【正文】 案例： 某公司職位說(shuō)明書(shū) 課堂練習(xí) 請(qǐng)大家編制一個(gè)本人的職位說(shuō)明書(shū)！ 。通常指“寫(xiě)作能力、外語(yǔ)能力和計(jì)算機(jī)能力”； 例如： 一個(gè)大的集團(tuán)辦公室主任應(yīng)具備的基本技能有：外語(yǔ)四級(jí)，能夠閱讀一般英文資料，能用外語(yǔ)進(jìn)行日常交流；能夠熟練使用 OFFICE辦公軟件；能夠撰寫(xiě)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言稿、宣傳材料以及以集團(tuán)公司名義下發(fā)的文件、報(bào)告； 一個(gè)預(yù)算工程師應(yīng)具備的基本技能有：良好的公文寫(xiě)作能力；能夠閱讀專(zhuān)業(yè)英文資料；熟練掌握數(shù)據(jù)庫(kù)管理、工程造價(jià)相關(guān)軟件及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用 12－ 4－ 如何填寫(xiě)“技能要求” 業(yè)務(wù)技能是指運(yùn)用所掌握的業(yè)務(wù)完成業(yè)務(wù)工作的能力； 例如： 對(duì)于一個(gè)集團(tuán)公司辦公室主任來(lái)說(shuō)，應(yīng)該具備的業(yè)務(wù)技能有： 能夠撰寫(xiě)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言稿、宣傳材料以及以集團(tuán)公司名義下發(fā)的文件、報(bào)告 ； 能夠運(yùn)用行政管理知識(shí)建設(shè)并維護(hù)內(nèi)外部工作關(guān)系 ； 能夠運(yùn)用文秘管理知識(shí)處理好文書(shū)、檔案等管理工作 ； 能夠運(yùn)用公關(guān)技巧建立良好企業(yè)形象，協(xié)調(diào)公共關(guān)系 ； 能夠運(yùn)用人員管理的方法和技巧有效地對(duì)下屬進(jìn)行管理與開(kāi)發(fā) ； 能有效進(jìn)行信息收集和提供 ； 對(duì)于一個(gè)一級(jí)預(yù)算工程師來(lái)說(shuō)，應(yīng)該具備的業(yè)務(wù)技能是： 能夠獨(dú)立從事大型項(xiàng)目（ 30萬(wàn)平米以上）的標(biāo)書(shū)編制、標(biāo)底計(jì)算、工程預(yù)結(jié)算 ； 對(duì)于一個(gè)人力資源管理高級(jí)咨詢(xún)師來(lái)說(shuō)，應(yīng)該具備的業(yè)務(wù)技能是：能夠獨(dú)立主持大型項(xiàng)目（指擁有全資子公司、控股子公司、分公司、事業(yè)部、分廠、項(xiàng)目組等各種下屬機(jī)構(gòu)的集團(tuán)）的組織設(shè)計(jì)、工作分析、薪酬與考核體系的設(shè)計(jì)； 12－ 5－ 如何填寫(xiě)“能力要求” 能力要求是指完成工作應(yīng)具備的一些能力方面的要求。例如：英語(yǔ)四級(jí)、計(jì)算機(jī)三級(jí)；對(duì)于沒(méi)有國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定的技能可以用行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或本所標(biāo)準(zhǔn)來(lái)加以區(qū)分。 業(yè)務(wù)知識(shí)是指該職位開(kāi)展業(yè)務(wù)工作時(shí)所必須接具備的知識(shí)； 例如： 一個(gè)辦公室主任，要擬訂各種文件，必須熟悉各類(lèi)文稿的行文格式、體例這些知識(shí)； 一個(gè)軟件設(shè)計(jì)人員必須精通相應(yīng)的軟件語(yǔ)言知識(shí)； 一個(gè)人力資源管理咨詢(xún)師必須精通工作分析的方法、薪點(diǎn)制方法、考核設(shè)計(jì)的方法（ KPI、 BSC）； 12－ 3－ 如何填寫(xiě)“知識(shí)要求” 一個(gè)集團(tuán)企業(yè)管理部經(jīng)理應(yīng)具備的業(yè)務(wù)知識(shí)有：熟悉集團(tuán)戰(zhàn)略；高水準(zhǔn)的企業(yè)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃管理理念、模式、程序、方法；熟悉國(guó)家經(jīng)貿(mào)委等政府部門(mén)在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、安全生產(chǎn)、質(zhì)量管理、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)等方面的工作要求；熟悉先進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)、程序、辦法；了解公司經(jīng)營(yíng)管理中有關(guān)的國(guó)家及國(guó)際商務(wù)方面的法律基本知識(shí)； 管理知識(shí)是針對(duì)管理職位或兼有管理職能的職位而言的，是指該職位在進(jìn)行管理工作時(shí)所必須具備的知識(shí)； 例如： 作為一個(gè)室主任，必須知曉必要的財(cái)務(wù)知識(shí)、人力資源管理知識(shí)、時(shí)間管理知識(shí)等等； 一個(gè)集團(tuán)企業(yè)管理部經(jīng)理應(yīng)具備的業(yè)務(wù)知識(shí)有：熟悉集團(tuán)公司相關(guān)管理制度、體系、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、組織機(jī)構(gòu)和各部門(mén)職能、相關(guān)工作的運(yùn)作流程 ；知曉業(yè)務(wù)流程重組與改進(jìn)的知識(shí) ；熟悉分解及分派任務(wù)、時(shí)間管理、監(jiān)督與指導(dǎo)工作、領(lǐng)導(dǎo)、考核激勵(lì)、溝通、培訓(xùn)開(kāi)發(fā)的方法和技巧 ；熟悉團(tuán)隊(duì)間建立合作伙伴關(guān)系的方式與方法 ；熟悉信息調(diào)研的方法和相關(guān)信息來(lái)源的途徑 12－ 4－ 如何填寫(xiě)“技能要求” 技能包括基本技能和業(yè)務(wù)技能； 這些技能都應(yīng)區(qū)分其熟練程度。 12－ 如何填寫(xiě)“所需資格證書(shū)” 所需資格證書(shū)不是職稱(chēng)，而是指從事本工作所必須的證照； 例如： 出納必須有會(huì)計(jì)證才能上崗 ； 某公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理需要“注冊(cè)會(huì)計(jì)師證”； 某房地產(chǎn)公司一級(jí)預(yù)算工程師需要“ 注冊(cè)造價(jià)工程師 證”； 某動(dòng)力廠維修電工需要“ 高低壓電工運(yùn)行維修本和普通電、氣焊本 ”； 某動(dòng)力廠司爐工需要“ 司爐本、環(huán)保本 ”； 某儲(chǔ)運(yùn)公司客車(chē)隊(duì)班車(chē)司機(jī)需要“ 大客車(chē)駕駛執(zhí)照 ”。 1如何填寫(xiě)“關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)” 績(jī)效指標(biāo)是指從哪些方面、以什么標(biāo)準(zhǔn)去評(píng)價(jià)該職位工作的效果； 績(jī)效可以體現(xiàn)在兩方面，一個(gè)是工作的結(jié)果，另一個(gè)是在工作過(guò)程中高績(jī)效的行為。在職位說(shuō)明書(shū)的編制過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)碰到下面這些情況： 針對(duì)制度、方案、計(jì)劃等文件可以用草擬、擬訂、審核、審定、轉(zhuǎn)呈、提交、下達(dá)、備案、存檔、提出意見(jiàn)等動(dòng)詞； 針對(duì)信息、資料可以用調(diào)查、收集、整理、分析、研究、總結(jié)、提供、匯報(bào)、反饋、轉(zhuǎn)達(dá)、通知、發(fā)布、維護(hù)管理等動(dòng)詞； 關(guān)于某項(xiàng)工作（上級(jí)）可以用主持、組織、指導(dǎo)、安排、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、管理、會(huì)同、審批、審定、簽發(fā)、批準(zhǔn)、評(píng)估等動(dòng)詞； 思考行為可以用研究、分析、評(píng)估、建議、參與、推薦、計(jì)劃等動(dòng)詞； 直接行動(dòng)可以用組織、執(zhí)行、指導(dǎo)、控制、監(jiān)管、采用、參加、闡明、解釋、提供、協(xié)助等動(dòng)詞； 上級(jí)行為可以用批準(zhǔn)、指導(dǎo)、確立、規(guī)劃、監(jiān)督等動(dòng)詞； 10－ 如何填寫(xiě)“職責(zé)要求” 管理行為可以用達(dá)到、評(píng)估、控制、協(xié)調(diào)、確保、鑒定、保持、監(jiān)督等動(dòng)詞； 專(zhuān)家行為可以用分析、協(xié)助、促使、聯(lián)絡(luò)、建議、推薦、支持、評(píng)估、評(píng)價(jià)等動(dòng)詞； 下級(jí)行為可以用檢查、核對(duì)、收集、獲得、提交、辦理等動(dòng)詞； 例如：在編制某一文件的過(guò)程中，部門(mén)負(fù)責(zé)人組織擬訂文件，一般文員可能只是按部門(mén)內(nèi)主管的要求收集一些資料，然后主管草擬文件，主管副總審核文件并提出意見(jiàn)，總經(jīng)理最終批準(zhǔn)文件。 又比如在“根據(jù)國(guó)家科技發(fā)展方針、政策和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)有關(guān)科研生產(chǎn)管理工作的條例、辦法、決定、實(shí)施細(xì)則及有關(guān)指令，制定有關(guān)科研生產(chǎn)管理制度，報(bào)直接上級(jí)，經(jīng)批準(zhǔn)后督導(dǎo)實(shí)施”這條職責(zé)中，“輸入”是“國(guó)家科技發(fā)展方針、政策和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)有關(guān)科研生產(chǎn)管理工作的條例、辦法、決定、實(shí)施細(xì)則及有關(guān)指令”，“輸出”是“報(bào)直接上級(jí)”，希望大家能夠盡量以后一種形式來(lái)對(duì)每條職責(zé)進(jìn)行描述。具體描述時(shí)，比如對(duì)文秘管理中的第一條職責(zé)，“動(dòng)詞”是“ 組織擬定并審核”， “名詞賓語(yǔ)”是“ 本所各種公文、報(bào)告和會(huì)議文件行文規(guī)范、簽發(fā)程序制度”，“ 進(jìn)一步描述任務(wù)的詞語(yǔ)”是“ 提出意見(jiàn)，批準(zhǔn)后督導(dǎo)實(shí)施”。雖然這樣的描述可以為監(jiān)督人員分派工作提供更大的靈活度，但專(zhuān)家明確認(rèn)為，如果一項(xiàng)經(jīng)?？梢钥吹降墓ぷ鲀?nèi)容不被明確寫(xiě)進(jìn)工作描述，而只是用象“所分配的其它任務(wù)”一類(lèi)的語(yǔ)言，就很可能會(huì)成為逃避責(zé)任的一種托辭，因?yàn)檫@使得對(duì)工作的性質(zhì)以及人員需要完成的工作的敘述出現(xiàn)了漏洞 如何填寫(xiě) “職位位置” 職位位置表明本職位在整個(gè)組織中所處的層級(jí)和位置； 例如：某公司招聘主管的職位位置： 招聘專(zhuān)員 主管副總 人力資源部經(jīng)理 勞資主管 培訓(xùn)主管 薪酬主管 考核主管 招聘主管 同一直接主管之下的，平級(jí)的其他職位名稱(chēng) 直接主管職位名稱(chēng) 二級(jí)主管職位名稱(chēng) 10－ 如何填寫(xiě)“職責(zé)要求” 工作的責(zé)任與任務(wù)是編寫(xiě)說(shuō)明書(shū)最為繁雜的部分?！睂?duì)于物料科經(jīng)理這一工作來(lái)說(shuō)，它的綜述可以描寫(xiě)為：“組織購(gòu)買(mǎi)、運(yùn)輸以及存儲(chǔ)和分配生產(chǎn)線上所需要的所有材料。這是確保了這些重要條件確實(shí)得以明確說(shuō)明而未被遺漏、在上面結(jié)果例子中，并不是不惜任何代價(jià)進(jìn)行生產(chǎn) 如何填寫(xiě)“職位概要” 如何填寫(xiě)“職位概要” 職位設(shè)置的目的部分還應(yīng)當(dāng)描述工作的總體性質(zhì)，因此只列出其主要功能或活動(dòng)即可。職位說(shuō)明書(shū)實(shí)際上是傳遞了上級(jí)對(duì)下級(jí)的期望和要求，并且職位說(shuō)明也要定期根據(jù)公司業(yè)務(wù)和戰(zhàn)略的變化而不斷更新和修訂，所以說(shuō)為下級(jí)制定職位說(shuō)明書(shū)也是管理者的一項(xiàng)職責(zé)，同時(shí)也有利于規(guī)范管理； 職位說(shuō)明書(shū)包括職位名稱(chēng)、所在部門(mén)、報(bào)告關(guān)系、職位基薪等級(jí)、職位編號(hào)、編制日期、職位概要、職位位置、任職資格（資歷、所需資格證書(shū)、知識(shí)技能要求、能力要求、素質(zhì)要求）、工作聯(lián)系、職業(yè)通道、職責(zé)要求、關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)（ KPI）、簽字確認(rèn)。 ?黨工部門(mén)職位的稱(chēng)呼仍沿用原來(lái)的名稱(chēng)； ?各子公司 /分公司 /事業(yè)部負(fù)責(zé)人稱(chēng) “ XX公司 /事業(yè)部總經(jīng)理 ” ， 其副職稱(chēng) “ XX公司 /事業(yè)部副總經(jīng)理 ” ； ?各工廠負(fù)責(zé)人稱(chēng) “ XX廠廠長(zhǎng) ” ， 其副職稱(chēng) “ XX廠副廠長(zhǎng) ” 。 5－ 職位體系示意圖 總經(jīng)理 副總經(jīng)理 a部經(jīng)理 職員 1 職員 2 b部經(jīng)理 職員 1 職員 2 副總經(jīng)理 5－ 舉例：某公司職位體系設(shè)置 各部門(mén)職位設(shè)置是根據(jù)部門(mén)職能調(diào)整后的需要設(shè)置的； 為各部門(mén)設(shè)置職位時(shí)考慮了現(xiàn)有人員素質(zhì)狀況以及新職能對(duì)任職者素質(zhì)提出的新的要求，為此，在許多部門(mén)增設(shè)了一些專(zhuān)家職位，所增設(shè)的專(zhuān)家職位有的可以兼任現(xiàn)有的職位，有的可以替代現(xiàn)有的職位，有的可以在現(xiàn)有職位的基礎(chǔ)上增加職位； 各部門(mén)原則上不設(shè)副職，考慮到管理幅度過(guò)大所造成的困難，在部門(mén)人數(shù)超過(guò)八人以上的部門(mén)設(shè)置了助手型的副職，該副職除在正職指派下協(xié)助正職從事管理工作外，必須與其他業(yè)務(wù)經(jīng)理 /主管一樣分管一塊業(yè)務(wù)； 5－ 舉例：某公司職位體系設(shè)置 這次職位設(shè)置統(tǒng)一了職位的名稱(chēng)，即： ?業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人稱(chēng) “ XX部門(mén)經(jīng)理 ” ， 其副職稱(chēng) “ XX部門(mén)副經(jīng)理 ” ； ?行政部門(mén)負(fù)責(zé)人稱(chēng) “ XX部門(mén)主任 ” ， 其副職稱(chēng) “ XX部門(mén)副主任 ” ； ?部門(mén)經(jīng)理以下分管一塊業(yè)務(wù)的負(fù)責(zé)人稱(chēng) “ XX業(yè)務(wù)經(jīng)理 /主管 ” ； ?在業(yè)務(wù)中從事某項(xiàng)專(zhuān)門(mén)工