè)”看起來(lái)令人滿(mǎn)意，但你同時(shí)可能無(wú)暇顧及全局。如果你列出每天或每周的重要事項(xiàng)，一定要簡(jiǎn)明扼要，并且為每項(xiàng)事務(wù)規(guī)定合理期限。 要知道，任務(wù)清單不是解決的辦法，只是一種工具。消除自己的疑慮，全力以赴將工作做好。結(jié)果是小心謹(jǐn)慎造成拖拖拉拉。是什么在阻礙你 ?通常，答案會(huì)表明你對(duì)結(jié)果缺乏信心，或不確定下一步怎么走，或本身就討厭這種工作性質(zhì)。他們啟動(dòng)大量項(xiàng)目，但往往半途而廢。 對(duì)于新經(jīng)理而言，時(shí)間管理上經(jīng)常感到頭痛的問(wèn)題就是拖延。 管理時(shí)間需要找出并改正松散的工作習(xí)慣。他們錯(cuò)誤地以為，管理時(shí)間就一定需要用時(shí)髦的工具武裝自己。 —— 約翰 .魯濱遜 —— 準(zhǔn)則 22—— 拖延 提前完成任務(wù) 管理時(shí)間并沒(méi)有秘密可言，需要的只是自控、專(zhuān)注和決心?！? ? 維護(hù)員工的自 尊： 為你的員工留面子，說(shuō)．“也許你沒(méi)注意到這一點(diǎn)?．或“這兒有一個(gè)建議，我想聽(tīng)聽(tīng)你的看法。 ? 檢查你的假設(shè)： 確定你自己對(duì)員工的改進(jìn)提高胸有成竹。但是，講話(huà)繞圈子只能增添麻煩。脾氣暴躁的管理者只應(yīng)在心平氣和、能夠自我控制的時(shí)候提出批評(píng)意見(jiàn)。你熱情的聲音將促使員工作出積極的反應(yīng)。如果你的批評(píng)是出自好意。使用以下說(shuō)法，“這或許有助于??”或者“我有個(gè)想法??”永遠(yuǎn)不要批評(píng)員工的個(gè)性；意見(jiàn)只應(yīng)針對(duì)具體行為，你想讓那個(gè)人改正或提高的具體行為。你肯定不想讓員工顯得難堪。如果你用到的詞是“慢慢騰騰”、“粗枝大葉”、“無(wú)法接受”，你就不是在報(bào)告真實(shí)情況；而是在評(píng)斷別人，給別人的行為貼標(biāo)簽。這樣員工就很難狡辯或與你爭(zhēng)吵。 對(duì)你有利的詞匯，都是在描述和刻畫(huà)員工顯而易見(jiàn)的行為和做法。例如：說(shuō)“杰克是個(gè)懶家伙”就不如“杰克需要上班時(shí)多打一些電話(huà)。避免使用“老是”、“從不”、“最差”等說(shuō)法，它們不但言過(guò)其實(shí)，而且使員工自然作出抗拒反應(yīng)。如果你太過(guò)唐突，批評(píng)就會(huì)成為傷人的利劍。如果聽(tīng)起來(lái)你像在訴苦或發(fā)怒，那么你已身陷窘境。如果你做得好，在講述令人失望的消極信息時(shí)，就可以起到鼓舞人、鞭策人的作用。起初你害怕這么做，但經(jīng)過(guò)練習(xí)就會(huì)容易些。目的是提供信息、 促進(jìn)理解、爭(zhēng)取一致以及鼓舞行動(dòng)。只有幻燈片真的可以補(bǔ)充某些特別的內(nèi)容，你才在演講時(shí)使用它們。使他們不致感覺(jué)被排除在外。應(yīng)當(dāng)與房間中每個(gè)方向的人有目光接觸。講話(huà)過(guò) 程中提不同問(wèn)題，給聽(tīng)眾參與的機(jī)會(huì)。 按以下規(guī)則提高你當(dāng)眾演講的能力： ? 講話(huà)要符合聽(tīng)眾特點(diǎn)： 講話(huà)要圍繞大綱靈活發(fā)揮，而不是讀講稿。然后說(shuō)下面幾句話(huà)時(shí)，再與房間中另一部分聽(tīng)眾建立視覺(jué)聯(lián)系，以此進(jìn)行下去。 與聽(tīng)眾中的個(gè)人進(jìn)行友好的目光接觸。注意雙手不要碰臉。將身體的重心放在兩只腳上，不要靠在某處或顯松松垮 垮。如果你剛開(kāi)始就咕咕噥噥、含糊不清，聽(tīng)眾就會(huì)覺(jué)得你沒(méi)什么好講的，所以懶得聽(tīng)下去。一開(kāi)始就要抓住每個(gè)人的注意力，開(kāi)開(kāi)場(chǎng)白可以是深刻的分析，可以是精彩的逸聞，也可以是驚人的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。如果你不斷清嗓子，用低沉的假聲說(shuō)話(huà)，或者顯得木訥而不活潑，聽(tīng)眾就很難覺(jué)得你可信。 你在講話(huà)時(shí)應(yīng)力求真實(shí)。即使你一向害怕當(dāng)眾演講，也不應(yīng)錯(cuò)過(guò)這樣的機(jī)會(huì)。 管理者常常需要當(dāng)眾講話(huà)。 征服一個(gè)小集體的關(guān)鍵，是將自己看成一場(chǎng)討論的領(lǐng)導(dǎo)者，而非大眾演說(shuō)家。 —— 湯姆 .彼得斯 —— 準(zhǔn)則 20—— 演說(shuō)技巧不怎么重要 款待你的聽(tīng)眾 你如果能夠令人欽佩地侃侃而談 ,就無(wú)疑為自己的管理“兵器庫(kù)”增加了一件寶物。 我們發(fā)現(xiàn)，最鼓舞人、對(duì)人最有利的環(huán)境 ，包含諸 多艱難險(xiǎn)阻的環(huán)境。 ? 為他們安排良師益友： 將最爭(zhēng)氣、最優(yōu)秀的員工與庸庸碌碌的員工安排在一處。為他們鉬需多一點(diǎn)努力、效率高一點(diǎn)就可以達(dá)到的短期目標(biāo)。大膽宣講他們的優(yōu)勢(shì)，讓他們認(rèn)識(shí)到：通過(guò)挖掘潛力，他們可以作出更大貢獻(xiàn)。這是為了讓他們知道．要想贏得你的關(guān)注，他們必須停止抱怨，必須專(zhuān)注于改進(jìn)自己的工作。在他們抱怨的時(shí)候，不要點(diǎn)頭或流露出憐憫之意，這會(huì)正中他們的下懷。 有些員工拒絕你的要求。贊揚(yáng)他們，鼓舞他們堅(jiān)持正道。你如果不管他們：就會(huì)越來(lái)越難支配他們。新經(jīng)理常犯的一個(gè)錯(cuò)誤，就是花大量時(shí)間同優(yōu)秀員工在一起，對(duì)其他人卻很少眷顧。問(wèn)題在于，身邊的教練和隊(duì)友期望和要求他們超水平發(fā)揮，所以他們發(fā)掘出自身的潛能，獲得更好的成績(jī)。如果你周?chē)际潜憩F(xiàn)平庸者，團(tuán)隊(duì)就很難作出 100％的努力。 接受他人的糟糕表現(xiàn)，這將暴露你身上最丑 陋的一面。 通過(guò)將中等員工轉(zhuǎn)變成工作成績(jī)優(yōu)秀的明星．你就會(huì)給上司留下深刻印象，就會(huì)贏得鐵面無(wú)私、注重實(shí)效的領(lǐng)導(dǎo)者的名聲：你的員工一旦看到自己成為精英團(tuán)隊(duì)的一部分，就會(huì)對(duì)自己感覺(jué)更好。如果你要求高，他們就會(huì)好好表現(xiàn)。如果員工表現(xiàn)不好或表現(xiàn)平平你還能接受，那么最后只能造就一批不求上進(jìn)的人。 小心翼翼地追問(wèn)他們：“那么它有什么重要性呢 ?”或者“你是怎么得出這結(jié)論的 ?” ‘ 作為顧問(wèn)．我最大的優(yōu)點(diǎn)就 是無(wú)知并問(wèn)幾個(gè)問(wèn)題。 ? 進(jìn)行確認(rèn)： 在談到一個(gè)重要問(wèn)題時(shí)，為表示你在傾聽(tīng)和確認(rèn)你解了對(duì)方的答案，養(yǎng)成追問(wèn)的習(xí)慣。不要在提問(wèn)時(shí)夾雜自己的分析和觀(guān)點(diǎn)。同時(shí)，不要覺(jué)得隔幾秒鐘就必須發(fā)出嘖嘖之聲，或用“接著說(shuō)”、“可以想象得到”等話(huà)予以配合，因?yàn)檫@樣會(huì)使發(fā)言者無(wú)法集中注意力。在試圖表現(xiàn)自己專(zhuān)心傾聽(tīng)的過(guò)程中，不要做過(guò)了頭。如果你緊張不安，或者眼神在屋里快速地瞟來(lái)瞟去，別人會(huì)感覺(jué)到你對(duì)他們的答案沒(méi)興趣。 在傾聽(tīng)別人的答案時(shí)要注意肢體語(yǔ)言。心不在焉的樣子、神不守舍的目光、平淡無(wú)力的語(yǔ)調(diào)都將顯示你是在走過(guò)場(chǎng)，而不是聚精會(huì)神地了解情況。 只有 真正對(duì)問(wèn)題的答案感興趣時(shí)才提問(wèn)。在某位發(fā)言者結(jié)束發(fā)言后不要急于插話(huà)，等上幾秒鐘。 對(duì)每個(gè)答案表示興趣。他們會(huì)重視你樂(lè)意傾聽(tīng)和學(xué)習(xí)、不只是發(fā)號(hào)施令的作風(fēng)。通過(guò)選擇恰當(dāng)?shù)淖盅酆瓦m宜的時(shí)機(jī)提問(wèn)，你更加可能使員工對(duì)你實(shí)話(huà)實(shí)說(shuō)。 然而，在了解情況時(shí)提問(wèn)是無(wú)法替代 的工具。你說(shuō)話(huà)時(shí)的語(yǔ)氣和用詞就可能使他人不快。對(duì)方通 常會(huì)找到合適的解決方法 . —— 瑪麗 .凱 .阿什 —— 準(zhǔn)則 18—— 不怎么提問(wèn) 提出尖銳問(wèn)題 探討管理者取得成功的原因時(shí)，人們經(jīng)常忽略其中一條，那就是他們向員工提出必要問(wèn)題的能力。說(shuō)“安靜下來(lái)”或“我理解”經(jīng)常使事態(tài)更糟糕。在沉默中等待 5101 秒鐘看似很長(zhǎng) — 段時(shí)間，但有時(shí)是了解他人想法的惟一途徑。等待別人給出答案。這要求你提出更多問(wèn)題，讓他人敞開(kāi)心扉。閉緊自己的雙唇，平靜地呼吸和傾聽(tīng)。你發(fā)言的時(shí)候，他們可能開(kāi)始做白日夢(mèng)，從而錯(cuò)過(guò)你想讓他們理解的關(guān)鍵信息。 談話(huà)過(guò)多的另一危險(xiǎn)，在于你會(huì)使聽(tīng)眾感到厭倦。這取決于談話(huà)的上下文、停頓的時(shí)機(jī)、你的面部表情。 通過(guò)保持沉默，管理者能夠清晰、明確地傳達(dá)信息。在談話(huà)過(guò)程中，很多人碰到沉默的時(shí)候就會(huì)顯得局促不安。每每發(fā)生這種情況，被打斷的員工就會(huì)想：“這個(gè)人根本不想聽(tīng)我說(shuō)，我干嗎還要聽(tīng)他講 ?” 要適時(shí)保持緘默，要理解沉默的力量。他們長(zhǎng)篇大論，講一些不著邊際的奇聞逸事，讓聽(tīng)眾如墜云霧，不知講話(huà)的目的何在。 由于緊張不安，一些新經(jīng)理一講話(huà)就滔滔不絕。他們只在有話(huà)可說(shuō)時(shí)才發(fā)言 . 沉默可以使你的發(fā)言更有力量。他 們只是抗拒被改變 . —— 彼得 .斯科爾特斯 —— 準(zhǔn)則 17—— 總是有話(huà)直說(shuō) 適時(shí)緘默不語(yǔ) 最有效的溝通并不需要說(shuō)太多。 ? 不談消極觀(guān)點(diǎn)： 在向員工談到變化時(shí)，要采取積極、至少 中立的態(tài)度不要敘述自己對(duì)此感到的不快 ——否則他們會(huì)受到你的影響發(fā)更多的牢騷。如果他們可以獲得更大的辦公室、更好的設(shè)備備或者更靈活的工作時(shí)間，他們可能就會(huì)更開(kāi)放地接受改變、緩和抵觸情緒?！边@樣勝過(guò)將別人攔在自己的辦公室門(mén)外，變得孤零零沒(méi)人理。 新經(jīng)理可能對(duì)某些正在發(fā)生的變化也不甚了解，所以，如果有些問(wèn)題你也不知道答案，那就對(duì)員工實(shí)話(huà)實(shí)說(shuō)。你應(yīng)當(dāng)花更多時(shí)間與員工面對(duì)面討論變化的性質(zhì)及其對(duì)員工的影響，這樣你有更多機(jī)會(huì)辟謠和透露實(shí)情，贏得他們的信任。你可以寫(xiě)出并分發(fā)一份問(wèn)題解答表，讓員工自己閱讀并了解正在發(fā)生的情況，以及這種情況將如何改變他們的日常生活。你要預(yù)料到他們的問(wèn)題和憂(yōu)慮 —— 并作好準(zhǔn)備如何應(yīng)對(duì)。省去“變化無(wú)所不在”或“不改變就得滅亡”等陳詞濫調(diào)。比如說(shuō)，如果兩個(gè)辦公室要合并成一個(gè)，你就可以對(duì)員工說(shuō)這樣可以加強(qiáng)與其他同事和上司的溝通，可以更方便地利用一些技術(shù)、使他們的工作更輕松，可以幫助公司節(jié)省開(kāi)支、使他們的崗位更保險(xiǎn)。從員工的角度認(rèn)識(shí)變化所帶來(lái)的好處。如果你在上級(jí)的聲音中加人一些自己的熱情，就能夠成為應(yīng)對(duì)變化的佼佼者。你可能不必獨(dú)自一人做這項(xiàng)工作。在面臨變化的時(shí)期，這種做法尤其重要。 談到人們的怪癖行為、個(gè)性特質(zhì)、個(gè)人瑕 疵，多樣性似乎是無(wú)窮無(wú)盡的。問(wèn)他們：“你這么說(shuō)有什么事實(shí)依據(jù) ?”這樣你就可以暴露其論點(diǎn)的不可靠性。給他們行使權(quán)力的機(jī)會(huì)， 他們就不會(huì)有那么多抱怨了。允許他們?cè)谡J(rèn)為合適的地方作出有條件的改變。對(duì)他們的建設(shè)性提議給予快速的嘉獎(jiǎng)，以證明冷嘲熱諷是不劃算的。 要想馴服憤世嫉俗者： ? 為他們更加順利地工作掃清障礙： 如果他們觀(guān)點(diǎn)正確，那就予以采納。如果你將吉姆看成是“刺頭”，并且在背后這么稱(chēng)呼他，一旦他知道后態(tài) 度將更加惡劣。然而，忽視憤世嫉俗者并不能讓他們安靜地走開(kāi)。而且，沒(méi)有了這些麻煩制造者在會(huì)議上大放厥詞，其他人就不會(huì)被他們的意見(jiàn)所左右。這個(gè)被挑選的“哥們兒”須能夠很好地忍受冷嘲熱諷，善于將諷刺挖苦轉(zhuǎn)化成積極的行動(dòng)。你可以派一個(gè)自己信任的員工與憤世嫉俗者做“哥們兒”，讓他起到傳聲筒的作 用。問(wèn)他：“你認(rèn)為我們可以采取哪些措施改進(jìn)這種做法 ?”將談話(huà)重點(diǎn)從表達(dá)不滿(mǎn)轉(zhuǎn)向如何解決問(wèn)題。當(dāng)他將這種做法稱(chēng) 為“笑話(huà)”時(shí)，你不要點(diǎn)頭或翻白眼。對(duì)此類(lèi)意見(jiàn)應(yīng)即時(shí)作出反應(yīng)。 當(dāng)員工說(shuō)刻薄話(huà)時(shí)，要求他們說(shuō)出所贊成和支持的觀(guān)點(diǎn)。 作為管理者，最艱巨的任務(wù)之一就是讓?xiě)嵤兰邓渍唛]嘴，防止他們影響團(tuán)隊(duì)的士氣。他們認(rèn)為自己已經(jīng)通曉所有問(wèn)題，所以不必再聽(tīng)別人講什么理由。 ? 繪聲繪色： 使用生動(dòng)的語(yǔ)言，以抓住聽(tīng)眾的耳朵。他們低語(yǔ)以吸引他人的注意力，抬高聲音以表達(dá)自己激動(dòng)或驚訝的心情。只有實(shí)際行動(dòng)才產(chǎn)生意義，所以動(dòng)詞不要一帶而過(guò)。 有三種方法可使你講話(huà)有分量： ? 著重強(qiáng)調(diào)描述行動(dòng)的詞匯： 闡述一個(gè)重要觀(guān)點(diǎn)之前，先找出句子中的描述行動(dòng)的詞匯。在闡述觀(guān)點(diǎn)時(shí)注意不要加入太多信息。 如果你想說(shuō)服別人，就應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到：只有簡(jiǎn)單直接，他們才更容易理解你的意思。即使你生性羞怯，不愿出風(fēng)頭，也應(yīng)當(dāng)使 用突出、明確的詞語(yǔ)。他們砍去冗余之詞，盡量用最簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言表達(dá)講話(huà)的主旨 . 無(wú)論你認(rèn)為自己羞澀還是善于言辭，都沒(méi)有理由夸夸其談。選擇用清晰的語(yǔ)言闡明觀(guān)點(diǎn)，不濫用修飾詞，你就可以使自己的講話(huà)更加生動(dòng)有力。用恰當(dāng)?shù)囊粽{(diào)、節(jié)奏、音量講話(huà)，別人就會(huì)更容易理解你的意思。與此同時(shí)，你也不要指望自己的談話(huà)成為“一言堂”。你必須明確闡明自己的立場(chǎng)。你在說(shuō)話(huà)的時(shí)候，要確定別人在聽(tīng)。作為經(jīng)理要為自己制訂一個(gè)目標(biāo)；那就是成為直言不諱、嚴(yán)肅認(rèn)真的溝通者。他喜歡用的詞組是“為使我的用意不被誤解特作說(shuō)明” (caveat my response)和“以防萬(wàn)一 ” (careful caution)。 教授員工新技能的 5個(gè)步驟是 : 準(zhǔn)備 ,解釋 ,展示 ,觀(guān)察 ,督導(dǎo)。 ’ ? 要求作出演示： 督促員工展示出他們所理解的東西。 ? 從簡(jiǎn)單處開(kāi)始： 從基本到復(fù)雜。對(duì)著一個(gè)朋友作練習(xí)。在作出指示時(shí)插 進(jìn)題外話(huà)或闡述自己的觀(guān)點(diǎn)，這將搞亂你的講話(huà)內(nèi)容。 重點(diǎn)放在行動(dòng)上。如果你的指導(dǎo)意見(jiàn)中有任何部分可能產(chǎn)生歧義，被誤解的幾率就會(huì)大大增加